1. ¿Qué es la administración del ciclo de vida de los contratos?

Es aquel proceso que determina todas las etapas por las que atraviesa un contrato, desde que se solicita hasta que se termina o renueva. Muchas empresas no comprenden la importancia de definir apropiadamente este proceso para poder gestionar sus contratos con eficiencia. La pérdida o dispersión de contratos, así como los errores y fallos, se deben, muchas veces, al poco conocimiento sobre sus etapas, su relevancia y comunicación en cada uno de los momentos.
Un contrato gestionado de forma óptima reduce costos, ahorra tiempo y recursos, y facilita la relación comercial dentro y fuera de la organización. Por ello, una solución tecnológica para la gestión del ciclo de vida del contrato o CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés) es clave para automatizar el proceso de creación, ejecución y manejo de este importante activo para tu empresa.

Por qué hoy más que nunca es importante la gestión de contratos

Hoy en día, existe una gran variedad de tipos de contrato, y cada vez los rigen más requerimientos gubernamentales. Esto hace que la demanda y gestión de estos documentos sea cada vez más compleja y crucial.

  • La mayoría de las organizaciones maneja entre 20.000 a 40.000 contratos.
  • Más del 10% de ellos se pierde.
  • El manejo ineficiente de contratos cuesta alrededor del 9.2% de los ingresos anuales de compañía.
  • El 54% de las compañías gasta más de un millón de dólares el litigaciones de contrato. 

El gran volumen de documentos contractuales que manejan las empresas exige que las gerencias legales logren gestionar adecuadamente sus contratos, esto quiere decir, que sean capaces de centralizar, automatizar y ordenar sus documentos. Esto solo puede lograrse con un control meticuloso y eficiente del ciclo de vida contractual. Conoce cómo optimizarlo paso a paso. 

2. Ciclo de vida de un contrato: optimízalo paso a paso

2.1. Solicita: pide nuevos contratos de forma eficiente y estandarizada

Son muchas las circunstancias en las cuales un determinado departamento de la empresa puede requerir la redacción de un nuevo contrato. El área de compras, por ejemplo, puede requerir contratar a un proveedor a través de un buy side contract, o el área de ventas usando un sell side contract, formalizar un negocio con un nuevo cliente. Es en ese instante mismo, en el cual un nuevo contrato es requerido, que se da inicio al ciclo de vida del contrato.
En muchas empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera un desafío para la gerencia legal. ¿A quién se dirige la redacción?¿Deben, necesariamente, dirigir las solicitudes al área legal? Y en ese caso, ¿bajo qué circunstancias se debe solicitar el contrato a este departamento?
Sin una estandarización del canal, de la información que se recibe y el modo en que se producen las solicitudes de cada área, el departamento legal no logra hacer las asignaciones adecuadas y terminan sin una resolución clara, pues no es posible hacerles un seguimiento apropiado. Por esto mismo, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitudes de nuevos contratos.
Un software para la administración del ciclo de vida de los contratos (CLM) centraliza y estandariza las solicitudes:

  • La tecnología permite unificar el canal por el cual se generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al departamento legal tener todas las solicitudes centralizadas, para poder asignar sus recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada solicitud. 

 

  • Formalizar este proceso exige que las solicitudes incluyan toda la información que los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas externas al área legal.

2.2. Confecciona: redacta tus contratos de manera adecuada y colaborativa

La fase de la confección es donde se crea o redacta la primera versión de tu documento contractual. El primer bosquejo puede realizarse con planillas y cláusulas base para redactar, sin embargo, requiere que, desde el primer momento, se adecúe con un lenguaje preciso y se maneje con los colaboradores que corresponde, es decir, en conjunto con el área o departamento de la empresa que lo requiera.
Un CLM tiene funcionalidades en la confección que son clave para poder hacer un posterior seguimiento del contrato:

  • Tiene las funcionalidades adecuadas para la redacción de contratos, con editor de texto propio integrado y edición en línea Microsoft Office. 
  • Dispone de planillas y funcionalidades para redactar el texto. 
  • Es capaz de generar contratos en masa. 
  • Contiene y puede crear librerías de templates de contratos y librería de cláusulas. 
  • Contiene formularios de información para crear contratos, sin la necesidad de solicitar información a diferentes personas. 

2.3. Negocia: negocia el contenido y comunícate de manera eficaz

Según IACCM, las empresas pierden cada año el equivalente al 4% de su facturación debido a las prolongaciones del período de negociación de un contrato. A las dificultades habituales de llegar a un acuerdo se añade a menudo una gestión documental ineficiente, que alarga aún más los plazos. ¿Cómo evitarlo en tu empresa?

  • Tener claramente establecido quiénes son los encargados de negociar durante el proceso del contrato permitirá a tu empresa tener plena visibilidad de cuáles son las etapas y tiempos relevantes de la negociación. 
  • Con tecnología adecuada, usando CLM, tu empresa puede tomar medidas proactivas para asegurar que los contratos se produzcan a tiempo y no se generen cuellos de botella que retrasen innecesariamente las negociaciones de nuevos contratos. 
  • Es importante destacar que el solicitante del contrato es la persona que participa activamente en la negociación, por tanto, se debe definir un plazo para esto. 

Negocia el contenido y comunícate de manera eficaz a través de un CLM:

  • Asegura la colaboración entre partes sobre los términos y contenido del contrato. 
  • Controla y registra cambios, versiones y ediciones de cada área.
  • Estructura y estandariza el proceso.
  • Define los roles dentro del documento. 
  • Compara las versiones del documento durante el proceso. 
  • Edita y colabora online. 
  • Discute por medio de un panel interno en línea.
  • Colabora con la contraparte externa por medio del correo.
  • Asigna responsables en caso de dudas importantes.
  • Asigna plazos pre-establecidos para cada etapa.

2.4. Aprueba: agiliza las aprobaciones finales con los responsables necesarios en las decisiones.

Obtener la aprobación final de los tomadores de decisión de un contrato es vital para llegar a uno que refleje bien la intención y acuerdo que se está estableciendo. En esta etapa es muy importante hacer partícipe a los aprobadores del proceso, ya sea alguien en finanzas que apruebe valores, montos, gastos, tasas etc., o un abogado que verifique el compliance o normas internas de una empresa. Estos deben ser asignados en esta etapa para dar sus observaciones o simplemente sus vistos buenos. En el caso de tener observaciones, estos son generados para retroalimentar el contrato y agregar lo que es importante para que la contraparte esté al tanto de estos cambios. Esta fase genera los siguientes beneficios:

  • Asegurar un proceso de aprobación estandarizado.
  • Escalabilidad en las aprobaciones. 
  • Asignación de responsables por áreas. 
  • Generar registro irrefutable. 
  • Flujos de aprobación de contratos, con aprobaciones complejas y decisiones.
  • Marcas de agua de aprobación de áreas relevantes.

 

2.5. Firma: la era digital y la firma electrónica

Hoy en día, gran parte de los trámites y procesos relacionados a la gestión de contratos es digital. Desde la redacción en un procesador de texto electrónico, hasta su almacenamiento en una biblioteca o repositorio digital. Sin embargo, todavía hay un resquicio del pasado que tiene un importante rol en el proceso de aprobación de un contrato: la firma manuscrita.
Actualmente, se busca agilizar los procesos de gestión de documentos en el caso de Chile, por ejemplo, con la implementación de la firma electrónica, cuyo uso y fomento está regido bajo la Ley Nº19.799, y que trae beneficios como:

  • Ahorro de tiempo: un proceso que puede durar hasta 5 días se reduce a 30 minutos promedio. 
  • Menores costos: el costo del trámite de una firma incurre en gastos en material de impresión, envío del papel físico, retorno, gastos por envío normal o privado, etc. Todos estos costos asociados se reducen a cero cuando la tramitación de la firma es digital. 
  • Fácil acceso a la información: el documento queda disponible de forma más rápida y fácil. Además, mediante un software de gestión de contratos, su búsqueda en formato digital también se facilita. 
  • Otorga validez legal al intercambio electrónico entre las partes: el uso de una solución digital eficaz ayuda a reducir incertidumbres y desconfianzas entre los participantes del proceso. 

Una de las mejores opciones para incorporar la firma electrónica en el ciclo de vida de los contratos la constituye el uso de la firma electrónica simple validada con un certificado digital, el cual, dependiendo del proveedor, puede incluir otros criterios de validación que permiten validar la identidad del firmante. 

Este certificado le permite a las empresas validar múltiples documentos digitales, como pdf, doc, correos electrónicos, entre otros, pudiendo así firmar formalmente sus contratos al interior de la empresa y también con proveedores, entre otros variados usos.

 

2.6. Busca: accede fácilmente a cualquier contrato de la empresa.

El proceso de búsqueda de contratos puede resultar muy tedioso si el repositorio es completamente manual. ¿Cómo revisar, controlar y gestionar un alto volumen de documentos contractuales si la mera búsqueda se torna un dolor de cabeza?
Un CLM significa un proceso de digitalización de contratos, dejando un repositorio con búsqueda de contratos por metadata. Así, se logra orden, estructura y control de los documentos. Los escritorios ya no juntan papeles por kilos ni guardan en bodegas toneladas de contratos firmados con antigüedad. Un reposirotio permite dar acceso a todos tus contratos de forma digital en la nube, estés donde estés, siempre y cuando se asignen bien los permisos y accesos a estos documentos.

Tener un repositorio de contratos digital supone:

  • Capacidad de crear sub-repositorios. 
  • Navegación por carpetas que son controlables inter-organización 
  • Búsqueda por contenido (Full Text Search).
  • Búsqueda por atributos 
  • Autoclasificación de contratos. 
  • Repositorio de formularios.
  • Búsqueda por OCR, por solicitudes asociadas o por plantillas.

2.7. Seguimiento: haz seguimiento de la vigencia, hitos y condiciones relevantes de tus contratos.

La gestión de hitos, prohibiciones, obligaciones, documentos y relacionados puede hacerse más fácil si es que es posible un seguimiento constante de la vigencia y condiciones relevantes de tus contratos. ¿Cómo hacerlo en el momento oportuno?
Con Webdox, la solución del seguimiento radica en un sistema inteligente de alertas y notificaciones, donde puedes estar notificado días, semanas o inclusos meses antes de algunas fechas importantes estipuladas en tus contratos. Incluso es posible hacer seguimiento por documento y a las pesonas indicadas o que se relacionan con el contrato. Esto genera multiples beneficios tangibles para las empresas, donde se destaca lo siguiente:

  • Evitar multas por plazos fijados.
  • Evitar o recordar autorenovación de un contratos.
  • Seguimiento y gestión de hitos del contrato
  • Generación de anexos de contrato
  • Gestión de obligaciones
  • Alertas individuales y masivas sobre hitos de contratos
  • Alertas respecto a un elemento contractual 

2.8. Reporta y analiza: revisa reportes en tiempo real

En la fase de reporte y análisis, se hace cualquier tipo de análisis del proceso, así como también del contenido de los contratos. Con un CLM es posible revisar reportes en tiempo real:

  • Análisis individuales de contrato
  • Análisis de portafolio general
  • Análisis y SLA del proceso contractual
  • Reportería automática, actualizable y personalizable.
  • Reportería específica sobre las solicitudes (Cantidad, tipo, áreas, etc.), el progreso del proceso contractual y el estado de las firmas de contratos.
  • Visualización y gestión de contratos activos e inactivos. 

 

2.9. Renueva o termina: anticipa los plazos de renovación y realiza el término de ellos adecuadamente.

La última etapa de un contrato sigue siendo fundamental. Se trata de la renovación o el término del acuerdo, fases donde ocurren imprevistos como la expiración de la vigencia del contrato. Esto se debe principalmente a que los responsables no recuerdan la fecha de caducidad. Según la IACCM, solo un 44% de las empresas cuentan con algún tipo de sistema que les alerte de las fechas e hitos clave de sus contratos. Este error puede evitarse fácilmente con un sistema que automatice estos procesos.
Un sistema centralizado debe ser capaz de registrar las fechas clave de término o renovación de contratos. Un software CLM como el de Webdox permite establecer alertas en base a las fechas claves de los contratos, como el día de expiración o algún hito relevante del documento, como el vencimiento de una boleta de garantía asociada a un contrato. Asimismo, se pueden definir los usuarios a alertar, la cantidad de notificaciones a recibir y el tiempo de aviso de cada uno. Esta funcionalidad es completamente configurable. También cuenta con un tablero que permite visualizar el estado de los contratos para tener todo bajo control.

3. Trazabilidad en todo el ciclo contractual

La trazabilidad es la posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso contractual. Implica la alternativa de mantener un registro y, a través de éste, un control en la evolución de un documento.

¿Por qué es importante tener trazabilidad en el ciclo de vida de un contrato?

En una compañía, cada empleado genera diariamente información relevante desde distintos ámbitos: comercial, financiero, técnico, administrativo y contractual. En cada ámbito, la información que se elabora genera implicancias hacia clientes tanto internos como externos de la compañía. Para las gerencias, es necesario tener la certeza de quiénes forman parte de la creación y proceso de un determinado documento.
Si no existe un adecuado proceso de validación y chequeo del ciclo de vida de los contratos, un simple documento puede volverse una problema serio para la gerencia legal. En un contrato, existen muchos procesos que se deben de controlar constantemente para evitar pérdidas de tiempo en búsquedas de responsables. Es común deber empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la versión. Este problema, que no es más que ineficiencia para la gerencia legal, ocurre por una falta de visibilidad del proceso o por carencia de estandarización de un protocolo de tareas para dar seguimiento a cada fase de creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.
Un sistema de administración de contratos CLM resulta ser una solución tecnológica que mejora la gestión al permitir que circule su ciclo sin contratiempos. Su fin es hacer visible cada fase y proceso con su debida información y seguimiento. Así, se da trazabilidad a cualquier procedimiento dentro del contrato.

4. Más allá de la gerencia legal: cómo la gestión contractual impacta cada área de tu empresa

Por lo general, el mayor volumen de contratos de una empresa se concentra en el departamento legal y de compras. Pero la gerencia general, de finanzas, recursos humanos y ventas también gestionan diversos documentos contractuales. Esto se traduce en un enorme volumen de contratos circulando por toda la organización que, de no ser administrados de forma conjunta y mediante un sistema centralizado, incrementan diferentes riesgos, como renovaciones sin revisión de cláusulas, penalizaciones, pérdida de ingresos y generación de  costos asociados a la invisibilidad , como la ruptura de la cadena de suministros.

Una problemática que las organizaciones pueden solucionar mediante la gestión conjunta de contratos a través de un sistema centralizado que aumente la visibilidad, accesibilidad y capacidad de monitoreo de cada uno de los contratos que firma la empresa.

El control estandarizado y la colaboración de las partes interesadas durante los procesos de contratación -y el posterior monitoreo de las cláusulas e hitos planteados- permite realizar el análisis más allá de los límites departamentales, obteniendo una visibilidad completa de todas las obligaciones contractuales de la organización. Esta información es de suma utilidad para la alta gerencia y el gobierno corporativo en el desarrollo de sus tareas. 

Un ejemplo: Gestión contractual en el área de Recursos Humanos.

Un software CLM en el área de Recursos Humanos tiene un impacto en el orden del proceso de contratación para evitar percances con las personas. Además, este proceso se puede hacer simultáneamente para múltiples personas y así firmar en menos tiempo la contratación del personal. El resultado, a la larga, es un ahorro significativo de tiempo.

Proceso de Contratación de RRHH

Un área de la compañía necesita contratar a un Analista. Ejecuta el proceso de selección que da lugar a una terna, de la cual es elegido el candidato. El responsable accede a un formulario de solicitud y llena los campos para pedir la elaboración del contrato de trabajo. El Área de RRHH recibe la solicitud de un contrato de trabajo, verifica que los antecedentes de la persona a contratar son correctos, y activa un proceso para la contratación del empleado. El proceso contempla la redacción del contrato por parte de un analista de RRHH, la revisión del jefe de RHH, la corrección a estas observaciones del jefe y luego la revisión por parte del jefe de área del solicitante. Luego el área legal hace su revisión, da su visto bueno en marca de agua y se hace una eventual corrección de las observaciones del área legal. Finalmente, se firma el documento de manera electrónica. Una vez firmado, las partes reciben el documento, se clasifica y se cierra el proceso.

El documento queda afectado por un conjunto de alertas generales, que permitirán al Analista de RRHH enterarse oportunamente tanto de la terminación del período de prueba del empleado (para poder pasarlo a la planilla de indefinidos o ponerle término, según cómo se haya desenvuelto) como de la fecha de reajuste de sueldo, para comunicarlo al empleado y a los sistemas de la empresa.

5. Los beneficios de utilizar un workflow para gestionar contratos

Como se ha visto, existen muchos procesos que deben ser constantemente controlados para poder evitar perder el tiempo en búsquedas de responsables, como los contractuales, los de certificación o procesos de control de calidad. Muchas veces se debe empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la edición. El problema se genera por falta de procesos estandarizados o un protocolo de tareas para dar seguimiento debido en cada fase de creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación de un documento.

Un workflow es una solución tecnológica que mejora la gestión de documentos al permitir que circulen sin contratiempo. Consiste en un estudio de los aspectos operacionales de un flujo de trabajo, incluyendo la estructuración de tareas, su método de realización, su orden correlativo y sincronización, permitiendo vislumbrar el fluir de la información y el seguimiento a ese cumplimiento de tareas. Así, se da trazabilidad a cualquier procedimiento dentro de la organización.  

En un software de gestión de documentos, como el que tiene Webdox, el workflow funciona desde la misma plataforma y permite la creación y gestión de procesos de manera sencilla, flexible y autónoma, facilitando la conexión y colaboración en cada fase del proceso junto a su agente responsable. Así, el workflow permite una visión panorámica del desempeño en cada área y el seguimiento de protocolos efectivos, para así poder ver a largo plazo si es posible mejorar un determinado proceso. Tanto en grandes como en pequeñas empresas, el workflow como herramienta digital contribuye a controlar el estado de la información y data, reduciendo gastos por disminución de horas hombre en tareas que pueden ser automatizadas y monitoreadas. 



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