La institución

La Pontificia Universidad Católica de Chile es una universidad con varios centros y en la cual se ejecutan diferentes procesos en torno a estudios, investigaciones, fundaciones, corporaciones y otros tipos de actividades. Esto genera un volumen de requerimientos jurídicos muy grande, por eso surge la necesidad de abordarlos con el uso de una plataforma CLM como Webdox, que ayude a la eficiencia de los procesos internos y externos de la universidad.

La PUC-Chile ya había pasado por una etapa de transformación digital al implementar un software interno para la gestión de documentos. Sin embargo, para las unidades de apoyo como la de Asuntos Jurídicos, en un momento se visualizó la necesidad de contar con una plataforma global, que permitiera gestionar los contratos y documentos desde su elaboración, pasando por la firma electrónica, hasta los procesos de post-firma. Con esto, podrían tener una orientación al servicio más activa, eficiente y con enfoque en la satisfacción de los clientes internos de los varios sectores a los cuales entregan apoyo.

Las principales funcionalidades que la unidad de Asuntos Jurídicos de la PUC-Chile destaca en el software de gestión de contratos Webdox son las firmas electrónicas integradas, el repositorio digital de documentos, los recursos de trazabilidad de los contratos y las herramientas de gestión post-firma nativas en la plataforma. 

En lo referente a la firma electrónica avanzada que utilizan a través de Webdox CLM, lo que se destaca es la posibilidad de contar con una firma con validación de identidad robusta, exigente y confiable, que permite responder a los requerimientos de ciertos tipos de documentos y procesos más complejos sin la necesidad de hacer un enrolamiento previo de los firmantes, pues la firma cuenta con un sistema de datos cruzado con el del Registro Civil. La PUC-Chile también utiliza la firma electrónica simple integrada al software para gran parte de sus procesos, con total validez legal. 

Además, resaltan las funcionalidades de clasificación e indexación de archivos, lo que permite a los usuarios acceder a todos los documentos fácilmente a través de la búsqueda inteligente en el software y visibilizar los contratos ordenados por área, por período, por el nombre de la contraparte, etc.

Es decir, el software de gestión de contratos Webdox CLM permite a la PUC-Chile contar con una digitalización de procesos más eficiente, ágil y confiable para todos sus requerimientos documentales.

Estos son algunos de los logros que la PUC-Chile ha obtenido con el uso de la solución CLM de Webdox:

• Centralización y accesibilidad de documentos en un repositorio digital.
• Gestión ordenada, eficiente, trazable y con accountability de los requerimientos de la dirección de Asuntos Jurídicos
• Uso eficaz de las firmas electrónicas simple y avanzada.
• Procesos más eficientes en la pre-firma y la posfirma.
• Agilidad en la gestión integral de un volumen grande de documentos.