¿Qué es un CLM Software y la Gestión del Ciclo de Vida de Contratos?

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06 enero, 2020

Un CLM software o Contract Lifecycle Management en inglés, es la gestión dinámica y sistemática de los contratos de una empresa, desde su inicio hasta su adjudicación, cumplimiento, procesos de firma y renovación. Este modelo permite comprender y compartimentar los complicados viajes de un contrato. 

El ciclo de vida del contrato comienza con las solicitudes del mismo y termina cuando dichas solicitudes se cumplen en su totalidad - y con la posibilidad de renovación. ¡La automatización de los contratos es todo un mundo por explorar!

Si sigues leyendo este artículo, vas a aprender de los siguientes temas: 

1.- CLM: un software orientado a la eficiencia del departamento legal.

2.- Un CLM software en acción y el caso del ciclo de vida de un contrato.

3.- La solución de Webdox CLM para automatizar la gestión contractual de tu empresa.

La era digital está desafiando a las empresas actuales a reinventar sus modelos de negocio por medio de innovaciones tecnológicas recientes. La gestión legal, por su parte, también se ha visto enfrentada a desarrollar estrategias de adaptación de sus modelos operativos a los avances digitales, y poder así maximizar su eficiencia y trabajo con sus organizaciones como socios comerciales de confianza.

Un buen CLM software ofrece al departamento legal las habilidades para supervisar las etapas posteriores a la aprobación del contrato. Su correcta implementación, permite informar inteligentemente a las partes si se han cumplido las normas y/o los términos de un acuerdo, mientras que las obligaciones y el cumplimiento pueden ser supervisados para que ambas partes cumplan con las expectativas del mismo.

Por esto mismo, es que la gerencia del departamento legal, tiene el gran reto de avanzar hacia la transformación digital y la automatización de sus actividades, sobre todo en lo que atañe a la gestión de contratos y documentos.

 

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CLM Software: una solución orientada eficiencia del Área Legal

Un CLM software, no solo digitaliza documentos legales, sino que toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro de una empresa.

Este sistema automatizado permite:

  • Estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización.
  • Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
  • Administrar el contenido de los contratos y documentos legales.
  • Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

En resumen, un CLM Software permite al área legal automatizar y controlar la eficiencia y eficacia del equipo y su interacción con los otros departamentos de la empresa.

Notificaciones y control de cada fase en tiempo real

Adicionalmente, el sistema es capaz de alertar según fechas o hitos clave, además de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos.

Es importante destacar que un software CLM es sin duda una herramienta clave para un abogado, y lo es también para cualquier persona que gestione contratos con compras, proveedores, vendedores y consultores, así como para Recursos Humanos. Existen muchos tipos de contratos en las áreas mencionadas: de prestaciones de servicios, arrendamientos, de trabajo, anexos, solo por mencionar algunos.

Utilizar un software enfocado en contratos ayuda a la gerencia legal a tomar el control de cada fase del ciclo de vida de un contrato, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del acuerdo.

Una gran cantidad de errores dentro de la gerencia legal podrían evitarse si se cuidaran los procesos y ciclos de un documento, por tanto, registrar cada fase contribuye a manejar de manera transversal cualquier información clave y generar accountability.

¿Para qué sirve un CLM?

Un software CLM ayuda a centralizar el almacenamiento de contratos, mejorar los tiempos de respuesta de los mismos y reducir los riesgos comerciales con la gestión de obligaciones y cumplimientos.

Un CLM, por tanto, es una solución tecnológica que mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales, al permitir que circule su ciclo sin contratiempos.

Es posible visibilizar cada fase y proceso con su debida información y seguimiento para dar trazabilidad a cualquier etapa del proceso contractual y a todo el contenido al interior del contrato. Integrar un CLM Software, entonces, trae una serie de beneficios a la gerencia legal y a las empresas en general:

  • Flexibilidad: se adapta fácilmente a las herramientas de la empresa para gestionar los contratos, permitiendo gestionar los procesos de solicitud y creación de contratos de manera fácil, con aprobaciones y orientado a la sistematización para cada empresa.
  • Usabilidad: es una herramienta que permite la gestión de los contratos de manera sencilla e intuitiva, otorgando una interfaz y experiencia de usuario amigable para todos los pasos de la generación de contratos.
  • Inteligencia: permite tomar decisiones acertadas y basadas en la información de los contratos. Puedes generar alertas especificas (y generales en base a tus tipos de contratos) sobre fechas, hitos, renegociaciones, etc.
  • Riesgo y compliance: con un CLM software es posible identificar y prever los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegurar el contenido correcto en la creación de los mismos.
  • Control financiero: mayor control de todos los aspectos financieros asociados a la ejecución de los contratos, con acceso a todos los acuerdos en un solo lugar, control de términos y condiciones financieras, validación de precios y términos de pago, firma electrónica e integración con ERP software.
  • Para toda la empresa: permite tener todos los contratos centralizados y siempre disponibles, permitiendo a cada área de la compañía tener acceso a los repositorios de sus contratos, compartiendo información solo con las personas que tienen permisos y accesos necesarios.
  • Oportuno: en el momento preciso, la gerencia puede exigir obligaciones, cumplir con auditorías, redacciones y ediciones.

Webdox es el CLM líder de Latinoamérica, que ofrece además de todo lo descrito anteriormente, una adecuación real a la idiosincracia latinoamericana y se diferencia claramente en 3 factores fundamentales para el éxito en la utilización de una herramienta de este tipo:

  • Flexible y adaptable: Se adecua a todos los contextos contractuales de una empresa fácilmente.
  • Simple e Intuitivo: La interacción con el sistema es simple e intuitiva, permite de forma rápida y eficaz la adopción y lograr el valor agregado que otorga.
  • Inteligente: Permite utilizar alertas y notificaciones, agregar atributos a los contratos, utilizar KPI de medición e integraciones avanzadas.

Webdox CLM ayuda a gestionar la solicitud, confección, validación, firma y explotación de los contratos en todas las áreas de la empresa. Es adaptable y se integra a cualquier departamento de la compañía de manera intuitiva. Soluciona los procesos pre-firma a cabalidad, enfocándose en la eficiencia de los procesos y en la correcta gestión contractual.

Webdox como un CLM software y el ciclo de vida de los contratos

Webdox es sencillo, práctico, fácil de implementar y moldeable para el segmento Enterprise, y muy bien empaquetado para el segmento de empresas grandes y medianas a las necesidades del usuario:

  • Todo el ciclo de vida de los contratos se encuentra en un solo lugar, para poder gestionar de manera eficiente tanto la solicitud como la confección, validación y firma de los documentos.
  • Es posible almacenar y encontrar tus contratos en un par de segundos, con capacidad de procesar documentos por medio de palabras clave, filtros o imágenes.
  • Encontrados los contratos y documentos en el repositorio, Webdox permite además revisar el archivo mismo y sus cláusulas, accediendo a toda la versión histórica del mismo, incluyendo el porqué se solicitó, qué se discutió, cómo se negoció, quiénes lo aprobaron y porqué.
  • Por medio de alertas, es posible administrar eficientemente las fechas e hitos clave de los contratos y visualizar el estado de renovación de cada uno.
  • Todo el proceso asociado al ciclo de vida se puede automatizar con la funcionalidad de flujos de trabajo o Workflows como una solución tecnológica que mejora la gestión de documentos al permitir que circulen sin retrasos. Consiste en un estudio de los aspectos operacionales de un flujo de trabajo, incluyendo la estructuración de tareas, su método de realización, su orden correlativo y sincronización. De esta forma, un workflow permite vislumbrar el fluir de la información y el seguimiento a ese cumplimiento de tareas.
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En suma, Webdox permite visualizar, controlar y automatizar los contratos en todas sus fases y en un solo lugar. Es una plataforma eficiente que permite ahorro de tiempos y ayuda a gestionar eficaz y rápidamente los contratos de la empresa.

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