Qué datos te pedimos, cuáles registramos y por qué lo hacemos.

Usamos y recopilamos la siguiente información para prestar, mejorar y proteger nuestros Servicios:


CREACIÓN DE TU CUENTA EN WEBDOX CLM
Webdox CLM te pide información específica para asociarla a tu cuenta, como tu empresa, la industria de la misma, tu nombre y apellido, número de identidad (ejemplo, RUT en Chile, RFC en México, DNI en Perú y Colombia, entre otros), dirección de correo electrónico y cargo. En caso que la información proporcionada por el Usuario no sea correcta, puede solicitar al siguiente correo electrónico privacidad@webdox.cl, eximiendo a Webdox CLM de cualquier responsabilidad por su uso.

SERVICIOS DE WEBDOX CLM
Cuando usas nuestro software y servicios, almacenamos, procesamos y transmitimos, de manera confidencial e interna, tus documentos e información relacionada con ellos (como las características o atributos que les asignas a los documentos, sus alertas, documentos relacionados, comentarios, entre otros). Si nos concedes acceso a tus contactos, almacenaremos esos contactos en nuestros servidores para que puedas usarlos.

DATOS QUE PROVIENEN DEL USO DE WEBDOX CLM
Recopilamos información de los dispositivos que usas para acceder a nuestros distintos productos de software. Aquí se incluyen las direcciones IP, el tipo de explorador, versión del sistema operativo, el dispositivo y las funcionalidades que usaste en Webdox CLM.

 

La información personal entregada por el Usuario, será destinada a proporcionar los servicios contratados, y para mejorar la experiencia del usuario en el sitio, adaptando mejor sus características y rendimiento, y para ofrecer información adicional, tales como mails de contenido relativo a la disciplina de gestión de contratos (CLM), invitación a webinars, actualizaciones de nuestros productos, alianzas relevantes de Webdox y, en general, podremos tratar sus datos a fin de dar cumplimiento a los servicios ofrecidos, proveer a usted de información sobre nuestros proyectos, mejorar nuestros servicios plataformas, personalizar su experiencia en su uso, entregar información sobre nuevas iniciativas, gestionar sus consultas y requerimientos de información, , o simplemente para fines estadísticos, los datos podrán además ser utilizados para dar cumplimiento a obligaciones legales o contractuales contraídas con usted, proveer información sobre los usuarios y distribuir contenidos y productos promocionales.


Cookies y otras tecnologías.

Cookies y otras tecnologías.

¿Qué es una cookie? Las cookies y/o herramientas analíticas son archivos que se transfieren desde un sitio web al disco duro de tu computador, con el fin de que al ingresar nuevamente a nuestras plataformas, éste lo reconozca y se enriquezca su navegación.


Aplicamos ciertas tecnologías, como cookies (definidas en el párrafo anterior), para prestar, mejorar, proteger y promocionar nuestros productos de software. Por ejemplo, las cookies nos ayudan a recordar tu RUT o mail de usuario para tu próxima visita, a comprender la forma en que interactúas con nuestras plataformas y a mejorar nuestro servicio en función de esa información.

 

Puedes configurar tu explorador para que no admita las cookies, pero ello puede limitar la capacidad de usar nuestros módulos de software, en relación a ciertas funcionalidades específicas.

Con quiénes se comparte la información con la que creas tu cuenta de Usuario y de empresa.

Podremos consultar y compartir tu información, según se describe a continuación, siempre dentro de un marco profesional, de responsabilidad y confidencialidad.

EMPRESAS DEL GRUPO WEBDOX
Podremos compartir tu información con otras empresas de nuestro grupo empresarial: Webdox Legal SpA, Webdox Legal Informatics SpA, Webdox de México S.A. de CV, Webdox de Perú S.A.

PERSONAS QUE TRABAJAN PARA WEBDOX CLM Y DISPOSITIVOS USADOS POR LOS MISMOS:

En Webdox CLM actualmente trabajan personas especializadas en el ámbito de gestión contractual (CLM) , comercial, operativo e informático, quienes en ciertas circunstancias autorizadas por cada cliente de manera expresa, pueden consultar los documentos de ellos con el objetivo de otorgar soporte, realizar mejoras de producto, entre otras cosas siempre estrictamente autorizadas por cada cliente y con las limitaciones establecidas en los contratos que existentes con ellos. En dichos casos y en cualquier circunstancia de tratamiento de información, estas personas están comprometidas, a través de procesos establecidos y cláusulas de confidencialidad, a manejar la información de nuestros clientes de manera privada, responsable y dentro de los marcos de destrucción y encriptación de información establecidos internamente, todo en relación también a los diversos dispositivos donde circule esta información.

ADMINISTRADORES DE CADA EMPRESA QUE UTILICE WEBDOX CLM:

Si eres Usuario de Webdox CLM, el o los administradores que existan en tu empresa podrán controlar las acciones que tu cuenta ha realizado, como también podrá bloquear, eliminar tu cuenta, definir tu vista de documentos y controlar tus perfiles. Consulta las políticas internas de tu empresa si tienes alguna pregunta respecto de esta norma.


En el caso de que comuniques datos personales de terceros, declaras y garantizas haber obtenido un consentimiento libre, previo, informado, expreso y por escrito para hacer dicho tratamiento y para la aplicación sobre ellos de la presente política, sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley 19.628 chilena, sobre protección de la vida privada.


WEBDOX CLM no tiene por finalidad recopilar o recolectar información relacionada con menores de edad y, será responsabilidad de los padres, tutores o representantes, la autorización que los menores de edad que se encuentren bajo su cuidado, proporcionen.

Podremos divulgar tu información ante terceros cuando esto sea necesario para cumplir con un mandato legal o judicial impuesto a WEBDOX CLM, incluyendo la protección y defensa de sus derechos, o de terceros.

La correcta administración de tus datos es fundamental para todos quienes giran en torno a Webdox CLM (empleados, socios, directores, proveedores y clientes) y es una responsabilidad que asumimos con compromiso. Consideramos que los datos de los Usuarios deben recibir la misma protección, independientemente de si están almacenados en nuestros servicios o en el disco duro de sus computadoras.

Cómo protegemos tu información.

SEGURIDAD. DISPONEMOS DE UN EQUIPO DEDICADO A PRESERVAR LA SEGURIDAD DE TU INFORMACIÓN, A LLEVAR A CABO PRUEBAS DE VULNERABILIDAD. LA SEGURIDAD QUE BRINDAMOS LA SUBDIVIDIMOS ACTUALMENTE DE DOS MANERAS.

(a) Servidores e infraestructura: La información que nuestros Usuarios cargan en Webdox CLM es almacenada en data centers de Google Cloud Platform (GCP) u otros proveedores de cloud computing, si se requiere un servicio diferente. Por lo anterior, Webdox CLM aprovecha las numerosas certificaciones de seguridad que GCP posee al día de hoy (Google Cloud Compliance), para demostrar seguridad en el almacenaje de información. Asimismo, hemos adaptado nuestra arquitectura de servidores de Google para que ésta sea capaz de prevenir ataques informáticos de diferentes tipos.

(b) Seguridad de nuestra plataforma: Nuestra plataforma contiene una serie de funcionalidades pensadas en proteger tu información, asociadas a la administración de contraseñas, seguridad de las sesiones, control de IP en el acceso al sistema, encriptación de datos, eliminación y pérdidas de información. Asimismo, Webdox se ha certificado ISO 27.001 , específicamente en la plataforma de gestión de contratos CLM y firma electrónica.

PRIVACIDAD DE TU INFORMACIÓN Y CONTRATACIÓN QUE LA GARANTIZA: NOS COMPROMETEMOS A GUARDAR ESTRICTA CONFIDENCIALIDAD ACERCA DE TU INFORMACIÓN CARGADA EN WEBDOX CLM, A TRAVÉS DE LOS SIGUIENTES MEDIOS:


(a) Acuerdo de confidencialidad firmado por Webdox CLM con cada cliente: Webdox CLM y sus empleados se comprometen a guardar estricta reserva de la información de nuestros clientes, cargada en nuestra plataforma. Webdox CLM propone la firma de un contrato de confidencialidad, que el cliente podrá ampliar o modificar si existiesen escenarios no contemplados en las cláusulas ofrecidas.

(b) Acuerdo de confidencialidad firmado por los empleados de Webdox CLM: El personal de Webdox CLM, dentro de sus obligaciones contractuales, se compromete a cumplir con estrictos estándares de secreto profesional sobre la información legal o contractual que maneje.

(c) Seguridad perimetral: La seguridad perimetral consiste en una configuración que permite a los clientes de Webdox CLM que sus Usuarios accedan a la plataforma desde una o más direcciones IP predefinidas por éste, controlándose con esto la localización física de los mismos Usuarios.

Adoptamos todos los medios técnicos dentro de nuestro alcance para evitar la pérdida, robo, hurto, alteración, acceso no autorizado y/o una apropiación indebida de sus datos. Si bien, realizamos nuestros mejores esfuerzos para garantizar la seguridad de la información, debido a que las medidas técnicas de seguridad que se puedan tomar no ocurran no son infalibles, no podemos hacernos cargo en caso que estas medidas de seguridad llegasen a fallar.


No nos responsabilizamos por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/ o conservación de datos en el sistema del sitio de Internet o sus demás canales electrónicos.


Respecto de cualquier otra información, que no tenga el carácter de datos personales, será considerada como no confidencial, y podremos utilizar, publicar, reproducir, divulgar, comunicar públicamente y transmitir la información no confidencial o utilizar dicha información para comunicarnos directamente con los usuarios.

RETENCIÓN DE INFORMACIÓN Y ELIMINACIÓN DE CUENTA Y DATOS ASOCIADOS:


Mantendremos la información que almacenes en nuestros Servicios durante todo el tiempo necesario para prestarte esos Servicios. Si eliminas tu cuenta, también eliminaremos esa información. Pero ten en cuenta que: (1) puede haber latencia en la eliminación de esta información de nuestros servidores y almacenamiento de copias de seguridad y (2) podremos retener esta información si es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas o ejercer nuestros acuerdos.

Dónde (ubicación física) se almacenan los datos.

Dependerá del puerto seguro que elijas: Actualmente almacenamos la información de nuestros clientes en Google Cloud (GCP), donde cada Usuario podrá elegir el puerto seguro en el cuál quiera que su información esté almacenada. Por defecto, la información es almacenada en Ashburn, Virginia, Estados Unidos de América. Si nuestros clientes no deciden cambiar esta localización expresamente esta será la que se utilizará.

Cambios corporativos en Webdox Legal®.

¿Qué ocurre en una eventual fusión, adquisición o reorganización de Webdox CLM?:

 

Si participamos de una reorganización, fusión, adquisición o venta de nuestros activos, tu información podrá transferirse como parte de esa transacción. Te informaremos (por ejemplo, mediante un mensaje a la dirección de correo electrónico asociada con tu cuenta) cualquier transacción de este tipo y te indicaremos las opciones disponibles.

Podremos revisar esta Política de privacidad oportunamente y publicar la versión más actualizada en nuestro sitio web. Te informaremos en caso de que tus derechos se vean apreciablemente afectados como consecuencia de una revisión.

¿Cómo solicitar la eliminación de datos?

El usuario podrá en todo momento ejercer los derechos otorgados por la ley Nº 19.628 sobre protección de la vida privada y sus modificaciones posteriores. En específico, podrá:

  • Tener acceso a los datos relativos a su persona, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y la individualización de las personas u organismos a los cuales sus datos se hayan transmitido.
  • Solicitar se modifiquen sus datos personales cuando ellos no sean correctos o no estén actualizados.
  • Solicitar la eliminación o cancelación de los datos entregados cuando así lo desee, en tanto hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

Para ejercer sus derechos el usuario podrá dirigirse a privacidad@webdox.cl indicando claramente su solicitud.

Contacto.

¿Tienes alguna consulta o pregunta acerca de Webdox CLM, nuestros servicios y tu privacidad? Envíanos un mensaje a privacidad@webdox.cl

 

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