La empresa

Con la llegada de la pandemia, WTS identificó en sus operaciones la urgente necesidad de digitalizar y optimizar sus procesos contractuales, que antes eran realizados de manera manual, utilizando papel y envío físico para que los acuerdos pudieran ser firmados. Esto era especialmente un punto a mejorar, ya que muchas veces podían ocurrir retrasos en la firma de contratos por el hecho de que la persona responsable por la firma no se encontrara físicamente en el país, por ejemplo.

La pandemia incentivó a WTS a optimizar su operación, principalmente a partir del área legal, por lo que empezaron a buscar una solución que abarcara todas sus necesidades, como la digitalización rápida de todo el proceso contractual, firma electrónica integrada, repositorio centralizado, workflows de aprobación y posibilidad de colaboración en línea entre las diferentes partes involucradas en la elaboración y negociación de los contratos.

Estudiando diferentes opciones de software de gestión de contratos, WTS encontró en Webdox CLM las funcionalidades ideales para solucionar sus demandas de manera ágil, transparente y eficiente.

WTS decidió implementar el software CLM de Webdox por dos aspectos principales:

1. Dinamismo de la plataforma y su facilidad de uso. Al respecto Jania Rozas Gerente Legal Corporativo de WTS afirmó: “La plataforma es muy dinámica, fácil de interactuar e intuitiva para nuevos usuarios”

2. Capacidad para configurar workflows automatizados y adaptados a los procesos internos de WTS, de manera personalizada e independiente, sin la necesidad de solicitarlo a soporte técnico.

Además, la empresa identificó que Webdox CLM tenía la capacidad para gestionar el ciclo de vida de los contratos en su totalidad, permitiendo automatizar totalmente los procesos contractuales de WTS. Para el área legal de la empresa, uno de los principales beneficios del uso de Webdox CLM fue la facilidad para crear diferentes tipos de flujos de trabajo e incluir usuarios para participar de los procesos de solicitud, aprobación y firma de los contratos, totalmente online.De esta manera, WTS ha logrado reducir en promedio 28 días en el proceso de firma de sus contratos, normalmente podría tardar hasta un mes lo que en la actualidad toma solo dos días.

Entre las funcionalidades de Webdox CLM más utilizadas por WTS están la solicitud y generación de contratos, los Workflows automatizados para aprobación, el repositorio digital centralizado en la nube, la firma electrónica, los alertas de vigencia para controlar automáticamente las fechas y marcos clave de los contratos, y la reportería automatizada para hacer seguimiento del estatus de los procesos contractuales en el área legal, lo que les permite identificar puntos de mejora en la operación.

Hoy, nuestro software de gestión de contratos es utilizado por toda la empresa, centralizando la gestión contractual que antes era realizada a través de diferentes herramientas como correo electrónico, planillas de Excel, sharepoints, y otras herramientas.

El equipo de WTS también resalta la agilidad del proceso de onboarding de la plataforma, donde pudieron entender todas las posibilidades de configuración que Webdox CLM ofrece. Además, destacan la disponibilidad del área de soporte al cliente, su proactividad para generar nuevas capacitaciones y responder consultas, a través de diferentes canales, “es de mucha ayuda para resolver rápidamente cualquier nueva necesidad”.

Estos son algunos de los logros que WTS ha obtenido con el uso del software de gestión de contratos Webdox CLM:

• Reducción del tiempo de firma de los contratos de un mes a dos días.
• Control centralizado de todo el ciclo de vida de los contratos en una única plataforma.
• Economía de tiempo de trabajo en el equipo legal para atender la solicitud, generación, aprobación y firma de acuerdos contractuales.
• Disponibilidad de los contratos para visualización por los usuarios desde cualquier lugar, y en cualquier momento.