Puntos Colombia convierte al área legal en un facilitador estratégico de negocio

Acerca de Puntos Colombia

Puntos Colombia es el principal programa de lealtad en Colombia, diseñado para que tanto consumidores como empresas puedan acumular y redimir puntos en una amplia red de marcas aliadas, lo que incentiva la frecuencia de compra, la recompra y la preferencia del cliente, ofreciendo libertad para canjear puntos por productos, servicios y beneficios en diversos comercios; u diferencial está en operar como una plataforma de lealtad de escala nacional que ya cuenta con una base robusta de usuarios activos y una infraestructura consolidada, lo que permite a las empresas integrarse rápidamente a un ecosistema con alcance masivo, datos accionables y capacidad comprobada para dinamizar el tráfico, la frecuencia de compra y la preferencia de marca sin construir un programa propio desde cero.

Desafío empresarial

Puntos Colombia buscaba no solo una herramienta tecnológica, sino una apuesta cultural para posicionar los procesos legales como motor del negocio, integrándose con plataformas clave como HubSpot, SAP y Tableau.

Antes de la implementación de Webdox CLM, Puntos Colombia enfrentaba retos significativos en su gestión contractual y percepción interna:

• Falta de trazabilidad: Los contratos se gestionaban a través de interminables cadenas de correos electrónicos sin visibilidad clara.

• Herramientas desconectadas: El proceso se diluía entre múltiples plataformas para solicitud, negociación, firma y almacenamiento.

• Ausencia de métricas: No existían datos concretos sobre el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (ANS), basando la gestión en percepciones subjetivas.
• Cargas de trabajo desiguales: La falta de visibilidad sobre las negociaciones generaba una distribución ineficiente de tareas entre los abogados.

Impacto en el negocio

La implementación de Webdox CLM permitió a Puntos Colombia centralizar su operación y cambiar el paradigma del área legal:

1. Eficiencia y expansión operativa: La adopción de la plataforma fue sobresaliente, expandiéndose más allá de los contratos para gestionar otros flujos internos como cuentas de cobro y procesos administrativos. Esto consolidó la herramienta en la operación diaria de la compañía.
2. Toma de decisiones basada en datos: Al integrar la gestión legal con el ecosistema de datos, la empresa dejó atrás las percepciones. Ahora cuentan con una "única fuente de verdad" que permite medir tiempos de cierre, picos de actividad y redistribuir cargas laborales de manera objetiva.
3. Legal como facilitador de negocio: El área legal dejó de ser vista como un "stopper". Se identificó que los bloqueos reales estaban en las negociaciones comerciales y tiempos de contrapartes, permitiendo al equipo interno enfocarse en ser un aliado estratégico para agilizar los negocios.
4. Eficiencia contractual impulsada por Inteligencia Artificial :La integración del motor de IA, Brain Companion, ha transformado radicalmente la revisión y el análisis de contratos. Tareas que antes le tomaban a un analista revisar página por página de forma manual ahora se logran con apenas dos clics gracias a la función de almacenar prompts. Además, la IA ha habilitado la extracción de información en documentos que no traen incluido formato OCR. Aunque el proceso sigue contando con la validación humana irremplazable del equipo legal, identificar dónde se encuentra una cláusula o descartar si un documento contiene determinada información es una tarea que ahora toma solo segundos.