Reduciendo errores en ventas con Webdox

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Ejecutivo Consultor MX
   

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05 marzo, 2021

Cumplir con éxito las metas y objetivos de venta puede ser muy difícil si no se gestionan de manera adecuada y a tiempo los contratos con nuevos clientes. Si eres parte del área comercial, entonces entenderás lo perjudicial que es perder a un cliente potencial por un error en el proceso contractual que se podría haber evitado.

Existen una serie de errores que se cometen dentro del área de ventas cuando se gestiona un contrato comercial nuevo. A continuación ahondamos en ellos y en cómo reducir tiempos de cierre de contratos y evitar conflictos en el proceso de cerrar un contrato de ventas. Tanto en las etapas de prefirma, firma y posfirma.

Errores comunes en la gestión  de contratos de ventas

Hay un sinfín de artículos que hablan sobre los errores más comunes que se cometen durante el proceso de ventas. Algunos de esos errores son: no dar el suficiente valor al prospecto a la hora de ofrecer la solución, no manejar bien las objeciones del cliente, no tener claro lo que realmente se está ofreciendo, no detectar el verdadero fit del producto con la necesidad del cliente, entre otros.

Por otro lado, muchos de estos errores están estrechamente relacionados a la gestión del contrato (documento que finalmente dará sustento a la relación comercial con el cliente) durante la negociación, revisión, cierre y pos-firma. Algunos de estos errores son:

No gestionar bien el tiempo

Un mala gestión del tiempo tiene un fuerte impacto negativo en el cumplimiento de las metas de venta y, por ende, en el cierre de estas, ya que los cierres de la negociación se retrasan debido a aprobaciones u otros asuntos que están pendientes en otras áreas de la organización. 

Poca visibilidad con las otras gerencias

Conducir un vehículo bajo una bruma densa reduce la visión y resulta ser muy peligroso, de igual manera dentro de la empresa, un proceso contractual con una mala gestión se traduce en una falta de visibilidad total. La poca visibilidad puede significar, en el mejor de los casos, un retraso en el cierre por faltas de aprobaciones o firmas, y en el peor de los casos, terminar en una pérdida total del negocio.

Elección de una modalidad o tipo de contrato inapropiado

Aunque hay ciertos parámetros que se repiten en un contrato, cada cliente cuenta con sus propias especificaciones y necesidades, por lo tanto, la falta de conocimiento del contrato (por falta de comunicación con la gerencia legal, por ejemplo) puede llevar a una elección inapropiada de un modelo contractual. Por otro lado, puede ocurrir que se utilizan formatos de contratos desactualizados. 

Diferencias de criterio entre partes

La falta de trazabilidad durante la negociación da pie a diferentes interpretaciones sobre compromisos asumidos por cada una de las partes. Además, esa falta de trazabilidad dificulta la gestión contractual a nivel interno.

Estos errores que se dan en la gestión contractual con clientes pueden dificultar cerrar una venta con éxito. La buena noticia es que Webdox ayuda a agilizar el proceso y a eliminar esas pérdidas de tiempo.

Mejorando la negociación, revisión y firma de contratos

Webdox CLM (Contract Life Management Software) es una solución tecnológica que abarca de forma global los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos, tomando los procesos de pre firma, firma y post firma. Webdox centraliza, estandariza, automatiza y agiliza los procesos contractuales dentro de una organización, es decir, un CLM pasa a ser un aliado esencial para el área de ventas en pos de sus metas comerciales.

Hay por lo menos tres etapas del proceso de ventas que resultan beneficiadas con Webdox:

Negociación

Desde las primeras reuniones con el prospecto hasta la firma final puede pasar mucho tiempo, y esto va a depender en gran medida de que tan rápida sea la negociación. Una negociación interminable puede terminar en un desgaste, grandes costos y finalmente dar pie a la perdida de negocios con potenciales clientes que estaban cercanos a cerrar.

Webdox CLM evita este tipo de situaciones gracias a que digitaliza todo el proceso contractual, es decir, la redacción y la revisión del documento no se hacen de manera manual, disminuyendo considerablemente los tiempos de confección. Por otro lado, todos los involucrados en el proceso de creación de un contrato tienen acceso al documento, pudiendo hacer modificaciones y correcciones directo en el contrato que quedan registradas para darles seguimiento. 

Revisión

Agilizar la revisión de un contrato es fundamental para su éxito. Un documento bien estructurado da paso a una relación comercial sólida y duradera. De no realizarse una adecuada revisión, las partes pueden quedar disconformes. El problema es que el área legal puede hacer una primera versión del documento y luego pasar por distintas áreas, donde cada una de ellas dará su aprobaciones o hará modificaciones. Es decir, las revisiones del documento al no estar estandarizadas y no tener un flujo de trabajo óptimo, retrasan todo el proceso.

Webdox CLM al digitalizar el contrato permite que las distintas partes involucradas revisen el documento desde un solo lugar, guardando distintas versiones del contrato por si eventualmente se necesita volver a una versión anterior. El documento queda guardado en la plataforma, visible para todos los usuarios. Es decir, los documentos quedan estandarizados y con un flujo de trabajo adecuado.

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Firma

Una vez que el contrato está listo, la firma viene a ser el broche de oro para iniciar una relación comercial. El problema es que muchas veces esta parte del proceso genera demoras ya que se hace de manera manual. Un proceso analógico (donde se imprime el documento, se concreta una reunión y firma el documento) puede tomar días, retrasando todo el proceso contractual.

Webdox CLM tiene integrada su propia firma electrónica y además, se integra a varios proveedores de firma digital, el cual permite disminuir los tiempos de espera. El trámite de firma manual puede llegar a demorar más de 5 días, pero con la firma electrónica este proceso culmina en minutos y no días. 

Finalmente un CLM es una herramienta que se involucra durante todo el proceso contractual, permitiendo que todos los contratos dentro de una empresa sean manejados de manera adecuada y ágil desde un solo lugar. Para ventas resulta ser una excelente herramienta complementaria a usar con un CRM, permitiendo redactar contratos con clientes mucho más robustos y rápidos. Por otro lado, un CLM para ventas permite dar un mejor seguimiento a los contratos posfirma, agilizando las renovaciones y repactaciones con los clientes. 

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