Webdox, por medio de la Inteligencia Artificial generativa (IA Generativa), busca impulsar procesos más eficientes y productivos, así como mejorar la experiencia de todos sus clientes y Usuarios.
Reconocemos que la IA Generativa es una tecnología en constante evolución y que su adopción puede generar inquietudes en ciertos sectores o áreas específicas. Por ello, Webdox establece esta política de uso externo, alineada con las mejores prácticas y estándares internacionales, incluidos los lineamientos de la ISO/IEC 42001:2022, con el fin de garantizar un uso ético, responsable y seguro de la IA Generativa.
Conforme a la ISO/IEC 42001:2022, Webdox se compromete a:
Para ello, nuestros clientes podrán tener acceso a una o más herramientas desarrolladas, protegidas y respaldadas por Webdox, denominadas “Webdox AI Products”, que integran IA Generativa de manera segura y ética. Estas herramientas son diseñadas para cumplir con los estándares de seguridad, privacidad y control recomendados por la ISO/IEC 42001:2022 y la legislación vigente en materia de protección de datos y uso de Inteligencia Artificial, proporcionando a los clientes un entorno confiable y seguro para el uso de esta tecnología.
Esta política aplica a la interacción que todos los Clientes y Usuarios autorizados con todas aquellas funcionalidades que formen parte del ecosistema “Webdox AI Products” (en adelante, “Usuarios IA”), así como de todos aquellos procesos dentro de las funcionalidades base del Servicio Cloud
de WebdoxCLM que incorporen tecnologías de Inteligencia Artificial. Dicho alcance puede incluir:
Todo aquello que diga relación con el ejercicio de Derechos asociados a la Protección de Datos Personales de Titulares y de Responsables de Datos Personales, dentro del alcance descrito en esta sección, será revisado de acuerdo con la Política de Privacidad de WebdoxCLM.
Webdox se compromete a que todas sus funcionalidades de IA Generativa operen bajo los siguientes lineamientos:
El Usuario IA tiene la responsabilidad de garantizar y velar por el cumplimiento de esta Política y la Ley, además, validar cuidadosamente el contenido generado antes de su aplicación, comunicación, notificación o implementación, particularmente en documentos contractuales o decisivos.
Las Webdox AI Products solo podrán ser usadas para fines lícitos, legales y establecidos en la respectiva descripción técnica del Material Webdox1 provista por Webdox al Cliente independiente del medio de difusión.
El acceso y uso de las funcionalidades de Webdox AI Products está condicionado a la aceptación y cumplimiento de los Términos y Anexos de Contrato de Servicio de Webdox Condiciones especificados en este documento, así como también en los cuales establecen las responsabilidades, restricciones y lineamientos éticos aplicables a la utilización de dichas funcionalidades.
Webdox podrá actualizar las herramientas conforme a mapa de desarrollo por lo que las obligaciones, responsabilidades, principios, limitantes y alcances de esta Política podrán actualizarse conforme a nuevas funcionalidades de Webdox AI Products.
Se prohíbe estrictamente el uso de las herramientas para:
Usar el resultado de la interacción entre el Usuario IA y las funcionalidades de Webdox AI Products, para configurar, entrenar o crear cualquier otro modelo que compita con Webdox o las funcionalidades mencionadas.
1 El cual corresponde a toda información y contenido técnico del Servicio Cloud y Servicios de Consultoría desarrollada por Webdox (de forma independiente o con cooperación del Cliente
Los Usuarios AI de Webdox AI Products deben respetar y proteger los derechos de propiedad intelectual, tanto interna como externamente.
El uso no autorizado de material protegido por derechos de autor o la creación de contenido que infrinja la propiedad intelectual de otros está estrictamente prohibido.
Los Usuarios IA retendrán la Propiedad Intelectual e Industrial de sus interacciones con las funcionalidades de Webdox IA Products. Dada la naturaleza de las funcionalidades y de la Inteligencia Artificial en general, otros Usuarios IA podrán recibir interacciones similares entre sí, la asignación de Derechos de Propiedad Intelectual no se extiende a terceros.
Webdox podrá usar el contenido de dichas interacciones únicamente para mantener, mejorar, actualizar o desarrollar las funcionalidades de Webdox IA Products y dar cumplimiento a estas Políticas de Uso, además, de toda Ley aplicable a los Servicios prestados por Webdox.
Si el Usuario Ia no quiere que su interacción con las funcionalidades sea ocupada para entrenar nuestras funcionalidades de Webdox Ia Products, podrá solicitarlo a través del siguiente correo electrónico: ia@webdoxclm.com.
Los Usuario AI de Webdox AI Products son responsables de garantizar que el contenido generado producido con IA generativa se alinee con los valores, la ética y los estándares de calidad de la organización. El contenido generado no debe usarse si es engañoso, dañino, ofensivo o discriminatorio. En caso de dudas contactar a ia@webdoxclm.com, sin perjuicio de que esto podrá limitar la habilidad de nuestro Servicio en entregar soporte de las funcionalidades o en entender los casos de uso aplicables a las necesidades del Usuario IA.
Tal como es mencionado al inicio de estas Políticas, el campo de la Inteligencia Artificial se encuentra en constante evolución, sin perjuicio de los esfuerzos de Webdox en mejorar continuamente las funcionalidades de Webdox IA Products, estos, dada su naturaleza probabilística, pueden contener interacciones que no reflejen con exactitud descripciones, lugares, situaciones, identificaciones de texto, idiomas o hechos.
4.4.1 Uso Responsable de Webdox AI Products en la Gestión de Contratos
En Webdox nos comprometemos a mantener una comunicación transparente con nuestros clientes respecto al funcionamiento de las herramientas de IA, proporcionando información general sobre aspectos técnicos clave cuando sea requerido.
A través del producto de IA, los clientes podrán realizar consultas sobre temas como la arquitectura de la plataforma o las versiones de los sistemas, siempre dentro de los límites que resguarden la seguridad, integridad y confidencialidad de nuestra infraestructura tecnológica.
Es importante destacar que, aunque no se garantiza una cobertura total de todas las solicitudes técnicas, se procurará ofrecer respuestas claras y orientativas que permitan a los clientes comprender mejor el entorno tecnológico de nuestras herramientas.
El acceso a las Webdox AI Products está limitado exclusivamente a clientes con una suscripción vigente al Servicio Cloud de Webdox, quienes podrán utilizar la herramienta mediante una sesión única, sin necesidad de configuraciones adicionales. Cualquier otro individuo no autorizado tiene prohibido el acceso a las Webdox AI Products.
Cada cliente será responsable del uso que haga de su sesión y deberá garantizar que el acceso a las herramientas se realice conforme a los términos y condiciones aceptados. No está permitido compartir credenciales de acceso ni permitir que terceros no autorizados utilicen las herramientas en su nombre
Webdox proporciona un entorno seguro para el uso de Webdox AI Products, garantizando que la infraestructura y los mecanismos de acceso cumplan con los estándares de seguridad adecuados. La plataforma está diseñada para operar con medidas de protección de datos y resguardo de privacidad, sin requerir configuraciones adicionales por parte del cliente.
El Usuario AI puede acceder a la herramienta de Webdox AI Products directamente desde el Servicio Cloud de Webdox , ya sea por medio del repositorio documentos, workflows o cualquier otra característica de la plataforma que tengo habilitada las herramientas de AI. Más información de cómo acceder en: soporte.webdoxclm.com.
Webdox prioriza la protección de los datos de sus clientes mediante:
La información recopilada se maneja de acuerdo con nuestra Política de Privacidad, disponible en nuestro sitio web oficial www.webdoxclm.com/privacidad
Los Usuarios AI son responsables de asegurarse de que los datos proporcionados para la gestión de contratos sean precisos o al menos adecuados y cumplan con todas las leyes y regulaciones aplicables.
Las Webdox AI Products procesan únicamente la información cargada por el usuario y no modifican ni almacenan los datos fuera del contexto del servicio. Su función es leer y analizar la información suministrada para generar los resultados esperados, por lo que la veracidad, completitud y exactitud de los datos ingresados dependen exclusivamente del usuario.
Se implementarán mecanismos apropiados de registro y auditoría para capturar las actividades relacionadas con el uso generativo de la IA. Estos registros deben revisarse regularmente para detectar y responder a cualquier actividad sospechosa o no autorizada. Esta tarea será realizada por el equipo de tecnología de Webdox.
Desde ya el Usuario AI de la Webdox AI Products autoriza la revisión de su actividad en las Webdox AI Products para fines de estadística de uso y mejora de funcionalidades futuras.
Cualquier incidente de seguridad relacionado con las Webdox AI Products debe ser reportado de inmediato al equipo designado mediante los canales oficiales de soporte o al correo Soporte@webdoxclm.com. Los reportes activarán un protocolo de respuesta rápida para mitigar el impacto y resolver la situación.
Se deben realizar evaluaciones periódicas de vulnerabilidad y pruebas de seguridad en las Webdox AI Products para identificar y abordar cualquier debilidad o vulnerabilidad de seguridad de acuerdo a la política de gestión de vulnerabilidades de Webdox que incluye revisión trimestral, scanner diario, desarrollo seguro entre otras medidas.
Webdox implementa un proceso continuo de gestión de riesgos para:
El incumplimiento de esta política se puede entender como incumplimiento grave al Contrato de Suscripción del Servicio Cloud de Webdox y puede resultar en medidas disciplinarias dependiendo de la gravedad del incumplimiento que van desde:
Webdox podrá actualizar las herramientas conforme a mapa de desarrollo por lo que las obligaciones, responsabilidades, principios, limitantes y alcances de esta Política podrán actualizarse conforme a nuevas funcionalidades de Webdox AI Products.
Esta política será revisada y actualizada periódicamente para garantizar su vigencia y alineación con los avances tecnológicos, legales y normativos.
Las actualizaciones serán notificadas a través de los canales oficiales.
Contacto: Para consultas o más información, contactar a Soporte@webdoxclm.com.
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