Cómo ESTELA construyó una infraestructura contractual para operar con una visión unificada en cuatro países

Acerca de Estela:

ESTELA es el aliado tecnológico que ayuda a las organizaciones a convertir el compliance digital, la facturación electrónica y la gestión documental en una ventaja competitiva. Combinamos tecnología especializada, experiencia regulatoria y conocimiento de los mercados latinoamericanos para automatizar procesos, simplificar el cumplimiento normativo y optimizar la operación empresarial. Con presencia en más de 10 países de la región, acompañamos a empresas de diversas industrias en la construcción de ecosistemas digitales que conectan áreas clave como Finanzas, Fiscal, Compras, Ventas y Tecnología, brindando mayor eficiencia, trazabilidad, control y continuidad operativa. 

Desafío empresarial

La consolidación regional de ESTELA hizo evidente la necesidad de evolucionar hacia un modelo de gestión contractual más integrado y estandarizado, que permitiera una mejor visibilidad de la información, una mayor colaboración entre equipos y procesos homogéneos entre los distintos países donde opera.

• Procesos con dependencia de actividades manuales. La gestión contractual requería múltiples tareas operativas, dificultando la obtención de indicadores homogéneos y una administración regional estandarizada.

• Clasificación 100% manual: Un proceso propenso a errores en el archivo de la documentación. 

• Administración documental descentralizada. La clasificación y organización de contratos se realizaba de forma manual, lo que incrementaba los esfuerzos administrativos y limitaba el aprovechamiento estratégico de la información contractual. 

• Cuatro países con procesos distintos. México, Colombia, Chile y Perú habían desarrollado modelos acordes con sus necesidades regulatorias y comerciales. El siguiente paso consistía en armonizar esas prácticas bajo una visión regional. 

• Necesidad de fortalecer la medición y trazabilidad. La organización buscaba consolidar indicadores de gestión que permitieran monitorear tiempos, flujos y cumplimiento de manera uniforme en toda la región.

Un momento retador para ESTELA: dos fusiones en paralelo

Durante la implementación, ESTELA atravesó dos procesos de fusión que incrementaron significativamente la actividad del área jurídica. Nuevos clientes, ajustes contractuales, integración de operaciones y coordinación entre cuatro países exigieron una gestión eficiente sin afectar la continuidad del negocio.

La decisión de avanzar con la implementación de la plataforma permitió gestionar los nuevos contratos dentro del modelo regional definido por ESTELA. Los equipos colaboraron con mayor visibilidad, trazabilidad y coordinación, demostrando que un proceso contractual estandarizado y apoyado en tecnología podía responder exitosamente a un escenario de alta complejidad operativa, por ello tramites que tardaban un tiempo considerable se terminaron en 3 a 4 días hábiles. La plataforma permitió absorber el crecimiento derivado de ambas fusiones sin perder visibilidad, control ni consistencia en la gestión contractual regional.

Impacto en el negocio

• De contratos a  inteligencia contractual. 

  Con Data Extraction, los contratos avanzaron de forma más eficiente para convertirse en una fuente organizada de información. La consolidación de la información contractual en una única fuente permitió a los equipos acceder a información consistente sobre obligaciones, plazos, renovaciones y condiciones comerciales, fortaleciendo la coordinación regional y una toma de decisiones más rápida y con mayor contexto.

• Estandarización regional como ventaja competitiva.

  Cuatro países con marcos regulatorios distintos comenzaron a operar bajo una única plataforma de gestión contractual, compartiendo modelos, flujos y criterios comunes. Esta estandarización fortaleció la consistencia documental, mejoró la coordinación entre los equipos y permitió acompañar el crecimiento regional manteniendo un adecuado control de cumplimiento.

• Una operación contractual preparada para escalar. 

  La automatización de tareas repetitivas, la estandarización de flujos de aprobación y la trazabilidad integral del proceso contractual permitieron agilizar la gestión documental y optimizar la colaboración entre las diferentes áreas de la organización.

• IA que acelera decisiones con contexto contractual.

  Con Brain Companion, las herramientas de inteligencia artificial facilitan la búsqueda y el análisis preliminar de información contractual, permitiendo que los profesionales dediquen más tiempo al análisis jurídico, la negociación y la gestión del riesgo. La tecnología complementa el criterio de los equipos, fortaleciendo la calidad y oportunidad en la toma de decisiones.

• Cumplimiento normativo en toda la región. 

  La implementación fortaleció la gestión contractual bajo estándares consistentes para México, Colombia, Chile y Perú, apoyándose en mecanismos de firma electrónica compatibles con la normativa aplicable en cada jurisdicción y en herramientas de inteligencia artificial desarrolladas bajo estándares internacionales de gobernanza.