Políticas de privacidad Portal Webdox

WEBDOX recopila y trata datos personales a través del acceso, navegación y uso de la plataforma por la cual los clientes de WEBDOX (en adelante, el “Cliente” o los “Clientes”) utilizan el servicio SaaS de gestión de contratos disponible a través del enlace: https://app.webdoxclm.com/ (en adelante, el “Portal Webdox”).

WEBDOX pone a disposición de los Clientes, las presentes Políticas de Privacidad, en virtud de las cuales proporcionamos de manera transparente y sencilla toda la información relativa al tratamiento que realizamos de tus datos personales, las finalidades para las cuales los tratamos y los derechos que puedes ejercer.

La compañía responsable del tratamiento de los datos personales (en adelante, “WEBDOX”), será la compañía con la que hayas contratado:

Webdox Chile: será responsables del tratamiento de tus datos personales, Webdox Legal Informatics & Data SpA sociedad constituida conforme a la legislación chilena, RUT N° 76.596.671-K, y con domicilio social en La Concepción N° 266, oficina 503/504, comuna de Providencia, Santiago, y quedará sujeto el tratamiento a las leyes chilenas.

Webdox Colombia: será responsables del tratamiento de tus datos personales, Webdox Colombia S.A.S, sociedad constituida conforme a la legislación colombiana, NIT N° 901.492.702-0, correo electrónico privacidad@webdoxclm.com, teléfono [*], y con domicilio social en CI 67 N° 7, 35 OF 1204, Bogotá D.C, y quedará sujeto el tratamiento a las leyes colombianas.

Webdox Perú: será responsables del tratamiento de tus datos personales, Webdox de Perú S.R.L., sociedad constituida conforme a la legislación peruana, RUC N° 20604512094 y con domicilio en Av. Víctor Andrés Belaunde N° 147, San Isidro, Lima, y quedará sujeto el tratamiento a las leyes peruanas.

Webdox México: será responsables del tratamiento de tus datos personales, Webdox de México S. de R.L. de C.V. sociedad constituida conforme a la legislación mexicana, RUC N° [*] y con domicilio en Paseo de la Reforma 1200, Lomas de Santa Fe, Piso 7, Contadero, 05349, Ciudad de México, y quedará sujeto el tratamiento a las leyes mexicanas.

La presente Política de Privacidad se encontrará siempre disponible en el Sitio Web y en el Portal Webdox.

Un dato de carácter personal es toda información sobre una persona natural identificada o identificable.

Se considerará persona natural identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como, por ejemplo, un nombre, un número de identificación, dirección de correo electrónico, número de teléfono móvil, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

Tratamiento de datos de carácter personal es toda operación o conjunto de operaciones que realizamos sobre tus datos personales, como, por ejemplo, la recolección, registro, conservación, utilización y comunicación de tus datos personales.

En WEBDOX podemos recopilar tus datos personales a través de las siguientes vías:

• Completando los formularios disponibles en el Portal Webdox.
• Ejecución de la relación contractual con los Clientes.
• Registro y participación en los eventos organizados por WEBDOX.
• Interacciones con WEBDOX a través del Portal Webdox, a través del uso de la cuenta por el Cliente, sus representantes o sus dependientes.

En los casos en que WEBDOX recopila datos personales de los usuarios a través de terceros, requerimos que éstos nos declaren y garanticen previamente que cuentan con el debido consentimiento o la autorización legal que los habilita para comunicarnos tus datos personales, y que cumplen a cabalidad con la legislación aplicable sobre estas materias.

A continuación, se explican los tipos de tratamiento que realizamos, junto con los datos personales, las finalidades y las bases legitimadoras para cada tipo de tratamiento.

A) Gestión de la relación contractual con los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

• Ejecutar el contrato de prestación de servicios.
• Gestionar el pago efectivo de los servicios prestados.
• Proporcionar un servicio de atención al Cliente con el fin de tramitar y dar respuesta a consultas, dudas o solicitud de información.
• Remitir encuestas de satisfacción del servicio.
• Ejercitar las acciones oportunas en caso de incumplimiento por el Cliente de sus obligaciones.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales exigibles a WEBDOX.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso del representante legal del Cliente.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Nacionalidad
• Género
• Empresa
• Industria asociada 
• Área de trabajo
• Teléfono 
• Correo electrónico
• País

B) Registro y gestión de la cuenta de los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

• Tramitar el registro del Cliente, sus representantes o sus dependientes, y la apertura de la cuenta.
• Enviar código de doble autentificación para mantener la seguridad de la cuenta.
• Proporcionar un servicio de atención al Cliente con el fin de tramitar y dar respuesta a consultas, dudas o solicitud de información.
• Proporcionar apoyo en los procesos de olvido y recuperación de contraseña.
• Cumplir con las obligaciones legales y contractuales exigibles a WEBDOX.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso del Cliente.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Documento de identidad
• Empresa
• Industria asociada
• Área de trabajo
• Teléfono
• Correo electrónico
• País

C) Almacenamiento de la información de los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

Almacenar toda la información a la que WEBDOX tenga acceso como consecuencia de la prestación del servicio.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso del Cliente.

¿Qué datos recopilamos?

• Firma electrónica
• Nombre completo
• Teléfono
• Correo electrónico
• Domicilio
• Datos de contactos
• Cualquier dato que el Cliente, sus representantes o sus dependientes desee y ponga a disposición durante el uso del Sitio Web o del Portal Webdox

D) Análisis, segmentación y perfilado de los datos de los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

• Analizar y segmentar los datos de los Clientes, el historial de colaboración, y los patrones de uso del Portal Webdox con el fin de obtener perfiles comunes de los Clientes.
• Mejorar la configuración y usabilidad o experiencia del Clientes.
• Diseñar comunicaciones comerciales para su envío por vías electrónicas de forma personalizada a los Clientes en base a los resultados de las acciones de análisis, segmentación y perfilado.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso de los Clientes.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Empresa
• Industria asociada
• Área de trabajo
• Correo electrónico 
• Historial de comportamiento del Cliente.

E) Gestión de la participación en eventos organizados por WEBDOX a los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

• Gestionar correctamente el registro y la participación de los Clientes en eventos (webinars, demos, cursos, actividades, entre otros) organizados por WEBDOX.
• Garantizar el correcto y adecuado desarrollo del evento.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso de los Clientes.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Cédula de identidad
• Empresa
• Industria asociada
• Área de trabajo
• Correo electrónico
• Domicilio

F) Envío de comunicaciones comerciales por vías electrónicas a los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

Enviar comunicaciones comerciales, información publicitaria y/o promocional a los Clientes sobre los servicios, y demás novedades e información de WEBDOX, que puedan resultar de su interés.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el consentimiento expreso de los Clientes.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Teléfono
• Correo electrónico
• Industria asociada

G) Mantenimiento de listas de cancelación/supresión de los Clientes

¿Para qué finalidad tratamos tus datos?

Cumplir con la obligación legal de respetar los derechos de los Clientes, y mantener evidencia del cumplimiento a la petición del ejercicio del derecho de cancelación.

¿Sobre qué base legal?

La base legal es el cumplimiento de una obligación legal.

¿Qué datos recopilamos?

• Nombre completo
• Teléfono
• Correo electrónico

WEBDOX tratará tus datos personales mientras sean necesarios para cumplir con la finalidad para la cual los recolectamos.

Te recordamos que siempre que la base que legitime el tratamiento sea tu consentimiento, podrás ejercer tu derecho de cancelación o bloqueo, salvo que exista un fundamento legal que nos permita conservar tus datos personales.

Sin perjuicio de lo anterior, podemos conservar tus datos debidamente anonimizados durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad a WEBDOX derivada de la relación que existe con el usuario.

• Derecho de acceso o información: Tienes derecho a saber si WEBDOX está tratando o no tus datos personales y, en tal caso, derecho a conocer qué datos tratamos, su procedencia y destinatario, el propósito del almacenamiento y las personas u organismos a los cuales tus datos son transmitidos.
• Derecho de rectificación, inclusión o actualización: Para todos aquellos datos que sean parcial o totalmente erróneos, inexactos, equívocos o incompletos, tienes derecho a modificarlos, actualizarlos o rectificarlos. Siempre que nos solicites rectificar algún dato personal, deberás indicar qué datos deseas modificar en cada caso y acreditarlos adecuadamente.
• Derecho de cancelación o supresión: Podrás solicitar revocar tu autorización o que eliminemos los datos personales que nos hayas proporcionado voluntariamente cuando estos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes a la finalidad para la cual hayan sido recopilados o cuando hubiera vencido el plazo para su tratamiento, o, cuando el fin del tratamiento  sea el envío de comunicaciones comerciales. En ciertos casos, la eliminación de ciertos datos personales conllevará la imposibilidad de que WEBDOX pueda realizar dicho tratamiento, y de poder prestar debidamente los servicios que se ofrecen a través del Sitio Web o del Portal Webdox. 
• Derecho de bloqueo: En los casos en que no sea posible la cancelación de tus datos, y no podamos verificar la exactitud de ellos o la vigencia sea dudosa, procederemos a bloquear los datos. 

*[Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Colombia, adicionalmente se les reconocen los siguientes derechos, en virtud de la legislación colombiana:

• Derecho a presentar quejas: Podrás presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando adviertas una infracción a la ley aplicable.
• Solicitar prueba de la autorización: Podrás Solicitar prueba de la autorización otorgada a WEBDOX salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.]

*[Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Perú, adicionalmente se les reconocen los siguientes derechos, en virtud de la legislación peruana:

Derecho de oposición: Tienes derecho a oponerte al tratamiento de tus datos personales cuando tengas motivos fundados y legítimos relativos a una concreta situación personal, siempre que por ley no se disponga lo contrario y cuando no hubieras prestado tu consentimiento.]

Puedes ejercer tus derechos ante WEBDOX mediante el envío de un correo electrónico dirigido al jefe del Banco de Datos a la siguiente dirección de correo electrónico privacidad@webdoxclm.com , indicando en el asunto “Solicitud derecho de [tipo(s) de derecho(s) que se ejerce]”, y la siguiente información:

• Nombre del titular de los datos personales.
• Documentos que acrediten la identidad del titular.
• Domicilio o dirección de correo electrónico para recibir las notificaciones.
• Descripción del derecho se ejerce.

*En el caso de que consideres que WEBDOX no ha satisfecho correctamente cualquier solicitud de ejercicio de tus derechos, puedes recurrir ante la Autoridad competente.

Además, si tienes alguna duda acerca de los tratamientos que realizamos de tus datos personales, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través del correo electrónico privacidad@webdoxclm.com.

*[Respecto de aquellos Clientes que hayan contratado con Webdox Colombia, tus derechos los podrás ejercer por medio de los siguientes procedimientos:

Consultas: Los titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que WEBDOX, suministrará a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

Reclamos: El titular que considere que la información contenida en una base de datos de WEBDOX debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante WEBDOX o su encargado.]

WEBDOX podrá comunicar tus datos personales en los siguientes casos:

• Cuando sea necesario para la gestión y desarrollo del Sitio Web y del Portal Webdox. Por ejemplo, a los proveedores que nos ayudan a mejorar y optimizar nuestro Sitio Web y el Portal Webdox, los proveedores de servicios tecnológicos, de firma electrónica avanzada, de mantenimiento de nuestras bases de datos y sistemas de información, o almacenamiento de datos.
• A sociedades afiliadas, y/o aquellas pertenecientes al mismo grupo económico cuando ello sea necesario.
• En virtud del cumplimiento de una obligación legal aplicable a WEBDOX, la interposición de acciones legales o el ejercicio de ciertos derechos ante tribunales. Por ejemplo, asesores legales, tribunales de justicia, autoridades de control, y organismos públicos.
• En caso de que WEBDOX sea objeto de una reorganización, reestructuración, fusión, venta, o cualquier otra transferencia de bienes, a condición de que el destinatario se comprometa a tratar dichos datos personales de conformidad con esta Política de Privacidad.

Podrás conocer la identidad de los terceros a quienes comunicamos tus datos o que acceden a ellos en el siguiente enlace.

En todo caso sólo comunicaremos los datos personales cuando sea necesario para la consecución de las finalidades del tratamiento correspondiente en cada caso, y dando estricto cumplimiento a lo dispuesto en esta Política de Privacidad y la legislación aplicable.

Dado que contamos con servidores en distintas partes del mundo, es posible que tu información se almacene en dichos servidores que se encuentran fuera del país donde vives.

Además, conforme lo dispuesto en el numeral anterior, en caso de transferencias de datos a empresas del mismo grupo empresarial que se encuentran ubicadas en otros países, a empresas proveedoras, u otros terceros, también podemos transferir los datos fuera del país, siempre y cuando sea necesario para la prestación del servicio y desarrollo del Sitio Web y del Portal Webdox.

En todo caso, para toda transferencia internacional de datos personales nos aseguramos de contar con tu autorización previa y que el destinatario de tus datos personales brinde un nivel de protección adecuado, de acuerdo con lo definido por la autoridad de protección de datos personales competente.

WEBDOX adopta los procedimientos y sistemas de información adecuados e implementa las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar un nivel de seguridad adecuado a los riesgos que puedan conllevar los tratamientos recogidos en la presente Política de Privacidad. Para resguardar la confidencialidad de tu información, utilizaremos procedimientos estrictos de seguridad para tratar de evitar cualquier acceso o tratamiento no autorizado. 

Igualmente, nos aseguramos de que nuestros proveedores de servicios también cuenten con estándares de seguridad adecuados para la protección de los datos que tengan acceso, dando cumplimiento a la legislación aplicable.

WEBDOX podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento, cuyos cambios se harán efectivos al momento de su publicación en el Sitio Web y el Portal Webdox. 

Sin embargo, en caso de que las modificaciones se refieran a aspectos relevantes respecto al tratamiento de los datos personales, como el tipo de tratamiento o sus propósitos, y/o sea exigido por la normativa de protección de datos aplicable, WEBDOX notificará al usuario por medios electrónicos, de acuerdo a su información de contacto, y se solicitará nuevamente su consentimiento. 

Los usuarios que no estén conformes con la Política de Privacidad o los cambios antes señalados podrán retirar su consentimiento, en cualquier momento. 

La presente versión de la Política de Privacidad entró en vigencia el día 16 de Marzo de 2022.

Este anexo complementa la Política de Protección de Datos de Webdox con el objetivo de adecuarla a las disposiciones establecidas por la Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley Nº 13.709/2018), conocida como LGPD. Este anexo tiene prioridad sobre la política general de privacidad de Webdox en los aspectos en los que la normativa brasileña así lo requiera, garantizando el cumplimiento de los principios y derechos establecidos por la LGPD.

Es importante destacar que, en todo aquello que no contravenga la legislación de Brasil, la Política de Protección de Datos de Webdox se mantendrá vigente y aplicable. Este anexo es, en consecuencia, supletoria a la política general y servirá para asegurar que los procesos de tratamiento de datos personales realizados bajo el marco de la LGPD se realicen de manera adecuada y conforme a la normativa local.

La compañía que recolecta y procesa los datos personales en Brasil es Webdox do Brasil Ltda con domicilio Av Paulista 2439 conj 121, Bairro: Bela Vista, São Paulo cep 04719-002., y quedará sujeto el tratamiento a las leyes  de Brasil si es la entidad de Webdox contratante. 

En caso de que el Cliente no esté basado en Brasil y contrata con otra filial del Grupo Webdox (empresas registradas del grupo basadas en, Chile, Colombia México y Perú), éste deberá declarar previamente a dicha filial de Webdox, la necesidad de aplicar este Anexo en su Contrato. Esta declaración permitirá a la filial del Grupo Webdox ajustar sus procesos y garantizar el cumplimiento de las normativas específicas requeridas por el Cliente.

La Ley General de Protección de Datos de Brasil (Ley Nº 13.709/2018) en adelante “LGPD”, se aplicará en cualquiera de los siguientes escenarios para nuestro Servicio Cloud de Webdox- CLM:

1. Procesamiento de Datos en Brasil: Cuando el procesamiento de datos personales, como información de contacto y detalles contractuales, se realiza en Brasil. Por ejemplo: email, domicilio, CPF, otros.
2. Ofrecimiento de Bienes o Servicios: Cuando la finalidad del procesamiento es ofrecer o proporcionar nuestros servicios de gestión de contratos, independientemente de si el procesamiento se realiza dentro de Brasil o en el extranjero. Será responsabilidad del Cliente fuera del territorio de Brasil, requerir el estándar LGPD.
3. Datos Recopilados en Brasil: Cuando se procesan los datos personales de individuos que se encontraban en Brasil en el momento de la recopilación de dicha información.
4. Contratación directa con Webdox do Brasil Ltda: Cuando nuestros servicios de gestión de contratos son contratados directamente con la filial de la empresa en Brasil.

La legitimidad del procesamiento de datos personales en conformidad con la LGPD en el marco de la prestación del Servicio Cloud de Webdox está dado por: 

1. Consentimiento del Titular: El titular de los datos ha dado su consentimiento para el procesamiento de los datos. Este consentimiento debe ser:

   - Informado: El titular de los datos debe recibir información clara y precisa sobre el propósito y las condiciones del procesamiento.

   - Sin ambigüedades: El consentimiento debe ser explícito y no debe inducir a confusión.

   - Voluntario: El titular de los datos debe dar su consentimiento libre de coerción o presión indebid.

El consentimiento del titular para el procesamiento de sus datos deberá ser gestionado por el Cliente. Sin perjuicio de las obligaciones legales de Webdox respecto de la recolección y procesamiento de los datos bajo la ley de LGPD.a

2. Necesidad por Aplicación de Contrato: El procesamiento es necesario para la ejecución de un contrato de gestión de contratos que el titular de los datos haya celebrado. Este escenario puede entenderse como una forma de consentimiento indirecto, ya que el titular de los datos acuerda el tratamiento de sus datos personales en el contexto de la relación contractual.

Como proveedor del Servicio Cloud de Webdox- CLM, nos comprometemos a seguir los principios del Artículo 6 de la LGPD, asegurando que todas las actividades de tratamiento de datos personales observen los siguientes principios de buena fe:

1. Finalidad: Realizar el tratamiento de datos con fines legítimos, específicos, explícitos e informados al interesado, sin posibilidad de tratamiento posterior incompatible con estas finalidades.
2. Adecuación: Asegurar que el tratamiento sea compatible con las finalidades informadas al interesado, según el contexto del tratamiento.
3. Necesidad: Limitar el tratamiento al mínimo necesario para el logro de sus fines, cubriendo solo datos pertinentes, proporcionales y no excesivos en relación con dichos fines.
4. Acceso Gratuito: Garantizar a los titulares el acceso fácil y gratuito a consultas sobre la forma y duración del tratamiento, así como sobre la integridad de sus datos personales.
5. Calidad de los Datos: Asegurar a los titulares la exactitud, claridad, pertinencia y actualización de los datos, conforme a la necesidad y a la finalidad de su tratamiento.
6. Transparencia: Proporcionar a los titulares información clara, precisa y fácilmente accesible sobre la realización del tratamiento y los respectivos agentes de tratamiento, respetando los secretos comerciales e industriales.
7. Seguridad: Implementar medidas técnicas y administrativas adecuadas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado y situaciones accidentales o ilegales de destrucción, pérdida, alteración, comunicación o difusión.
8. Prevención: Adoptar medidas para prevenir la ocurrencia de daños debido al procesamiento de datos personales.
9. No Discriminación: Asegurar que el tratamiento no se lleve a cabo con fines discriminatorios, ilegales o abusivos.
10. Responsabilidad y Rendición de Cuentas: Los agentes deben demostrar la adopción de medidas efectivas para cumplir con las normas de protección de datos personales y la eficacia de estas medidas.

Para dar cumplimiento a estos principios, Webdox cuenta con metodologías de protección de datos y seguridad las cuales se encuentran certificadas ISO 27001 y 27701 así como SOC 2 tipo 1. 

Además, tienen conformada una estructura dedicada a la protección de datos que comprende un DPO regional, DPO contact point en Brasil y un encargado de gobierno de datos. Además del área de seguridad de Webdox.

Webdox  se compromete a cumplir con las disposiciones de la LGPD en todas sus operaciones que involucren el procesamiento de datos personales conforme a los escenarios mencionados anteriormente en nuestras Servicio Cloud de Webdox- CLM. Además, garantizamos a los titulares de los datos sus derechos dentro del marco de la LGPD.

Para cualquier consulta o ejercicio de sus derechos bajo la LGPD, por favor contacte a nuestro equipo de privacidad en privacidad@webdoxclm.com.