¿Qué es la gestión de contratos? Preguntas más frecuentes

La gestión de contratos es un proceso esencial para cualquier empresa que busca controlar, optimizar y tener el máximo control sobre sus acuerdos comerciales. Desde la solicitud hasta la firma y la gestión continua, los contratos son la base y el el activo comercial más importante de todo negocio, ya que permiten lograr relaciones comerciales exitosas y duraderas. En este artículo, exploraremos las preguntas más frecuentes sobre la gestión de contratos.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos es el proceso de administrar y monitorear de manera centralizada cada una de las etapas que constituyen su ciclo de vida. Este proceso incluye la solicitud, redacción, revisión y firma del contrato, hasta su término o renovación. Además, la gestión de contratos implica el seguimiento y cumplimiento de los términos y condiciones de los mismos.

De acuerdo a World Commerce & Contracting, grandes empresas pierden en promedio un 9% de sus ingresos por una ineficiente gestión de los contratos. Debido a esto, es clave trabajar colaborativamente con un ecosistema inteligente de gestión de contratos que permita digitalizar, gestionar y clasificar los diferentes tipos de documentos en un repositorio digital centralizado.

¿Qué es la gestión del ciclo de vida del contrato?

La gestión del ciclo de vida del contrato es el enfoque sistemático y estratégico para administrar los contratos de una organización. El proceso inicia con la solicitud, pasando por la firma, hasta el término o renovación del contrato, además del seguimiento oportuno y cumplimiento de los términos y condiciones del mismo, involucrando diferentes áreas y terceros en el proceso contractual.

La gestión del ciclo de vida del contrato se divide en varias etapas, que incluyen la solicitud, confección, aprobación, firma, administración y búsqueda, seguimiento, reportería y renovación o término del contrato. Cada una de estas etapas permiten que los acuerdos se manejen adecuadamente y que la empresa pueda maximizar su valor comercial.

A pesar de la importancia de contar con una gestión de documentos legales y contratos efectiva, muchas compañías todavía no han definido adecuadamente este proceso, lo que puede generar fricciones y por ende, cuellos de botella y fugas en el proceso contractual. 

Debido a esto, un software para la gestión del ciclo de vida del contrato (Contract Lifecycle Management -CLM- en inglés), es hoy una herramienta operativa crítica para automatizar y gestionar eficientemente el activo comercial más importante de las empresas: los contratos. 

Un CLM permite tener todos los documentos contractuales organizados y gestionados en una misma plataforma, accesibles en cualquier momento y lugar, lo que reduce costos, ahorra tiempo y facilita la relación comercial dentro y fuera de la empresa, al mantener los contratos disponibles y ordenados en un repositorio digital.

¿Qué es un software de gestión de contratos?

Un software de gestión de contratos es una herramienta tecnológica que ayuda a las empresas a automatizar y optimizar el proceso de gestión de contratos. Estas soluciones se conocen como Software-as-a-Service (SaaS) y permiten a las empresas tener un control completo del ciclo de vida de los contratos, desde la solicitud, pasando por la firma y cumplimiento del documento.

Este tipo de soluciones proporcionan una plataforma centralizada y segura para almacenar, buscar, compartir y colaborar con los contratos. Además, cuentan con diversas funcionalidades que permiten -por ejemplo- definir flujos de trabajo personalizados para cada acuerdo, lo que ayuda a agilizar el proceso de aprobación y firma. También incluyen herramientas de redacción, repositorio o biblioteca digital, y un sistema de alertas y recordatorios para fechas importantes como renovaciones y vencimientos de los contratos. 

Además, un software de gestión de contratos efectivo ofrece herramientas de análisis y reportería, que permiten a los gerentes legales obtener información valiosa sobre el rendimiento de los contratos y los riesgos asociados. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones más informadas, eliminar o mitigar el riesgo y a gestionar mejor su cartera de contratos.

¿Por qué es necesaria la gestión de contratos?

La gestión de contratos es importante y necesaria en las empresas porque son una parte fundamental de la relación comercial entre las organizaciones, clientes y socios. La falta de una gestión adecuada de los contratos puede dar lugar a una serie de problemas, tales como falta de claridad en los términos del contrato, pérdida de tiempo y recursos en el proceso de negociación y aprobación, falta de seguimiento y cumplimiento de las obligaciones contractuales, y el riesgo de pérdida financiera debido a errores que pueden ocurrir al gestionar los contratos de forma manual.

Los cuellos de botella anteriormente mencionados, generan la denominada pérdida o fuga de valor de los contratos, lo que se refiere a la disminución del valor de un contrato debido a factores externos, como cambios en las condiciones económicas, fluctuaciones en los precios de los activos subyacentes o la aparición de eventos imprevistos en el ciclo del vida del contrato, afectado negativamente el valor del acuerdo. En otras palabras, un contrato podría generar más ganancias de las que produce, pero por diversas causas eso no ocurre, perdiendo su valor.

¿Cuáles son los desafíos de la gestión de contratos?

La gestión de contratos puede ser una tarea desafiante para las empresas, especialmente para aquellas que manejan grandes volúmenes de contratos y tipos de negociaciones. 

Algunos de los desafíos más comunes de la gestión de contratos son los siguientes:

a).- Complejidad y diversidad de los contratos: los contratos pueden ser complejos y por ende, contener una gran cantidad de detalles legales y técnicos. Además, las empresas pueden tener diferentes tipos de contratos, desde acuerdos de compraventa hasta contratos de servicios, lo que dificulta la gestión y el seguimiento de cada uno de ellos.

b).- Seguimiento de plazos y fechas límite: los contratos suelen incluir hitos claves y fechas límite importantes, como tiempos de entrega de productos o servicios, fechas de pago y de renovación. El seguimiento de estas fechas límite puede ser difícil, especialmente cuando se manejan múltiples contratos simultáneamente.

c).- Cambios y enmiendas: los contratos pueden ser objeto de cambios y enmiendas a lo largo del tiempo. Estas fluctuaciones pueden ocurrir debido a variaciones en las condiciones de mercado, cambios en las necesidades del cliente o en la legislación. En este sentido, el seguimiento y la gestión de estos cambios puede ser un enorme desafío para el Gerente Legal.

d).- Cumplimiento y riesgo: la gestión de contratos también implica la gestión del cumplimiento y el riesgo. Las empresas deben asegurarse de que cumplen con todas las normativas y obligaciones contractuales locales para así minimizar el riesgo de incumplimiento y litigios.

e) Almacenamiento y recuperación de datos: las organizaciones deben ser capaces de almacenar y recuperar fácilmente los contratos y la información relacionada con ellos. La falta de un sistema de almacenamiento adecuado puede hacer que la gestión de contratos sea más difícil, aumentando así el riesgo de pérdida de datos.

f).- Seguridad de la información: la seguridad de datos es un factor crítico en la gestión de contratos, ya que suelen contener información confidencial y valiosa, como detalles de negocios, propiedad intelectual, e información sensible de los firmantes del contrato. El extravío o robo de esta información puede tener consecuencias graves para las empresas, incluyendo la pérdida de reputación, multas, sanciones, y litigios costosos.

¿Cuáles son los elementos básicos de un contrato?

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes, en el que se establecen los términos y condiciones de un acuerdo. Los elementos básicos de un contrato son los siguientes:

a).- Partes: las partes son las personas o entidades que firman el contrato y están legalmente obligadas a cumplir con sus términos. Cada parte debe ser identificada claramente en el contrato.

b).- Objeto: el objeto es el propósito o la razón del contrato. Debe estar claramente establecido en el documento para que ambas partes entiendan lo que se espera de ellas.

c). Consideración: la consideración es lo que cada parte espera obtener a cambio de cumplir con los términos del contrato. Puede ser dinero, bienes o servicios, y debe ser claramente especificada en el contrato.

d).- Términos y condiciones: los términos y condiciones son las reglas que ambas partes deben seguir para cumplir con el contrato. Deben ser claros, precisos y completos para evitar malentendidos o interpretaciones erróneas.

e).- Firma: la firma es la prueba de que ambas partes han acordado y aceptado los términos y condiciones del contrato. Todas las partes deben firmar el acuerdo para que sea legalmente vinculante.

f).- Fecha: la fecha es importante porque establece el momento en que se formaliza el contrato. Esto es relevante para fines de cumplimiento y para determinar cuándo comienza y termina el plazo del contrato.

¿Cómo es el proceso de gestión de contratos?

El proceso de gestión de contratos es el conjunto de actividades necesarias para administrar el ciclo de vida del contrato, desde su solicitud hasta su finalización. A continuación, se describen las etapas claves del proceso de gestión de contratos:

• Solicitud: en este primer paso, se identifica la necesidad de un contrato y se inicia el proceso de solicitud y creación. Se definen los términos y condiciones del contrato y se establecen los objetivos y expectativas.
• Negociación: en esta etapa, las partes negocian y acuerdan los términos y condiciones del contrato. Esto puede implicar discusiones sobre precios, plazos, entregas, garantías, entre otros.
• Redacción: Después de completar la solicitud y negociación del contrato, es necesario redactarlo y elaborarlo adecuadamente. Con un software especializado en gestión de contratos, es posible cargar plantillas preestablecidas para los acuerdos más utilizados, lo que previene errores que podrían retrasar el proceso, así como automatizar la redacción de los mismos a partir de un formulario de solicitud.
• Aprobación: una vez que se ha redactado el acuerdo, se debe obtener la aprobación de las partes involucradas y así asegurar que todas las partes interesadas estén de acuerdo con los términos y condiciones establecidas antes de firmarlo. Esto puede incluir la revisión y aprobación de los abogados o el personal de finanzas.
• Firma: después de que se ha obtenido la aprobación de todas las partes, el contrato se firma, idealmente de manera electrónica. Las partes deben asegurarse de que el contrato esté completo y que todas las partes hayan firmado antes de avanzar al siguiente paso.
• Almacenamiento y seguimiento: una vez firmado el contrato electrónicamente, se guarda en línea y se puede acceder a él en cualquier momento para consultas o seguimiento y así monitorear su cumplimiento. También se puede configurar un sistema de notificaciones y alertas para recordar los plazos y obligaciones importantes establecidos en el contrato.
• Término o renovación: El término del contrato marca el final del ciclo de vida del mismo, y en esta fase se establecen las condiciones para terminar el acuerdo o extenderlo por un periodo extra. Es en esta etapa cuando se deben definir claramente las cláusulas que indican cómo se llevará a cabo la finalización del contrato, si es posible renovarlo y si hay términos o condiciones adicionales que deban ser considerados.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de contratos?

La gestión adecuada de contratos puede ofrecer numerosos beneficios a las empresas, incluyendo la reducción de riesgos legales y financieros, el aumento de la eficiencia operativa, la mejora de la calidad de las relaciones comerciales y la optimización de costos. 

Entre los beneficios de una eficiente gestión de contratos, destacan:

1.- Ahorro de tiempo y dinero: La gestión de contratos ayuda a reducir los costos asociados con la creación, mantenimiento y manejo de contratos. Con una gestión de contratos eficiente, es posible automatizar y simplificar el proceso de redacción de contratos, lo que puede ahorrar tiempo y reducir errores costosos.

2-. Mejora de la eficiencia: Con una gestión de contratos eficiente, se puede aumentar la eficiencia en la administración de los contratos. Al crear y aprobar los contratos más rápidamente, es posible reducir retrasos en la negociación de los mismos, y así llevar un mejor seguimiento de sus términos y obligaciones.

3.- Reduce riesgos: una gestión de contratos eficiente también ayuda a reducir los riesgos asociados. Al establecer claramente los términos y obligaciones de los acuerdos, se pueden minimizar los malentendidos y los conflictos entre las partes. Además, con un manejo de contratos adecuado, es posible detectar y abordar los problemas de cumplimiento de manera oportuna, eliminando o mitigando el riesgo contractual.

4.- Mejora de la colaboración: La gestión de contratos también ayuda a mejorar la colaboración entre áreas y las partes involucradas en el contrato. Al tener un acceso centralizado y en tiempo real al acuerdo y sus términos, las partes pueden colaborar de manera más efectiva en el proceso de creación, gestión y seguimiento.

¿Quién utiliza el software de gestión de contratos?

Los software de gestión de contratos normalmente son utilizados por diversos departamentos de una organización, pero lo son más aún en el área legal. Los Gerentes Legales son los principales usuarios de este tipo de software, ya que les permite gestionar de manera eficiente los documentos legales que manejan en su trabajo diario, y sobre todo, les ayuda a garantizar el cumplimiento y mitigar los riesgos asociados con la gestión contractual.

Con esta solución, las empresas pueden establecer un proceso claro y estructurado para la solicitud, creación, revisión, aprobación, firma y seguimiento de contratos. Con un software de gestión de contratos, los departamentos legales pueden monitorear los plazos de vencimiento, trabajar colaborativamente, llevar un seguimiento de los cambios y revisiones, y así mantener un registro de las acciones relacionadas a cada acuerdo.

Además, el software de gestión de contratos permite a los Gerentes Legales almacenar y organizar documentos importantes como contratos y acuerdos legales en bibliotecas digitales. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información crucial en caso de que surja un conflicto legal o sea necesario demostrar el cumplimiento de los acuerdos en una auditoría o inspección.

¿Cómo elijo un software CLM?

Elegir un software de gestión de contratos (CLM) puede ser una tarea desafiante, pero hay algunos factores clave que pueden ayudar a tomar una decisión informada. A continuación, se presentan algunos consejos sobre cómo elegir un software CLM:

1.- Funcionalidades y características: el primer paso es evaluar las funcionalidades y características del software CLM que se está considerando. ¿Tiene las características que se necesitan para administrar eficientemente los contratos? En este sentido, es importante   que el software cuente con cualidades tales como la posibilidad de crear plantillas de contratos personalizadas, alertas y notificaciones, flujos de trabajo, acceso a una biblioteca digital, panel de control para realizar seguimiento del progreso de los contratos, etc.

El software de gestión de contratos Webdox CLM, cuenta con funcionalidades tales como la automatización de flujos de trabajo, la integración con otras herramientas de gestión, firmas electrónicas certificados, solución de redacción de contratos, workflows, sistema de alertas de hitos claves, entre otras.

2.- Integración: es importante verificar si el software CLM se integra con otros sistemas empresariales que en la empresa ya se utilizan, como su software de gestión de proyectos, CRM o ERP. La integración puede simplificar el proceso de administración de contratos y ahorrar tiempo.

Webdox CLM cuenta con una API que permite integrarse con otras aplicaciones, lo que facilita la integración con otras herramientas de gestión empresarial.

3.-Seguridad de la información: la seguridad es un factor crítico al elegir un software CLM. Los contratos contienen información confidencial y sensible, por lo que el software debe contar con medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos.

Webdox CLM cuenta con un sistema de seguridad avanzado, arquitectura robusta y desarrollo seguro, incluyendo la posibilidad de configurar permisos de usuario y control de acceso, además de utilizar SSL para la transmisión de datos. Webdox cuenta también con las certificaciones ISO 27001, ISO 27701 y todas las medidas de seguridad aplicadas a la infraestructura en Google Cloud Platform.

4.- Facilidad de uso: al seleccionar un software de gestión de contratos, es importante analizar la interfaz y experiencia de usuario para asegurarse de que sea fácil de aprender y usar. Webdox CLM cuenta con una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar, además ofrece acompañamiento en todo el proceso posterior al onboarding.

5. Soporte y servicio al cliente: verificar si el proveedor del software CLM ofrece soporte y servicio al cliente, es crítico. ¿Hay soporte técnico disponible para ayudar con preguntas o problemas?.

Webdox CLM cuenta con un equipo de soporte local 24/7 con conocimiento de la idiosincrasia de cada país. El equipo de expertos está disponible para ayudar a resolver inquietudes en cualquier momento y brinda capacitación y asesoramiento personalizado para asegurarse de que cada usuario aproveche al máximo el software.

En resumen, elegir un software CLM puede ser una tarea desafiante, pero enfocarse en características como funcionalidades, integración, seguridad, usabilidad y soporte al cliente puede ayudar a tomar una decisión informada. Webdox CLM es una opción a considerar debido a sus funciones avanzadas, integración, seguridad robusta, facilidad de uso y servicio al cliente 24/7.

¿Qué se espera del futuro de la gestión de contratos?

En el futuro, la gestión de contratos seguirá avanzando hacia la automatización y la eficiencia con la ayuda de la inteligencia artificial y el uso de software de gestión de contratos (CLM).

La inteligencia artificial (IA) tendrá un papel importante en la gestión documental y contractual, ya que podrá ser utilizada por ejemplo para analizar grandes volúmenes de contratos y detectar cláusulas importantes, como fechas de vencimiento, penalizaciones por incumplimiento y otros términos y condiciones relevantes.

Lo anterior puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo a los equipos de gestión de contratos, además será posible contar con la generación de contratos automatizados. La IA permitirá analizar los datos relevantes de una empresa y generar contratos personalizados para cada situación en particular, lo que aumentaría la eficiencia y reduciría los errores humanos.

Los software de gestión de contratos (CLM) también seguirán evolucionando y mejorando. Actualmente, estas soluciones en la nube permiten a los equipos mantener una visión general de todo el proceso contractual, desde la solicitud del contrato hasta su renovación o finalización.

En el futuro, los CLM software podrían incluir capacidades adicionales, como integración con la tecnología blockchain para garantizar la seguridad y la integridad de los contratos, así como la integración con otras tecnologías emergentes, como la automatización robótica de procesos (RPA) y el análisis de datos.

En definitiva, la gestión de contratos es esencial para cualquier empresa que desee minimizar riesgos, mejorar la eficiencia y mantener relaciones comerciales exitosas en el largo plazo. Respondiendo las preguntas frecuentes de este artículo, tendrás más conocimiento sobre la importancia de la gestión contractual en las empresas más disruptivas.