1. Objetivo y finalidad

WEBDOX CLM es consciente de la elevada importancia que tiene la privacidad de nuestros usuarios y de todas aquellas personas que se interesan por los servicios ofrecidos. Siendo consecuentes con esta consideración, tenemos el compromiso de respetar su privacidad y proteger la confidencialidad de su información privada y datos personales. Por tal motivo, mediante la presente Política de privacidad, damos a conocer a nuestros usuarios, la manera en que se recogen, tratan y se protegen los datos personales brindados en WEBDOX CLM

 

La información personal privada no incluye información que está disponible a través de fuentes accesibles al público. Se entiende por tales los medios de comunicación electrónica, óptica y de otra tecnología concebidos para facilitar información al público y abiertos a la consulta general, las guías telefónicas, los diarios y revistas, los medios de comunicación social, las listas profesionales, los repertorios de jurisprudencia anonimizados, los Registros Públicos administrados por Superintendencias, Ministerios y/o cualquier organismo público así como todo otro registro o banco de datos calificado como público conforme a ley de cada país.

2. Legislación

De acuerdo con el “Reglamento General de Protección de Datos” o GDPR en inglés (en adelante, la “Ley”) dentro de cada país, se entiende por datos personales toda información sobre una persona natural que la identifica o hace identificable a través de medios que pueden ser razonablemente utilizados.

 

Por otro lado, por tratamiento de datos personales se entiende como cualquier operación o procedimiento técnico, automatizado o no, que permite la recopilación, registro, organización, almacenamiento, conservación, elaboración, modificación, extracción, consulta, utilización, bloqueo, supresión, comunicación por transferencia o por difusión o cualquier otra forma de procesamiento que facilite el acceso, correlación o interconexión de los datos personales.

 

WEBDOX CLM desarrolla su Política de tratamiento de datos personales en atención a los principios rectores establecidos en la Ley mencionados a continuación:



  • Principio de legalidad: se rechaza la recopilación de los datos personales de nuestros usuarios por medios fraudulentos, desleales o ilícitos.
  • Principio de consentimiento: en el tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios mediara consentimiento del titular. 
  • Principio de finalidad: Los datos personales de nuestros usuarios se recopilarán para una finalidad determinada, explícita y lícita, y no se extenderá a otra finalidad que no haya sido la establecida de manera inequívoca como tal al momento de su recopilación.
  • Principio de proporcionalidad: todo tratamiento de datos personales de nuestros usuarios será adecuado, relevante y no excesivo a la finalidad para la que estos hubiesen sido recopilados.
  • Principio de calidad: Los datos personales serán veraces, exactos y, en lo posible, actualizados, necesarios, pertinentes y adecuados respecto de la finalidad para la que fueron recopilados.
  • Principio de seguridad: se conservarán de forma tal que se garantice su seguridad y solo por el tiempo necesario para cumplir con la finalidad del tratamiento.

 

WEBDOX CLM y, en su caso, los encargados de tratamiento, cuentan con las medidas de seguridad apropiadas y acordes con el tratamiento que se vaya a efectuar, así como las medidas técnicas, organizativas y legales necesarias para garantizar confidencialidad de los datos personales.

3. Información sobre datos personales

El usuario está informado y autoriza libre y voluntariamente a WEBDOX CLM para recolectar, almacenar, conservar, acceder, usar, suprimir o actualizar sus Datos Personales para sus actividades. En ese sentido, los datos personales a los que WEBDOX CLM tenga acceso como consecuencia de los servicios que brinda o mediante el llenado de diferentes formularios, se incorporarán al correspondiente Banco de Datos Personales denominado “Clientes”, conformando el conjunto organizado de datos personales de usuarios, creado por WEBDOX CLM.

 

Los datos personales facilitados por los usuarios serán tratados con total confidencialidad y sólo podrán ser conocidos y manejados por el personal de WEBDOX CLM, o los encargados del tratamiento, que necesiten conocer dicha información para brindar los servicios ofrecidos. WEBDOX CLM se compromete a guardar secreto profesional respecto de los mismos y garantiza el deber de guardarlos adoptando todas las medidas de seguridad necesarias. No será necesaria la autorización cuando los datos personales sean necesarios para la ejecución de una relación contractual en la que el Titular de Datos Personales sea parte. 

 

Si los datos registrados resultaran inexactos, en todo o en parte, o incompletos, WEBDOX CLM podrá actualizarlos y/o sustituirlos por los correspondientes datos rectificados o completados.

 

Los datos personales solicitados a los usuarios mediante diferentes formularios del sitio Web, son datos de contacto, nombre y apellido, número de identidad, reclamos, pedidos, o de ser el caso, nombre de su empresa, la industria de la misma, dirección de correo electrónico y cargo, entre otros, los mismos que son adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con la finalidad para los que se recogen. 

4. Finalidad del tratamiento de los datos personales

El usuario autoriza expresamente a WEBDOX CLM al uso de sus datos para proporcionar los servicios contratados, tales como procesar indicaciones, procesar pagos, mantener y actualizar archivos y firmas, actualizar sus cuentas con nosotros; así como hacer disponible contenido tales como mails de contenido relativo a la disciplina de gestión de contratos (CLM), invitación a webinars, actualizaciones de nuestros productos, alianzas relevantes de WEBDOX CLM;  y en general, tratar sus datos para mejorar la experiencia del usuario en el sitio, adaptando mejor sus características y rendimiento, para mejorar nuestros servicios, características y plataforma, prevenir o detectar fraude o abuso, permitir a terceros prestar servicios de todo tipo en nuestro nombre, adaptar nuestras comunicaciones, brindar información sobre nuestros proyectos, mejorar nuestros servicios plataformas, personalizar su experiencia en su uso, entregar información sobre nuevas iniciativas, gestionar sus consultas y requerimientos de información; y en general, procesar la información con fines estadísticos, ser utilizados para dar cumplimiento a obligaciones legales o contractuales contraídas con usted. Dichas acciones podrán ser realizadas por correo electrónico u otro medio de comunicación equivalente. Los datos recopilados se almacenarán en el banco de datos “Clientes” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Los datos personales serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios para las finalidades para las cuales han sido recogidos. Sin embargo, se conservarán durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad a WEBDOX CLM derivada de esta relación con los usuarios. No se considerará incompatible el tratamiento posterior con fines históricos, estadísticos o científicos.

 

Sin perjuicio del párrafo anterior, el usuario reconoce saber que, si elimina su cuenta, también eliminaremos esa información. No obstante, debe tener en cuenta que: (1) puede haber latencia en la eliminación de esta información de nuestros servidores y almacenamiento de copias de seguridad y (2) podremos retener esta información si es necesario para cumplir con nuestras obligaciones legales, resolver disputas o ejercer nuestros acuerdos.

5. Fines Publicitarios

Cuando los usuarios aceptan la casilla de recibir información de publicitaria/promocional, estos autorizan a WEBDOX CLM a tratar sus datos personales proporcionados para enviarle información sobre promociones, descuentos, conocer sus preferencias de consumo, realizar encuestas, realizar estadística, campañas de marketing, análisis de datos de leads, contactabilidad, evaluación de prospección y en general cualquier fin promocional. Sus datos personales serán tratados conforme a la Política de Privacidad de WEBDOX CLM.

 

Los datos recopilados a través del chat se almacenarán en el banco de datos “Clientes” de titularidad de WEBDOX CLM.

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

6. Libro de Reclamaciones

Asimismo, el usuario autoriza expresamente a WEBDOX CLM  a que, cuando haga un reclamo a través del correo: privacidad@webdoxclm.com sus datos sean tratados con la finalidad de atender las necesidades propias del procedimiento de atención de los reclamos que presenten los usuarios, así como para, una vez culminado el procedimiento de atención del reclamo, atender las necesidades derivadas de cualquier proceso o procedimiento judicial, administrativo o arbitral que a futuro se derive o surja en relación con el reclamo que el usuario haya presentado, atender cualquier fiscalización de la autoridad competente en materia de tratamiento de datos personales. 

 

Los datos recopilados a través del Libro de Reclamaciones se almacenarán en el banco de datos “Reclamos” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

7. Agendar Demo

Cuando los usuarios completan el formulario de “Agendar Demo” que se encuentra en el Sitio Web, estos autorizan a WEBDOX CLM a tratar sus datos personales con la finalidad de poder agendar una demostración de los servicios de centralización de contratos en nuestra plataforma colaborativa. 

 

Los datos recopilados a través del chat se almacenarán en el banco de datos “Clientes” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

8. Descarga las guías legales

Cuando los usuarios completan el formulario de “Descargar guías legales” que se encuentra en el Sitio Web, estos autorizan a WEBDOX CLM a tratar sus datos personales con la finalidad de recibir información para optimizar la gestión de contratos en la empresa.

 

Los datos recopilados a través del chat se almacenarán en el banco de datos “Clientes” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

9. Contáctanos

Cuando los usuarios completen el formulario de “Contáctanos” que se encuentra en el Sitio Web, estos autorizan a WEBDOX CLM a tratar sus datos personales con la finalidad de brindar las respuestas a las consultas realizadas a través dicho formulario, por lo que se aplicarán las medidas adoptadas en la presente Política de Privacidad, conforme se indicará en el consentimiento que se le solicitará al usuario. 

 

Los datos recopilados a través del chat se almacenarán en el banco de datos “Clientes” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

10. Trabaja con nosotros

Cuando los usuarios completen el formulario de “Trabaja con Nosotros” que se encuentra en el Sitio Web, estos autorizan a WEBDOX CLM a tratar sus datos para búsqueda de talento, recolección de curriculums vitae, contactos de postulantes y otras actividades que permitan la selección de nuevos colaboradores para WEBDOX CLM. Sus datos personales serán tratados conforme a la Política de Privacidad de Webdox Legal Informatics & Data SpA publicada.

 

Los datos recopilados a través del chat se almacenarán en el banco de datos “Trabajadores” de titularidad de WEBDOX CLM

 

Como consecuencia de las finalidades descritas, el plazo de almacenamiento de los datos será de forma indefinida. Para todo efecto, se entenderá que este plazo máximo de almacenamiento y de tratamiento de los datos personales es un derecho de WEBDOX CLM y no una obligación, por lo que WEBDOX CLM podrá optar por almacenarlos y/o tratarlos por plazos menores. Esto no perjudica en absoluto los derechos de los usuarios para revocar el consentimiento de sus datos personales en cualquier momento, conforme la Ley se lo permite y WEBDOX CLM lo detalla en la presente Política de Privacidad.

11. Transferencia de datos personales a nivel nacional o internacional

El usuario autoriza la transferencia de sus datos a las empresas a nivel nacional o internacional (flujo transfronterizo) relacionadas y/o asociadas a WEBDOX CLM para poder gestionar adecuadamente los servicios solicitados por los usuarios y las gestiones que se deriven posteriormente, en relación a la finalidad indicada en los apartados anteriores, extendiendo para ello a éstas la autorización expresa para su uso. WEBDOX CLM garantiza el nivel adecuado de protección de los datos personales de los usuarios para la transferencia de datos personales, de acuerdo a una protección equiparable a lo previsto por esta Ley o por los estándares internacionales en la materia.

 

A nivel nacional, WEBDOX CLM comparte información con la empresa E-Sign, ubicada en Santiago de Chile, empresa proveedora de firma electrónica, por lo que le hace entrega de ciertos datos personales necesarios para dicho servicio.

 

A nivel internacional, WEBDOX CLM puede compartir información con otras empresas de su grupo empresarial como Webdox Legal SpA, ubicada en Chile, Webdox Legal Informatics SpA, ubicada en Chile, y Webdox de México S.A. de CV, ubicada en México. Además, WEBDOX CLM utiliza servicios tecnológicos de terceros, por lo que se realizará flujo transfronterizo con E-sign, empresa proveedora de firma electrónica, ubicada en Santiago de Chile - Chile, así como la empresa Google Cloud Platform, empresa prestadora de servicios de almacenamiento en la nube ubicada en Carolina del Sur - Estados Unidos de América; y Hubspot, empresa prestadora de software de atención al cliente, ubicada en Massachusetts - Estados Unidos de América. 

 

Estos datos personales también pueden ser comunicados a las entidades administrativas, autoridades judiciales y/o policiales, siempre y cuando esté establecido por Ley.

 

12. Seguridad de los datos personales

En cumplimiento de la normativa vigente, WEBDOX CLM  ha adoptado las medidas técnicas y organizativas de seguridad y confidencialidad apropiadas a la categoría de los datos personales, necesarias para mantener el nivel de seguridad requerido, con el objetivo de evitar en la medida de lo posible la alteración, pérdida o el tratamiento o acceso no autorizado que puedan afectar afecten a la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.

 

Sin embargo, la transmisión de información mediante las redes de comunicación y de Internet no es totalmente segura; por eso, y a pesar de que WEBDOX CLM realizará sus mejores esfuerzos para proteger los datos personales, no podrá garantizar la seguridad de los mismos durante el tránsito hasta el sitio Web. Toda la información que los usuarios de Internet faciliten por este medio, se enviará por su cuenta y riesgo.

13. Medidas y certificaciones de Seguridad

Sin perjuicio de lo anterior, WEBDOX CLM dispone de un equipo a preservará la seguridad de su información, así como a llevar a cabo pruebas de vulnerabilidad. WEBDOX CLM brinda seguridad a sus usuarios y la subdivide actualmente de dos maneras:

 

  1. Servidores e infraestructura: La información que nuestros Usuarios cargan en Webdox CLM es almacenada en data centers de Google Cloud Platform (GCP). Por lo anterior, Webdox CLM aprovecha las numerosas certificaciones de seguridad que GCP posee al día de hoy (Google Cloud Compliance), para demostrar seguridad en el almacenaje de información. Asimismo, hemos adaptado nuestra arquitectura de servidores de Google para que ésta sea capaz de prevenir ataques informáticos de diferentes tipos.
  2. Seguridad de nuestra plataforma: Nuestra plataforma contiene una serie de funcionalidades pensadas en proteger tu información, asociadas a la administración de contraseñas, seguridad de las sesiones, control de IP en el acceso al sistema, encriptación de datos, eliminación y pérdidas de información. Asimismo, Webdox se ha certificado ISO 27.001, específicamente en la plataforma de gestión de contratos CLM y firma electrónica.

14. Administración de cuentas

Los usuarios de WEBDOX CLM, el o los administradores que existan en una empresa podrán controlar las acciones que tu cuenta ha realizado, como también podrá bloquear, eliminar tu cuenta, definir tu vista de documentos y controlar tus perfiles. Consulta las políticas internas de tu empresa si tienes alguna pregunta respecto de esta norma.

 

En el caso de que comunicar datos personales de terceros, todos los usuarios declaran y garantizan a WEBDOX CLM contar con el consentimiento libre, previo, informado, expreso y por escrito para hacer dicho tratamiento y para la aplicación sobre ellos de la presente política de privacidad.

 

WEBDOX CLM no tiene por finalidad recopilar o recolectar información relacionada con menores de edad bajo ningún motivo, siendo esta exclusiva y entera responsabilidad de los padres, tutores o representantes, la autorización que los menores de edad que se encuentren bajo su cuidado, proporcionen.

 

WEBDOX CLM puede divulgar información ante terceros cuando esto sea necesario para cumplir con un mandato legal o judicial impuesto a WEBDOX CLM, incluyendo la protección y defensa de sus derechos, o de terceros.

15. Ejercicio de los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición

Sin perjuicio del punto anterior, los Usuarios de que hayan facilitado datos personales a WEBDOX CLM pueden dirigirse a esta, con el fin de poder ejercer sus derechos de información, de acceso, de actualización, inclusión, rectificación y supresión, de impedir el suministro de sus datos personales, de oposición al tratamiento o de tratamiento objetivo de los datos, en los términos recogidos en la legislación vigente. De esta manera el Usuario puede:

  • Tener acceso a los datos relativos a su persona, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y la individualización de las personas u organismos a los cuales sus datos se hayan transmitido.
  • Solicitar se modifiquen sus datos personales cuando ellos no sean correctos o no estén actualizados.
  • Solicitar la eliminación o cancelación de los datos entregados cuando así lo desee, en tanto hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados.

 

Dichos derechos sólo podrán ser ejercidos por el titular de los datos personales o su apoderado, de conformidad con la ley. Para poder ejercer estos derechos, los usuarios deberán dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico privacidad@webdoxclm.com con la referencia “Protección de Datos Personales”, especificando sus datos, acreditando su identidad y los motivos de su solicitud. Quien suscribe la solicitud deberá anexar copia simple de los documentos que acrediten la identidad del titular (Documento Nacional de Identidad o documento equivalente) o en su caso, la del apoderado, así como copia simple del poder otorgado por vía notarial cuando corresponda.

 

Asimismo, WEBDOX CLM informa a sus usuarios la existencia de la vía administrativa para hacer valer sus derechos a ejercitar ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos o jurisdiccionales ante el Poder Judicial a los efectos de la correspondiente acción de habeas data.

16. Otros

En tanto se trata de una herramienta de tipo virtual, WEBDOX CLM recopilará y tratará los datos personales partiendo de la presunción de buena fe de que quien los facilita es mayor de edad ante la ley, es hábil en el idioma español, se encuentra en pleno uso de sus facultades mentales, ostenta plena capacidad civil y es titular de los datos personales o actúa en calidad de representante del titular de los datos que facilita, en caso de que sean de titularidad de terceros.

 

Para realizar cualquier tipo de consulta respecto a esta Política puede dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico: privacidad@webdoxclm.com.

17. Confidencialidad

WEBDOX CLM se compromete a guardar estricta confidencialidad de la información guardada de una persona jurídica o empresa, a través de los siguientes medios Acuerdo de confidencialidad firmado por Webdox CLM con cada cliente, Acuerdo de confidencialidad firmado por los empleados de Webdox CLM y Seguridad perimetral.

 

Adoptamos todos los medios técnicos dentro de nuestro alcance para evitar la pérdida, robo, hurto, alteración, acceso no autorizado y/o una apropiación indebida de sus datos. Si bien, realizamos nuestros mejores esfuerzos para garantizar la seguridad de la información, debido a que las medidas técnicas de seguridad que se puedan tomar no ocurran no son infalibles, no podemos hacernos cargo en caso que estas medidas de seguridad llegasen a fallar.

 

WEBDOX CLM no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/ o conservación de datos en el sistema del sitio de Internet o sus demás canales electrónicos. Respecto de cualquier otra información, que no tenga el carácter de datos personales, será considerada como no confidencial, y podremos utilizar, publicar, reproducir, divulgar, comunicar públicamente y transmitir la información no confidencial o utilizar dicha información para comunicarnos directamente con los usuarios.

18. Vigencia y modificación de la presente Política de Protección de Datos Personales

La Política de Protección de Datos Personales de WEBDOX CLM es actualizada constantemente, por lo que WEBDOX CLM se reserva el derecho a modificar su Política en el supuesto de que exista un cambio en la legislación vigente, doctrinal, jurisprudencial o por criterios propios empresariales. Si se introdujera algún cambio en esta Política, el nuevo texto se publicará en este mismo sitio Web.

 

Se recomienda a todos los usuarios que accedan periódicamente a esta Política de Privacidad que encontraran en el sitio Web https://www.webdoxclm.com/privacidad

 

Esta Política para el Tratamiento de Datos Personales se publica el día 10 de Junio de 2021. 

 

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