Son muchas las circunstancias en las que, en algún área de la empresa, se requiere de la redacción de un nuevo contrato. En el instante mismo en que un nuevo contrato es requerido, se da inicio al ciclo de vida del contrato, proceso en el que se ven involucradas distintas áreas dentro de la organización y terceros.
Como hemos visto, este proceso comienza precisamente aquí, con la solicitud de un nuevo contrato.
1. Desafíos de la solicitud de contratos
2. El riesgo de no centralizar las solicitudes
3. Cómo la automatización centraliza las solicitudes de los contratos
No obstante, en la mayoría de las empresas no existe un proceso debidamente establecido para la solicitud de nuevos contratos, lo que genera una serie de consecuencias no deseadas. En primer lugar, quienes necesitan un nuevo contrato, siquiera saben de antemano a quién deben dirigirse para su redacción: ¿Deben pedir las solicitudes al área legal de la empresa?
Una vez que se determina que la solicitud debe ser elevada al departamento legal, la cosa no mejora mucho, ya que las solicitudes suelen realizarse por cualquier vía: email, por teléfono, por WhatsApp o incluso en una conversación informal de pasillo.
Principales desafíos de la solicitud de contratos
Uno de los problemas más comunes en las empresas al momento de generar solicitudes de contratos, es la falta de trazabilidad, al ser procesos realizados habitualmente por correo electrónico, lo que requiere de una gestión manual adicional.
Además, la poca visibilidad del estado de las solicitudes generadas puede dificultar el seguimiento y la toma de decisiones oportunas. La colaboración efectiva entre el solicitante del contrato y el equipo legal asignado, también puede presentar fricciones, especialmente cuando se realiza vía email, lo que puede causar demoras y malentendidos.
La falta de estandarización del contenido de los contratos, la dependencia del área legal para acuerdos rutinarios, la carencia de métricas y reportes de negocio asociados, la baja eficiencia operativa al imprimir y escanear formatos, y la frustración causada por el proceso manual e ineficiente, son solo algunos de los desafíos más comunes que deben enfrentar al momento de gestionar solo la primera etapa del ciclo de vida del contrato: La Solicitud. En este sentido, abordar dichos desafíos con la ayuda de un CLM como Webdox, es crucial para optimizar la gestión de solicitudes de contratos y mejorar la experiencia del negocio.
El riesgo de no centralizar las solicitudes en un solo lugar
Con las solicitudes provenientes de todas partes, el departamento legal no logra asignarlas adecuadamente, por lo que terminan sin una resolución clara debido a que no es posible realizar un seguimiento apropiado.
Otro problema que enfrenta el departamento legal, es que suele recibir las solicitudes con información incompleta, por lo que alguien más debe darse a la tarea de obtener los datos para recién poder comenzar con la redacción.
Con esto en mente, no es raro que en la catorceava encuesta anual de operaciones dentro del departamento legal, llevada a cabo por Blickstein Group, los abogados y profesionales del área afirmaran que se involucran en asuntos que trascienden el ámbito del departamento jurídico.
Cuando se les consulta sobre la frecuencia con la que participan en objetivos interfuncionales, como un programa de gestión de contratos en el que están involucrados tanto el departamento de compras como el jurídico, el 73% de los encuestados respondió que lo hacen con frecuencia o incluso con mucha frecuencia. Esto representa un ligero aumento en comparación con el 70% registrado en 2020.
Además, más de la mitad de los encuestados, es decir, el 52,5%, participa con mucha frecuencia o de manera constante en iniciativas estratégicas que abarcan a toda la empresa, y que se definen como aquellas que se llevan a cabo fuera del departamento legal. Esto representa un incremento con respecto al 44% registrado el año pasado.
Teniendo en cuenta que uno de los reclamos más frecuentes del departamento legal es la falta de presupuesto para contratar más abogados, lo anterior es algo que las empresas no se pueden permitir.
Cómo la automatización centraliza y estandariza las solicitudes de contratos
En primer lugar, la automatización permite unificar el canal por el cual se generan las solicitudes, logrando formalizar este proceso. Esto le permite al departamento legal tener todas las solicitudes centralizadas, para poder asignar sus recursos de acuerdo al nivel de complejidad y prioridad de cada solicitud.
Formalizar este proceso también exige que las solicitudes incluyan toda la información que los profesionales del área legal podrían requerir para la redacción de los nuevos contratos, reduciendo drásticamente el tiempo dedicado a labores administrativas externas al área legal.
Modelo de contratos o Plantillas de contratos vs. CLM
Un modelo de contrato o una plantilla de contrato es un formulario previamente elaborado que establece los elementos fundamentales de un acuerdo legal. Estos documentos se utilizan como base para redactar un contrato personalizado y suelen contener cláusulas estándar y disposiciones comunes.
Por otro lado, un CLM (Contract Lifecycle Management) se refiere a un sistema o plataforma que ayuda a gestionar todo el ciclo de vida de un contrato, desde su creación y negociación hasta su ejecución, seguimiento y finalización.
Un CLM ofrece una serie de funcionalidades y características que van más allá de lo que una simple plantilla o modelo de contrato puede proporcionar. Estas son algunas diferencias clave entre ambos:
1. Automatización y eficiencia: Un CLM automatiza todo el proceso de gestión de contratos, lo que reduce la carga de trabajo manual, el riesgo de errores y las tareas administrativas que implican una pérdida de tiempo para el abogado o gerente legal. Un CLM permite solicitar, crear, modificar, firmar y gestionar contratos de manera más rápida y eficiente en comparación con el uso de plantillas tipo.
2. Colaboración y seguimiento: Un CLM facilita la colaboración entre múltiples partes interesadas en el proceso de contratación, incluso con terceros. Permite a los usuarios trabajar simultáneamente en un contrato, realizar seguimiento de las revisiones y comentarios, y mantener un control de versiones.
3. Gestión de riesgos y cumplimiento: Un CLM ayuda a identificar y mitigar riesgos legales asociados con los contratos. Puede incluir características como la gestión de fechas de vencimiento y recordatorios, y la generación de informes para garantizar el cumplimiento normativo.
4. Almacenamiento y acceso centralizado: Un CLM proporciona un repositorio centralizado para buscar, centralizar y acceder a todos los contratos de una organización. Esto facilita la búsqueda, recuperación y gestión de documentos, lo que resulta especialmente útil en entornos empresariales con una gran cantidad de contratos.
5. Firma electrónica legalmente vinculante: Un CLM permite firmar electrónicamente los contratos dentro de la plataforma, agilizando el proceso y ofreciendo mayor seguridad y trazabilidad. Elimina la necesidad de imprimir, firmar físicamente y escanear documentos, reduciendo tiempo y costos.
Funcionalidad de Solicitud de un CLM
Webdox CLM cuenta con un completo sistema para la solicitud de nuevos contratos, que además de permitir la centralización de todo el proceso, también otorga la posibilidad de configurar las solicitudes de acuerdo a la realidad de cada empresa, estableciendo roles personalizados y encargados de cada solicitud, dependiendo de la complejidad o la naturaleza de las mismas.
La funcionalidad de Solicitudes proporciona a las empresas la capacidad de automatizar y digitalizar el proceso contractual, eliminando la necesidad de papeleo y brindando trazabilidad y visibilidad en tiempo real.
Además, permite centralizar y controlar las solicitudes de contrato, agilizando y estandarizando los procesos, evitando cuellos de botella y obteniendo métricas de negocio importantes. Con esta funcionalidad, las organizaciones pueden disfrutar de una eficiencia operativa máxima, colaboración efectiva y cumplimiento contractual sin problemas.
Solicitudes en definitiva, aborda los principales desafíos en la gestión de solicitudes de contratos, como la falta de trazabilidad, fricciones en la colaboración, falta de estandarización, dependencia del área legal y la carencia de métricas e ineficiencia operativa.
Con este producto de Webdox, se obtiene un seguimiento claro y una visibilidad completa del estado de las solicitudes en tiempo real, facilitando una colaboración efectiva, estandarización en el contenido de los contratos y una gestión contractual ágil y eficiente y transparente.
En síntesis, la sistematización de procesos y automatización de las solicitudes de nuevos contratos no solo beneficia al departamento legal, sino a todas las áreas de la empresa, acelerando este proceso, haciéndolo más completo y claro, y estableciendo responsabilidades correctamente determinadas, lo que permite acortar y hacer más eficiente esta etapa del ciclo de vida de los contratos.
