La empresa

Clara México es una empresa que surge en el año 2020, en plena pandemia. Su operación está principalmente basada en el uso de tecnología y el acceso a la información. Eso permitió un crecimiento acelerado, que debía ser acompañado de forma idónea por el área legal de la empresa brindando, de manera ágil y eficiente, todo el soporte jurídico necesario para este crecimiento.

El equipo de Clara identificó que el uso de métodos manuales o herramientas tradicionales para gestionar los contratos ya no daban abasto para el nivel de servicio que la empresa pretendía ofrecer. Entonces, decidieron buscar una solución capaz de abarcar varias de sus necesidades, como por ejemplo, el resguardo de la información legal de la empresa, envío automatizado de documentos para firmar (mediante firma electrónica), el establecimiento de procesos específicos para la elaboración de contratos bajo un modelo de colaboración entre diferentes áreas de la empresa, entre otros recursos. Luego de un análisis de mercado, definieron que Webdox CLM era el software idóneo para responder a todas estas demandas, ofreciendo una plataforma, de fácil uso, ágil, transparente y segura.

Clara México decidió implementar el software CLM de Webdox por tres aspectos principales:

1. La posibilidad de ordenar y almacenar la documentación en la nube conforme los criterios internos de la propia empresa.
2. La capacidad de automatización de procesos a través de Workflows,  logrando mayor control, ahorro de tiempo y aumento en la productividad, puesto que permitió liberar al equipo de tareas operativas para dar lugar a lo estratégico.
3. La facilidad de manejar múltiples tipos de firma en una única plataforma, permitiendo aplicar firmas electrónicas simples o avanzadas según lo que se requiera en cada contrato. 
   
   

Con el uso de Webdox CLM, Clara ha percibido un impacto positivo en todas las áreas de la compañía, no solamente en el área legal. Los recursos ofrecidos por la plataforma de gestión digital de contratos permiten al departamento de People (RRHH)  firmar contratos de empleo más rápido y generar menos fricción al momento de contratación.

En el área de compras, se ha percibido una disminución en el tiempo de generación y firma de acuerdos  NDAs (Non-disclosure agreement), lo que facilita la negociación con proveedores o terceros.

Para el área legal hubo una optimización importante en el almacenamiento y registro de los contratos y acuerdos relevantes de la empresa, que ahora están centralizados y totalmente disponibles, con acceso seguro y sencillo, y la posibilidad de generar alertas automatizados para controlar vencimientos y renovaciones. 

Por su parte, en la actualidad los recursos de Webdox CLM más utilizados por Clara México son los workflows automatizados, el envío masivo de documentos para firma y el almacenamiento de documentos. Además, las funcionalidades que ofrece Webbox CLM para la gestión del ciclo de vida de los contratos ha facilitado la administración de estos en Clara México, interconectando los procesos entre las áreas internas que a diario intervienen en la solicitud, redacción, negociación, aprobación, firma, accesibilidad, trazabilidad, seguimiento y análisis del término o renovación de cada contrato generado.

Otro aspecto que el equipo de Clara México ha resaltado de Webdox CLM es el soporte prestado en la etapa de onboarding y por el servicio al cliente. Según ellos, el proceso de implementación del software fue bastante ágil, ayudando a automatizar varias operaciones que antes se hacían manualmente. Además, el servicio al cliente siempre está a la orden para solucionar cualquier inquietud que pueda surgir por parte de la empresa.

Estos son algunos de los logros que Clara México ha obtenido con el uso de la solución CLM de Webdox:

• Envío automatizado de los documentos para ser firmados.
• Almacenamiento centralizado, ordenado y con mayor visibilidad de los contratos en la nube.
• Generación de alertas automatizados para vencimientos y renovaciones.
• Disminución en el tiempo de respuesta en toda la compañía.
  
  

"Webdox CLM ha incrementado nuestro rendimiento interno y los tiempos que dedicábamos a tareas operativas, pues ya no tenemos que ir y buscar los contratos en diferentes fuentes (físicas y digitales), éstos están totalmente disponibles y son muy fáciles de acceder, a demás de la seguridad que nos brinda el hecho que estén respaldados en la nube”.