CLM como herramienta de gestión en el proceso de mejora continua

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29 diciembre, 2020

La naturaleza de las empresas es buscar constantemente formas de optimizar los procesos para lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos, tal como lo señala el método Kaizen, término de origen japonés que representa la mejora continua mediante la ejecución de pequeños cambios en los procesos para conseguir mejorar su calidad y eficiencia.

Muchas veces estos cambios pueden incluso sacar de su zona de confort a modelos de negocio más tradicionales. No obstante, actualmente eso se considera un plus para avanzar al ritmo de los constantes cambios.

En este sentido, el concepto de “empresa disruptiva” está sonando con más fuerza en el último tiempo, especialmente cuando la competitividad se ve comprometida debido a las abruptas adaptaciones que han tenido que sortear las organizaciones.

Es por esto que, una estrategia que puede dar mejores resultados que realizar modificaciones muy extremas en el modelo de negocio, son los procesos de mejora continua.

¿Qué es la mejora continua?

El concepto de mejora continua, se entiende como un esfuerzo constante para mejorar todos los procesos de una empresa. Se basa en la idea de que un flujo permanente de pequeñas mejoras, ejecutadas de forma ininterrumpida, tendrá resultados transformadores.

 

¿Qué es un proceso de mejora continua en las empresas?

Los procesos de mejora continua son aquellos cambios menores pero significativos que se ejecutan de forma periódica en las organizaciones, con el objetivo de traer resultados que aumenten la eficiencia de los procesos y generen mejoras en los departamentos de la compañía.

Lo interesante de esta definición, es que son los propios colaboradores los creadores y ejecutores de estos “experimentos”. Es decir, si la cultura empresarial es lo suficientemente horizontal, será la actitud y motivación de los miembros del equipo la pieza clave para mover estos pequeños cambios mediante el desarrollo sistemático de nuevas ideas.

Si bien el término de “mejora continua” puede sonar como un estilo de vida que las empresas pueden adoptar debido a su enfoque de progreso constante, la realidad es que siempre será necesario llevar a cabo una estrategia y metodología para impactar de forma positiva y lograr los objetivos deseados.

 

Cómo ejecutar y aplicar la mejora continua en una empresa

Como mencionamos anteriormente, crear una cultura de mejora continua en las empresas se debe considerar como una forma de operar, por lo que todos los colaboradores tienen que sentirse parte para poder ejecutar dichos cambios. En este sentido, el primer paso para implementar un proceso de mejora continua empresarial exitoso, es empoderar a los colaboradores con el apoyo de cada líder y el departamento de Recursos Humanos.

Una vez se ejecute un plan inicial -teniendo claras las oportunidades de mejora por área y estado real con respecto a la calidad y eficiencia de los procesos y productos- cada miembro del equipo sabrá en qué tipo de tareas puede contribuir con nuevas ideas, para luego ejecutarlas y así ver el resultado

El segundo paso, es plasmar las ideas en un repositorio o documento compartido que sea visible para toda la organización. Las ideas se pueden presentar mediante sistemas de ideación creativas o Think Tanks, que son sesiones frecuentes de ideas y grupos de reflexión y encuestas para saber dónde se pueden realizar mejoras.

Teniendo este repositorio de ideas, todos los trabajadores pueden incluir sus propuestas para optimizar sus propios departamentos, las que posteriormente pueden ser evaluadas mediante votación o análisis del directorio. Una forma de motivar a los colaboradores a participar de este tipo de iniciativas, es proponiendo recompensas o bonos si el experimento logra el éxito esperado.

 

Cómo un CLM Software influye en los procesos de mejora continua 

Un punto muy importante a destacar respecto a los procesos de mejora continua, es que las empresas que operan con un sistema de gestión documental de calidad certificado por la norma ISO 27001, deberán trabajar constantemente sobre la base de un proceso de mejora continua, como se señala en la Cláusula 10.2, “Mejora continua: la organización mejora continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGSI”, especialmente ante las posibles amenazas a los sistemas de información y las formas en que pueden verse comprometidas las empresas.

Un ejemplo de un Software para la gestión de contratos que cuenta con la certificación ISO 27001 y que constantemente ejecuta sesiones de mejora continua para entregar la mejor experiencia al usuario final, es Webdox CLM.

Un CLM Software como Webdox, aporta a la mejora continua de las empresas en varios aspectos, comenzando con que permite la colaboración de un contrato en tiempo real, lo que ayuda al departamento comercial a acelerar las ventas y cerrar negocios más rápido. Destacamos a continuación otros beneficios que aporta un CLM Software en los procesos de mejora continua de las empresas.

  • El acceso a la colaboración de terceros en tiempo real durante el proceso contractual, también acorta el tiempo de creación de un contrato, ya que las sugerencias de cambio y aprobaciones se manejan en una única plataforma con total visibilidad y trazabilidad.
  • Al ser el contrato el principal activo económico de las organizaciones, con un software de gestión de contratos, los acuerdos pueden ser gestionados y firmados de manera masiva en pocas horas, acortando los tiempos de ejecución y respuesta.
  • Además, un CLM permite ahorrar costos, tiempo y recursos al superar la brecha logística que implica un proceso contractual tradicional, evitando que los documentos se pierdan al ser almacenados de manera manual o trasladados físicamente para ser firmados.
  • Otra de las ventajas de un CLM software para los procesos de mejora continua, es que permiten notificar y acceder al histórico de versiones de un contrato en caso de que se utilice un lenguaje inadecuado o no permitido, resolviendo los errores a tiempo.
  • Por último, un CLM software como Webdox, permite llevar control de todas las actividades de los usuarios autorizados, evitando malas prácticas e inconsistencias en los acuerdos, reduciendo, de este modo, la exposición al riesgo.

Debido a lo anterior, es que la mejora continua debe ser un ítem clave de implementar en los procesos dentro de la organización. Sin embargo, es difícil lograr esto cuando las herramientas con las que cuenta la compañía no permiten realizar dichos ajustes.

En ese sentido, Webdox CLM es una solución sumamente flexible, y es por esa razón que permite aplicar mejoras continuas al proceso contractual.

En un mundo que avanza rápido, las organizaciones deben apuntar a procesos más ágiles y eficientes. Por lo mismo, contar con una herramienta de gestión que permita realizar mejoras en la totalidad del proceso contractual, reducir tiempos y hacer más eficiente el trabajo, es fundamental.

Más que un software de gestión, un completo ecosistema de contratos.

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