O que é gerenciamento de contratos? Perguntas frequentes

O gerenciamento de contratos é um processo essencial para qualquer empresa que busca controlar, otimizar e ter o máximo controle sobre seus acordos comerciais.

Desde a solicitação até a assinatura e o gerenciamento contínuo, os contratos são a base e o ativo comercial mais importante de qualquer negócio, pois permitem alcançar relacionamentos comerciais bem-sucedidos e duradouros. Neste artigo, exploraremos as perguntas mais frequentes sobre o gerenciamento de contratos.

O que é gerenciamento de contratos?

O gerenciamento de contratos é o processo de administrar e monitorar de maneira centralizada cada uma das etapas que constituem seu ciclo de vida.

Este processo inclui a solicitação, redação, revisão e assinatura do contrato, até o seu término ou renovação. Além disso, o gerenciamento de contratos implica o acompanhamento e o cumprimento dos termos e condições dos mesmos.

De acordo com a World Commerce & Contracting, grandes empresas perdem em média 9% de sua receita devido a uma gestão ineficiente de contratos. Por isso, é fundamental trabalhar colaborativamente com um ecossistema inteligente de gerenciamento de contratos que permita digitalizar, gerenciar e classificar os diferentes tipos de documentos em um repositório digital centralizado.

O que é gerenciamento do ciclo de vida do contrato?

O gerenciamento do ciclo de vida do contrato é a abordagem sistemática e estratégica para gerenciar os contratos de uma organização.

O processo começa com a solicitação, passando pela assinatura, até o término ou renovação do contrato, além do acompanhamento oportuno e cumprimento dos termos e condições do mesmo, envolvendo diferentes áreas e terceiros no processo contratual.

A gestão do ciclo de vida do contrato é dividida em várias etapas, que incluem solicitação, elaboração, aprovação, assinatura, administração e busca, monitoramento, relatórios e renovação ou término do contrato. Cada uma dessas etapas permite que os acordos sejam gerenciados adequadamente e que a empresa possa maximizar seu valor comercial.

Apesar da importância de ter uma gestão efetiva de documentos legais e contratos, muitas empresas ainda não definiram adequadamente esse processo, o que pode gerar atritos e, portanto, gargalos e vazamentos no processo contratual.

Devido a isso, um software para a gestão do ciclo de vida do contrato (Contract Lifecycle Management - CLM - em inglês) é hoje uma ferramenta operacional crítica para automatizar e gerenciar eficientemente o ativo comercial mais importante das empresas: os contratos.

Um CLM permite ter todos os documentos contratuais organizados e gerenciados em uma única plataforma, acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar, o que reduz custos, economiza tempo e facilita o relacionamento comercial dentro e fora da empresa, mantendo os contratos disponíveis e organizados em um repositório digital.

O que é um software de gerenciamento de contratos?

Um software de gerenciamento de contratos é uma ferramenta tecnológica que ajuda as empresas a automatizar e otimizar o processo de gerenciamento de contratos.

Essas soluções são conhecidas como Software-as-a-Service (SaaS) e permitem às empresas ter controle completo do ciclo de vida dos contratos, desde a solicitação, passando pela assinatura e cumprimento do documento.

Este tipo de soluções oferecem uma plataforma segura para armazenar, buscar, compartilhar e colaborar com os contratos. Além disso, possuem diversas funcionalidades que permitem, por exemplo, definir fluxos de trabalho personalizados para cada acordo, o que ajuda a agilizar o processo de aprovação e assinatura.

Também incluem ferramentas de redação, repositório ou biblioteca digital e um sistema de alertas e lembretes para datas importantes, como renovações e vencimentos dos contratos.

Além disso, um software de gestão de contratos efetivo oferece ferramentas de análise e relatórios, que permitem aos gerentes jurídicos obter informações valiosas sobre o desempenho dos contratos e os riscos associados. Isso ajuda as empresas a tomar decisões mais informadas, eliminar ou mitigar riscos e gerenciar melhor sua carteira de contratos.

Por que é necessária a gestão de contratos?

A gestão de contratos é importante e necessária nas empresas porque são uma parte fundamental da relação comercial entre organizações, clientes e parceiros.

A falta de uma gestão adequada dos contratos pode levar a uma série de problemas, como falta de clareza nos termos do contrato, perda de tempo e recursos no processo de negociação e aprovação, falta de acompanhamento e cumprimento das obrigações contratuais e o risco de perda financeira devido a erros que podem ocorrer ao gerenciar os contratos manualmente.

Os gargalos mencionados anteriormente geram a chamada perda ou vazamento de valor dos contratos, o que se refere à diminuição do valor de um contrato devido a fatores externos, como mudanças nas condições econômicas, flutuações nos preços dos ativos subjacentes ou o surgimento de eventos imprevistos no ciclo de vida do contrato, afetando negativamente o valor do acordo.

Em outras palavras, um contrato poderia gerar mais lucros do que produz, mas por diversas razões, isso não acontece, fazendo com que perca seu valor.

Quais são os desafios da gestão de contratos?

A gestão de contratos pode ser uma tarefa desafiadora para as empresas, especialmente para aquelas que lidam com grandes volumes de contratos e tipos de negociações.
Alguns dos desafios mais comuns da gestão de contratos são:

a) Complexidade e diversidade de contratos: os contratos podem ser complexos e, portanto, conter uma grande quantidade de detalhes legais e técnicos. Além disso, as empresas podem ter diferentes tipos de contratos, desde acordos de compra e venda até contratos de serviços, o que dificulta a gestão e o acompanhamento de cada um deles.

b) Acompanhamento de prazos e datas limite: os contratos geralmente incluem marcos importantes e datas limite importantes, como prazos de entrega de produtos ou serviços, datas de pagamento e renovação. O acompanhamento dessas datas limite pode ser difícil, especialmente quando vários contratos são gerenciados simultaneamente.

c) Alterações e emendas: os contratos podem ser objeto de alterações e emendas ao longo do tempo. Essas flutuações podem ocorrer devido a variações nas condições de mercado, mudanças nas necessidades do cliente ou na legislação. Nesse sentido, o acompanhamento e a gestão dessas alterações podem ser um enorme desafio para o Gerente Legal.

d).- Cumprimento e risco: a gestão de contratos também envolve a gestão de cumprimento e risco. As empresas devem garantir que cumpram todas as normas e obrigações contratuais locais para minimizar o risco de não cumprimento e litígios.

e) Armazenamento e recuperação de dados: as organizações devem ser capazes de armazenar e recuperar facilmente os contratos e informações relacionadas a eles. A falta de um sistema adequado de armazenamento pode tornar a gestão de contratos mais difícil, aumentando o risco de perda de dados.

f).- Segurança da informação: a segurança de dados é um fator crítico na gestão de contratos, pois eles geralmente contêm informações confidenciais e valiosas, como detalhes de negócios, propriedade intelectual e informações sensíveis dos signatários do contrato. A perda ou roubo dessas informações pode ter consequências graves para as empresas, incluindo perda de reputação, multas, sanções e litígios custosos.

Quais são os elementos básicos de um contrato?

Um contrato é um acordo legalmente vinculativo entre duas ou mais partes, no qual os termos e condições de um acordo são estabelecidos. Os elementos básicos de um contrato são os seguintes:

a).- Partes: as partes são as pessoas ou entidades que assinam o contrato e estão legalmente obrigadas a cumprir seus termos. Cada parte deve ser claramente identificada no contrato.

b).- Objeto: o objeto é o propósito ou razão do contrato. Deve ser claramente estabelecido no documento para que ambas as partes entendam o que se espera delas.

c). Consideração: a consideração é o que cada parte espera receber em troca de cumprir os termos do contrato. Pode ser dinheiro, bens ou serviços, e deve ser claramente especificado no contrato.

d).- Termos e condições: os termos e condições são as regras que ambas as partes devem seguir para cumprir o contrato. Eles devem ser claros, precisos e completos para evitar mal-entendidos ou interpretações equivocadas.

e).- Assinatura: a assinatura é a prova de que ambas as partes concordaram e aceitaram os termos e condições do contrato. Todas as partes devem assinar o acordo para que seja legalmente vinculativo.

f).- Data: a data é importante porque estabelece o momento em que o contrato é formalizado. Isso é relevante para fins de cumprimento e para determinar quando começa e termina o prazo do contrato.

Como é o processo de gestão de contratos?

O processo de gestão de contratos é o conjunto de atividades necessárias para administrar o ciclo de vida do contrato, desde a sua solicitação até a sua finalização. A seguir, são descritas as etapas chave do processo de gestão de contratos:

a).- Solicitação: neste primeiro passo, identifica-se a necessidade de um contrato e inicia-se o processo de solicitação e criação. Definem-se os termos e condições do contrato e estabelecem-se os objetivos e expectativas.

b).- Negociação: nesta etapa, as partes negociam e concordam com os termos e condições do contrato. Isso pode envolver discussões sobre preços, prazos, entregas, garantias, entre outros.

c).- Redação: Após completar a solicitação e negociação do contrato, é necessário redigi-lo e elaborá-lo adequadamente. Com um software especializado em gestão de contratos, é possível carregar modelos predefinidos para os acordos mais utilizados, o que evita erros que poderiam atrasar o processo, bem como automatizar a redação dos mesmos a partir de um formulário de solicitação.

d).- Aprovação: uma vez que o acordo foi redigido, deve-se obter a aprovação das partes envolvidas e garantir que todas as partes interessadas concordem com os termos e condições estabelecidos antes de assiná-lo. Isso pode incluir revisão e aprovação de advogados ou pessoal financeiro.

e).- Assinatura: após a aprovação de todas as partes, o contrato é assinado, idealmente eletronicamente. As partes devem garantir que o contrato esteja completo e que todas as partes tenham assinado antes de prosseguir para o próximo passo.

f).- Armazenamento e acompanhamento: após a assinatura eletrônica do contrato, ele é armazenado on-line e pode ser acessado a qualquer momento para consultas ou acompanhamento e monitoramento de seu cumprimento. Também é possível configurar um sistema de notificações e alertas para lembrar os prazos e obrigações importantes estabelecidos no contrato.

g).- Término ou renovação: o término do contrato marca o final do ciclo de vida do mesmo, e nesta fase são estabelecidas as condições para encerrar o acordo ou estendê-lo por um período adicional. É nesta etapa que devem ser definidas claramente as cláusulas que indicam como será realizada a finalização do contrato, se é possível renová-lo e se há termos ou condições adicionais que devem ser considerados.

Quais são os benefícios da gestão de contratos?

Uma gestão de contratos adequada pode oferecer vários benefícios para as empresas, incluindo a redução de riscos legais e financeiros, o aumento da eficiência operacional, a melhoria da qualidade das relações comerciais e a otimização de custos.

Entre os benefícios de uma gestão eficiente de contratos, destacam-se:

• Economia de tempo e dinheiro: A gestão de contratos ajuda a reduzir os custos associados à criação, manutenção e gestão de contratos. Com uma gestão de contratos eficiente, é possível automatizar e simplificar o processo de redação de contratos, o que pode economizar tempo e reduzir erros custosos.
• Melhoria da eficiência: Com uma gestão de contratos eficiente, é possível aumentar a eficiência na administração dos contratos. Ao criar e aprovar os contratos mais rapidamente, é possível reduzir atrasos na negociação dos mesmos, e assim fazer um melhor acompanhamento de seus termos e obrigações.
• Redução de riscos: uma gestão de contratos eficiente também ajuda a reduzir os riscos associados. Ao estabelecer claramente os termos e obrigações dos acordos, é possível minimizar os mal-entendidos e conflitos entre as partes. Além disso, com uma gestão adequada de contratos, é possível detectar e abordar problemas de cumprimento de forma oportuna, eliminando ou mitigando o risco contratual.
• Melhoria da colaboração: A gestão de contratos também ajuda a melhorar a colaboração entre áreas e as partes envolvidas no contrato. Ao ter acesso centralizado e em tempo real ao acordo e seus termos, as partes podem colaborar de forma mais eficaz no processo de criação, gestão e acompanhamento.

Quem utiliza o software de gestão de contratos?

Os softwares de gestão de contratos são normalmente utilizados por diversos departamentos de uma organização, mas são ainda mais utilizados na área legal. Os Gerentes Legais são os principais usuários desse tipo de software, pois permite que gerenciem eficientemente os documentos legais que lidam em seu trabalho diário, e, acima de tudo, ajuda a garantir o cumprimento e mitigar os riscos associados à gestão contratual.

Com essa solução, as empresas podem estabelecer um processo claro e estruturado para a solicitação, criação, revisão, aprovação, assinatura e acompanhamento de contratos. Com um software de gestão de contratos, os departamentos legais podem monitorar os prazos de vencimento, trabalhar colaborativamente, acompanhar as alterações e revisões, e assim manter um registro das ações relacionadas a cada acordo.

Além disso, o software de gestão de contratos permite aos Gerentes Jurídicos armazenar e organizar documentos importantes como contratos e acordos legais em bibliotecas digitais. Isso facilita a busca e recuperação de informações cruciais caso surja um conflito legal ou seja necessário demonstrar o cumprimento dos acordos em uma auditoria ou inspeção.

Como escolher um software CLM?

Escolher um software de gestão de contratos (CLM) pode ser uma tarefa desafiadora, mas existem alguns fatores-chave que podem ajudar a tomar uma decisão informada.

Abaixo estão algumas dicas sobre como escolher um software CLM:

1.- Funcionalidades e recursos: o primeiro passo é avaliar as funcionalidades e recursos do software CLM que está sendo considerado. Ele possui as características necessárias para gerenciar contratos de forma eficiente?

Nesse sentido, é importante que o software possua qualidades como a possibilidade de criar modelos de contratos personalizados, alertas e notificações, fluxos de trabalho, acesso a uma biblioteca digital, painel de controle para acompanhar o progresso dos contratos, etc.

O software de gestão de contratos Webdox CLM possui funcionalidades como automação de fluxos de trabalho, integração com outras ferramentas de gestão, assinaturas eletrônicas certificadas, solução de redação de contratos, fluxos de trabalho, sistema de alertas de marcos importantes, entre outros.

2.- Integração: é importante verificar se o software CLM se integra com outros sistemas empresariais que a empresa já utiliza, como seu software de gestão de projetos, CRM ou ERP. A integração pode simplificar o processo de gerenciamento de contratos e economizar tempo.

Webdox CLM possui uma API que permite integração com outras aplicações, o que facilita a integração com outras ferramentas de gestão empresarial.

3.- Segurança da informação: a segurança é um fator crítico ao escolher um software CLM. Os contratos contêm informações confidenciais e sensíveis, portanto, o software deve ter medidas de segurança adequadas para proteger os dados.

Webdox CLM possui um sistema de segurança avançado, arquitetura robusta e desenvolvimento seguro, incluindo a possibilidade de configurar permissões de usuário e controle de acesso, além de usar SSL para a transmissão de dados. Webdox também possui as certificações ISO 27001, ISO 27701 e todas as medidas de segurança aplicadas à infraestrutura no Google Cloud Platform.

4.- Facilidade de uso: ao selecionar um software de gestão de contratos, é importante analisar a interface e a experiência do usuário para garantir que seja fácil de aprender e usar. Webdox CLM possui uma interface de usuário intuitiva e fácil de usar, além de oferecer suporte durante todo o processo de integração.

5.- Suporte e serviço ao cliente: verificar se o provedor de software CLM oferece suporte e serviço ao cliente é crítico. Existe suporte técnico disponível para ajudar com perguntas ou problemas?

Webdox CLM possui uma equipe de suporte local 24/7 com conhecimento da idiossincrasia de cada país. A equipe de especialistas está disponível para ajudar a resolver dúvidas a qualquer momento e fornece treinamento e aconselhamento personalizado para garantir que cada usuário aproveite ao máximo o software.

6.- Flexibilidade na configuração: O Webdox é o único provedor de CLM no Brasil que oferece aos clientes a capacidade de personalizar totalmente o sistema sem a necessidade de terceiros ou custos extras.

Resumindo, escolher um software CLM pode ser uma tarefa desafiadora, mas focar em recursos como funcionalidades, integração, segurança, usabilidade e suporte ao cliente pode ajudar a tomar uma decisão informada.

Webdox CLM é uma opção a considerar devido às suas funções avançadas, integração, segurança robusta, facilidade de uso e serviço ao cliente 24/7.

O que se espera do futuro da gestão de contratos?

No futuro, a gestão de contratos continuará avançando em direção à automação e eficiência com a ajuda da inteligência artificial e do uso de software de gestão de contratos (CLM).

A inteligência artificial (IA) terá um papel importante na gestão documental e contratual, pois poderá ser usada, por exemplo, para analisar grandes volumes de contratos e detectar cláusulas importantes, como datas de vencimento, penalidades por descumprimento e outros termos e condições relevantes.

Isso pode economizar muito tempo e esforço das equipes de gestão de contratos, além de ser possível contar com a geração de contratos automatizados. A IA permitirá analisar os dados relevantes de uma empresa e gerar contratos personalizados para cada situação em particular, aumentando a eficiência e reduzindo erros humanos.

Os softwares de gestão de contratos (CLM) também continuarão evoluindo e melhorando. Atualmente, essas soluções em nuvem permitem que as equipes mantenham uma visão geral de todo o processo contratual, desde a solicitação do contrato até sua renovação ou finalização.

No futuro, os softwares CLM poderão incluir capacidades adicionais, como integração com a tecnologia blockchain para garantir a segurança e integridade dos contratos, bem como integração com outras tecnologias emergentes, como automação robótica de processos (RPA) e análise de dados.

Em resumo, a gestão de contratos é essencial para qualquer empresa que deseja minimizar riscos, melhorar a eficiência e manter relacionamentos comerciais bem-sucedidos a longo prazo. Respondendo às perguntas frequentes deste artigo, você terá mais conhecimento sobre a importância da gestão contratual nas empresas mais disruptivas.