“Con Webdox CLM tenemos una optimización del proceso contractual tanto en su tiempo como en el control de reportes, además de una gestión integral desde la solicitud hasta la ejecución del ciclo de vida del contrato.

Ulises Vázquez
Abogado corporativo y encargado de implementaciones de LegalTech en Premium Restaurant Brands

La empresa

  • 150 usuarios activos

  • 300 contratos gestionados en 10 meses

  • 11 áreas operativas beneficiadas

 

Premium Restaurant Brands, es parte de un grupo internacional operador de diferentes marcas de alimentos y bebidas en México y Centro América. La empresa es una cadena líder en el segmento en México, con más de 450 restaurantes propios y franquicias en el país. Una de sus misiones es hacer especial cada ocasión de comer y compartir, sirviendo productos extraordinarios. Un diferenciador de PRB frente a la industria es la pasión por el servicio y la calidad.

Desafío Empresarial

Premium Restaurant Brands es una empresa que administra centenas de contratos al año, y con la gestión diaria se identificó la necesidad de optimizar la administración de estos documentos para tener la visibilidad de los hitos, derechos, obligaciones, penalidades, accionables y vigencias de una manera ordenada y controlada. 

El uso de correos electrónicos o de otros procesos manuales dificultaba el seguimiento de cada uno de estos documentos, haciendo complejo el control de reporteo para acompañar los rendimientos relacionados a los contratos. De ahí surgió la necesidad de contar con una herramienta que permitiera tener la gestión integral de contratos, con trazabilidad y visibilidad de los accionables y una reportería general de desempeño y obligaciones contractuales en un único lugar.

Impacto en el negocio

Para solucionar estas necesidades, PRB optó por implementar el software de gestión de contratos Webdox CLM. La empresa destaca diferentes características que los hicieron decidir por la plataforma. Una de ellas es la posibilidad de integrar Webdox CLM a las diferentes herramientas administrativas que PRB ya posee en sus operaciones, como sistemas ERP o la integración con firmas electrónicas. Otro factor relevante fue el costo de inversión, el cual permite tener excelentes retornos en eficiencia y productividad a través de la optimización de los procesos contractuales.

Según Ulises Vázquez, al estar en contacto con el software se identificó la posibilidad de beneficiarse con diferentes funcionalidades, como la trazabilidad de cada proceso contractual a través de los Workflows, la firma electrónica integrada y el repositorio digital centralizado con almacenamiento en la nube. 

Además, destaca la atención entregada por el equipo de Webdox, que realizó un onboarding rápido del equipo de PRB a la plataforma y ofrece un seguimiento constante del desempeño del software para las operaciones específicas de Premium Restaurant Brands.

Los Resultados

Estos son algunos de los logros que Premium Restaurant Brands ha obtenido con el uso de la solución CLM de Webdox:

  • Estandarización de solicitudes contractuales a través de formularios.
  • Reportes periódicos para controlar el desempeño de los procesos contractuales.
  • Archivo digital robusto, confiable y centralizado a través de un repositorio en la nube.
  • Optimización de tiempo en la gestión de todo el ciclo de vida de los contratos.

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"Con Webdox CLM hemos identificado lo que funciona y lo que no ha funcionado en nuestros procesos contractuales, y con esto los hemos podido optimizar al máximo"