La empresa

Según Anastassia Fagetti, Gerente legal de L’Oréal Chile, el principal desafío del área legal de la empresa antes de la implementación del software CLM era la trazabilidad de los contratos. Al manejarlos principalmente a través de correos electrónicos, el acceso a los documentos no estaba centralizado y los procesos de revisión y aprobación solían ser lentos. Además, era más difícil tener un control estructurado de versiones, lo que ralentizaba la etapa de firma (que, además, era totalmente manual) y la ejecución de los contratos.

Para solucionarlo, el área legal de L’Oréal Chile identificó la necesidad de digitalizar sus procesos contractuales con el fin de agilizar y optimizar el flujo de aprobación y firma de sus acuerdos. Además, buscaban tener la trazabilidad de todos los documentos de manera ordenada, con un repositorio digital, control de versiones y la posibilidad de acceder a monitoreo y reportes para trabajar de manera más estratégica.

Al tener sus necesidades identificadas, el sector jurídico de la empresa encontró en el software Webdox CLM las soluciones para optimizar no solamente sus procesos contractuales, sino también diferentes flujos de validación en otros departamentos de la compañía.

La plataforma Webdox CLM fue implementada en L’Oréal Chile en el año 2016. La principal razón por haber elegido nuestro software es porque presentaba los mejores avances tecnológicos en aquel momento, y hasta hoy cumple con las necesidades de la empresa no solamente en la gestión de contratos, pero en el uso de Workflows de aprobación para otras campañas como concursos y publicidades, por ejemplo.

Entre los beneficios de Webdox CLM identificados por el sector legal de L’Oréal Chile está el hecho de que la plataforma es “tailor made”, es decir, adaptable a los procesos internos de la compañía. El software permite, por ejemplo, configurar y modificar los usuarios o los flujos de trabajo rápidamente, sin la necesidad de solicitar un servicio técnico. Esta independencia para hacer configuraciones fue uno de los principales aspectos para la contratación de la plataforma.

La usabilidad también es un punto destacado por Anastassia, ya que buscaban un software limpio, ordenado y fácil de entender para los usuarios nuevos que ingresan a los Workflows en la plataforma. Con el Dashboard, todos los usuarios pueden avanzar sin la necesidad de una formación específica por parte de la compañía, lo que agiliza la implementación de Webdox CLM en diferentes departamentos fuera del área legal. Anastassia resalta, además, el proceso de onboarding por parte del equipo de Webdox CLM, que entrega hasta el día de hoy todo el apoyo en la mejora continua de los procesos de L’Oréal Chile con el uso de la plataforma.

Entre las funcionalidades del software que son más utilizadas por la compañía están los Workflows, que son usados incluso para procesos que no necesariamente emiten un documento final, pero sí necesitan flujos de aprobación. También usan el repositorio digital, la reportería automatizada, la firma electrónica, el historial de versiones, entre otros recursos. Con esto, todas las áreas de la compañía se benefician de Webdox CLM, ya que la mayoría de las operaciones internas de L’Oréal Chile se rigen a través de contratos o acuerdos.

Estos son algunos de los logros que L’Oréal Chile ha obtenido con el uso del software Webdox CLM:

• Workflows de aprobación y validación de diferentes procesos, ahorrando tiempo y recursos.
• Trazabilidad de todos los procesos en una plataforma centralizada.
• Automatización de procesos contractuales desde la solicitud hasta la firma y ejecución.
• Repositorio de contratos centralizado en la nube.
• Firma electrónica de contratos y documentos.

1. ¿En el tema contractual cuáles eran los principales desafíos?

2. ¿Qué necesidades les hicieron buscar una solución de CLM?

3. ¿Por qué Webdox?

4. ¿Cómo fue el proceso de onboarding?

5. ¿Cúal es la funcionalidad que más ocupan?