Uno de los mayores errores que las empresas cometen con frecuencia, es enfocarse principalmente en buscar nuevos clientes, proveedores o socios comerciales para hacer crecer su negocio. Sin embargo, esto puede ser un arma de doble filo si se toma como prioridad comercial en lugar de avanzar con estrategias de renovación proactiva de contratos con los clientes actuales, y así aprovechar el potencial de las relaciones y cuentas existentes.
1. ¿Qué son las renovaciones de contrato?
2. Revisión del contrato de forma manual v/s automatizada
3. Cómo aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos con un software de gestión de contratos
4. Webdox como aliado estratégico para aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos
5. Mejorando la experiencia al cliente para aumentar las renovaciones de contratos
6. Software CLM como generador de Upselling
7. Cómo un CLM software puede impulsar las renovaciones de contrato
Siempre hay que recordar que los contratos son el activo económico más importante de las empresas, por lo tanto, una estrategia de renovación de contratos garantiza la continuidad de las relaciones comerciales y así evita interrupciones en el flujo de trabajo. En este sentido, existen diversas tácticas que pueden ser implementadas para llevar a cabo una renovación exitosa y mantener la lealtad de los clientes.
¿Qué es la renovación de contratos?
La renovación de contratos es una acción necesaria dentro de las empresas para no tener que redactar un nuevo contrato desde cero, ya que puede ser un proceso tedioso y lento. Renovar contratos permite que las partes involucradas revisen y renegocien los términos y condiciones del acuerdo original para asegurarse de que siga siendo beneficioso para ambos.
Esta práctica es habitual en diversos ámbitos empresariales, como por ejemplo, en la contratación de trabajadores, para la adquisición de bienes o servicios con proveedores, o bien, en relaciones comerciales entre empresas. Como mencionamos al inicio de este blog, a través de la renovación de contratos se busca mantener la estabilidad en las relaciones comerciales y así garantizar la continuidad de las mismas.
Revisión del contrato de forma manual v/s automatizada
No obstante lo anterior, cuando se trata de hacer la revisión previa a la renovación de un contrato, hacerlo de forma manual puede ser un desafío. Este método tradicional puede ser muy tedioso, ya que el más mínimo error puede generar graves disputas entre las partes, desde temas legales hasta monetarios, especialmente si se trata de contratos complejos o extensos.
En cambio, el uso de un software de gestión de contratos puede simplificar y agilizar significativamente el proceso de revisión previa a la renovación. Un CLM Software puede automatizar gran parte del proceso de revisión, lo que reduce la necesidad de chequear manualmente cada cláusula del contrato.
Además, un software de gestión de contratos como Webdox CLM proporciona una vista panorámica de los acuerdos en toda la empresa en un repositorio o biblioteca digital, lo que facilita la identificación de contratos que necesitan ser renovados.
Al revisar los contratos de forma automatizada, se pueden recopilar datos sobre la duración del mismo, los términos y condiciones, gestionar colaborativamente y trabajar en las versiones del acuerdo, tener claras las fechas de renovación e hitos claves, y gestionar todo el proceso de post-firma.
Gestionar los contratos para su renovación de forma automatizada, permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre la renovación de cada acuerdo y hacer mejoras para garantizar que los clientes estén satisfechos y dispuestos a renovar.
De acuerdo a un estudio de World Commerce & Contracting titulado: When Technology Meets Humanity: The Future of Contract Management, para el área de compras, el proceso de contratación posterior a la adjudicación es el aspecto más relevante en cuanto a automatización y digitalización para impulsar la mejora en el proceso de contratación.
En definitiva, contar con un sistema automatizado para renovaciones de contratos s puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión del proceso de revisión previa a la renovación de contratos, proporcionando información valiosa para tomar decisiones informadas.
9,2%
Es la pérdida de valor promedio en los contratos actuales y esta fuga ocurre durante la fase posterior a la adjudicación de la gestión de contratos.
Fuente: Faster Contracts, Better Contracts: Eliminating the Friction Points in Contracting (WCC)
Cómo aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos con un software de gestión de contratos
Los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos, o Gross Revenue Retention en inglés (GRR en inglés), es un indicador que representa el porcentaje de ingresos generados por clientes existentes en un período de tiempo específico -puede medirse anualmente, trimestralmente o mensualmente- teniendo en cuenta las reducciones y cancelaciones. Sin embargo, no incluye los ingresos obtenidos a través de la adquisición de nuevos clientes. A menudo se le llama tasa de renovación bruta y se relaciona directamente con estrategias proactivas de renovación de contratos.
Con la automatización de procesos, los equipos de ventas y servicios pueden rastrear los contratos de los clientes y recibir notificaciones sobre las renovaciones pendientes e hitos claves, lo que les permite actuar con anticipación para asegurar una renovación sin contratiempos.
Además, el software de gestión de contratos permite almacenar los documentos en una plataforma centralizada e inteligente, facilitando a los equipos poder acceder a la información de manera rápida y eficiente. También es posible configurar flujos de trabajo o workflows automatizados para asegurar que las versiones de los acuerdos sean revisadas y aprobadas por las partes interesadas antes de renovar.
Webdox como aliado estratégico para aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos
El software de gestión de contratos Webdox CLM, permite aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos gracias a una gestión más efectiva y personalizada de los contratos, lo que puede conducir a una mayor satisfacción del cliente y, por ende, a una mayor retención y renovación de los acuerdos comerciales.
Al tener una clara y total visibilidad de los plazos de renovación, los equipos pueden enfocarse en el core business del negocio, como actividades de venta y retención, lo que puede aumentar el ARR (Ingresos Recurrentes Anuales) y el éxito empresarial. A su vez, es posible utilizar los datos y análisis generados por el CLM software para identificar patrones y tendencias en las renovaciones de contratos, ayudando a mejorar las estrategias de retención y aumentar aún más el ARR.
Un software de gestión del ciclo de vida del contrato como Webdox ayuda a las empresas a aumentar los Ingresos Recurrentes Retenidos Brutos porque:
- Ayuda a comprender las necesidades de los clientes mediante el uso de métricas y análisis de datos.
- Permite evaluar el valor de un contrato para determinar si debe renovarse o no.
- Identifica y resuelve proactivamente cuellos de botella en los contratos que puedan afectar negativamente la experiencia del cliente.
- Permite enfocarse en contratos de alto valor para su renovación.
- Recibe actualizaciones automáticas e hitos claves para mejorar la eficiencia de la gestión de contratos
Mejorando la experiencia al cliente para aumentar las renovaciones de contratos
La realidad es que en todo tipo y tamaño de empresa, la satisfacción del cliente es fundamental para el éxito de negocio. Lo mismo aplica a la renovación de contratos.
Al contar con un software de gestión de contratos como Webdox CLM, se puede mejorar significativamente la experiencia del cliente durante el proceso de renovación. Los equipos de ventas y post venta pueden mantener una comunicación regular y estrecha con los clientes para asegurarse de que estén satisfechos y abordar cualquier problema o preocupación, con soporte técnico y conocimiento de la idiosincrasia local 24/7.
Con Webdox, las partes interesadas pueden colaborar de manera más efectiva para asegurarse de que los términos del contrato sean claros y satisfactorios. Además, la automatización de este proceso puede acelerar el tiempo de firma, aumentando la satisfacción del cliente al proporcionar una experiencia más eficiente.
Software CLM como generador de Upselling
La frase que dice: “es más barato vender más a un cliente que encontrar otros nuevos”, tiene sentido, especialmente si se cuenta con software CLM para incentivar a los clientes a adquirir una versión más sofisticada del producto o servicio original, también conocido como la estrategia de Upselling.
¿De qué manera un CLM software puede ser un impulsor de Upselling en la renovación de contratos? Al almacenar información detallada sobre los acuerdos, el software puede identificar información útil para identificar oportunidades de nuevas ventas. Por ejemplo, puede rastrear las condiciones de venta y los servicios que se ofrecieron al cliente en el pasado, y así determinar oportunidades para ofrecer servicios adicionales o promociones personalizadas.
Cómo un CLM software puede impulsar las renovaciones de contrato
Un CLM software como Webdox puede impulsar las renovaciones de contratos a través de la automatización del ciclo de vida del contrato y la simplificación de la gestión de documentos legales.
Con la herramienta, las áreas involucradas en cada contrato pueden rastrear los acuerdos de los clientes y proveedores en tiempo real y recibir alertas sobre renovaciones pendientes e hitos clave, lo que les permite actuar con anticipación para asegurar una renovación de éxito.
Además, el software CLM cuenta con dos funcionalidades esenciales para el proceso de renovación de contratos:
Repositorio o biblioteca digital: el repositorio digital facilita el acceso y la búsqueda de información. Esta característica es particularmente útil para las empresas que manejan grandes volúmenes de contratos y documentos, ya que permite una gestión más eficiente y reduce el riesgo de pérdida o errores en la información. Webdox cuenta con el Add-On de Generación y Firma Masiva de Documentos.
Alertas y notificaciones: Por otro lado, la automatización de recordatorios de renovación de contratos también ayuda a mantener a los equipos al tanto de los plazos de renovación y asegura que se tomen medidas oportunas para llevar a cabo una renovación exitosa. Esto no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también aumenta la eficiencia operativa y reduce el riesgo de pérdida de contratos valiosos.
Consejos para adoptar una estrategia proactiva de renovación de contratos para tu empresa
Garantizar el éxito de toda empresa en el mediano y largo plazo, es posible mediante una estrategia proactiva de renovación de contratos. Con un software de gestión de contratos como Webdox, las áreas involucradas en el proceso contractual pueden actuar con anticipación para asegurar la renovación de contratos.
Además, el software inteligente de gestión del ciclo de vida del contrato permite identificar oportunidades de upselling y mejorar la experiencia del cliente durante el proceso de renovación.
Revisa a continuación algunos consejos para adoptar una estrategia proactiva de renovación de contratos mediante el uso de un CLM software:
1. Configura alertas de renovación: Asegúrate de que tu software de gestión de contratos cuente con la funcionalidad para enviar alertas de renovación a los equipos de ventas con suficiente anticipación para que puedan tomar medidas proactivas.
2. Analiza los datos de renovación: Utiliza los datos de renovación de contratos anteriores para identificar patrones y tendencias que te ayuden a tomar decisiones informadas sobre qué contratos deben ser renovados y cuáles no.
3. Personaliza los contratos: Utiliza tu software de gestión de contratos idóneo para personalizar los contratos según las necesidades específicas de cada cliente y aumentar así la probabilidad de renovación.
4. Ofrece opciones de upselling: como mencionamos anteriormente, contar con la información de contratos anteriores permite tener oportunidades de upselling durante la renovación, como servicios adicionales o actualizaciones de productos.
5. Haz que el proceso de renovación sea simple: Utiliza flujos de trabajo automatizados para simplificar el proceso de renovación y reducir la cantidad de tiempo y recursos necesarios para completarlo.
6. Mantén actualizados los datos de contacto de los clientes: Asegúrate de que los datos de contacto de tus clientes estén actualizados en tu software de gestión de contratos para que puedas comunicarte con ellos fácilmente cuando sea necesario.
7. Mantén toda la información legal en un solo lugar: Almacenar toda la información legal relevante en un repositorio digital accesible para todos los miembros del equipo, puede ayudar a mantener un registro claro y organizado de los contratos y renovaciones.
En conclusión, una estrategia proactiva de renovación de contratos es esencial para cualquier empresa que busque mantener y aumentar sus ingresos. Un software de gestión de contratos como Webdox CLM puede ser una herramienta valiosa para llevar a cabo este tipo de estrategia en empresas que buscan ser más competitivas.
Al utilizar la automatización y la centralización de la información, se pueden identificar oportunidades de upsell, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la eficiencia del proceso de renovación. También es importante mantener una comunicación regular con los clientes para asegurarse de que estén satisfechos y abordar cualquier problema o preocupación. En general, adoptar una estrategia proactiva de renovación de contratos puede conducir a una mayor satisfacción del cliente, mayores ingresos y una mejor gestión de los contratos.
