Interseguro

Antes de implementar el software de gestión de contratos en la empresa, Interseguro había identificado tres desafíos en su proceso de gestión contractual. Uno de ellos, era que no contaban con un reporte completo y accesible del estatus de todos sus contratos. Además, conseguir que los documentos fueran firmados con firmas manuscritas era un gran desafío, siendo un proceso que podía tardar hasta dos semanas en ser finalizado. 

Otra necesidad identificada por la empresa, fue la de tener un repositorio centralizado y de fácil acceso para almacenar sus documentos, que permitiera también hacer un seguimiento de todos los contratos suscritos y vigentes en la compañía.

Antes de usar Webdox CLM, el proceso de gestión contractual en Interseguro era 100% manual y a través de correos electrónicos. Sin una solución de automatización de procesos, era difícil hacer un seguimiento eficiente de cada documento solicitado y creado. 

Luego de la implementación del software de gestión de contratos Webdox CLM, Interseguro se beneficia con diferentes soluciones para la gestión contractual digital. La primera, son los reportes que se generan automáticamente sobre el estatus de cada contrato activo dentro de la plataforma. La segunda,  la firma electrónica integrada al software, que además de ser certificada, simplifica el proceso de aprobación de los documentos y disminuye el tiempo de espera de 2 semanas a un solo día. 

Otro beneficio destacado por Interseguro es el módulo de generación masiva de documentos, que permite crear templates de contrato para agilizar los procesos de contratación que, en promedio, representa la gestión documental de 40 personas cada mes dentro de la empresa.. Lo anterior, sumado al repositorio digital de documentos, funcionalidad que permite ordenar y acceder a todo el archivo de contratos de la empresa en un solo lugar. 

Además, desde Interseguro destacan el sistema de Workflows de Webdox CLM, que permite crear flujos de trabajo para generar aprobaciones de procesos con gran impacto en los estados financieros de la organización. Con este recurso, logran gestionar diferentes tipos de procesos y no solamente contractuales, como por ejemplo, la firma de actas de entregas de equipos a los colaboradores, entre otros.

Interseguro buscaba agilizar sus procesos de aprobación y firma de documentos, además de centralizar toda su gestión contractual. Los principales logros de la empresa tras la implementación del software de gestión de contratos Webdox CLM son:

Principales logros

• Centralización de documentos en un repositorio digital.
• Seguimiento eficiente de las fechas e hitos presentes en los contratos.
• Agilidad y seguridad en los procesos de aprobación y firma electrónica de documentos.
• Versatilidad en la creación de Workflows para gestionar diferentes procesos documentales.