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Última atualização: Março de 2026
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Obrigado por acessar o site comercial do Webdox CLM. Aqui apresentamos a forma como coletamos, usamos e processamos suas informações quando você usa nossos sites, software e serviços. Ao acessar ou utilizar de qualquer forma o site, software ou serviços, entender-se-á que você presta sua expressa aceitação e consentimento a esta Política de Privacidade, que é incorporada e faz parte integrante de nossos Termos e Condições.
WEBDOX CLM garante a máxima confidencialidade e proteção dos dados de caráter pessoal que os usuários ou potenciais usuários nos forneçam por meio de nosso site https://www.webdoxclm.com, com a finalidade de utilizar os serviços que oferecemos, realizar reclamações, agendar demonstrações, baixar guias jurídicos, candidatar-se a trabalhar conosco e outros documentos ou formulários. Bem como os dados pessoais que os usuários vigentes no Portal Webdox https://app.webdoxclm.com forneçam para utilizar nosso serviço SaaS como Ciclo de Vida de Contratos para todos os seus funcionários, clientes e/ou fornecedores.
WEBDOX CLM está ciente da elevada importância da privacidade de nossos usuários e de todas as pessoas que se interessam pelos serviços oferecidos. Consistentes com essa consideração, assumimos o compromisso de respeitar sua privacidade e proteger a confidencialidade de suas informações privadas e dados pessoais. Por tal motivo, por meio desta Política de Privacidade, informamos aos nossos usuários a maneira pela qual os dados pessoais fornecidos ao WEBDOX CLM são coletados, tratados e protegidos.
As informações pessoais privadas não incluem informações disponíveis por meio de fontes acessíveis ao público. Entendem-se por tais os meios de comunicação eletrônica, óptica e de outra tecnologia concebidos para fornecer informações ao público e abertos à consulta geral, as listas telefônicas, os jornais e revistas, os meios de comunicação social, as listas profissionais, os repositórios de jurisprudência anonimizados, os Registros Públicos administrados por Superintendências, Ministérios e/ou qualquer órgão público, bem como qualquer outro registro ou banco de dados qualificado como público conforme a lei.
De acordo com o "Regulamento Geral de Proteção de Dados" ou GDPR em inglês (doravante, a "Lei") aplicado a cada país, entende-se por dados pessoais toda informação sobre uma pessoa natural que a identifica ou torna identificável por meio de meios que possam ser razoavelmente utilizados.
Por outro lado, por tratamento de dados pessoais entende-se qualquer operação ou procedimento técnico, automatizado ou não, que permita a coleta, registro, organização, armazenamento, conservação, elaboração, modificação, extração, consulta, utilização, bloqueio, supressão, comunicação por transferência ou por difusão ou qualquer outra forma de processamento que facilite o acesso, correlação ou interconexão dos dados pessoais.
WEBDOX CLM desenvolve sua Política de tratamento de dados pessoais com base nos princípios norteadores estabelecidos na Lei mencionados a seguir:
WEBDOX CLM e, quando for o caso, os encarregados do tratamento, contam com medidas de segurança apropriadas e acordes com o tratamento a ser realizado, bem como as medidas técnicas, organizacionais e jurídicas necessárias para garantir a confidencialidade dos dados pessoais.
O usuário está informado e autoriza livre e voluntariamente o WEBDOX CLM a coletar, armazenar, conservar, acessar, usar, suprimir ou atualizar seus Dados Pessoais para suas atividades. Nesse sentido, os dados pessoais aos quais o WEBDOX CLM tenha acesso em decorrência dos serviços que presta ou mediante o preenchimento de diferentes formulários serão incorporados ao correspondente Banco de Dados Pessoais denominado "Clientes", conformando o conjunto organizado de dados pessoais de usuários criado pelo WEBDOX CLM.
Os dados pessoais fornecidos pelos usuários serão tratados com total confidencialidade e somente poderão ser conhecidos e manuseados pelo pessoal do WEBDOX CLM, ou pelos encarregados do tratamento, que necessitem conhecer tais informações para prestar os serviços oferecidos. WEBDOX CLM compromete-se a guardar sigilo profissional com relação aos mesmos e garante o dever de conservá-los adotando todas as medidas de segurança necessárias. A autorização não será necessária quando os dados pessoais forem necessários para a execução de uma relação contratual da qual o Titular de Dados Pessoais seja parte.
Se os dados registrados resultarem inexatos, total ou parcialmente, ou incompletos, o WEBDOX CLM poderá atualizá-los e/ou substituí-los pelos correspondentes dados retificados ou completados.
Os dados pessoais solicitados aos usuários por meio de diferentes formulários do site são dados de contato, nome e sobrenome, número de identidade, o hash associado a informações biométricas, reclamações, pedidos, ou quando for o caso, nome de sua empresa, o setor, endereço de e-mail e cargo, entre outros, os quais são adequados, pertinentes e não excessivos em relação à finalidade para a qual são coletados.
Os dados pessoais fornecidos pelos usuários serão armazenados com total confidencialidade na Nuvem Privada da Webdox que o fornecedor Google Cloud Platform disponibiliza para todo o produto Webdox, herdando sua política de privacidade e controles de segurança necessários para o cumprimento regulatório de proteção de dados pessoais. Da mesma forma, os dados pessoais fornecidos poderão ser armazenados em diversas soluções Cloud e recursos tecnológicos, que permitem ao WEBDOX CLM cumprir com suas obrigações com seus clientes e com o seguinte ponto 7, referente ao uso dos dados pessoais. O fluxo transfronteiriço também é legitimado pela necessidade contratual para a prestação do serviço SaaS da Webdox.
A nível internacional, o WEBDOX CLM pode armazenar informações com outras empresas de seu grupo empresarial como Webdox Legal SpA, localizada no Chile, Webdox Legal Informatics SpA, localizada no Chile, Webdox de Perú S.A.C., localizada no Peru, Webdox Colombia S.A.S., localizada na Colômbia, Webdox do Brasil Ltda localizada no Brasil e Webdox de México S.A. de CV, localizada no México. Além disso, o WEBDOX CLM utiliza serviços tecnológicos de terceiros, de modo que ocorrerá fluxo transfronteiriço com os seguintes fornecedores de assinatura eletrônica: E-sign localizada em Santiago do Chile - Chile, LegalSign localizada em Santiago do Chile - Chile, TOC Peru localizada em Seattle, Estados Unidos, ProtecData localizada em Bogotá, Colômbia, Encode localizada em Córdoba, Argentina, bem como a empresa Google Cloud Platform, prestadora de serviços de armazenamento em nuvem localizada na Carolina do Sul - Estados Unidos da América; e Hubspot, prestadora de software de atendimento ao cliente, localizada em Massachusetts - Estados Unidos da América.
O acima exposto não descarta o uso de um repositório de armazenamento fornecido pelo Cliente; nesses casos, a conectividade e a transferência de dados devem ser objeto de avaliação técnica.
O usuário autoriza expressamente o WEBDOX CLM ao uso de seus dados para fornecer os serviços contratados, tais como processar indicações, processar pagamentos, manter e atualizar arquivos e assinaturas, hash de informação biométrica com a finalidade determinada e explícita de validar sua identidade durante o uso de serviços específicos, atualizar suas contas conosco; bem como disponibilizar conteúdo como e-mails com conteúdo relacionado à disciplina de gestão de contratos (CLM), convites para webinars, atualizações de nossos produtos, parcerias relevantes do WEBDOX CLM; e em geral, tratar seus dados para melhorar a experiência do usuário no site, adaptando melhor suas características e desempenho, para melhorar nossos serviços, características e plataforma, prevenir ou detectar fraude ou abuso, permitir que terceiros prestem serviços de todo tipo em nosso nome, adaptar nossas comunicações, fornecer informações sobre nossos projetos, melhorar nossas plataformas de serviços, personalizar sua experiência em seu uso, entregar informações sobre novas iniciativas, gerenciar suas consultas e requerimentos de informação; e em geral, processar as informações para fins estatísticos, ser utilizadas para dar cumprimento a obrigações legais ou contratuais assumidas com você. Tais ações poderão ser realizadas por e-mail ou outro meio de comunicação equivalente. Os dados coletados serão armazenados no banco de dados "Clientes" de titularidade do WEBDOX CLM.
Em complemento ao acima exposto, os dados pessoais poderão ser tratados nos seguintes processos internos do WEBDOX CLM:
Cada um dos processos internos do WEBDOX CLM poderá ser suportado e gerenciado por FORNECEDORES e recursos tecnológicos, após a assinatura prévia de um acordo de confidencialidade e política de privacidade para garantir a total proteção dos dados pessoais.
O WEBDOX CLM não realizará impressões de infografia de caráter publicitário, seja de forma física ou digital, com informações que possam conter dados pessoais dos usuários da plataforma. Da mesma forma, a única impressão de documento com informações de identificação pessoal (PII) será o contrato de serviço entre o Cliente e a Webdox para uso da plataforma WEBDOX CLM.
Por fim, em cumprimento com a Lei Geral de Proteção de Dados ("LGPD") do Brasil e a Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares ("LFPDPPP") do México, a Webdox aplica o princípio de Responsabilidade Proativa (Accountability) realizando avaliações de impacto à Privacidade (DPIA) em serviços de alto risco em concordância com a certificação ISO 27701.
SERVIÇOS DO WEBDOX CLM
Quando você usa nosso software e serviços, armazenamos, processamos e transmitimos, de forma confidencial e interna, seus documentos e informações relacionadas a eles (como as características ou atributos que são atribuídos aos documentos, seus alertas, documentos relacionados, comentários, entre outros). Se você nos conceder acesso a seus contatos, armazenaremos esses contatos em nossos servidores para que você possa utilizá-los. Todas as informações descritas ficam criptografadas em nossos servidores.
DADOS QUE PROVÊM DO USO DO WEBDOX CLM
Coletamos informações dos dispositivos que você usa para acessar nossos diversos produtos de software. Isso inclui endereços IP, tipo de navegador, versão do sistema operacional, o dispositivo e as funcionalidades que você usou no WEBDOX CLM.
Os dados pessoais serão cancelados quando houverem deixado de ser necessários para as finalidades para as quais foram coletados. No entanto, serão conservados durante o tempo em que algum tipo de responsabilidade possa ser exigida do WEBDOX CLM decorrente dessa relação com os usuários. Não será considerado incompatível o tratamento posterior para fins históricos, estatísticos ou científicos.
Sem prejuízo do parágrafo anterior, o usuário reconhece saber que, se excluir sua conta, também excluiremos essas informações. No entanto, deve ter em conta que: (1) pode haver latência na exclusão dessas informações de nossos servidores e armazenamento de cópias de segurança, e (2) poderemos reter essas informações se necessário para cumprir com nossas obrigações legais, resolver disputas ou exercer nossos acordos.
Otimização por meio de Inteligência Artificial
Os dados poderão ser processados por ferramentas de IA Generativa exclusivamente para as funções do serviço (resumos, pesquisa ou validação de identidade ou detecção de fraude). O Webdox CLM garante, sob supervisão do DPO, que esses dados não são utilizados para treinar modelos LLM externos ou próprios, mantendo a segregação lógica das informações do cliente, além de implementar Zero Data Retention nos fornecedores de IA.
O usuário autoriza a transferência de seus dados às empresas em nível nacional ou internacional (fluxo transfronteiriço) relacionadas e/ou associadas ao WEBDOX CLM para poder gerenciar adequadamente os serviços solicitados pelos usuários e as gestões que deles decorram posteriormente, em relação à finalidade indicada nas seções anteriores, estendendo a elas a autorização expressa para seu uso. O WEBDOX CLM garante o nível adequado de proteção dos dados pessoais dos usuários para a transferência de dados pessoais, de acordo com uma proteção equiparável ao previsto por esta Lei ou pelos padrões internacionais na matéria.
A nível internacional, o WEBDOX CLM pode compartilhar informações com outras empresas de seu grupo empresarial como Webdox Legal SpA, localizada no Chile, Webdox Legal Informatics SpA, localizada no Chile, Webdox de Perú S.A.C., localizada no Peru, Webdox Colombia S.A.S., localizada na Colômbia e Webdox de México S.A. de CV, localizada no México. Além disso, o WEBDOX CLM utiliza serviços tecnológicos de terceiros, de modo que ocorrerá fluxo transfronteiriço com os seguintes fornecedores de assinatura eletrônica: Adobe Sign localizada em San José, Estados Unidos; Certinet localizada em Santiago, Chile; ClickSign localizada em São Paulo, Brasil; D4Sign localizada em São Paulo, Brasil; DaviSign (TOC) localizada em Lima, Peru; Doc2Sign localizada na Cidade do México, México; DocuSign localizada em San Francisco, Estados Unidos; E-cert localizada em Santiago, Chile; ESign Cloud Signer localizada em Santiago, Chile; ESignDox localizada em Santiago, Chile; Keynua localizada em Lima, Peru; Legalario localizada na Cidade do México, México; MiFiel localizada na Cidade do México, México; Thomas Signe localizada em Bogotá, Colômbia; Onespan localizada em Chicago, Estados Unidos; Protect Data localizada em Bogotá, Colômbia; Signio localizada em Bogotá, Colômbia; Uanataca Ecuador localizada em Quito, Equador; e Via Firma localizada em Sevilha, Espanha.
Esses dados pessoais também podem ser comunicados às entidades administrativas, autoridades judiciais e/ou policiais, sempre que estabelecido por Lei.
Da mesma forma, o usuário autoriza expressamente o WEBDOX CLM a que, quando fizer uma reclamação por meio do e-mail: privacidad@webdoxclm.com, seus dados sejam tratados com a finalidade de atender às necessidades próprias do procedimento de atendimento das reclamações apresentadas pelos usuários, bem como, uma vez concluído o procedimento de atendimento da reclamação, atender às necessidades derivadas de qualquer processo ou procedimento judicial, administrativo ou arbitral que futuramente se derive ou surja em relação à reclamação que o usuário tenha apresentado, e atender a qualquer fiscalização da autoridade competente em matéria de tratamento de dados pessoais.
Os dados coletados por meio do Livro de Reclamações serão armazenados no banco de dados "Reclamações" de titularidade do WEBDOX CLM.
Em consequência das finalidades descritas, o prazo de armazenamento dos dados será de forma indefinida. Para todos os efeitos, entender-se-á que este prazo máximo de armazenamento e de tratamento dos dados pessoais é um direito do WEBDOX CLM e não uma obrigação, de modo que o WEBDOX CLM poderá optar por armazená-los e/ou tratá-los por prazos menores. Isso não prejudica de forma alguma os direitos dos usuários de revogar o consentimento de seus dados pessoais a qualquer momento, conforme a Lei o permite e o WEBDOX CLM detalha na presente Política de Privacidade.
O WEBDOX CLM adotou as medidas técnicas e organizacionais de segurança e confidencialidade apropriadas à categoria dos dados pessoais, necessárias para manter o nível de segurança exigido, com o objetivo de evitar, na medida do possível, a alteração, perda ou o tratamento ou acesso não autorizado que possam afetar a integridade, confidencialidade e disponibilidade das informações.
No entanto, a transmissão de informações por meio das redes de comunicação e da Internet não é totalmente segura; por isso, e apesar de o WEBDOX CLM realizar seus melhores esforços para proteger os dados pessoais, não poderá garantir a segurança dos mesmos durante o trânsito até o site. Todas as informações que os usuários da Internet forneçam por este meio serão enviadas por sua conta e risco.
Sem prejuízo do acima exposto, o WEBDOX CLM dispõe de uma equipe que preservará a segurança de suas informações, bem como realizará testes de vulnerabilidade. O WEBDOX CLM oferece segurança aos seus usuários e a subdivide atualmente de duas formas:
Em caso de ocorrer um acesso não autorizado ou qualquer incidente que comprometa a integridade, disponibilidade ou confidencialidade das informações de identificação pessoal (PII) armazenadas no WEBDOX CLM, será ativado o Procedimento de Gestão de Incidentes de Segurança da Informação.
Sob a supervisão do DPO, a Webdox notificará por e-mail o Administrador da plataforma do Cliente potencialmente afetado dentro de um prazo máximo de 12 horas após a detecção do incidente. Essa comunicação incluirá um relatório preliminar com os detalhes do evento e as medidas de remediação iniciais. Da mesma forma, serão fornecidas atualizações regulares por meio dos canais oficiais à medida que novos avanços na resolução do incidente estejam disponíveis, conforme estipulado nos contratos de prestação de serviços correspondentes.
Os usuários do WEBDOX CLM, o ou os administradores que existam em uma empresa poderão controlar as ações que sua conta realizou, bem como poderão bloquear, excluir sua conta, definir visualização de documentos e controlar seus perfis. Consulte as políticas internas de sua empresa se tiver alguma dúvida a respeito desta norma.
No caso de comunicar dados pessoais de terceiros, todos os usuários declaram e garantem ao WEBDOX CLM contar com o consentimento livre, prévio, informado, expresso e por escrito para realizar tal tratamento e para a aplicação sobre eles desta política de privacidade.
O WEBDOX CLM não tem por finalidade coletar informações relacionadas a menores de idade sob nenhum motivo, sendo responsabilidade exclusiva e integral dos pais, tutores ou representantes a autorização que os menores de idade sob sua guarda forneçam.
O WEBDOX CLM pode divulgar informações a terceiros quando isso for necessário para cumprir com um mandado legal ou judicial imposto ao WEBDOX CLM, incluindo a proteção e defesa de seus direitos, ou de terceiros.
Sem prejuízo do acima exposto, os Usuários que tenham fornecido dados pessoais ao WEBDOX CLM poderão exercer seus direitos de Acesso, Retificação, Cancelamento, Oposição e Portabilidade (ARCO+P). Para isso, podem dirigir-se à empresa com o fim de exercer suas faculdades de informação, atualização, inclusão e supressão, nos termos recolhidos na legislação vigente e nos padrões internacionais adotados pela organização.
Desta forma, o Usuário pode exercer os seguintes direitos:
Tais direitos somente poderão ser exercidos pelo titular dos dados pessoais ou seu procurador, conforme a lei. Para poder exercer esses direitos, os usuários deverão dirigir-se ao seguinte endereço de e-mail privacidad@webdoxclm.com com a referência "Proteção de Dados Pessoais", especificando seus dados, comprovando sua identidade e os motivos de sua solicitação ou por meio de http://arco.webdoxclm.com/. Quem assina a solicitação deverá anexar cópia simples dos documentos que comprovem a identidade do titular (Documento Nacional de Identidade ou documento equivalente) ou, quando for o caso, a do procurador, bem como cópia simples da procuração por via notarial quando corresponder.
Da mesma forma, a oposição ao processamento de dados pessoais que implique no término do contrato de serviços será trabalhada em conjunto com a área de Customer Success, para proceder com o cancelamento do serviço e a entrega de todas as informações carregadas no sistema; banco de dados de usuários, documentos, formulários, Workflows, entre outros dados, que serão acordados e devolvidos em forma e formato legível pelo Cliente.
O acima exposto estará respaldado pelo Procedimento de Atendimento de Solicitações ARCO.
Como se trata de uma ferramenta de tipo virtual, o WEBDOX CLM coletará e tratará os dados pessoais partindo da presunção de boa-fé de que quem os fornece é maior de idade perante a lei, é hábil no idioma espanhol, encontra-se em pleno uso de suas faculdades mentais, possui plena capacidade civil e é titular dos dados pessoais ou atua na qualidade de representante do titular dos dados que fornece, caso sejam de titularidade de terceiros.
Para realizar qualquer tipo de consulta a respeito desta Política, pode dirigir-se ao seguinte endereço de e-mail: privacidad@webdoxclm.com.
O WEBDOX CLM trabalha com arquivos temporários dentro da criação de documentos e assinatura de alguns deles, que por meio de processos de limpeza automatizados são eliminados quando deixam de ser utilizados, ou após 10 minutos, o que ocorrer primeiro.
Os cookies e/ou ferramentas analíticas são arquivos que são transferidos de um site para o disco rígido de seu computador, com o fim de que, ao ingressar novamente em nossas plataformas, este o reconheça e enriqueça sua navegação.
Aplicamos certas tecnologias, como cookies (definidos no parágrafo anterior), para prestar, melhorar, proteger e promover nossos produtos de software. Por exemplo, os cookies nos ajudam a lembrar seu CPF ou e-mail de usuário para sua próxima visita, a compreender a forma como você interage com nossas plataformas e a melhorar nosso serviço com base nessas informações.
Você pode configurar seu navegador para não admitir os cookies, mas isso pode limitar a capacidade de usar nossos módulos de software, em relação a certas funcionalidades específicas.
O WEBDOX CLM compromete-se a guardar estrita confidencialidade das informações armazenadas de uma pessoa jurídica ou empresa, por meio dos seguintes meios: Acordo de Confidencialidade assinado pela Webdox CLM com cada cliente, Acordo de Confidencialidade assinado pelos funcionários da Webdox CLM e Segurança perimetral.
Adotamos todos os meios técnicos ao nosso alcance para evitar a perda, roubo, furto, alteração, acesso não autorizado e/ou apropriação indébita de seus dados. Embora realizemos nossos melhores esforços para garantir a segurança das informações, dado que as medidas técnicas de segurança que podem ser tomadas não são infalíveis, não podemos nos responsabilizar caso essas medidas de segurança venham a falhar.
O WEBDOX CLM não se responsabiliza por qualquer consequência derivada do ingresso indevido de terceiros ao banco de dados e/ou por alguma falha técnica no funcionamento e/ou conservação de dados no sistema do site da Internet ou seus demais canais eletrônicos. Com relação a qualquer outra informação que não tenha o caráter de dados pessoais, será considerada como não confidencial, e poderemos utilizar, publicar, reproduzir, divulgar, comunicar publicamente e transmitir as informações não confidenciais ou utilizar tais informações para comunicar-nos diretamente com os usuários.
O WEBDOX CLM informará por meio dos canais estabelecidos caso exista algum tipo de inconveniente nas informações armazenadas que possa comprometer a confidencialidade das informações.
O WEBDOX CLM informará ao Cliente (Controlador de Dados) sobre qualquer mudança de subcontratante e/ou fornecedor de serviços antes de realizar o processamento de dados pessoais. Sendo o DPO o encarregado de comunicar esta mudança por e-mail para obter acordo por escrito com o encarregado do processamento de dados. O DPO manterá uma lista atualizada de subprocessadores à disposição do cliente.
O WEBDOX CLM também informará ao Cliente (Controlador de Dados), por meio do DPO e via e-mail, qualquer solicitação legal sobre a divulgação de informações de identificação pessoal (ou PII).
Da mesma forma, qualquer solicitação de divulgação de PII que não seja juridicamente vinculante será rejeitada ou consultada com o Cliente antecipadamente. Da mesma forma, antes de aceitar qualquer solicitação acordada contratualmente, esta será autorizada pelo Cliente.
A Política de Proteção de Dados Pessoais do WEBDOX CLM é atualizada constantemente, de modo que o WEBDOX CLM reserva-se o direito de modificar sua Política no suposto de que exista uma mudança na legislação vigente, doutrina, jurisprudência ou por critérios próprios empresariais. Se alguma mudança for introduzida nesta Política, o novo texto será publicado no mesmo Portal Webdox CLM.
Recomenda-se a todos os usuários que acessem periodicamente esta Política de Privacidade encontrada no site https://www.webdoxclm.com/pt/privacidad.
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