¿Qué es un CLM o Contract Lifecycle Management Software?

Imagina un software que no solo involucra al departamento legal en la creación y administración de contratos, sino que también permite la participación de todas las áreas de la empresa y terceros de manera ágil y eficiente. Descubre qué es un CLM en este artículo.

¿Qué es un CLM o Contract Lifecycle Management?

Un CLM software es la gestión dinámica y sistemática de los contratos de una organización, desde su solicitud hasta su adjudicación, cumplimiento, procesos de firma y renovación. Hoy en día, esto se consigue con el uso de un software CLM creado para ese fin, como es el caso de Webdox. 

El ciclo de vida del contrato comienza con las solicitudes del mismo y termina cuando dichas solicitudes se cumplen en su totalidad, y con la posibilidad de renovación. 

En este sentido, un Contract Lifecycle Management Software (CLM), además de digitalizar documentos legales, toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de la organización.

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¿Qué es el ciclo de vida de un contrato?

Para entender en profundidad qué es un CLM, primero es importante comprender las etapas que componen el proceso contractual, siempre muy similares entre áreas de una empresa e industrias. 

1. Etapa de Pre Firma o Redacción: Destacan la eficiencia, colaboración, trazabilidad y calidad en los procesos de generación de contratos.

2. Etapa de Firma: Aplican diferentes tipos de firma, incluyendo firma masiva, firma electrónica simple y avanzada para asegurar la eficiencia y seguridad en los procesos de firma.

3. Etapa de Post Firma: Orden, control y gestión no solo del repositorio digital de documentos, sino también de la gestión de lo acordado vía alertas y notificaciones.

Las 9 fases de un contrato durante su ciclo de vida

Particularmente en Webdox, nos enfocamos en la automatización y control de la gestión de todo el ciclo de vida del contrato de forma integral, abarcando sus 9 etapas y transformando los contratos en activos comerciales estratégicos, asegurando que tanto la generación como la ejecución de los mismos se maneje de forma transversal y colaborativa en la organización.

1. Solicitud: Petición de la creación de un contrato por parte de un cliente interno/externo.

2. Confección: Generación de la primera versión del documento contractual.

3. Colaboración y Negociación: Colaboración entre las partes sobre los términos y contenidos del contrato.

4. Aprobación: Aprobación final de los principales tomadores de decisión.

5. Firma: Firma del contrato por ambas partes.

6. Búsqueda: Proceso de búsqueda de contratos o documentos para revisión, control o gestión.

7. Seguimiento y Gestión: Gestión de hitos prohibiciones / obligaciones y documentos relacionados.

8. Reportería y Análisis: Todo tipo de análisis del proceso como también del contenido de los contratos.

9. Términos y Renovación: Proceso final en que se da término o se renueva el contrato según sus condiciones.

Funcionalidades de un CLM o Contract Lifecycle Management Software

Si bien las funcionalidades clave de un software de gestión de contratos pueden diferir según el proveedor y la solución CLM específica, Webdox ofrece una amplia gama de herramientas especializadas que permiten a las organizaciones administrar sus contratos de manera eficiente. Las principales funcionalidades de Webdox son las siguientes:

• Solicitudes: la funcionalidad de Solicitudes permite crear y generar contratos de manera rápida y eficiente utilizando plantillas predefinidas y personalizables. Esto agiliza el proceso de creación de contratos y garantiza la consistencia en la redacción y estructura de los mismos.
  
  Con esta funcionalidad, es posible tener un seguimiento claro y visibilidad del estado de las solicitudes de contratos en tiempo real, colaboración efectiva, estandarización en el contenido de los documentos y una gestión contractual más ágil y eficiente.

• Workflows: la solución de Workflows permite crear flujos de trabajo personalizados y estructurados para la gestión y firma de contratos entre las áreas y partes interesadas del proceso contractual, tanto dentro como fuera de la organización. Los usuarios pueden asignar tareas, establecer flujos de trabajo de aprobación y realizar revisiones colaborativas de los contratos para agilizar el proceso de negociación y aprobación.
  
  La funcionalidad permite a los usuarios participar de las diferentes etapas de la gestión del contrato, gracias al portal de colaboración con terceros y ajustarlo según las necesidades y requerimientos legales que tenga cada documento. Con una interfaz intuitiva y que brinda la máxima trazabilidad, Workflows facilita la asignación de tareas y responsables, automatiza revisiones y optimiza la colaboración.
• Firma electrónica: las firmas electrónicas simples y avanzadas de Webdox proporcionan una forma segura, conveniente y legalmente vinculante de firmar contratos y otros documentos. Permite a los usuarios firmar electrónicamente en cualquier momento y lugar, garantizando la seguridad, autenticidad y cumplimiento normativo de las firmas electrónicas realizadas a través de la plataforma.
  
  La firma electrónica simple de Webdox cuenta con distintos niveles de validación para garantizar la seguridad del proceso, con la certificación de Digicert, proveedor reconocido a nivel mundial. Por su parte, la tecnología de la firma electrónica avanzada permite firmar cualquier documento y/o instrumento privado/público, verificando la autoría de su firma, garantizando la integridad y el no repudio jurídico de los documentos.
• Repositorio: esta funcionalidad permite almacenar y gestionar documentos y contratos de manera centralizada en un entorno compartido con niveles de permisos personalizados.  Los usuarios pueden cargar y gestionar contratos, anexos, términos y condiciones, y otros documentos relevantes en una ubicación segura y de fácil acceso. Además, Repositorio permite la colaboración y el intercambio seguro de documentos entre los miembros del equipo, lo que agiliza el flujo de trabajo y mejora la visibilidad y el control de los contratos en toda la organización.
• Reportería: los reportes de Webdox permiten tener un completo análisis sobre el rendimiento de los contratos. Los usuarios pueden acceder a datos y métricas clave, como el tiempo promedio de negociación, la tasa de cumplimiento de contratos, los costos asociados y otros indicadores relevantes.
  
  Estos informes ayudan a evaluar la eficiencia y el impacto de los contratos en la organización, permitiendo tomar decisiones informadas con control completo del proceso contractual, con una navegación fácil y alertas basadas en hitos clave para la renovación o término de los acuerdos contractuales.

¿Qué problema resuelve el software de CLM?

El problema que resuelve el software de CLM es la ineficiencia y el riesgo asociados con la gestión manual de contratos. Las empresas que no implementan esta solución, deben lidiar con un proceso de gestión de contratos que implica un trabajo tedioso y propenso a errores humanos.

Las diferentes áreas involucradas deben revisar y redactar contratos, hacer seguimiento de las fechas de vencimiento, monitorear los términos y condiciones, y mantener un registro adecuado de todos los documentos relacionados, todo de manera manual.

En cambio, un CLM software automatiza gran parte de este proceso. Permite a los usuarios crear y almacenar plantillas de contratos y tener absoluto control de sus versiones, generar contratos personalizados utilizando datos predefinidos, realizar un seguimiento automático de las fechas de vencimiento y recordatorios, y almacenar todos los contratos en un repositorio centralizado. Además, el software puede ayudar a agilizar el proceso de revisión y aprobación al permitir la colaboración en línea y el flujo de trabajo automatizado.

Al utilizar un software de CLM como Webdox, las organizaciones pueden lograr una gestión más eficiente y precisa de sus contratos. Esto se traduce en una reducción de los errores humanos, disminución de los tiempos de respuesta, un mejor cumplimiento de los plazos y un mayor control sobre los términos y condiciones contractuales. 

Además, soluciones como Webdox CLM proporciona una mayor visibilidad y transparencia en el proceso de gestión de contratos, lo que facilita el monitoreo y la generación de informes para lograr relaciones de negocio duraderas, justas y transparentes.

Los beneficios de un software CLM

Si un CLM cubre la totalidad del ciclo de vida del contrato, es capaz de brindar los siguientes beneficios:

• Centralización y ahorro de tiempo en solicitudes contractuales.
• Reducción de tiempos de creación, aprobación y negociaciones de contratos.
• Agilidad e integración de los procesos de aprobación y firma de contratos.
• Monitoreo de los contratos en su etapa de creación, negociaciones y aprobación.
• Acceso rápido y oportuno a los contratos en toda la organización.
• Firma electrónica, con mayor velocidad, de manera remota y segura.
• Control de los hitos y fechas clave post-firma.
• Almacenaje y control de gestión sobre los contratos.
• Control de riesgo contractual, gestión de obligaciones y cumplimiento.

Con un software CLM, es posible visibilizar cada fase y proceso con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato. Integrar un CLM, entonces, trae una serie de beneficios a la Gerencia Legal y a todas las áreas de las empresas en general:

• Flexibilidad: se adapta fácilmente a las herramientas de la organización para gestionar los contratos, controlando los procesos de solicitud y creación de contratos de manera fácil, con aprobaciones y orientado a la sistematización para cada empresa.
• Usabilidad: es una herramienta que permite la gestión de los contratos de manera sencilla e intuitiva, otorgando una interfaz y experiencia de usuario amigable para todos los pasos de la generación de contratos.
• Inteligencia: permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Puedes generar alertas específicas (y generales con base en tus tipos de contratos) sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc.
• Control financiero: mayor control de todos los aspectos financieros asociados a la ejecución de los contratos, con acceso a todos los acuerdos en un solo lugar, control de términos y condiciones financieras, validación de precios y términos de pago, firma electrónica e integración con ERP software.
• Para toda la empresa: permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, permitiendo a cada área de la compañía tener acceso a los repositorios de sus contratos, compartiendo información solo con las personas que tienen permisos y accesos necesarios.
• Oportuno: en el momento preciso, la gerencia puede exigir obligaciones, cumplir con auditorías, redacciones y ediciones.

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¿Quién utiliza un Software CLM?

Dependiendo de sus características, normalmente los CLM software son utilizados por empresas de diversos sectores y tamaños para administrar y controlar eficientemente sus procesos contractuales. No obstante, son soluciones ideales y cada vez más requeridas para grandes empresas que manejan un alto volumen y tipos de contratos.

La gestión de un gran volumen de acuerdos puede ser un desafío complejo para empresas de mayor tamaño, pero con Webdox CLM, las organizaciones pueden automatizar tareas repetitivas, como la generación de contratos y la notificación de vencimientos, lo que ahorra tiempo y reduce errores. 

Además, la herramienta ofrece características avanzadas de seguimiento y recordatorio, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de los términos y condiciones acordados, destacando también su Add On de generación y firma masiva, que permite firmar desde una plantilla de contrato, masivamente y asincrónicamente, con múltiples personas a la vez, usando datos específicos de cada parte.

Dado que las empresas grandes a menudo manejan contratos complejos, Webdox CLM les permite almacenar y organizar todos los contratos en un solo lugar. Esto facilita el acceso y la búsqueda rápida de información relevante, incluso cuando los contratos involucran múltiples partes, cláusulas personalizadas y términos específicos, conectando de este modo al área legal con los demás departamentos de la compañía.

La colaboración y flujos de trabajo también son aspectos importantes en grandes empresas. Con Webdox CLM, los usuarios pueden compartir y editar contratos de manera segura y en tiempo real, definir permisos de acceso y realizar un seguimiento de las revisiones, versiones y aprobaciones. Esto promueve la mejora continua de la empresa y por ende, la comunicación interna y con terceros, además de brindar total eficiencia al proceso contractual.

Como un software CLM beneficia a tu gerencia legal

Una gestión ineficiente y la falta de colaboración entre áreas en la administración de contratos genera una cadena de problemas para los gerentes legales, desde bandejas de entrada de correo sobrepasadas, duplicidad de contratos, hasta la incertidumbre de saber si un contrato ya salió del área legal o si su renovación será más bien un problema que un beneficio.

Complementa el punto anterior con este artículo Cómo evitar la duplicidad de documentos con un CLM

En este sentido, un software CLM es una herramienta clave tanto para los abogados como para gerentes legales, ya que conecta al equipo legal con todas las áreas del negocio, para lograr un proceso contractual ágil, eficiente y transparente.

No obstante, lo es también para cualquier profesional que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores a la hora de la negociación del contrato, así como para Recursos Humanos.

La realidad, es que una gran cantidad de errores dentro de la gerencia legal podrían evitarse si se cuidaran los procesos y ciclos de un documento. Registrar cada fase, contribuye a manejar de manera transversal cualquier información clave y así generar accountability, ahorrando tiempo y recursos.

World Commerce & Contracting: Las grandes compañías tienen pérdidas cercanas al 9,15% de sus ingresos anuales por una mala gestión contractual.

Implementar un Software CLM, permite informar inteligentemente a las partes si se han cumplido las normas y/o los términos del contrato, mientras que las obligaciones y el cumplimiento pueden ser supervisados para que los participantes ejecuten las expectativas del mismo.

Adicionalmente, la solución es capaz de alertar según fechas o hitos clave, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos. Esta solución automatizada permite:

• Estandarizar la comunicación de la Gerencia Legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes áreas dentro de la organización.
• Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
• Administrar el contenido de los contratos y documentos legales.
• Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

En definitiva, utilizar un CLM software para la gerencia legal, ayuda al área a tomar el control de cada fase del ciclo de vida del contrato, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada etapa del proceso y convirtiendo al gerente legal en un acelerador del negocio.

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¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un software CLM?

Para elegir un software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato que cumpla con las expectativas del negocio, hay varios aspectos importantes a tener en cuenta. A continuación se presentan algunos de ellos:

• Funcionalidad y características: Es fundamental evaluar las funcionalidades y características que ofrece el software CLM. Algunos aspectos a considerar pueden ser la capacidad de almacenamiento y gestión de contratos, automatización de flujos de trabajo, alertas y recordatorios, generación de informes, integraciones con otras herramientas, y la posibilidad de personalizar y adaptar el software a las necesidades específicas de la empresa.

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• Usabilidad e interfaz: La usabilidad del software CLM es un factor clave para su adopción y efectiva ejecución. Es importante evaluar la interfaz de usuario, la intuitividad de la navegación y la facilidad de uso en general. Un software CLM con una interfaz amigable y fácil de entender facilitará la adopción por parte de los usuarios y reducirá la curva de aprendizaje.
• Seguridad y compliance: La seguridad de los datos y el cumplimiento normativo son aspectos cruciales al elegir un software CLM. Es clave asegurarse que el software ofrezca medidas sólidas de seguridad como encriptación de datos, arquitectura robusta,  autenticación de usuarios y auditorías de registros. Además, es clave verificar el cumplimiento asociado a la seguridad y privacidad de la información.
• Integraciones y escalabilidad: otro aspecto fundamental, es verificar si el software CLM se integra con otras herramientas o sistemas que la empresa utiliza, algo limitado en el caso de los software de desarrollo propio o “a medida”. La capacidad de integración con sistemas de gestión de documentos, de gestión empresarial (ERP) u otras herramientas de gestión existentes, puede ser clave para maximizar la eficiencia y la productividad. Además, asegúrese de que el software sea escalable y pueda adaptarse al crecimiento de la empresa.
• Soporte y servicio al cliente: Evaluar el nivel de soporte y servicio al cliente que ofrece el proveedor del software CLM es otro aspecto que no queda atrás. Es importante contar con un equipo de soporte local, que pueda brindar asistencia en caso de problemas técnicos 24/7, y que responda receptivamente a todas las consultas o solicitudes de capacitación. 
• Costo y retorno de inversión (ROI): un último aspecto importante a considerar al momento de evaluar un software CLM, es su relación con el valor y los beneficios que aportará a la empresa. Evaluar el retorno de inversión potencial en términos de ahorro de tiempo, reducción de errores, mejora de la eficiencia y cumplimiento contractual, son los parámetros mínimos a considerar.

¿En qué se diferencia Webdox de otros CLMs?

Webdox CLM se diferencia de otros software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato en varios aspectos. A continuación, se presentan algunas diferencias destacadas:

1. Experiencia y enfoque en contratos: Webdox CLM nace el 2012 con la misión de solucionar un problema real: la falta de acceso, descontrol e ineficiencia de la gestión de contratos. Actualmente Webdox cuenta con más de 500 clientes en 12 países de Latinoamérica y es la plataforma en español más confiable para impulsar acuerdos, por lo que tiene una amplia experiencia y un enfoque especializado en la gestión de contratos. 

Está diseñado específicamente para abordar los desafíos relacionados con los contratos en empresas grandes y manejar grandes volúmenes de acuerdos. La plataforma está optimizada para la gestión eficiente de contratos complejos y ofrece funcionalidades avanzadas que se adaptan a las necesidades específicas de la gestión contractual.

2. Flexibilidad y personalización: Webdox CLM se destaca por su capacidad de adaptarse y personalizarse según los requisitos de cada empresa. Ofrece una amplia gama de opciones de configuración y personalización que permiten ajustar la plataforma a los flujos de trabajo y procesos únicos de cada organización. Esto brinda una mayor flexibilidad y una solución más adecuada a las necesidades únicas de cada negocio.

3. Facilidad de uso e interfaz intuitiva: El dashboard de Webdox CLM es intuitivo y fácil de usar, lo que facilita la adopción y el uso por parte de los usuarios. La interfaz de la plataforma ha sido diseñada para una navegación sencilla y una disposición clara de las funcionalidades, lo que ayuda a los usuarios a encontrar y acceder rápidamente a la información relevante.

4. Automatización y Workflows eficientes: Webdox CLM ofrece potentes capacidades de automatización y flujos de trabajo, lo que permite agilizar y simplificar los procesos relacionados con los contratos. Con características como la generación automática de documentos legales, recordatorios de vencimiento y seguimiento de tareas, la plataforma ayuda a reducir errores, ahorra tiempo y optimizar la eficiencia en la gestión de contratos.  

Además, sus workflows o flujos de trabajo, permiten crear procesos de negocios personalizados y estructurados para la gestión contractual, con fases configurables con reglas y responsables, digitalización de flujos de trabajo con etapas de borrador, negociación, aprobación, firma y clasificación.

5. Colaboración y visibilidad: Webdox fomenta la colaboración entre áreas y con terceros, proporcionando una mayor visibilidad de los contratos para los diferentes equipos y departamentos involucrados. Permite la compartición segura de contratos, la asignación de permisos de acceso y el seguimiento de revisiones y aprobaciones. Esto mejora la comunicación interna y externa, facilitando la colaboración efectiva en el ciclo de vida de los contratos.

6. Soporte local y servicio al cliente: Webdox destaca por su sólido soporte con conocimiento de la idiosincrasia local y su servicio al cliente 24/7. El equipo de soporte está disponible para resolver consultas, ofrecer asistencia técnica y brindar orientación en el uso de la plataforma. Además, se proporcionan recursos de capacitación, como documentación detallada y tutoriales, para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo la solución.

En conclusión, los software de Gestión del Ciclo de Vida del Contrato (CLM) como Webdox CLM, se han convertido en una herramienta imprescindible para las empresas grandes que manejan numerosas cantidades de contratos. Con su enfoque especializado, funcionalidades avanzadas y capacidad de personalización, Webdox CLM ofrece una solución efectiva y eficiente para gestionar y automatizar los contratos de manera integral.