CLM: automatización, visibilidad y trazabilidad contractual

Los sistemas de administración de contratos (conocidos como CLM, por sus siglas en inglés) son herramientas que permiten la digitalización de documentos legales y abarcan un amplio campo de control de nuevos y antiguos contratos dentro de la empresa.

Con selección de funcionalidades y personalizaciones, estos sistemas permiten administrar, evaluar y almacenar estos documentos, así como etiquetarlos para su seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar según fechas o hitos clave.

Actualmente, se le ha prestado mayor atención a la gestión adecuada de contratos, ya que gran cantidad de errores en la gerencia legal se deben al descuido de los procesos y ciclos del documento. Si no se respetan las partes y fases de los contratos, pierden su valor y, sobre todo, los abogados pierden tiempo en revisiones innecesarias.

Utilizar un software especializado puede ayudar a mantener total trazabilidad y visibilidad del proceso contractual, sobre todo los CLM, que funcionan específicamente para el control de cada fase del ciclo de vida, rastreando de manera minuciosa todos los detalles del contrato.

Trazabilidad y visibilidad: dos problemáticas con solución en la tecnología

Si no existe un adecuado proceso de validación y chequeo del ciclo de vida de los contratos, un simple documento puede volverse un problema serio para la gerencia legal. En un contrato, existen muchos procesos que se deben de controlar constantemente para evitar pérdidas de tiempo en búsquedas de responsables.

Es común tener que empezar de cero por una objeción en la redacción o por la falta de un visto bueno en la versión. Este problema, que no es más que ineficiencia para la gerencia legal, ocurre por una falta de visibilidad y trazabilidad logística del proceso o por carencia de estandarización de un protocolo de tareas para dar seguimiento a cada fase de solicitud, creación, redacción, edición, discusión, y posterior validación y firma de un documento.

Un software de administración de contratos (CLM) resulta ser una solución tecnológica que mejora la gestión al permitir que circule el ciclo sin contratiempos. Su fin es hacer visible cada fase y proceso con su debida información y seguimiento. Así, se da trazabilidad y visibilidad total a cualquier procedimiento dentro del contrato.

Trazabilidad y visibilidad para ahorrar tiempo y recursos

Para optimizar tiempo y recursos, es fundamental una solución tecnológica que ayude a gestionar el proceso de creación, ejecución y manejo del ciclo de vida de los contratos.

Manejar la trazabilidad de la documentación implica que cada empleado genere constantemente información relevante para constituir un documento. Esta información, por lo demás, será siempre relevante para otras áreas y ámbitos de la empresa, así como para los clientes de la empresa, tanto internos como externos.

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Los contratos, que pasan por las etapas de solicitud, creación, validación, firma y administración, deben ser manejados con visibilidad y trazabilidad documental para mantener un control de:

• La eficiencia del proceso de creación contractual.

• Designar responsables de cada etapa.

• Tener visibilidad de los cambios entre versiones.

• Gestionar que el contenido resultante del contrato sea el correcto y esté en línea con el compliance de la empresa.

En procesos de pos firma, se debe gestionar el contenido resultante para mantener un control constante de los acuerdos y de todos los hitos, fechas, pagos, notificaciones y cualquier otra cosa que en este conste.

Así, integrar un CLM a la gerencia legal, dará trazabilidad y visibilidad a las otras áreas, para establecer vías efectivas de control y registro de diversos eventos, permitiendo exigir obligaciones, cumplir con auditorías y con redacciones y ediciones en el momento oportuno. Además, la trazabilidad documental genera accountability para tu empresa.

Un CLM da transparencia a todo el proceso contractual, donde otros colaboradores pueden ver el estado del documento, si están en proceso de firma, negociación o incluso quién falta por aprobar un paso en la confección del contrato.

En definitiva, toda empresa que cuente con un software CLM, tendrá la capacidad de ver el proceso contractual completo, ya que al tenerlo en un solo canal digital, la información está centralizada, y por ende, habrá un mayor control de los indicadores y participantes.