Conoce cómo Webdox CLM transformó la gestión de contratos en Copec, mejorando la eficiencia y colaboración

Soluciones y servicios de Copec

COPEC, empresa chilena líder en la distribución de combustibles y lubricantes, ostenta una notable presencia tanto en América Latina como en Estados Unidos y otros países. Más allá de su actividad principal, COPEC se dedica también a ofrecer soluciones de movilidad y contribuye al desarrollo de individuos, empresas y el país en su conjunto. 

Con una trayectoria de 87 años, la empresa presta servicios a un espectro diverso de clientes, que abarca desde visitantes habituales de sus estaciones de servicio hasta importantes compañías mineras y eléctricas. En un compromiso constante con la innovación, COPEC adopta herramientas avanzadas, como la gestión de contratos digitales, para superar los retos propios de su sector.

Desafíos empresariales de la Gerencia Legal de COPEC

La Gerencia Legal de COPEC enfrentaba varios desafíos que llevaron a la búsqueda de una solución de gestión de contratos (CLM Software, por sus siglas en inglés). Un reto primordial fue la transición de métodos de trabajo analógicos a digitales, especialmente motivado por un cambio de oficina que requería la digitalización completa de la documentación.

Otra dificultad importante fue la colaboración interdepartamental en la gestión de contratos. Lo que antes podía tardar días, se optimizó notablemente con la implementación de Webdox CLM, acortando los tiempos de espera de semanas a horas o incluso un día.

Carolina Escobar, Abogada Senior en COPEC, destacó un desafío adicional desde el inicio: la creación de indicadores para medir la gestión. A pesar de las limitaciones de tiempo, era esencial alinear esta práctica con los estándares de la compañía.

Operaciones legales beneficiadas en COPEC con el uso de un CLM

Las operaciones que más se han beneficiado incluyen contratos de prestación de servicios con proveedores, así como acuerdos de suministro y abastecimiento. También se destacan los contratos relacionados con tecnología, que demandan una atención especial por involucrar propiedad intelectual y otros aspectos no presentes en contratos tradicionales.
Además, se manejan contratos vinculados a la movilidad y a los nuevos negocios de la compañía, junto con acuerdos específicos con filiales. La diversidad y multidisciplinariedad de los contratos en COPEC exigen una estrecha colaboración con otras áreas de la empresa para satisfacer adecuadamente las necesidades del negocio. La digitalización ha facilitado la organización y seguimiento de estos contratos de manera más eficiente.

Beneficios para la Gerencia Legal e impacto en el negocio

La implementación del software de gestión de contratos ha transformado el flujo de trabajo en COPEC, facilitando la generación automática de documentos y mejorando significativamente la colaboración interdepartamental. Juan Carlos Balmaceda subrayó que el proceso no se limita a concretar un acuerdo y pasarlo al área legal; implica la participación activa de todos en un flujo que culmina en un resultado conjunto.