Saiba como o Webdox CLM transformou a gestão de contratos na Copec, melhorando eficiência e colaboração

Soluções e serviços Copec

COPEC, empresa chilena líder na distribuição de combustíveis e lubrificantes, têm presença notável tanto na América Latina como nos Estados Unidos e em outros países. Além da sua atividade principal, a COPEC também se dedica a oferecer soluções de mobilidade e contribui para o desenvolvimento dos indivíduos, das empresas e do país na totalidade.

Com 87 anos de história, a empresa atende um espectro diversificado de clientes, que vão desde visitantes regulares de seus postos até grandes empresas de mineração e elétrica. Numa aposta constante na inovação, a COPEC adota ferramentas avançadas, como gestão de contratos digitais, para superar os desafios do seu setor.

Desafios empresariais da Gestão Jurídica da COPEC

A Gestão Jurídica da COPEC enfrentou diversos desafios que levaram à procura de uma solução de gestão de contratos (CLM Software). Um dos principais desafios foi a transição dos métodos de trabalho analógicos para os digitais, motivada especialmente por uma mudança de escritório que exigiu a digitalização completa da documentação.

Outra dificuldade importante foi a colaboração interdepartamental na gestão de contratos. O que antes poderia levar dias foi otimizado significativamente com a implementação do Webdox CLM, reduzindo o tempo de espera de semanas para horas ou até um dia.

Carolina Escobar, Advogada Sênior da COPEC, destacou desde o início um desafio adicional: a criação de indicadores para medir a gestão. Apesar das limitações de tempo, foi essencial alinhar esta prática com os padrões da empresa.

Operações jurídicas beneficiadas no COPEC com uso de CLM

As operações mais beneficiadas incluem contratos de prestação de serviços com fornecedores, bem como contratos de fornecimento e sourcing. Destacam-se também os contratos relacionados à tecnologia, que requerem atenção especial por envolverem propriedade intelectual e outros aspectos não presentes nos contratos tradicionais.

Além disso, são tratados contratos ligados à mobilidade e aos novos negócios da empresa, bem como acordos específicos com subsidiárias. A diversidade e a multidisciplinaridade dos contratos na COPEC exigem uma estreita colaboração com outras áreas da empresa para satisfazer adequadamente as necessidades do negócio. A digitalização tornou mais fácil organizar e monitorizar estes contratos de forma mais eficiente.

Benefícios para a Gestão Jurídica e impacto no negócio

A implementação de software de gerenciamento de contratos transformou o fluxo de trabalho na COPEC, facilitando a geração automática de documentos e melhorando significativamente a colaboração interdepartamental. Juan Carlos Balmaceda destacou que o processo não se limita a finalizar um acordo e repassá-lo à área jurídica; envolve a participação ativa de todos num fluxo que culmina num resultado conjunto.