¿Cuáles son las soluciones y servicios que ofrece COPEC?

COPEC se enfrentaba a diversos desafíos que motivaron su búsqueda de una herramienta de gestión de contratos CLM  (Contract Lifecycle Management). Uno de los desafíos clave fue la transición de un enfoque de trabajo analógico a uno completamente digital, impulsado en parte por un cambio de oficina que exigía la digitalización de todos los documentos.

Otro reto importante que debieron asumir fue la necesidad de colaborar con otras áreas de la empresa en la gestión de contratos, lo que anteriormente podía llevar varios días, pero con la herramienta de Webdox CLM, se aceleró significativamente, reduciendo los tiempos de espera de semanas a horas o incluso a un día.

Por último, tal como destaca Carolina Escobar, Abogada Senior en COPEC “otro desafío desde el inicio fue la creación de indicadores para medir la gestión”. Aunque no contaban con mucho tiempo en la rutina diaria para prepararlos,  “era un requisito imprescindible para alinearnos con los estándares establecidos por la compañía en todas sus demás áreas”. 

La automatización del proceso de gestión de contratos en COPEC ha tenido un impacto significativo en el flujo de trabajo al generar documentos de forma automática. Además, ha mejorado notablemente la colaboración entre áreas, como destacó Juan Carlos Balmaceda al mencionar que "no se trata simplemente de cerrar un acuerdo y pasar el documento al área legal para su finalización, sino de involucrar a todos y validar un proceso dentro de un flujo que permite que todos sean parte del resultado final".

Este enfoque ha generado beneficios tangibles y ha tenido un impacto positivo en el negocio, tales como:

• Acelerar los procesos de gestión de contratos de semanas a horas, mejorando la eficiencia y reduciendo los tiempos de espera.
• Con la herramienta de reportes de Webdox CLM, lograron generar indicadores para medir la gestión y alinear la Gerencia Legal con los estándares y objetivos de la empresa.
• La digitalización de la gestión de contratos en COPEC ha permitido mayor eficiencia en el área legal y ha beneficiado la colaboración entre las áreas, lo que ha permitido que las partes involucradas adquieran un mayor conocimiento del proceso y se sientan parte del resultado final.

Entre las más destacadas se encuentran los contratos de prestación de servicios con proveedores de suministro, así como los contratos de abastecimiento. También trabajan con contratos de tecnología que requieren una revisión adicional, ya que implican asuntos de propiedad intelectual y otros aspectos que no se ven en los contratos tradicionales.

 Además, hay contratos vinculados a la movilidad y a los nuevos negocios de la compañía, así como contratos específicos con filiales. La tipología de contratos utilizados en COPEC es muy variada y multidisciplinaria, lo que requiere una estrecha colaboración con las demás áreas de la compañía para poder responder de manera adecuada a las necesidades del negocio. La digitalización ha permitido ordenar y hacer seguimiento de los diferentes tipos de contratos de manera más eficiente.

 COPEC está buscando profundizar y sacar más provecho de la gestión y administración de contratos a largo plazo. Para ello, buscan crear nuevos flujos y procesos que les permitan hacer más específicas las necesidades y poder administrar mejor los plazos de vencimiento y renovación de boletas de garantía, entre otros aspectos como

• La empresa está comprometida con el trabajo diario, escuchando las áreas y adaptándose constantemente a los nuevos requerimientos para ofrecer un mejor servicio a los clientes internos.
• La clasificación de contratos es considerada clave para operar de manera óptima y se agregarán más categorías para generar reportes más completos y tomar decisiones estratégicas.
•  COPEC también está trabajando en la digitalización de los procesos para hacerlos más fluidos en las estaciones de servicio especiales