Transformação contratual na Cervecería Nacional: uma história de inovação

O que você sabe da Cervejaria dedicada Nacional e qual o seu principal diferencial no mercado?

A Cervecería Nacional, localizada no Equador, é líder na produção e distribuição de cervejas, destacando-se pela qualidade e variedade. A sua diferenciação reside na promoção do empreendedorismo e da inovação, no apoio às mercearias locais e na promoção do crescimento econômico por meio de estratégias legais integradas no processo comercial.

Qual o papel da gestão jurídica na Cervecería Nacional?

A Gestão Jurídica é essencial para o negócio, garantindo rastreabilidade, descentralização das informações jurídicas e melhoria contínua por meio da tecnologia. Este departamento previne riscos estratégicos, focando na gestão de contratos com ferramentas como chatbots e sistemas automatizados, promovendo eficiência e inovação.

Como funcionava a gestão jurídica da Cervecería Nacional antes de implementar o Webdox CLM?

Antes do Webdox CLM, a gestão contratual era manual e dispersa, o que causava ineficiências, atrasos na assinatura de contratos, falta de controle das informações jurídicas e dificuldades na gestão do conhecimento. Este sistema ineficiente impede a prevenção de riscos e gestão estratégica.

Como foi o processo de implementação e suporte do Webdox?

A adoção do Webdox CLM permitiu a digitalização de processos, contratos centralizados e a otimização da gestão sob um modelo de processos estratégicos definidos, melhorando a eficiência por meio de diagnósticos iniciais, avaliação de soluções, análise de ROI, além de um processo de implementação personalizado.

A formação e adaptação dos utilizadores foram fundamentais para a transição para a gestão digitalizada de contratos com Webdox, facilitando o processo através da sua experiência e apoio. O processo envolveu várias etapas críticas:

Diagnóstico inicial e necessidade de mudança

• Identificação de desafios: A equipa da Cervecería Nacional, em conjunto com consultores externos, realizou um diagnóstico para identificar pontos críticos e áreas de melhoria, nomeadamente em dois factores: agilidade e rastreabilidade dos contratos.
• Avaliação da solução: após reconhecer a necessidade de uma solução tecnológica para sistematizar e digitalizar a administração de contratos, foram avaliadas diferentes opções de CLMS (Contract Lifecycle Management Software) existentes no mercado. A experiência de sucesso com Webdox que uma empresa colega do Chile já teve foi decisiva na consideração desta plataforma.
• Análise de retorno sobre o investimento (ROI): Foi realizada uma análise comparativa de custos e benefícios entre diferentes soluções e a forma tradicional de gestão de contratos. A Webdox se destaca por oferecer não só gestão de contratos, mas também um repositório e outras funcionalidades importantes a um custo competitivo.

Implementação e customização

• Acompanhamento: O processo de implementação contou com o apoio e acompanhamento direto da equipa Webdox, que incluiu a customização do sistema para adaptá-lo às necessidades específicas da Cervecería Nacional.
• Desenho e adaptação de processos: Trabalhou no design de fluxos de trabalho(Workflows) para gestão de contratos, que envolveram às diversas áreas da empresa, garantindo que o sistema refletirá as condições e necessidades de cada processo.
• Treinamento e adaptação: Foi fundamental treinar os usuários internos e adequar os processos à nova ferramenta, garantindo o entendimento e adoção da plataforma por todas as áreas envolvidas.

Qual o impacto do uso do Webdox na atuação da área jurídica?

A utilização do Software de Gestão de Contratos Webdox CLM transformou profundamente a área jurídica da Cervecería Nacional, destacando vários fatores:

Operando eficientemente: A digitalização da gestão contratual otimiza a eficiência, reduzindo o tempo gasto em tarefas manuais e permitindo que a equipe jurídica se concentre em assuntos estratégicos. Isto melhorou a segurança jurídica e simplificou os processos.

Redução do tempo de ciclo do contrato: Webdox acelerou o desenvolvimento, revisão e assinatura eletrônica de contrato, beneficiando a resposta da empresa às oportunidades de mercado e às necessidades dos clientes.

Colaboração interna aprimorada: A plataforma melhorou a colaboração e a comunicação entre a área jurídica e demais departamentos, facilitando a gestão e o acompanhamento dos contratos em tempo real.

Controle e rastreabilidade: O controle e a rastreabilidade dos documentos legais foram melhorados, permitindo uma gestão de riscos mais eficaz e garantindo a conformidade regulatória.

Inovação e estratégia comercial: A maior eficiência da área jurídica reforçou o seu papel como parceiro estratégico fundamental, influenciando positivamente as negociações comerciais e a estratégia da empresa.

Estratégia de melhoria contínua: A Cervecería Nacional continua integrando processos ao Webdox, buscando otimizar e digitalizar ainda mais sua gestão jurídica.