CLM para ahorrar tiempo y recursos en la negociación contractual

De acuerdo a la WorldCC, las empresas pierden cada año un equivalente al 4% de su facturación debido a las negociaciones de contratos que se prolongan en exceso. A las dificultades habituales de llegar a un acuerdo se añade a menudo una gestión documental ineficiente, que alarga aún más los plazos. ¿Sabes cómo evitarlo en tu empresa?

Seguramente este tipo de situación te resultará familiar: tu empresa lleva meses negociando un importante acuerdo con un cliente, con un socio o con un proveedor. Ambas partes están interesadas, pero el proceso de negociación contractual parece no tener fin, con constantes modificaciones en el contrato, cláusulas que se discuten hasta la última coma, cambios que no se aplican correctamente, borradores antiguos que por “arte de magia” vuelven a entrometerse en las reuniones y correos una y otra vez… Mientras la negociación se alarga, tu empresa está perdiendo dinero y oportunidades de negocio.

Sin embargo, una negociación contractual prolongada no es algo que suceda solo en tu compañía: la asociación internacional World Commerce & Contracting (WorldCC) calcula que las empresas pierden cada año 4 % de su facturación por los costes de las negociaciones prolongadas en exceso.

Las causas más habituales que provocan retrasos en las negociaciones son:

• La complejidad y valor del acuerdo.

• Las relaciones existentes entre las partes.

• Las habilidades de los negociadores.

• El nivel de planificación y compromiso.

• Los sistemas de gestión documental.

Este tipo de problemas retrasan el 40 % de los acuerdos empresariales, porcentaje que llega al 70 % en el caso de las negociaciones de alto valor estratégico.

Las consecuencias de prolongar demasiado el cierre de un contrato son catastróficas: pérdida de ingresos y oportunidades de negocio, paralización del lanzamiento de nuevos productos y servicios, incumplimientos con proveedores y clientes, daño a la imagen de la marca, insatisfacción y tensión entre los empleados de la empresa, etc.

Los retrasos en las negociaciones afectan especialmente a los acuerdos de alto valor estratégico.

Lo más preocupante es que, a pesar de las nuevas tecnologías de comunicación y colaboración, el porcentaje de contratos que se demoran en exceso ha crecido un 40 % en los últimos años, de acuerdo con los datos de los asociados de la WorldCC. ¿Qué es lo que está fallando? Dejando a un lado el factor humano, a menudo el problema es un uso insuficiente o inadecuado de los sistemas de gestión documental.

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Cómo un CLM evita retrasos en la negociación contractual

Cualquier proceso de negociación implica gestionar un gran volumen de documentos: borradores iniciales, revisiones de los contratos, actas de las reuniones, mensajes de correo electrónico, anexos, etc. A menudo, se manejan diferentes versiones de los mismos documentos entre las partes que están negociando o dentro de la empresa.

Todavía son pocas las empresas que disponen de software específico para la gestión documental de contratos.

Esto obliga a invertir un valioso tiempo y esfuerzo en la administración de documentos contractuales. Una gran cantidad de documentos de las empresas se pierden o se archivan incorrectamente.

Como resultado, según un estudio de Censuswide/Sharp, los empleados dedican 13 minutos cada día a buscar documentos en los servidores de su empresa. A esto se añade el riesgo de que, una vez encontrado el documento, no se trate de la versión correcta o la más reciente, lo cual puede interrumpir una reunión o incluso provocar la irritación de la otra parte.

Para evitar este tipo de situaciones, es recomendable seguir estos consejos básicos:

• Digitalización de contratos y otros documentos de negocios asociados: manejar documentos en papel no solo ralentiza los procesos de negociación contractual, sino que también resulta más costoso para la empresa. Según PWC, generar y archivar un documento impreso cuesta una media de 19 dólares; en el caso del formato digital, este costo se reduce a apenas una centésima parte.  

• Instala un software de gestión documental: la digitalización es solo el primer paso. Para no perder tiempo en búsqueda de contratos o los archivos correctos, en la actualidad hay soluciones de gestión documental que archivan y clasifican los documentos, facilitan las búsquedas, permiten rastrear los cambios realizados por cada usuario o perfil y soportan varios idiomas, entre otras prestaciones.

• Crea y administra los contratos con un software colaborativo: ¿qué sentido tiene intercambiar por email cada día versiones de un contrato con modificaciones mínimas?. Las soluciones disponibles actualmente para gestionar documentos legales permiten crear y editar documentos online de forma colaborativa a las partes internas y externas que participan en la negociación contractual. De este modo, todos trabajan siempre sobre la última versión actualizada del documento.

• Usa una herramienta para la gestión del ciclo de vida de los contratos: la tecnología también puede ser tu aliada para mejorar la gestión de los contratos. Las soluciones específicas de software de gestión de contratos permiten acceder en tiempo real a los datos de cada contrato. Por ejemplo, el usuario recibe una alerta cuando el contrato está a punto de expirar, puede consultar las calificaciones internas de los clientes y proveedores que participan en el contrato, etc.

En definitiva, los acuerdos importantes siempre requerirán largas negociaciones. Sin embargo, la tecnología de gestión contractual simplifica y acelera la administración de documentos contractuales, además de aumentar la productividad de los empleados y reducir los costos.