“Para nosotros Webdox ha facilitado tener una gestión más ordenada y eficiente, trazable y con accountability de todos los requerimientos de la dirección de asuntos jurídicos de la Universidad".
La institución
La Pontificia Universidad Católica de Chile fue fundada en 1888 bajo los valores de la Iglesia Católica, con la misión de ofrecer una educación distintiva a los jóvenes de Chile. Actualmente, la universidad está integrada por cinco campus y 18 facultades, constituidas por escuelas e institutos. Cuenta además con el programa College UC, y tres unidades interdisciplinarias. Juntos, abarcan todas las áreas del conocimiento.
Uno de sus ejes para el desarrollo entre 2020-2025 es la Transformación Digital, por lo que el uso del software Webdox CLM en los procesos de la universidad viene a agregar para el alcance de esta meta.
Desafío Empresarial
La Pontificia Universidad Católica de Chile es una universidad con varios centros y en la cual se ejecutan diferentes procesos en torno a estudios, investigaciones, fundaciones, corporaciones y otros tipos de actividades. Esto genera un volumen de requerimientos jurídicos muy grande, por eso surge la necesidad de abordarlos con el uso de una plataforma CLM como Webdox, que ayude a la eficiencia de los procesos internos y externos de la universidad.
La PUC-Chile ya había pasado por una etapa de transformación digital al implementar un software interno para la gestión de documentos. Sin embargo, para las unidades de apoyo como la de Asuntos Jurídicos, en un momento se visualizó la necesidad de contar con una plataforma global, que permitiera gestionar los contratos y documentos desde su elaboración, pasando por la firma electrónica, hasta los procesos de post-firma. Con esto, podrían tener una orientación al servicio más activa, eficiente y con enfoque en la satisfacción de los clientes internos de los varios sectores a los cuales entregan apoyo.
Impacto en el negocio
Las principales funcionalidades que la unidad de Asuntos Jurídicos de la PUC-Chile destaca en el software de gestión de contratos Webdox son las firmas electrónicas integradas, el repositorio digital de documentos, los recursos de trazabilidad de los contratos y las herramientas de gestión post-firma nativas en la plataforma.
En lo referente a la firma electrónica avanzada que utilizan a través de Webdox CLM, lo que se destaca es la posibilidad de contar con una firma con validación de identidad robusta, exigente y confiable, que permite responder a los requerimientos de ciertos tipos de documentos y procesos más complejos sin la necesidad de hacer un enrolamiento previo de los firmantes, pues la firma cuenta con un sistema de datos cruzado con el del Registro Civil. La PUC-Chile también utiliza la firma electrónica simple integrada al software para gran parte de sus procesos, con total validez legal.
Además, resaltan las funcionalidades de clasificación e indexación de archivos, lo que permite a los usuarios acceder a todos los documentos fácilmente a través de la búsqueda inteligente en el software y visibilizar los contratos ordenados por área, por período, por el nombre de la contraparte, etc.
Es decir, el software de gestión de contratos Webdox CLM permite a la PUC-Chile contar con una digitalización de procesos más eficiente, ágil y confiable para todos sus requerimientos documentales.
Los Resultados
Estos son algunos de los logros que la PUC-Chile ha obtenido con el uso de la solución CLM de Webdox:
- Centralización y accesibilidad de documentos en un repositorio digital.
- Gestión ordenada, eficiente, trazable y con accountability de los requerimientos de la dirección de Asuntos Jurídicos
- Uso eficaz de las firmas electrónicas simple y avanzada.
- Procesos más eficientes en la pre-firma y la posfirma.
- Agilidad en la gestión integral de un volumen grande de documentos.
Testimonio
"Webdox CLM es más que una firma electrónica. Este es un servicio para digitalizar y hacer más eficientes los procesos generales del flujo de los contratos, incluida la elaboración de los mismos".
