Cómo lograr ventas efectivas con Webdox CLM en 3 pasos

Algunas empresas cierran ventas en días, pero otras, especialmente empresas B2B, tienen un proceso de ventas de varios meses. En este último caso, todo esfuerzo es en vano cuando finalmente las reuniones y acuerdos terminan en nada. Este proceso infructuoso se puede deber a muchos factores, aquí te mostramos algunos y cómo Webdox CLM puede ayudarte a lograr ventas más efectivas.

Cómo lograr ventas efectivas con Webdox CLM en 3 pasos

Primero que todo hay que aclarar que Webdox CLM no es una herramienta especializada en venta propiamente tal, más bien es un software para digitalizar y automatizar la gestión de contratos. No obstante lo anterior, el contrato es un activo económico que es transversal a todas las áreas de la organización, es decir, un correcto proceso contractual de inicio a fin tiene impacto positivo tanto en ventas como en el resto de las áreas. Esta es la razón por la cual el área de ventas puede mejorar sus cierres comerciales con un software de gestión de contratos, ya que este asegurará:

• Visibilidad y control del proceso contractual del área comercial.

• Trazabilidad del proceso. 

• Agilizar el proceso de generación de contratos comerciales,  acelerando el ciclo de venta con un proceso contractual más rápido y eficiente. 

Además Webdox CLM es una herramienta que se integra con otros sistemas internos de la empresa, permitiendo que el proceso contractual esté conectado con el resto de los procesos dentro de la organización, en este caso, con la gestión de clientes, haciendo que el trabajo sea mucho más ágil. A continuación vamos a ver más en específico cómo Webdox ayuda a concretar las ventas y a mejorar la negociación de contratos B2B. 

1. Visibilidad y control de todo el proceso contractual

El área de ventas debe dar seguimiento a las nuevas oportunidades de negocio, ya que está involucrada prácticamente desde que se hace el primer acercamiento con el prospecto, hasta que la relación comercial eventualmente termina. Durante todo este procesos, ventas debe velar por un correcto procedimiento contractual, pero ¿qué pasa cuando ventas hace una solicitud de contrato nuevo? Es probable que quien hizo la solicitud de contrato pierda el rastro de la etapa en que se encuentra ese contrato, por lo tanto no sabe si ya está en revisión, si ya está listo para ser aprobado o no.

Por otro lado, cuando ya el contrato se firmó y se inició una nueva alianza comercial, se puede caer en el error de olvidar el contrato, por ende, olvidar cuándo vence o cuándo se debe hacer una renovación. Debido a que ventas no tiene acceso continuo a cada uno de sus muchos contratos, se puede pasar por alto una renovación importante y perder una relación comercial rentable.

Con todo lo anteriormente dicho, es importante que haya una mayor visibilidad y control del proceso contractual por parte de ventas. Webdox permite digitalizar los contratos, de esta manera los documentos se pueden ver, gestionar y controlar desde una sola plataforma, a la cual todos los responsables e involucrados en un contrato pueden acceder y ver en qué estado se encuentra. Con un contrato de ventas digital, el área encargada podrá hacer un real seguimiento al documento, gestionando el proceso tanto en la pre-firma, firma y post-firma, y luego acceder a él en cualquier momento ante posibles modificaciones y anexos que se vayan agregando. 

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2. Mayor trazabilidad 

Al digitalizar el proceso contractual y poder acceder al documento desde un solo lugar, la trazabilidad aumenta considerablemente. Decíamos que uno de los problemas que tiene el área de ventas es que al momento de hacer la solicitud de un contrato, éste pierde el seguimiento de lo que está ocurriendo con ese documento. Sin embargo, al trabajar ese documento directamente en una sola plataforma, es posible conocer el estado en que se encuentra cada uno de los contratos.

En la plataforma de Webdox CLM se pueden ver los responsables, en qué etapa se encuentra el contrato, cuánto falta para su aprobación y firma. Todo este status de los documentos no es algo a lo que solamente el área legal tiene acceso, sino que todos los involucrados, haciendo el proceso mucho más ágil.

Una mayor trazabilidad también permite que el área de ventas garantice las renovaciones de contrato a tiempo. Al tener acceso directo al documento, no depende de que otras áreas hagan las gestiones para proceder a la renovación.

3. Agilizar el proceso de revisión y firma

Tal vez uno de los “cuellos de botella” más comunes que impiden avanzar hacia la firma del contrato es la demora en las eternas revisiones y modificaciones que se le hacen al documento. Por otro lado, una vez que el contrato está listo, la firma en sí puede ser causa de demora, ya que hay que concretar una reunión para que el cliente lea el contrato, aclare dudas finales y firme el contrato.

Al alargar innecesariamente esta parte del proceso se corre el riesgo de no concretar nunca la relación comercial y finalmente se termina por disolver la alianza. Todo por falta de agilidad en el cierre del proceso contractual.

Un CLM como Webdox tiene el objetivo de eliminar estas demoras que surgen en la etapa de aprobaciones y firmas. Por un lado, al digitalizar el contrato, éste puede estar constantemente siendo supervisado por el área de ventas, el área legal, otras áreas involucradas, incluso por el mismo cliente. De este modo, se reducen los contratiempos al momento de revisar el documento y se disminuyen las trabas al momento de que el cliente deba revisar el contrato final antes de la firma, ya que se puede hacer todo desde una sola plataforma, de manera digital y sin tener que necesariamente concretar una reunión para esto.

En cuanto a la firma, la plataforma de Webdox incluye la firma electrónica, por lo que el proceso de firma final también se hace mucho más rápido y ágil, incluyendo las renovaciones de contratos. Literalmente en un solo clic se puede aprobar y firmar cientos de documentos.

En definitiva, estas eficiencias en la generación del contrato comercial permiten al área comercial acortar su ciclo de venta, percibiendo los ingresos por sus cierres comerciales antes e incluso aumentando el valor total de cierres por la eficiencia y ahorro de tiempo generado que se puede dedicar a mayor actividad de venta. 

Así es, a grandes rasgos, como Webdox CLM agiliza tu proceso de ventas y te ayuda a alcanzar ventas efectivas. Este CLM es la herramienta que necesitas para que todo los esfuerzos de venta no sean en vano debido a una mala o nula gestión del proceso contractual.