“Webdox nos proporcionó visibilidad transaccional actualizada sobre el estado de los contratos y mejoramos el cumplimiento de ellos”.
Universidad Loyola, México.
Universidad Loyola
La Universidad Loyola del Pacífico (ULP), está ubicada en el puerto de Acapulco (México), surgió como un proyecto impulsado por un grupo de empresarios acapulqueños para contribuir en el avance tecnológico y cultural del puerto. En el año 2008, inició el nivel medio superior con la apertura del Bachillerato de la Universidad Loyola del Pacífico: Prepa Loyola. Diez años después, en el 2018, inició el nivel básico con la Secundaria Loyola. Hoy en día, su oferta de estudios de nivel superior es de 9 licenciaturas semestrales y 3 cuatrimestrales. Así es como con la ampliación de su oferta académica, se constituye como el Sistema Educativo Loyola del Pacífico.
- +300 Contratos anuales
- 90% Tiempo ahorrado
- 2 horas Gestión de un contrato
El Problema
El año 2020 surge la necesidad de contar con una herramienta digital como Webdox que pudiera hacer llegar a los profesores por medio del correo electrónico sus contratos de prestación de servicios sin que tuvieran que acudir al campus, pues por temas de pandemia no es posible entregarles de forma física dicho documento y a su vez recabar la firma autógrafa.
La Solución
Con Webdox tuvieron la oportunidad de poder contar con la colaboración de profesores ubicados en distintos lugares de la región gracias la su funcionalidad de Firma Electronica, al poder asegurar la formalización de la prestación del servicio. Otras funcionalidades destacas por la ULP son el add-on Generación masiva de documentos y el Repositorio (archivo digital clasificado), las cuales les permitieron iniciar un proceso de digitalización y clasificación de todos sus documentos. Para fines de este 2021 esperan implementar el mismo proceso de creación de contratos y firma electrónica con el alumnado.
Los Resultados
Webdox proporcionó visibilidad transaccional actualizada sobre estado de los contratos, reduccion en los tiempos y mejora en el cumplimiento de los contratos.
- Tiempo de firma: un 90% de tiempo ahorrado
- Proceso de digitalización: mas de 300 contratos anuales digitalizados y clasificados.
- Cantidad de horas hombres en gestionar un contrato de inicio a fin: 2 horas
- Posibilidad de contar con prestadores de servicios foráneos con la debida formalización del contrato.
El punto de inflexión fue el giro que dieron muchas actividades debido a la pandemia, lo que nos ha mantenido trabajando a distancia. Webdox en particular, nos dio la oportunidad de poder contar con las funcionalidades que necesitábamos para seguir operando.
