¿Qué es un CLM o Contract Lifecycle Management Software?

Una de las principales ventajas de un CLM o Contract Lifecycle Management Software, es permitir no solo al departamento legal participar de la generación y administración de un contrato, sino también a todas las áreas de la empresa que deban involucrarse mediante revisiones, aprobaciones, firmas, etc.

Pero, ¿qué es un CLM o Contract Lifecycle Management?

Un CLM software es la gestión dinámica y sistemática de los contratos de una organización, desde su solicitud hasta su adjudicación, cumplimiento, procesos de firma y renovación. Hoy en día, esto se consigue con el uso de un software CLM creado para ese fin, como es el caso de Webdox. 

El ciclo de vida del contrato comienza con las solicitudes del mismo y termina cuando dichas solicitudes se cumplen en su totalidad, y con la posibilidad de renovación. 

En este sentido, un Contract Lifecycle Management Software, además de digitalizar documentos legales, toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de la organización.

¡La automatización de los contratos es todo un mundo por explorar! Sigue leyendo y súmate a la era de la transformación digital contractual.

¿Qué es el ciclo de vida de un contrato?

Para entender en profundidad qué es un CLM, primero es importante comprender las etapas que componen el proceso contractual, siempre muy similares entre áreas de una empresa e industrias. 

1. Etapa de Pre Firma o Redacción: Destacan la eficiencia, colaboración, trazabilidad y calidad en los procesos de generación de contratos.

2. Etapa de Firma: Aplican diferentes tipos de firma, incluyendo firma masiva, firma electrónica simples y avanzadas para asegurar la eficiencia y seguridad en los procesos de firma.

3. Etapa de Post Firma: Orden, control y gestión no solo del repositorio digital de documentos, sino también de la gestión de lo acordado vía alertas y notificaciones.

Las 9 fases de un contrato durante su ciclo de vida

Particularmente en Webdox, nos enfocamos en la automatización y control de la gestión de todo el ciclo de vida del contrato de forma integral, abarcando sus 9 etapas y transformando los contratos en activos comerciales estratégicos, asegurando que tanto la generación como la ejecución de los mismos se maneje de forma transversal y colaborativa en la organización.

1. Solicitud: Petición de la creación de un contrato por parte de un cliente interno/externo.

2. Confección: Generación de la primera versión del documento contractual.

3. Colaboración y Negociación: Colaboración entre las partes sobre los términos y contenidos del contrato.

4. Aprobación: Aprobación final de los principales tomadores de decisión.

5. Firma: Firma del contrato por ambas partes.

6. Búsqueda: Proceso de búsqueda de contratos o documentos para revisión, control o gestión.

7. Seguimiento y Gestión: Gestión de hitos prohibiciones / obligaciones y documentos relacionados.

8. Reportería y Análisis: Todo tipo de análisis del proceso como también del contenido de los contratos.

9. Términos y Renovación: Proceso final en que se da término o se renueva el contrato según sus condiciones.

Los beneficios de un software CLM

Si un CLM cubre la totalidad del ciclo de vida del contrato, es capaz de brindar los siguientes beneficios:

• Centralización y ahorro de tiempo en solicitudes contractuales.
• Reducción de tiempos de creación, aprobación y negociaciones de contratos.
• Agilidad e integración de los procesos de aprobación y firma de contratos.
• Monitoreo de los contratos en su etapa de creación, negociaciones y aprobación.
• Acceso rápido y oportuno a los contratos en toda la organización.
• Firma electrónica, con mayor velocidad, de manera remota y segura.
• Control de los hitos y fechas clave post-firma.
• Almacenaje y control de gestión sobre los contratos.
• Control de riesgo contractual, gestión de obligaciones y cumplimiento.

Con un software CLM, es posible visibilizar cada fase y proceso con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato. Integrar un CLM, entonces, trae una serie de beneficios a la Gerencia Legal y a todas las áreas de las empresas en general:

• Flexibilidad: se adapta fácilmente a las herramientas de la organización para gestionar los contratos, controlando los procesos de solicitud y creación de contratos de manera fácil, con aprobaciones y orientado a la sistematización para cada empresa.
• Usabilidad: es una herramienta que permite la gestión de los contratos de manera sencilla e intuitiva, otorgando una interfaz y experiencia de usuario amigable para todos los pasos de la generación de contratos.
• Inteligencia: permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Puedes generar alertas específicas (y generales con base en tus tipos de contratos) sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc.
• Control financiero: mayor control de todos los aspectos financieros asociados a la ejecución de los contratos, con acceso a todos los acuerdos en un solo lugar, control de términos y condiciones financieras, validación de precios y términos de pago, firma electrónica e integración con ERP software.
• Para toda la empresa: permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, permitiendo a cada área de la compañía tener acceso a los repositorios de sus contratos, compartiendo información solo con las personas que tienen permisos y accesos necesarios.
• Oportuno: en el momento preciso, la gerencia puede exigir obligaciones, cumplir con auditorías, redacciones y ediciones.

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Como un software CLM beneficia a tu gerencia legal

Es importante destacar que un software CLM es sin duda una herramienta clave para un abogado, y lo es también para cualquier persona que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores a la hora de la negociación del contrato, así como para Recursos Humanos.

Una gran cantidad de errores dentro de la Gerencia Legal podrían evitarse si se cuidaran los procesos y ciclos de un documento, por tanto, registrar cada fase contribuye a manejar de manera transversal cualquier información clave y así generar accountability.

Por lo tanto, utilizar un software para la gerencia legal ayuda a la gerencia legal a tomar el control de cada fase de su ciclo de vida, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada etapa del acuerdo.

Su correcta implementación permite informar inteligentemente a las partes si se han cumplido las normas y/o los términos de un acuerdo, mientras que las obligaciones y el cumplimiento pueden ser supervisados para que los participantes cumplan con las expectativas del mismo.

Adicionalmente, la solución es capaz de alertar según fechas o hitos clave, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos. Este sistema automatizado permite:

• Estandarizar la comunicación de la Gerencia Legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización.
• Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
• Administrar el contenido de los contratos y documentos legales.
• Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

Webdox CLM, más que un Contract Lifecycle Management, un ecosistema de contratos

Webdox es el CLM líder de Latinoamérica, que ofrece además de todo lo descrito anteriormente, una adecuación real a la idiosincrasia latinoamericana y se diferencia claramente en 3 factores fundamentales para el éxito en la utilización de una herramienta de este tipo:

• Flexible y adaptable: Se adecua a todos los contextos contractuales de una empresa fácilmente.
• Simple e Intuitivo: La interacción con el sistema es simple e intuitiva, permite de forma rápida y eficaz la adopción y lograr el valor agregado que otorga.
• Inteligente: Permite utilizar alertas y notificaciones, agregar atributos a los contratos, utilizar KPI de medición e integraciones avanzadas.

Webdox CLM ayuda a gestionar la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos en todas las áreas de la empresa. Es adaptable y se integra a cualquier departamento de la compañía de manera intuitiva. Soluciona los procesos pre-firma a cabalidad, enfocándose en la eficiencia de los procesos y en la correcta gestión contractual.

Es una plataforma completa que aporta todas as etapas contractuales: pre firma, firma y post-firma, de manera eficiente que permite ahorro de tiempos y ayuda a gestionar eficaz y rápidamente los contratos de la empresa.