Guía de Legalidad de firma electrónica en Colombia
Resumen de Legalidad de las firmas electrónicas en Colombia
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¿Existe Legislación sobre la Firma Electrónica en Colombia?
Sí, las normas principales que la regulan son: i) La Ley 527 de 1999; y ii) el Decreto 2364 de 2012. Conoce el marco normativo de la firma electrónica en Colombia.
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¿Qué tipos de firma existen en Colombia?
Existen tres tipos de firmas virtuales a partir de lo señalado en el artículo 7 de la Ley 527 de 1999: i) las firmas digitales; ii) las firmas electrónicas; y iii) las firmas electrónicas certificadas.Conoce las diferencias técnicas y legales aquí.
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¿Existen instituciones que acreditan la firma electrónica en Colombia?
En Colombia, las firma electrónica se encuentra regulada en el Decreto 2364 de 2012, donde se establecen los criterios legales que deben aplicarse sin la intervención de una institución que la acredite. Conoce más sobre la legalidad de la firma electrónica en Colombia
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¿Qué institución acredita la firma electrónica certificada?
En Colombia, la Organización Nacional de Acreditación Nacional (ONAC) es la entidad encargada de acreditar a las entidades certificadoras. Conoce los actores involucrados en el proceso de firma electrónica en Colombia
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¿Puede tener fuerza vinculante la firma electrónica por acuerdo contractual en Colombia?
En lo que concierne a cumplimiento de las normas requeridas para la validez de la firma electrónica, el firmante debe suscribir un acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica en el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos. El Decreto 2364 de 2012 estipula en su artículo 7°. Firma electrónica pactada mediante acuerdo. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica. Conoce el marco normativo de la firma electrónica en Colombia.
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¿Cuál es el valor de firma electrónica en juicio?
El artículo 10 Ley 527 de 1999 establece que los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Asimismo, el artículo 247 del Código General del Proceso prevé la valoración de la prueba de mensajes de datos y la forma en cómo deberán aportarse los documentos al proceso, esto es: “ (…) en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud”. Conoce los aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia.
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¿Cuál es el valor de firma electrónica certificada en juicio?
Los mensajes de datos que se aporten al proceso se presumirán auténticos (Art. 244 del Código General del Proceso). De igual forma, no podrá negarse la eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a los mensajes de datos, solo por el hecho de que no hubieran sido presentados en su forma original (Art. 10 Ley 527 de 1999) siempre y cuando consten en un formato que los reproduzca en su integridad.
Adicionalmente, el artículo 11 de la Ley 527 de 1999 prevé que el operador de justicia, al momento de valorar los documentos que hubieran sido aportados como mensajes de datos deberá tener en cuenta la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en la que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. Conoce los aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia.
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¿Existe alguna norma o procedimiento que regule constancias de conservación de mensajes de datos?
Frente a la conservación del mensaje de datos, el artículo 12 de la ley 527 de 1999, señala que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1.) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2.) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3.) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
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¿Existe jurisprudencia explicita que apoye la validez de firma electrónica en contratos o en documentos?
Sí, La sentencia C 662/2000 M.P. Fabio Morón Díaz por medio de la cual declaró la exequibilidad de la Ley 527 de 1999. Asimismo, la sentencia del 1 de octubre de 2020 del Tribunal Superior de Bogotá D.C, M.P. Marco Antonio Álvarez Gómez en virtud de la cual el Tribunal sostiene la validez probatoria de los títulos valores electrónicos.Conoce el informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia
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¿Existen documentos o contratos que no puedan ser firmados por ningún tipo de firma? ¿Qué normas no lo permiten?
En Colombia, aún no se ha restringido el uso de firmas en documentos, es decir, no hay normas que prohíban el uso de algún tipo de firma. En la actualidad no hay proyectos de ley vigentes en el tema. Conoce la guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento o contrato
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¿Puede usarse la firma de Webdox en este país? ¿Cuáles serían las estrategias complementarias?
Sí, aplicando los criterios legales de los organismos de acreditación avalados por la ONAC.

Documento producido en conjunto con:

Firma Electrónica en Colombia: Elementos esenciales y marco normativo
Descarga este ebook y conoce:
- Tipos de firmas en el mundo virtual Colombiano
- Marco Normativo de la Firma electrónica en Colombia
- Principios que gobiernan a la firma electrónica en Colombia
- Características de la firma electrónica en Colombia
- Actores involucrados en el proceso de firma electrónica
- Casos de uso asociados a la Firma Electrónica en la legislación colombiana
- Aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia
- Ejemplos de Jurisprudencia sobre la materia
- Beneficios de la firma electrónica en Colombia
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Firma Electrónica en Colombia - Elementos esenciales y marco normativo
Informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia
Desarrollamos este informe que agrupa una serie de tesis en torno a la firma electrónica en Colombia, para que tengas mayor entendimiento de los casos en que ha sido usada y aceptada.
¿Qué encontrarás en este Ebook?
- Sentencias de la Corte Constitucional
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Informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia


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Guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento en Colombia
Para aportar al entendimiento de las permisiones y exigencias legales en el uso de la Firma Digital y de la Firma Electrónica en diferentes tipos de documentos en Colombia, elaboramos esta guía de uso que apunta cuándo usar qué firma, y las leyes que lo respaldan.
Consulta este material siempre que requieras información sobre la legalidad de la firma electrónica en un acuerdo específico en Colombia.
Conoce que tipo de documentos admiten firma electrónica simple o firma electrónica avanzada
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Guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento en Colombia
Webdox es la manera más fácil de gestionar y firmar documentos en Colombia

Firma Electrónica
Webdox integra la firma electrónica cómo parte de su plataforma CLM para la Gestión del ciclo de vida del contrato (Contract Lifecycle Mananegement Software), en donde es posible firmar documentos y contratos, de manera ágil y segura.
Firma certificada por Digicert, altamente segura y válida legalmente en LATAM y en el mundo
Disminuye los costos en procedimientos y consumo de papel.
Brinda simplicidad y rapidez, permitiendo firmar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar

Firma Electrónica Certificada
Webdox provee dentro de su plataforma CLM una interfaz de usuario para la ejecución de la firma electrónica certificada (acreditada por la ONAC) por lo que se integra de manera nativa con ProtecData proveedor autorizado de firma electrónica certificada, regulado por las autoridades colombianas.
Firma electrónica segura, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.
Mitiga los riesgos de suplantación de identidad y alteración de los documentos

Generación masiva de documentos para firma electrónica
El Add-on de Webdox facilita la generación, el envió y y la firma de documentos, de manera masiva. Es una funcionalidad que permite firmar desde una plantilla de contrato, masivamente y asincrónicamente, con múltiples personas a la vez, usando datos específicos de cada parte.
Creación masiva de documentos
Firma electrónica masiva
Control total del estado de avance del proceso
Informe técnico de validación Firma electrónica Webdox en Colombia
El diagnóstico realizado a la solución de firma electrónica de Webdox, por parte del Doctor Erick Rincón, perito independiente y especializado, concluye que la solución de firma electrónica desarrollada por Webdox se consolida como un mecanismo válido, que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, y demás normas concordantes; además de ser una opción idónea para los potenciales usuarios de firma electrónica, toda vez que no solo cumple las disposiciones normativas, sino que también garantiza la seguridad de su solución.
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Informe técnico de validación de la Firma Electrónica en Colombia

¿Quién es Erick Rincón?
Erick Rincon es perito especializado en Derecho de Internet y Nuevas Tecnologías, abogado y profesor asociado de la facultad de Jurisprudencia de la Universidad del Rosario y expresidente de Certicámara. Doctor en Derecho de la Universidad Europea de Madrid. Con más de 19 años de experiencia en el desarrollo ejecutivo, jurídico, tecnológico y estratégico de empresas. Actual director de TicTank Colombia.
Recursos prácticos de Firma electrónica en Colombia

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Mitos y realidades de la legalidad de la firma electrónica en Colombia
Validez legal de la firma electrónica con nuestro invitado experto Erick Rincón

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¿Qué son la firma digital y la firma electrónica en Colombia?
Tipos de firma electrónica, principales características y usos en Colombia.

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Gestión de contratos con firma electrónica en Colombia
Cómo Webdox opera integrado de forma nativa a la firma electrónica de Protecdata que posee certificación Digital ante la ONAC.

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Beneficios y adopción de la firma electrónica en Colombia, con la invitada Marcela Rojas, Gerente Legal de Protecdata.

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