CLM: mejorando la visibilidad y trazabilidad contractual

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09 diciembre, 2019

Actualmente, se le ha prestado mayor atención a la gestión adecuada de contratos, ya que gran cantidad de errores en la gerencia legal se deben al descuido de los procesos y ciclos del documento. Si no se respetan las partes y fases de los contratos, pierden su valor y, sobre todo, los abogados pierden tiempo en revisiones innecesarias.

Utilizar un software especializado puede ayudar a mantener total trazabilidad y visibilidad del proceso contractual, sobre todo los CLM, que funcionan específicamente para el control de cada fase del ciclo de vida, rastreando de manera minuciosa todos los detalles del contrato.

¿Cómo aporta un CLM al proceso contractual?

Un Software de Gestión de Ciclo de Vida (CLM) aporta diversas ventajas al proceso contractual de una empresa al ofrecer una solución integral para la gestión eficiente de los documentos. Veamos con más detalle cómo un CLM puede contribuir al proceso contractual:

1. Centralización de la información contractual: Un CLM permite almacenar todos los contratos en un único repositorio digital. Esto facilita el acceso rápido y sencillo a la información relevante en cualquier momento, eliminando la necesidad de buscar documentos en diferentes ubicaciones físicas o digitales.

 Al contar con un acceso centralizado, los equipos pueden obtener rápidamente la información necesaria para revisar los términos y condiciones de un contrato en particular, lo que agiliza el proceso de negociación y ejecución.

2. Eficiencia en la creación y negociación de contratos: Los CLM suelen ofrecer plantillas y cláusulas estandarizadas que permiten crear contratos de manera rápida y eficiente. Estas plantillas predefinidas ayudan a estandarizar los acuerdos contractuales y garantizar la consistencia en los términos y condiciones utilizados. Además, los CLM suelen contar con funcionalidades de colaboración en línea, lo que facilita la revisión y la colaboración en tiempo real entre los diferentes equipos y partes involucradas en la negociación de un contrato.

Registrar cada fase del proceso contractual no solo contribuye a manejar transversalmente cualquier información trascendental para el departamento legal, sino que también genera accountability: concientiza y demuestra a otros departamentos y personas que existe una gestión eficaz en la gerencia legal de los contratos.

3. Control de versiones y seguimiento de cambios: Un CLM registra y controla las diferentes versiones de un contrato a lo largo de su ciclo de vida. Esto significa que se puede realizar un seguimiento de todas las modificaciones, revisiones y actualizaciones realizadas en un contrato específico.

 La capacidad de rastrear y comparar versiones anteriores de un contrato brinda transparencia y ayuda a mantener un historial completo de todas las modificaciones realizadas, lo que resulta útil para auditorías y para resolver disputas o discrepancias.

4. Recordatorios y gestión de plazos: Los CLM permiten establecer recordatorios y alertas para los plazos importantes relacionados con los contratos, como fechas de vencimiento, renovaciones o notificaciones. 

Estas funcionalidades ayudan a evitar retrasos y garantizan que las partes cumplan con los plazos establecidos en los contratos. Además, los CLM también pueden automatizar ciertas tareas, como el envío de recordatorios de renovación o la generación de notificaciones de incumplimiento, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos.

5. Auditoría y cumplimiento normativo: La trazabilidad proporcionada por un CLM facilita las auditorías internas y externas, ya que permite un acceso rápido y completo a todos los registros y documentos relacionados con los contratos. 

Esto es especialmente importante para cumplir con las regulaciones y requisitos normativos aplicables a la empresa. Al contar con un historial detallado de todas las acciones y cambios realizados en los contratos, las empresas pueden demostrar fácilmente el cumplimiento de los términos contractuales y evitar riesgos legales o financieros.

Trazabilidad y visibilidad: dos problemáticas con solución en la tecnología

Es común tener que empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la versión. Este problema, que no es más que ineficiencia para la gerencia legal, ocurre por una falta de visibilidad y trazabilidad logística del proceso contractual o por carencia de estandarización de un protocolo de tareas para dar seguimiento a cada fase de solicitud, creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación y firma de un documento.

 

webdox CLM ciclo de vida del contrato

 

El concepto de trazabilidad y la falta de visibilidad son en definitiva, dos problemáticas comunes en la gestión contractual, pero que pueden resolverse eficazmente mediante el uso de tecnología, como un Software de Gestión de Ciclo de Vida de Contratos (CLM). Veamos en detalle cómo la tecnología aborda estas cuestiones:

1. Trazabilidad contractual: La trazabilidad contractual se refiere a la capacidad de seguir y documentar el historial de cambios y acciones realizadas en un contrato a lo largo de su ciclo de vida. Antes de la adopción de soluciones tecnológicas, la trazabilidad solía ser un desafío, ya que los contratos se manejaban en formatos físicos o documentos electrónicos aislados. 

Esto dificultaba el seguimiento de las revisiones, las aprobaciones y las modificaciones realizadas en los mismos, lo que resultaba en un riesgo de pérdida de información y dificultades para realizar auditorías.

Sin embargo, un CLM resuelve este problema al proporcionar una trazabilidad completa y detallada. Cada modificación, revisión, aprobación y acción relacionada con el contrato se registra y se documenta en el sistema. Esto permite rastrear quién realizó cada cambio, cuándo se hizo y qué se modificó. 

La trazabilidad contractual proporcionada por un CLM brinda transparencia y asegura que todas las partes involucradas tengan acceso a la información actualizada y precisa sobre el contrato. Además, facilita las auditorías internas y externas al permitir un fácil acceso a todo el historial del contrato.

2. Visibilidad de los procesos: La visibilidad de los procesos contractuales se refiere a la capacidad de obtener una vista clara y en tiempo real de los contratos en curso, así como de las tareas, los plazos y las responsabilidades asociadas. Antes de la tecnología, la falta de visibilidad en todo proceso contractual significaba retrasos, ineficiencias y dificultades en la toma de decisiones informadas.

Un CLM aborda este desafío al proporcionar una plataforma centralizada donde los equipos pueden acceder a la información actualizada sobre los documentos legales. Esto incluye el estado de cada contrato, los plazos pendientes, las tareas asignadas y las partes involucradas.

La visibilidad proporcionada por un CLM permite una gestión más eficiente y efectiva de los contratos, ya que los responsables pueden identificar rápidamente cualquier demora, tomar medidas correctivas y asegurarse de que los plazos se cumplan. Además, la visibilidad mejora la colaboración entre los equipos y las partes interesadas, ya que todos tienen acceso a la misma información y pueden trabajar en conjunto para cumplir con los objetivos contractuales.

En este sentido, un Software de Gestión de Contratos (CLM) resulta ser una solución tecnológica que mejora la gestión al permitir que circule el ciclo sin contratiempos. Su fin es hacer visible cada fase y proceso con su debida información y seguimiento. Así, se da trazabilidad y visibilidad total a cualquier procedimiento dentro del contrato.

¿Qué ventajas aporta la trazabilidad y visibilidad en los procesos contractuales de las empresas?

La trazabilidad y la visibilidad en los procesos contractuales ofrecen una serie de ventajas significativas para las empresas. A continuación, se detallan algunas de estas ventajas:

1. Mayor control y cumplimiento: La trazabilidad y la visibilidad brindan a las empresas un mayor control sobre sus contratos. Al tener un registro detallado de todas las acciones y cambios realizados en un contrato, las empresas pueden asegurarse de que se cumplan los términos y condiciones acordados. 

Esto ayuda a prevenir discrepancias y disputas, reduciendo así los riesgos legales y financieros. Además, al contar con total visibilidad en el proceso contractual, se pueden identificar rápidamente los contratos que están cerca de vencer, renovar o requerir acciones específicas, lo que garantiza un cumplimiento adecuado de los plazos y compromisos contractuales.

2. Eficiencia operativa: La trazabilidad y la visibilidad mejoran la eficiencia en los procesos contractuales. Con un CLM que ofrece trazabilidad, es posible tener un historial completo de todas las modificaciones y revisiones realizadas en un contrato. Esto facilita la identificación de cualquier discrepancia o error en los términos contractuales y permite una rápida resolución. 

La visibilidad de los procesos contractuales proporciona una vista clara y en tiempo real del estado de cada contrato, las tareas pendientes y las responsabilidades de cada parte. Esto ayuda a agilizar los flujos de trabajo, evitar retrasos y optimizar la asignación de recursos, lo que contribuye a una mayor eficiencia operativa en toda la gestión contractual.

3. Toma de decisiones informada: La trazabilidad y la visibilidad brindan a los ejecutivos y gerentes una base sólida para tomar decisiones informadas. Con un CLM, se puede acceder a informes y análisis en tiempo real que proporcionan información detallada sobre el rendimiento de los contratos, como el tiempo promedio de respuesta, el tiempo promedio de ciclo y el cumplimiento de los plazos. 

Estos datos ayudan a evaluar el desempeño de los procesos contractuales e identificar áreas de mejora. Además, la visibilidad de los procesos contractuales permite una mejor planificación y asignación de recursos, ya que se puede visualizar rápidamente el estado de cada contrato y tomar decisiones estratégicas basadas en esa información.

4. Mejora de la colaboración y la comunicación: La trazabilidad y la visibilidad fomentan una mejor colaboración y comunicación entre los equipos y las partes involucradas en los procesos contractuales. Al contar con un CLM que proporciona un acceso centralizado y compartido a la información contractual, todos los interesados pueden colaborar de manera más efectiva. 

Se pueden realizar anotaciones, comentarios y revisiones en tiempo real, lo que agiliza la comunicación y evita la confusión causada por múltiples versiones de un contrato circulando por diferentes departamentos. Además, la visibilidad de los procesos contractuales ayuda a identificar rápidamente los cuellos de botella y las tareas pendientes, lo que facilita una comunicación proactiva y la resolución rápida de problemas.

Indicadores de trazabilidad contractual con un Software CLM 

Los indicadores de trazabilidad contractual con un Software de CLM, son herramientas clave que permiten medir y evaluar el rendimiento de los procesos contractuales. Estos indicadores brindan información valiosa sobre la trazabilidad de los contratos y ayudan a identificar áreas de mejora. A continuación, se detallan algunos de los indicadores más relevantes en la trazabilidad contractual:

1. Tiempo promedio de respuesta: Este indicador mide el tiempo promedio que lleva responder a las solicitudes y consultas relacionadas con los contratos. Un tiempo de respuesta prolongado puede indicar retrasos en el flujo de trabajo y en la toma de decisiones, lo que puede afectar la eficiencia general del proceso contractual. Este indicador permite identificar cuellos de botella y tomar medidas para mejorar los tiempos de respuesta.

2. Tiempo promedio de ciclo: Este indicador mide el tiempo promedio que lleva completar todo el ciclo de vida de un contrato, desde la creación hasta la firma y la gestión posterior. Un tiempo de ciclo prolongado puede indicar demoras en las etapas del proceso contractual, lo que puede afectar la agilidad y eficiencia de la empresa. Este indicador permite identificar las etapas más lentas y tomar medidas para agilizar el ciclo de vida de los contratos.

3. Número de revisiones y modificaciones: Un alto número de revisiones y modificaciones puede indicar una falta de claridad en los términos contractuales iniciales, lo que puede llevar a demoras y disputas. Este indicador permite evaluar la efectividad de los procesos de redacción y negociación de contratos, y tomar medidas para reducir el número de modificaciones y mejorar la calidad de los documentos desde el principio.

4. Cumplimiento de plazos: Este indicador mide la capacidad de la empresa para cumplir con los plazos establecidos en los contratos. Un alto nivel de cumplimiento indica una gestión contractual efectiva y una capacidad para cumplir con los compromisos acordados. Por otro lado, un bajo cumplimiento de plazos puede indicar problemas en la planificación, asignación de recursos o seguimiento de los plazos contractuales. Este indicador permite identificar áreas de mejora en la gestión del tiempo y la asignación de recursos para garantizar un cumplimiento más eficiente.

5. Historial de cambios y auditoría: Este indicador evalúa la capacidad del software CLM para proporcionar un historial completo y detallado de los cambios realizados en un contrato, así como la capacidad de generar informes y registros de auditoría. Un software de trazabilidad contractual sólido debe ser capaz de registrar todas las modificaciones, revisiones y acciones realizadas en un contrato, y proporcionar informes y registros precisos para facilitar las auditorías internas y externas. Este indicador garantiza la transparencia y la integridad de los registros contractuales.

6. Tasa de errores y diferencias: Un alto número de errores y diferencias puede indicar deficiencias en los procesos de revisión y aprobación, así como la falta de una trazabilidad adecuada. Este indicador permite identificar áreas de mejora en la calidad y precisión de los contratos, así como implementar medidas para reducir los errores y discrepancias.

Al utilizar un software CLM con indicadores de trazabilidad contractual, las empresas pueden monitorear y medir de manera efectiva el rendimiento de sus procesos legales. 

Estos indicadores proporcionan información cuantitativa y cualitativa sobre aspectos clave de la trazabilidad, como los tiempos de respuesta, los tiempos de ciclo, revisiones y modificaciones, el cumplimiento de plazos, historial de cambios y la tasa de errores. Con esta información, las empresas pueden identificar áreas de mejora, al implementar un sistema que brinde acciones correctivas y que optimice los procesos contractuales para aumentar la eficiencia, reducir riesgos y mejorar la calidad de los contratos.

En síntesis, al integrar un CLM a la gerencia legal, se obtiene trazabilidad interna y visibilidad a las otras áreas, para establecer vías efectivas de control y registro de diversos eventos, permitiendo exigir obligaciones, cumplir con auditorías y realizar ajustes en el momento oportuno. Además, la trazabilidad documental genera accountability para tu empresa.

Un CLM da transparencia a todo el proceso contractual, ya que otros colaboradores pueden ver el estado del documento, si está en proceso de firma, negociación o incluso quién falta por aprobar un paso en la confección del contrato.

En definitiva, toda empresa que cuente con un software CLM, tendrá la capacidad de ver el proceso contractual completo, ya que al tenerlo en un solo canal digital, la información está centralizada, y por ende, habrá un mayor control de los indicadores y participantes.

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Chief Revenue Officer

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