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Son muchas las circunstancias en las que, en algún área de la empresa, alguien requiere la redacción de un nuevo contrato. Ya sea en el área de compras, cuando se requiere contratar a un proveedor o bien en el área de ventas, para formalizar un negocio con un nuevo cliente, etc.
En el instante mismo en que un nuevo contrato es requerido, se da inicio al ciclo de vida del contrato, un proceso del cual hemos hablado en otras oportunidades y en el cual se ven involucrados distintas áreas dentro de la empresa. Como hemos visto, este proceso comienza precisamente aquí, con la solicitud de un nuevo contrato.
No obstante, en la mayoría de las empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera una serie de consecuencias no deseadas. En primer lugar, quienes necesitan un nuevo contrato ni siquiera saben de antemano a quien deben dirigirse para su redacción: ¿Deben dirigir las solicitudes al área legal de la empresa? y si es así ¿bajo qué circunstancias se debe solicitar el contrato a esta área? ¿depende del monto del negocio? ¿debe hacerse cuando no se cuenta con un contrato estándar?
Una vez que se determina que la solicitud debe ser elevada al departamento legal, la cosa no mejora mucho, ya que las solicitudes suelen realizarse por cualquier vía: por email, por teléfono, por Whatsapp o incluso en una conversación informal de pasillo.
El riesgo de no centralizar las solicitudes en un solo lugar
Con las solicitudes proviniendo de todas partes, el departamento legal no logra asignarlas adecuadamente, por lo que terminan sin una resolución clara debido a que no es posible realizar un seguimiento apropiado.
Otro problema que enfrenta el departamento legal es que suele recibir las solicitudes con información incompleta, es decir, no se han provisto todos los datos necesarios para generar el nuevo contrato, por lo que alguien debe darse a la tarea de obtener los datos para recién poder comenzar con la redacción.
Con esto en mente, no es raro que en la novena encuesta anual de operaciones dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, los profesionales de esta área hayan declarado que pasan un 13% de su tiempo en labores administrativas externas al área legal. Si a esto le sumamos el 19% del tiempo que pasan en labores administrativas dentro del área legal, los profesionales de esta área pasan en total un 32%, es decir casi un tercio de su tiempo en labores administrativas, tiempo que podrían estar dedicando al desarrollo de labores jurídicas, como la producción de nuevos contratos.
A sabiendas que uno de los reclamos más frecuentes del departamento legal es la falta de presupuesto para contratar más abogados, esto es algo que las empresas no se pueden permitir.
Cómo la automatización centraliza y estandariza las solicitudes de nuevos contratos
Por todo lo visto anteriormente, resulta crucial poder automatizar el proceso de solicitud de nuevos contratos.
En primer lugar, la automatización permite unificar el canal por el cual se generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al departamento legal tener todas las solicitudes centralizadas, para poder asignar sus recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada solicitud.
El formalizar este proceso también exige que las solicitudes incluyan toda la información que los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas externas al área legal.
¿Cómo realizar una solicitud de contrato de forma sencilla?
Webdox cuenta con un completo sistema para la solicitud de nuevos contratos, el cual, además de lograr la centralización de este proceso, también otorga la posibilidad de configurar las solicitudes a la realidad de cada empresa, estableciendo los distintos roles y encargados de cada solicitud dependiendo de la complejidad o la naturaleza de las mismas.
La sistematización de procesos y automatización de las solicitudes de nuevos contratos no solo beneficia al departamento legal, sino a todas las áreas de la empresa, acelerando este proceso, haciéndolo más completo y claro y estableciendo responsabilidades correctamente determinadas, lo que permite acortar y hacer más eficiente esta etapa del ciclo de vida de los contratos.
