Como escolher o melhor software de gestão de contratos em 2024
Em um mundo empresarial cada vez mais digitalizado, a gestão de contratos é um pilar fundamental para o sucesso. Neste guia completo, orientaremos você pelas etapas-chave para escolher o melhor software de gestão de contratos em 2024. Tomar a decisão correta pode fazer a diferença na eficiência e lucratividade de sua empresa.
Tabela de Conteúdos
Etapas do processo de compra de software de gestão de contratos
Assim como um contrato envolve vários atores com papéis e perspectivas únicas, a aquisição de software segue um processo com diversas etapas.
Para aqueles que estão comprando software pela primeira vez, é essencial entender a importância de realizar uma pesquisa completa, pois é um investimento de longo prazo que terá impacto em toda a organização e seus stakeholders.
Requisitos do sistema de gestão jurídica
Os requisitos do sistema de gestão jurídica são um conjunto de especificações e critérios que definem as necessidades e expectativas de uma organização em relação à gestão de questões legais e contratos.
Esses requisitos são um guia fundamental para o design, implementação e avaliação de um sistema que permite gerenciar eficazmente os aspectos legais da empresa, incluindo o escopo do projeto, a documentação legal, a conformidade regulatória, a mitigação de riscos legais, entre outros.
Nesse sentido, antes de considerar uma opção de software de gestão de contratos, é essencial iniciar conversas com todas as áreas da empresa que participarão de alguma forma no processo contratual, para entender como esta decisão importante influenciará o funcionamento interno de toda a empresa.
Tenha em mente as seguintes perguntas básicas para se alinhar com toda a equipe e tomar uma decisão informada:
Essas perguntas ajudarão a iniciar conversas com os stakeholders internos e a entender as necessidades de cada área, a fim de identificar a solução mais adequada para sua organização. Uma vez coletadas as respostas, recomenda-se criar um resumo com todas as considerações e assim montar um manual de requisitos específicos para apresentar aos candidatos de CLM.
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Área Jurídica
✔Quais são os requisitos legais e regulatórios específicos que nosso CLM deve cumprir?
✔Que tipo de contratos vocês gerenciam com mais frequência e quais são suas particularidades legais?
✔Vocês precisam de funcionalidades específicas de conformidade regulamentar, como indicadores de cumprimento de SLA ou gestão de consentimentos?
✔Quais medidas de segurança e privacidade de dados são essenciais para proteger informações legalmente sensíveis? -
Área de Vendas
✔Como o CLM pode agilizar o processo de vendas e melhorar a eficiência na criação e assinatura de contratos?
✔Quais características são essenciais para garantir uma gestão eficaz de contratos no ciclo de vendas?
✔Quais dados e análises são necessários para tomar decisões estratégicas na equipe de vendas?
✔Como o CLM pode melhorar a colaboração com os clientes e aumentar a satisfação?
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Área de Compras
✔ Quais são os principais desafios na gestão de contratos com fornecedores?
✔Quais processos de compra podem se beneficiar da automação através de um CLM?
✔São necessárias integrações específicas com outros sistemas de gestão empresarial (ERP, CRM, DMS, etc.)?
✔Quais funções de monitoramento e controle de despesas são essenciais para a área de compras?
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Área de Tecnologia da Informação (TI)
✔Qual é nossa infraestrutura tecnológica atual e como um CLM seria integrado?
✔Quais requisitos de segurança e privacidade de dados precisamos abordar ao implementar o CLM?
✔Precisamos de uma solução local ou baseada na nuvem, e qual seria a mais adequada para nossas necessidades?
✔Como será realizada a migração de dados e a capacitação do pessoal de TI na nova plataforma?
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Área de Finanças
✔ Quais são os principais objetivos financeiros que esperamos alcançar com a implementação do CLM?
✔Quais aspectos do ciclo de vida do contrato afetam diretamente a gestão de custos e orçamentos?
✔Que relatórios e análises financeiras precisamos para avaliar o desempenho dos contratos?
✔Como o CLM pode ajudar na identificação e mitigação de riscos financeiros?
Definição de necessidades e objetivos
Após ter claro os requisitos do sistema de gestão legal, é crucial entender as necessidades e objetivos da sua empresa. Imagine que você está construindo uma casa. Quais cômodos você precisa? Quantas pessoas viverão nela? Da mesma forma, você deve determinar quais funcionalidades do CLM são essenciais para a sua empresa e quais são seus objetivos a curto e longo prazo. Esta fase envolve:
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1. Avaliação das necessidades atuais
Analisar como os contratos e questões legais são atualmente geridos na organização, identificando processos, áreas problemáticas e deficiências.
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2. Identificação de problemas e desafios
Reconhecer os problemas e desafios específicos relacionados à gestão de contratos atual, como atrasos na aprovação ou falta de visibilidade.
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3. Estabelecimento de objetivos claros
Definir metas específicas e mensuráveis, como reduzir os tempos de aprovação e assinatura em uma porcentagem determinada em um período específico.
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4. Priorização de requisitos
Determinar as características e funcionalidades chave necessárias no software de gestão de contratos para alcançar os objetivos definidos.
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5. Envolvimento das partes interessadas
Engajar todas as partes relevantes no processo, desde a equipe jurídica até os departamentos de vendas, compras, finanças e TI, para obter perspectivas abrangentes.
Pesquisa preliminar e estabelecimento de critérios
A pesquisa é fundamental. Assim como você faz uma pesquisa antes de comprar um carro, pesquise as opções de software de gestão de contratos. Estabeleça critérios específicos, como a capacidade de personalização ou a compatibilidade com sua indústria, e considere aspectos como:
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1. Estabelecer prioridades
Identifique quais aspectos são mais importantes para você em relação a um CLM. Quais são seus objetivos específicos para sua implementação? Em quais áreas você precisa de mais suporte? Ter uma compreensão clara de suas preferências ajudará a avaliar as funções mais tarde.
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2. Pesquisar sites dos CLM
Dedique tempo para revisar cuidadosamente os sites dos fornecedores de CLM. Leia as páginas de produtos, consulte os documentos de suporte e explore as histórias de clientes para obter uma compreensão completa do que cada CLM oferece.
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3. Consultar fontes externas
Explore sites de avaliação de software como Capterra e Gartner Peer Insights, que fornecem uma perspectiva imparcial de terceiros sobre as opções disponíveis. Essas avaliações podem fornecer informações valiosas para sua tomada de decisões.
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4. Conversar com colegas e profissionais da área jurídica
Aproveite as comunidades e eventos jurídicos para conversar com outros profissionais do seu campo. Faça perguntas e obtenha informações com base nas experiências de seus colegas em relação aos CLM. Seus insights podem ser inestimáveis no seu processo de seleção de software.
Comparação de opções e solicitações de demonstrações
Esta é a fase em que você testa antes de comprar. Solicitar demonstrações dos fornecedores para ver como a solução funciona e se adapta é essencial.
Não se trata apenas de verificar se eles atendem aos seus requisitos básicos, mas também de considerar sua capacidade de se adaptar às necessidades específicas da sua organização. Peça demonstrações personalizadas que mostrem como cada CLM aborda os desafios específicos e se sua interface e fluxo de trabalho são simples e intuitivos para sua equipe.
Além disso, avalie a flexibilidade da solução para se adaptar às mudanças futuras em sua empresa. Esta etapa é crucial para tomar uma decisão informada que esteja alinhada com seus objetivos de longo prazo.
Processo de tomada de decisões e considerações de orçamento
Semelhante a decidir entre um carro novo e um usado, avalie cuidadosamente o seu orçamento. É necessário analisar o orçamento disponível e o ROI esperado, além de considerar a escalabilidade e flexibilidade a longo prazo do software.
Esta etapa culmina na escolha da solução que melhor se adapta às necessidades e recursos da organização, com foco nos benefícios sustentáveis ao longo do tempo.
Implementação e Integração
A fase de "Implementação e Integração" é crucial para uma transição bem-sucedida para o uso do software de gestão de contratos (CLM). Aqui são detalhados os aspectos chave desta fase:-
1. Planejamento de implementação
É elaborado um plano detalhado que estabelece os passos necessários para a implementação do CLM, incluindo prazos e responsabilidades.
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2. Configuração e personalização
O software é adaptado para atender às necessidades específicas da organização, o que pode incluir a criação de fluxos de trabalho personalizados e a configuração de campos de dados no contrato.
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3. Migração de dados
Os dados relevantes dos contratos existentes são transferidos para o novo software CLM de maneira precisa e segura, idealmente sem custo.
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4. Treinamento da equipe
É fornecido treinamento aos usuários para que eles se familiarizem com o software e possam utilizá-lo eficientemente em suas funções.
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5. Testes e ajustes
São realizados testes rigorosos para garantir que o CLM funcione perfeitamente e atenda às necessidades operacionais.
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6. Lançamento e monitoramento inicial
O CLM é implementado em toda a organização e seu desempenho inicial é monitorado, resolvendo qualquer problema que possa surgir.
O que procurar em uma ferramenta CLM de gestão de contratos
Funcionalidades básicas e características avançadas
A avaliação de um CLM deve considerar tanto as funcionalidades básicas, que atendem às necessidades essenciais de gestão de contratos, quanto as características avançadas que oferecem um valor adicional.
Certificar-se de que o software CLM atende aos requisitos fundamentais, como o rastreamento de contratos e a assinatura eletrônica, é essencial. No entanto, também é importante investigar características avançadas, como a geração de fluxos de trabalho, rastreamento e alertas de prazos, e colaboração com terceiros, para maximizar o potencial do CLM.
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Integração com outros sistemas e ferramentas
A capacidade de um CLM se integrar com outras ferramentas e sistemas usados na organização é um fator crítico. Integrações suaves com CRM, ERP, armazenamento em nuvem, sistemas de gestão empresarial e mais, facilitam a transferência de dados e melhoram a eficiência operacional.
Segurança e conformidade regulatória
A segurança dos dados e a conformidade com as regulamentações legais são aspectos fundamentais na gestão de contratos. Um CLM deve oferecer medidas robustas de segurança, como criptografia de dados e controle de acesso, para proteger as informações confidenciais da empresa. Além disso, deve estar em conformidade com as regulamentações legais e regulamentos de privacidade pertinentes de cada país.
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Escalabilidade e adaptabilidade para crescimento futuro
Considerar a escalabilidade do CLM é essencial, pois a organização pode crescer ao longo do tempo. O software deve ser capaz de lidar com um maior volume de contratos e adaptar-se às necessidades em constante mudança sem problemas. Flexibilidade e adaptabilidade são chaves para garantir que o CLM continue eficaz à medida que as operações evoluem.
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Suporte e recursos de treinamento
O apoio de um fornecedor de CLM é fundamental. Garantir que ofereçam um forte suporte técnico com conhecimento da idiossincrasia local, 24/7 e recursos de treinamento para os usuários, são aspectos que não devem ser negligenciados. Isso inclui acesso a documentação, treinamento online e assistência em caso de problemas técnicos.
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O valor da Inteligência Artificial Generativa em um CLM
A Inteligência Artificial Generativa em um sistema de gestão de contratos (CLM) representa um avanço significativo na simplificação e melhoria da gestão contratual. Esta tecnologia usa modelos de linguagem avançados para criar conteúdo de forma autônoma e contextualmente relevante. Aqui destacamos alguns aspectos chave de por que a inteligência artificial generativa é importante em um CLM:
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1. Automação de tarefas repetitivas
A geração automática de documentos e cláusulas legais permite que profissionais jurídicos e equipes de contratos eliminem tarefas manuais repetitivas. Isso libera tempo e recursos para se concentrar em questões mais estratégicas e de alto valor.
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2. Eficiência na criação e revisão de contratos
A IA generativa pode acelerar significativamente o processo de criação e revisão de contratos, fornecendo conteúdo preciso e consistente instantaneamente. Isso reduz a possibilidade de erros humanos e agiliza as operações.
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3. Personalização contextual
A IA generativa pode adaptar automaticamente os contratos às circunstâncias específicas de cada acordo. Pode incluir informações pertinentes, como datas, nomes e valores, de forma precisa e consistente em todo o documento.
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4. Consistência e conformidade regulatória
A geração automática garante consistência na aplicação de políticas e cláusulas legais, ajudando a manter a conformidade regulatória em todos os contratos.
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5. Aumento da produtividade
Ao reduzir a carga de trabalho manual, a IA generativa permite que as equipes jurídicas e de contratos sejam mais produtivas e eficazes na gestão de um maior volume de acordos em menos tempo.
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6. Melhor experiência do usuário
A IA, ao explorar contratos de forma intuitiva, transforma pesquisas complexas em conversas naturais, melhorando a compreensão e o acesso a informações cruciais.
Adicionalmente, como a IA é uma tecnologia capaz de aprender e evoluir, oferece às empresas uma ferramenta dinâmica que pode melhorar e adaptar-se de acordo com os requisitos de contratação. Esta capacidade de inovação constante não só otimiza processos existentes, mas também cria oportunidades inéditas para melhorar a eficiência e a eficácia de maneiras nunca antes exploradas.
A IA é, definitivamente, um componente chave para a gestão de contratos moderna, atuando como um assistente virtual para advogados que potencializa a eficiência, precisão e produtividade na gestão contratual, sem substituir habilidades humanas. Ao eliminar tarefas repetitivas e fornecer conteúdo contextualmente relevante, esta tecnologia impulsiona a agilidade e capacidade de resposta das organizações no ambiente empresarial atual.
A avaliação do CLM é um trabalho em equipe
Com todas as informações detalhadas ao longo deste guia, já é possível ter certeza de que a implementação e adoção efetiva de um sistema de gestão de contratos (CLM) não é apenas responsabilidade da equipe jurídica ou de contratação, mas requer uma colaboração integral de todos os departamentos relevantes dentro de uma organização.
A seguir, são detalhadas as razões pelas quais a avaliação e escolha de um CLM devem ser consideradas como um esforço conjunto e como envolver múltiplos departamentos pode levar a uma implementação bem-sucedida:
Envolvendo todos os departamentos relevantes
Contratos e acordos impactam vários departamentos, desde vendas e compras até finanças e recursos humanos. Cada departamento tem necessidades e requisitos específicos para os contratos que gerenciam. Involvendo todas estas áreas desde o início, garante-se que as soluções CLM se adaptem às necessidades de cada equipe, o que melhora a aceitação e o uso do sistema.
Coletar feedback e perspectivas de diferentes equipes
Como mencionamos na seção de Requisitos do sistema de gestão legal, cada departamento tem uma perspectiva única sobre os contratos. As equipes de vendas podem estar mais focadas na agilidade e rapidez na criação de acordos para fechar negócios, enquanto a equipe jurídica pode priorizar a precisão e conformidade regulatória.
Ao coletar feedback dessas perspectivas diversas, é possível identificar e abordar preocupações específicas de cada equipe, levando a uma solução CLM que beneficia toda a organização.
Considerações interdepartamentais para uma implementação bem-sucedida
Interações entre departamentos e fluxos de trabalho interdepartamentais são essenciais em muitos contratos. Um CLM eficaz deve facilitar estas interações e garantir uma comunicação fluida entre as equipes através de fluxos de trabalho colaborativos.
A coordenação entre vendas e finanças para contratos de faturamento, por exemplo, ou entre recursos humanos e legais para contratos de colaboradores, são exemplos de interações que devem ser consideradas durante a avaliação do CLM.
Testando um processo de gestão de contratos com Webdox
Por que é crucial testar antes de comprar?
Antes de se comprometer com um software de gestão de contratos (CLM) como Webdox, é essencial realizar testes exaustivos para avaliar sua adequação às necessidades específicas de sua organização.
Testar antes de comprar é fundamental por várias razões. Primeiramente, permite aos usuários experimentar diretamente as características e funcionalidades de Webdox, desde a criação de contratos até a assinatura eletrônica, compreendendo como ele se integra aos fluxos de trabalho existentes.
Em segundo lugar, testes práticos ajudam a identificar se a plataforma atende às expectativas e requisitos específicos de seu negócio, como a capacidade de gerenciar e assinar massivamente vários tipos de contratos ou a facilidade de colaboração em equipe. Além disso, testar Webdox fornece informações sobre usabilidade e curva de aprendizado, garantindo que seja intuitivo e fácil de usar para todos os usuários.
O que considerar ao comprar um CLM como Webdox
Quando se trata de selecionar o software certo para a Gestão do Ciclo de Vida do Contrato (CLM), Webdox CLM se destaca de seus concorrentes por vários aspectos-chave:
Funcionalidade e adaptabilidade
Webdox CLM oferece uma ampla gama de funcionalidades, desde armazenamento e automação de fluxos de trabalho até integrações e personalização, garantindo uma gestão de contratos eficiente e personalizada.
Interface intuitiva e facilidade de uso
A interface do usuário de Webdox CLM foi projetada para ser intuitiva e fácil de usar. Isso facilita a adoção pelos usuários, reduzindo a curva de aprendizado e melhorando a produtividade desde o primeiro dia.
Segurança e conformidade regulatória
A segurança de dados é uma prioridade para Webdox CLM. Ele oferece criptografia robusta e autenticação de usuários, garantindo a proteção de informações sensíveis.
Inteligência Artificial Generativa
Desde 2024, Webdox CLM se distinguirá não apenas por sua robusta funcionalidade e foco centrado no cliente, mas também por seu inovador componente de inteligência artificial: Webdox Brain Companion.
Suporte local e serviço ao cliente 24/7
Com uma equipe de suporte local altamente treinada e disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, Webdox CLM oferece assistência imediata e orientação especializada.
Foco especializado e experiência comprovada
Com mais de 500 clientes em 15 países latino-americanos, a Webdox CLM demonstrou sua experiência em gestão de contratos. Sua abordagem especializada o torna a opção CLM ideal.
Como estabelecer um processo de teste eficaz
Estabelecer um processo de teste meticuloso e bem estruturado não só ajuda a determinar se Webdox ou qualquer outro CLM é adequado para sua organização, mas também garante uma transição suave e uma adoção bem-sucedida do sistema em toda a empresa.-
Definir objetivos claros
Antes de começar os testes, é essencial ter objetivos bem definidos. Quais funcionalidades são críticas para sua empresa? Quais problemas específicos você deseja resolver com um CLM? Estabeleça metas claras para avaliar durante os testes.
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Envolva os usuários finais
As pessoas que usarão o CLM em seu dia a dia devem estar envolvidas nos testes. Isso garante que as experiências e preocupações do usuário sejam levadas em consideração. Seus comentários são cruciais para determinar a adequação do sistema.
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Simule cenários reais
Projete casos de uso que refletem situações e fluxos de trabalho reais em sua organização. Isso inclui a criação de contratos, colaboração em equipe, assinatura eletrônica e acompanhamento do ciclo de vida do contrato. Ao simular cenários reais, você pode identificar possíveis obstáculos e benefícios do sistema.
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Avalie a integração
Se sua empresa já usa ferramentas como CRM, armazenamento em nuvem ou outros sistemas na nuvem, certifique-se de testar a integração do CLM com essas ferramentas. Verifique se os dados são transferidos corretamente e se a consistência é mantida em todas as plataformas.
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Coletar feedback detalhado
Durante o período de teste, colete comentários detalhados dos usuários. Pergunte sobre facilidade de uso, eficiência nos fluxos de trabalho e satisfação geral. Esse feedback ajudará a tomar uma decisão informada sobre a compra do CLM.
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Avalie o suporte técnico
Durante os testes, também é importante avaliar a qualidade do suporte técnico fornecido pelo fornecedor. Eles respondem rapidamente às consultas? Eles são capazes de resolver problemas eficazmente? Um bom suporte técnico é essencial para uma implementação bem-sucedida e uso contínuo do sistema.
Dicas finais para avaliar resultados e tomar decisões informadas
Chegar à fase de avaliação de resultados e tomada de decisão na gestão de contratos é um marco crucial. Após toda análise, pesquisa e testes, é hora de considerar os resultados e tomar decisões informadas. Aqui estão algumas dicas finais para orientar este processo:
a).- Avaliar o desempenho com base nos objetivos: Antes de analisar os números, lembre-se dos objetivos iniciais que foram estabelecidos. O software de gestão de contratos atendeu a essas metas? Avalie seu desempenho com base nesses objetivos-chave, seja para melhorar a eficiência, reduzir custos e erros ou melhorar a colaboração entre equipes.
b).- Analisar dados quantitativos e qualitativos: Não se limite aos números. Colete dados quantitativos, como o tempo médio para criar um contrato ou a redução de erros, mas também considere dados qualitativos, como satisfação do usuário e melhoria na comunicação entre departamentos. A combinação de ambos fornece uma imagem completa.
c).- Feedback contínuo: Continue procurando feedback mesmo após a implementação completa. Usuários e stakeholders podem oferecer insights valiosos à medida que usam a plataforma em situações do mundo real. Aprenda com suas experiências e faça ajustes conforme necessário.
d).- Mantenha a flexibilidade: A gestão de contratos não é estática; ela evolui com o tempo. Certifique-se de que o software escolhido seja flexível o suficiente para se adaptar às mudanças nos processos de negócios e regulamentações legais. A capacidade de personalização e escalabilidade são chaves.
e).- Considere o ROI a longo prazo: Avalie o retorno do investimento (ROI) a longo prazo. Embora os custos iniciais sejam importantes, também considere economias contínuas e benefícios a longo prazo, como a redução de erros legais, melhoria nas relações com os clientes e capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças do mercado.
f).- Tome decisões baseadas em dados: Por fim, tome decisões baseadas em dados com uma visão holística dos resultados. Considere todos os aspectos, desde a satisfação do usuário até a eficiência operacional e melhoria na gestão de riscos. Ao fazê-lo, você estará equipado para tomar decisões informadas que beneficiarão sua empresa a longo prazo.
Em última análise, uma gestão de contratos eficaz não se trata apenas de escolher o software certo; é sobre como esse software se integra e melhora os processos de negócios existentes. Com essas dicas finais em mente, você estará preparado para tomar decisões que transformarão sua abordagem para a gestão de contratos, levando sua empresa a um futuro mais eficiente e colaborativo, considerando até mesmo o poder transformador da Inteligência Artificial.
