La empresa

Dado el crecimiento y la expansión que tuvo el Grupo Flesan en Chile y en el Perú, la empresa se encontró con algunos desafíos para la administración de contratos y acuerdos de negocios. Una de las dificultades era la gestión manual cuando existía una distancia física entre los responsables por firmar los documentos y entre las obras que se estaban ejecutando en la empresa. Además, la trazabilidad de los procesos contractuales se realizaba principalmente vía correos electrónicos, lo que dificultaba el fácil acceso y visibilidad de los contratos.

Fue entonces que el equipo de Flesan identificó la oportunidad de mejorar todo su proceso de gestión de contratos a través de un software CLM, lo que fue impulsado además por la llegada de la pandemia de Covid-19. Actualmente, Flesan utiliza Webdox CLM tanto en Chile como en el Perú, en departamentos como áreas de estudio, el área legal, áreas de oficinas técnicas, entre otras.

Flesan decidió implementar el software CLM de Webdox por tres aspectos principales:

• La facilidad de uso de la plataforma, y la posibilidad de integrar otros sistemas internos y externos vía API.

• El buen acompañamiento del equipo de onboarding y de soporte durante la implementación y el uso del software.

• Relación Costo / Beneficio: precio competitivo en relación a otras plataformas.

Galo Simonet, gerente general de Flesan Servicios Compartidos, comenta que un importante impacto de la implementación de Webdox CLM fue el cambio cultural en la manera de trabajar en la organización, ya que el uso de sistemas de gestión contractual es algo relativamente nuevo en la industria de construcción. Por ello, una de sus necesidades era contar con un programa de capacitación ordenado y eficaz para permitir a todos los usuarios adaptarse a la plataforma, lo que fue totalmente logrado durante el onboarding de Webdox CLM. “Siempre contamos con un equipo de soporte disponible, dispuesto a aclarar las dudas, y en general, siempre con respuestas a todas nuestras consultas”, cuenta.

A través del software de gestión de contratos de Webdox, el equipo de Flesan ha logrado varios beneficios en sus operaciones. Entre los principales impactos están la estandarización de la comunicación, la centralización de los procesos de firma con la herramienta de firma electrónica integrada al CLM, un seguimiento detallado de cada etapa del proceso, y una muy buena integración con los sistemas internos y externos utilizados por la compañía.

Otro importante beneficio que la empresa ha identificado con el uso de Webdox CLM es la reducción del tiempo del ciclo de generación de sus contratos, este proceso que antes tomaba dos semanas, hoy se gestiona de forma completa en dos a cinco días. Además, hoy logran llevar un historial completo y accesible de sus contratos firmados, todos almacenados en un repositorio centralizado. Esto les permite estandarizar la información de las operaciones de todo el Grupo Flesan tanto en Chile como en el Perú, y tener una administración eficiente.

Estos son algunos de los logros que Flesan ha obtenido con el uso del software de gestión de contratos Webdox CLM:

• Más de 4 mil contratos procesados correctamente y almacenados en repositorio centralizado, fáciles de rastrear y monitorear.

• Reducción del tiempo del ciclo de gestión contractual de dos semanas para 5 días.

• Contratos firmados electrónicamente en no más de 2 minutos.

• Trazabilidad y control eficiente de las etapas de cada contrato, totalmente centralizado y en línea.