Resumen de Legalidad de las firmas electrónicas en Colombia
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¿Existe Legislación sobre la Firma Electrónica en Colombia?
Sí, las normas principales que la regulan son: i) La Ley 527 de 1999; y ii) el Decreto 2364 de 2012. Conoce el marco normativo de la firma electrónica en Colombia.
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¿Cuántos tipos de firma digital existen en Colombia?
En Colombia existen tres tipos de firmas virtuales reconocidas y aceptadas por la Ley 527 de 1999:
La firma digital es un valor numérico que se agrega a un mensaje de datos y garantiza la integridad y autenticidad del documento firmado mediante criptografía asimétrica y un certificado digital.La firma electrónica es cualquier método que permita identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, como códigos, contraseñas, datos biométricos, etc.
La firma electrónica certificada es cualquier método de firma electrónica que se realice con factores de autenticación o datos de identidad, que incluye un certificado digital para garantizar la seguridad e integridad y evitar el no repudio de los documentos firmados. Este certificado permite dar fe de un acto o voluntad por parte de los firmantes.
Conoce las diferencias técnicas y legales aquí. -
¿Cuáles son los principios de la firma electrónica en Colombia?
La firma electrónica se rige por el principio de neutralidad tecnológica, establecido en el artículo 2 de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, el cual establece que ninguna disposición excluirá, restringirá o privará de efecto jurídico cualquier método, procedimiento, dispositivo o tecnología para crear una firma electrónica que cumpla los requisitos.
El principio de equivalencia funcional establecido en el artículo 6 de la Ley 527 de 1999, señala que un mensaje de datos será considerado equivalente a un escrito en papel, siempre y cuando la información sea accesible para su posterior consulta.
La función de una firma electrónica es identificar al iniciador del mensaje de datos, indicar que el contenido cuenta con la aprobación del autor y ser confiable y apropiada para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
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¿Cuáles son las características de la firma electrónica?
La firma electrónica en Colombia garantiza:
Autenticidad: Identificación del iniciador o receptor para proteger la privacidad de la información.
Confidencialidad: Requisitos técnicos mínimos para proteger la privacidad de la información.
Integridad: Procesos técnicos para garantizar la misma información enviada y recibida.
No repudio: Iniciador del mensaje no puede negar el envío de información.
La ley requiere que los documentos con firma electrónica sean conservados, cumpliendo con:Accesibilidad a la información.
Conservación en formato original o formato que reproduzca exactamente la información.
Conservación de información que determine origen, destino, fecha y hora del mensaje.
Estas características brindan seguridad y confiabilidad a los intervinientes en el proceso de firma electrónica. -
¿Cuáles son las entidades autorizadas para prestar servicios de certificación en Colombia y sus actividades?
El artículo 160 del Decreto Ley 19 de 2012 regula la acreditación de entidades prestadoras de servicios de certificación en Colombia. Las entidades pueden ser tanto públicas como privadas, nacionales o extranjeras, y deben cumplir con los requisitos establecidos por el Gobierno Nacional a través del Organismo Nacional de Acreditación.
El artículo 161 del mismo decreto describe las actividades que pueden realizar las entidades acreditadas, tales como la emisión de certificados sobre firmas electrónicas y la oferta de servicios relacionados con documentos electrónicos transferibles. Conoce más sobre la legalidad de la firma electrónica en Colombia
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¿Qué institución acredita la firma electrónica certificada?
En Colombia, el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia es la entidad encargada de acreditar a las entidades certificadoras. Conoce los actores involucrados en el proceso de firma electrónica en Colombia
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¿Puede tener fuerza vinculante la firma electrónica por acuerdo contractual en Colombia?
En lo que concierne a cumplimiento de las normas requeridas para la validez de la firma electrónica, el firmante debe suscribir un acuerdo sobre el uso del mecanismo de firma electrónica en el cual se estipulan las condiciones legales y técnicas a las cuales se ajustarán las partes para realizar comunicaciones, efectuar transacciones, crear documentos electrónicos o cualquier otra actividad mediante el uso del intercambio electrónico de datos. El Decreto 2364 de 2012 estipula en su artículo 7°. Firma electrónica pactada mediante acuerdo. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica. Conoce el marco normativo de la firma electrónica en Colombia.
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¿Puede usarse la firma de Webdox en este país? ¿Cuáles serían las estrategias complementarias?
Sí, aplicando los criterios legales de los organismos de acreditación avalados por la ONAC.
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¿Cuál es el valor de firma electrónica en juicio?
El artículo 10 Ley 527 de 1999 establece que los mensajes de datos serán admisibles como medios de prueba. En toda actuación administrativa o judicial, no se negará eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de información en forma de un mensaje de datos, por el sólo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razón de no haber sido presentado en su forma original.
Asimismo, el artículo 247 del Código General del Proceso prevé la valoración de la prueba de mensajes de datos y la forma en cómo deberán aportarse los documentos al proceso, esto es: “ (…) en el mismo formato en que fueron generados, enviados, o recibidos, o en algún otro formato que lo reproduzca con exactitud”. Conoce los aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia.
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¿Cuál es el valor de firma electrónica certificada en juicio?
Los mensajes de datos que se aporten al proceso se presumirán auténticos (Art. 244 del Código General del Proceso). De igual forma, no podrá negarse la eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a los mensajes de datos, solo por el hecho de que no hubieran sido presentados en su forma original (Art. 10 Ley 527 de 1999) siempre y cuando consten en un formato que los reproduzca en su integridad.
Adicionalmente, el artículo 11 de la Ley 527 de 1999 prevé que el operador de justicia, al momento de valorar los documentos que hubieran sido aportados como mensajes de datos deberá tener en cuenta la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en la que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. Conoce los aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia.
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¿Existe alguna norma o procedimiento que regule constancias de conservación de mensajes de datos?
Frente a la conservación del mensaje de datos, el artículo 12 de la ley 527 de 1999, señala que cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1.) Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta. 2.) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3.) Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.
No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
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¿Existe jurisprudencia explicita que apoye la validez de firma electrónica en contratos o en documentos?
Sí, La sentencia C 662/2000 M.P. Fabio Morón Díaz por medio de la cual declaró la exequibilidad de la Ley 527 de 1999. Asimismo, la sentencia del 1 de octubre de 2020 del Tribunal Superior de Bogotá D.C, M.P. Marco Antonio Álvarez Gómez en virtud de la cual el Tribunal sostiene la validez probatoria de los títulos valores electrónicos. Conoce el informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia
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¿Qué documentos se pueden firmar con firma electrónica?
En Colombia, los documentos electrónicos (mensajes de datos) pueden ser aceptados en actuaciones administrativas o judiciales y tienen la misma validez y fuerza obligatoria que los documentos en forma original. La firma electrónica certificada de documentos es legal y tiene los mismos efectos que la firma manuscrita, siempre y cuando cumpla con los atributos especificados en la ley.
Conoce la guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento o contrato -
¿Colombia reconoce la firma electrónica de Webdox como un tipo válido de firma electrónica?
Sí, la firma de Webdox es una firma electrónica y usa certificado de firma y criptografía asimétrica, aplicando los criterios legales de los organismos de acreditación avalados por la ONAC.
Para la Firma Electrónica Certificada, Webdox cuenta con una integración con ProtectData, proveedor de firma autorizado y regulado por las autoridades colombianas.
Documento producido en conjunto con:
Firma Electrónica en Colombia: Elementos esenciales y marco normativo
Descarga este ebook y conoce:
- Tipos de firmas en el mundo virtual Colombiano
- Marco Normativo de la Firma electrónica en Colombia
- Principios que gobiernan a la firma electrónica en Colombia
- Características de la firma electrónica en Colombia
- Actores involucrados en el proceso de firma electrónica
- Casos de uso asociados a la Firma Electrónica en la legislación colombiana
- Aspectos procesales y probatorios sobre la firma electrónica en Colombia
- Ejemplos de Jurisprudencia sobre la materia
- Beneficios de la firma electrónica en Colombia
Firma Electrónica en Colombia - Elementos esenciales y marco normativo
Informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia
Desarrollamos este informe que agrupa una serie de tesis en torno a la firma electrónica en Colombia, para que tengas mayor entendimiento de los casos en que ha sido usada y aceptada.
¿Qué encontrarás en este Ebook?
- Sentencias de la Corte Constitucional
- Sentencias Corte Suprema de Justicia
- Sentencia Tribunal Superior de Bogota D.C
Informe de Jurisprudencia de la Firma Electrónica en Colombia
Guía elaborada en conjunto con:
Guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento en Colombia
Para aportar al entendimiento de las permisiones y exigencias legales en el uso de la Firma Digital y de la Firma Electrónica en diferentes tipos de documentos en Colombia, elaboramos esta guía de uso que apunta cuándo usar qué firma, y las leyes que lo respaldan.
Consulta este material siempre que requieras información sobre la legalidad de la firma electrónica en un acuerdo específico en Colombia.
Conoce que tipo de documentos admiten firma electrónica simple o firma electrónica avanzada
Guía de uso de la firma electrónica por tipo de documento en Colombia
Webdox es la manera más fácil de gestionar y firmar documentos en Colombia
Firma Electrónica | Webdox E-Signature
La firma electrónica de Webdox potenciada por VerifiK que permite validar la identidad del firmante mediante registros de Bases de Datos en Colombia, garantiza la atribución, integridad y disponibilidad en el marco normativo, cumpliendo con la Ley 527.
Se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por Digicert Certificate Authority y puede ser utilizada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos en Colombia y LATAM.
Firma certificada por Digicert, altamente segura y válida legalmente en LATAM y en el mundo
Disminuye los costos en procedimientos y consumo de papel.
Brinda simplicidad y rapidez, permitiendo firmar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar
Firma Electrónica Certificada
Para la Firma Electrónica Certificada, Webdox cuenta con una integración con ProtectData, proveedor de firma autorizado y regulado por las autoridades colombianas.
Firma electrónica segura, de fácil uso y que cumple con la regulación aplicable.
Mitiga los riesgos de suplantación de identidad y alteración de los documentos
Generación masiva de documentos para firma electrónica
El Add-on de Webdox facilita la generación, el envió y y la firma de documentos, de manera masiva. Es una funcionalidad que permite firmar desde una plantilla de contrato, masivamente y asincrónicamente, con múltiples personas a la vez, usando datos específicos de cada parte.
Creación masiva de documentos
Firma electrónica masiva
Control total del estado de avance del proceso
Gestiona el ciclo de vida de tus contratos de principio a fin en una única plataforma
Informe técnico de validación Firma electrónica Webdox en Colombia
El diagnóstico realizado a la solución de firma electrónica de Webdox, por parte del Doctor Erick Rincón, perito independiente y especializado, concluye que la solución de firma electrónica desarrollada por Webdox se consolida como un mecanismo válido, que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, y demás normas concordantes; además de ser una opción idónea para los potenciales usuarios de firma electrónica, toda vez que no solo cumple las disposiciones normativas, sino que también garantiza la seguridad de su solución.
Informe técnico de validación de la Firma Electrónica en Colombia
Perito especializado en Derecho de Internet y Nuevas Tecnologías, Erick Rincón es un abogado y profesor colombiano asociado de la facultad de Jurisprudencia de la Universidad del Rosario y expresidente de Certicámara. Doctor en Derecho de la Universidad Europea de Madrid. Con más de 19 años de experiencia en el desarrollo ejecutivo, jurídico, tecnológico y estratégico de empresas es el actual director de TicTank Colombia.
Recursos prácticos de Firma electrónica en Colombia
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Validez legal de la firma electrónica con nuestro invitado experto Erick Rincón
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Tipos de firma electrónica, principales características y usos en Colombia.
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Aspectos cruciales a tener en cuenta en el uso y proveedor de firma electrónica con el que se cuente.
¿Dudas? Recibe asesoría gratuita y conoce todo lo que Webdox puede hacer por tu negocio
de ahorro de tiempo dedicado a las aprobaciones y firmas de contratos.
de incremento en el número de acuerdos cerrados.
menos carga operativa de trabajo.
de ahorro en tiempos de gestión.
veces más contratos firmados y validados.