Cómo calcular el ROI de un software de gestión de contratos

No cabe duda de que la implementación de un software de gestión de contratos reporta enormes beneficios para una empresa, especialmente en lo que respecta a ahorro de tiempos y trabajo, reducción de errores y eliminación de costos ocultos. 

No obstante, para saber a ciencia cierta qué tan factible es invertir en un sistema de estos y determinar el aporte que puede hacer a la consecución de los objetivos estratégicos y financieros de la organización, resulta imprescindible saber cómo determinar su Retorno de la Inversión o ROI (acrónimo del inglés Return On Investment). Por fortuna, se trata de un procedimiento menos complejo de lo que parece.

Cómo calcular el ROI de un software de gestión de contratos

Generalmente, el Retorno de la Inversión se calcula mediante la aplicación de una simple fórmula:

ROI = (Ganancia total de una inversión) - (Costo de la Inversión) / (Costo de la inversión)

No obstante, en el caso de un software de gestión de contratos -como en el de cualquier activo informático- resulta complejo determinar las utilidades que este sistema reportará al negocio. Por eso, para una estimación confiable y transparente del Retorno de la Inversión, es necesario tener presente los ahorros (en cifras concretas) que la implementación de dicho software supone para una organización, por supuesto, a través de todo el ciclo de vida de los contratos. 

Antes de revisar en detalle las cifras concretas de los ahorros a través del ciclo de vida de los contratos es importante tener en consideración que existen diversos procesos contractuales, dentro de los cuales aparecen como los más comunes aquellos procesos en donde la empresa actúa como vendedora (contratos con clientes) y aquellos en los que la empresa actúa como compradora (contratos con proveedores).

La intensidad con que cada empresa se vea envuelta en cada uno de estos procesos determinará el tipo de ahorro, así por ejemplo, cifras asociadas a los ingresos de la compañía como un “4% extra en los ingresos al acortar las negociaciones de los contratos”, o un “5% de aumento en los ingresos asociados a renovaciones de contratos”, aplican cuando la organización hace las veces de vendedora. 

En el caso que la empresa asuma el rol de compradora, dichas cifras no aplican, pero sí proceden otras como un “3% de ahorro en órdenes de compra al consolidar la información” u otros ahorros asociados a la cadena de suministro.

A grandes rasgos, una herramienta para la gestión de contratos tiene un impacto en las distintas etapas -enmarcadas en el ciclo de vida de los contratos- que resultan determinantes a la hora de estimar el ROI:

• Solicitudes contractuales. Ahorro medio de 4 dólares por cada nueva solicitud, gracias a que toda la información se encuentra centralizada y estandarizada (Fuente: Aberdeen Group). 
• Redacción del contrato, colaboración y negociación. Disminución de un 19% de los tiempos empleados en creación, negociación y validación contractual (Fuente: Aberdeen Group), además de generar un aumento de 4% de los ingresos anuales al acotar las negociaciones de los contratos (Fuente: WCC).
• Firma Electrónica en los contratos. Reducción de un 99% del tiempo en el proceso de firma electrónica versus la tradicional (Fuente: Signaturit).
• Administración Post Firma de la relación contractual. Ahorro del 5% de los ingresos de las empresas en seguimiento y administración de contratos después de la firma (Fuente: Goldman and Sachs), además de un 3% de ahorro en órdenes de compra al consolidar la información contractual (Fuente: Aberdeen Group).
• Control de fechas e hitos clave. Ahorro medio de 2.1 millones de dólares al año al evitar sanciones y multas por incumplimiento contractual y exigir el cumplimiento de las obligaciones tomadas por terceros. (Fuente: Association of Corporate Counsel).
• Renovación o finalización de contratos. Incremento medio de un 5% de los ingresos asociados a la renovación de documentos contractuales (Fuente: Association of Corporate Counsel).

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El Retorno de la Inversión de un software de gestión de contratos puede oscilar entre un 80% y un 1.000% (incluso más). Por supuesto, el resultado exacto dependerá de la cantidad de contratos que se administren a través del sistema y del tiempo promedio en la firma de los mismos, pero también de variables como:

• Nivel de adopción del sistema por las distintas gerencias y cargos de la organización.
• Actualización del sistema con todos los contratos de la empresa.
• Nivel de incorporación de los procesos contractuales de la compañía, junto a la participación de los actores responsables.
• Determinación de sponsors que garanticen la obligatoriedad del uso del sistema en la gestión de contratos.
• Empleo de las distintas funcionalidades del sistema para garantizar una correcta administración y monitoreo de los contratos a través de todo su ciclo de vida, como las alertas y reportes generados por el CLM.
• Integración con otros sistemas de la organización, como el ERP o el CRM.
• Industria a la cual esté asociada la utilización del sistema. 

En todo caso, plataformas como Webdox simplifican por completo la gestión de los contratos, optimizando la velocidad de ejecución de los mismos y reduciendo al mínimo los errores asociados a la administración manual de este tipo de documentos. Por lo tanto, su implementación garantiza un alto porcentaje de ROI, especialmente porque, al tratarse de un software alojado en la nube, ofrece a sus clientes precios realmente asequibles. 

Además, si necesitas una cifra exacta en cuanto al ROI que este tipo de herramientas puede generar para tu empresa, basta con que te contactes con alguno de nuestros consultores y podrás obtener este dato.