¿Qué es el ciclo de ventas y cómo podemos acelerarlo?

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18 enero, 2021

Un ciclo de ventas es el proceso que ejecuta una empresa al vender un producto o servicio a un cliente. Este proceso, repetitivo y táctico, es un conjunto de acciones específicas que los vendedores siguen para convertir un prospecto en cliente.

En un ciclo de ventas, hay siete pasos para completar la transacción con nuevos clientes, desde el primer contacto hasta la firma del contrato:

  • Encontrar clientes potenciales.
  • Conectar con los clientes potenciales.
  • Calificar a los clientes potenciales.
  • Presentar a los clientes potenciales.
  • Superar las objeciones.
  • Cerrar el trato.
  • Fomentar la captación de nuevos clientes.

Con un ciclo de ventas en marcha, el área comercial siempre sabrá cuál es su próximo movimiento y en qué punto del ciclo se encuentra cada cliente potencial. También puede ayudar a repetir el éxito o a precisar mejoras para cerrar acuerdos rápidamente.

La duración de un ciclo de ventas tiene un efecto crítico en el rendimiento de una empresa, ya que influye directamente en el índice de liquidez, la planificación presupuestaria, la gestión del inventario, el calendario de marketing y la estrategia de ventas. 

En definitiva, cuanto más rápida sea la rotación de las ventas, más rápido crecerá una empresa, mientras que cuanto más lento sea el ciclo, mayor será el riesgo de tener problemas de liquidez y de quebrar. Por lo que una estrategia para acelerar el ciclo de ventas es algo que no se puede ignorar.

 

Los 3 consejos principales para acelerar tu ciclo de ventas

Todo equipo comercial es consciente que cuanto menos tiempo pase un posible cliente en su embudo de ventas, mayor será el retorno de la inversión (ROI) para la empresa, especialmente si se cuenta con un software para la gestión de contratos, ya que permite cerrar negocios de manera más rápida y eficiente.

Revisa a continuación los 3 principales consejos para acelerar tu ciclo de ventas:

 

1.- Identifica los puntos débiles

Un ciclo de ventas B2B por lo general consta de varias etapas: 

  • Prospección.
  • Alcance.
  • Calificación.
  • Realización de una oferta.
  • Negociación.
  • Cierre de la operación.

Es necesario repasar cuidadosamente cada etapa para detectar los puntos débiles de una negociación de contratos B2B. Averigua cuántos días tardan tus clientes potenciales en pasar a la siguiente fase. ¿Qué etapa es la que más tiempo consume? Una vez que hayas encontrado el motivo, debes examinar el ritmo de la conversación de ventas, el comportamiento de los prospectos y ver qué tipo de tácticas utilizan los representantes comerciales. 

Es clave establecer plazos, ya que la ausencia de estos puede ser la razón por la que tus clientes potenciales toman más tiempo en dar sus respuestas. También debes mejorar la segmentación.

Si tu pipeline de ventas comienza a filtrarse en la etapa de calificación, puede que estés atrayendo a prospectos que son relevantes para tus intereses pero que no son los tomadores de decisiones que necesitas. 

energía de Webdox CLM
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2.- Encuentra los puntos más fuertes

Una vez identificados los puntos más débiles, es el momento de examinar los canales más potentes. A veces, las ventas entrantes impulsan el mayor número de clientes.

En otras oportunidades, las mejores conversiones se consiguen mediante actividades de salida (por ejemplo, correos personalizados a un destinatario que aún no te conoce). Sin embargo, no es  prudente solo confiar en estos canales para mantener la operación a flote. Los mercados cambian y maduran.

Es clave que uses los mejores canales de venta para descubrir nuevos enfoques para generar clientes potenciales e incluso, para potenciar los canales más débiles. Por ejemplo, si el marketing inbound B2B de tu empresa está bien desarrollado pero no así el marketing outbound, puedes empezar a publicar su contenido en varias plataformas outbound que sean relevantes para el sector. 

En caso de que existan canales que no producen resultados, debes eliminarlos inmediatamente. Eso no genera más que una pérdida de tiempo y recursos.  

 

3.- Facilita el flujo de trabajo y perfecciona los  datos

Si tus representantes de ventas tienen que hacer muchas tareas repetitivas cada día, deberías replantear la automatización de los procesos. La creación de documentos, la introducción de datos, el envío de mensajes de correo electrónico, entre  otras actividades, pueden ocupar hasta 3 horas del tiempo de trabajo de los colaboradores.

En este sentido, la automatización del proceso dará a sus representantes de ventas un impulso necesario y les permitirá dedicar su tiempo a un mejor compromiso con sus clientes potenciales.

Además de pulir las campañas de ventas con la automatización, es fundamental  organizar a los prospectos y cuentas por prioridad. Sin una buena organización, puedes perder hasta el 67% de los acuerdos potenciales.

 

¿Cómo acelerar el proceso de ventas B2B mediante un CLM? 

Una de las maneras más efectivas para agilizar los procesos en la fuerza de ventas es identificando los obstáculos que han generado "cuellos de botella", impidiendo la conversión en la última parte del proceso. En ese sentido, uno de los puntos críticos a la hora de cerrar ventas se relaciona con la firma del contrato, debido a que la gestión “manual” conlleva dos inconvenientes:

  • Errores de forma y contenido debido a la premura para su aprobación.
  • Largas esperas, o peor aún, el ciclo inicia y se devuelve constantemente generando un bucle, algo que suele suceder por la falta de claridad en la asignación de roles: si los roles no están claros, el contrato no tendrá el camino expedito para su resolución.

En cambio, un software especializado en la gestión de contratos -CLM, acrónimo de Contract Lifecycle Management- estandariza los modelos de creación y aprobación de contratos y deja en evidencia los roles y las responsabilidades de cada persona o departamento involucrado en el ciclo de vida del contrato.

La gestión óptima de un acuerdo contractual reduce costos y recursos, afianza la relación de la empresa con sus clientes, facilita las relaciones comerciales dentro y fuera de la compañía y aumenta la confianza y la fidelidad a la vez que agiliza el control de los hitos claves post firma.

Un contrato gestionado de forma óptima y eficiente aporta a la marca una clara ventaja competitiva: la celeridad del proceso de ventas y la disminución del error humano redundarán en un mejor servicio al cliente, debido a que este percibirá el proceso como ágil y confiable.

 

Cinco características de un CLM que aceleran el proceso de ventas

Tal y como establece la Asociación Internacional de Gestión Comercial y Contratos, IACCM, es necesario contar con los recursos necesarios en la gestión de contratos, dado que las organizaciones que carecen de estos son poco confiables para los potenciales clientes.

Este tipo de plataformas es ideal para acortar los tiempos en los procesos de ventas, gracias a características como:

 

1. Nuevas solicitudes contractuales

El ciclo de vida de un contrato inicia con las nuevas solicitudes contractuales. En ello, un CLM facilita la centralización y la resolución de este primer paso.

Tanto el registro de la petición como su visualización inmediata en un panel permiten dar pie al resto del proceso que incluye la redacción, revisión, autorización, firma, ejecución y administración del contrato.

Un CLM permite seguir -en tiempo real- los roles establecidos y administrar la información necesaria para la redacción del contrato, como nombre del cliente, monto de venta, acuerdos y particularidades de la transacción, entre otros.

 

2. Creación de contratos

Un software para la gestión del ciclo de vida del contrato posee herramientas indispensables para la formulación de nuevos contratos, como plantillas preestablecidas que pueden modificarse según los parámetros de la organización, así como la gestión de distintas versiones para su posterior evaluación. Además, incluye diversas funcionalidades para la aplicación de estructuras, criterios de redacción y estilo.

Durante esta etapa la persona encargada puede cerciorarse de que detalles importantes como cláusulas, pactos, términos y condiciones estén incluidos en el contrato.

 

3. Procesos contractuales eficientes

Este tipo de herramientas facilitan la comunicación entre las áreas involucradas durante el proceso de producción y gestión de nuevos contratos. 

Comentarios, acotaciones y cambios pueden ser fácilmente gestionados durante cada etapa. La automatización permite que nada quede al azar, creando una hoja de ruta desde el primer momento. Así, cada persona asignada para un rol específico podrá visualizar y controlar sus responsabilidades, según los parámetros que la organización considere pertinentes. 

 

4. Firma electrónica

La firma electrónica en el proceso de ventas es uno de los aspectos que ahorran más tiempo y dinero a la hora de gestionar contratos con clientes, traduciéndose en importantes beneficios para la empresa. Así, algo que antaño tomaba días, hoy puede reducirse a minutos.

 

5. Auditoría del proceso

Con un CLM cada paso generará un registro en el sistema: el proceso podrá ser auditado o evaluado en cualquier momento con el fin de identificar cuáles aspectos en la gestión del ciclo de vida del contrato pueden ser mejorados. Comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados podrán ser consultados posteriormente para su evaluación. 

Sin duda, un CLM brinda la agilidad necesaria a la hora de acelerar el proceso de ventas, genera una disminución de los costos y controla el error humano durante el ciclo de vida de un contrato. En ese sentido, Webdox es una de las mejores opciones del mercado puesto que -además de ofrecer todas las ventajas anteriormente descritas- cuenta con un servicio de soporte in-app (dentro de la plataforma) que te permitirá solucionar eventuales dudas sobre el funcionamiento de la misma.

En términos simples, si un CRM hace mucho más eficiente la gestión de clientes y ayuda a optimizar los esfuerzos de venta, un CLM ayuda a gestionar de manera eficaz todos los documentos contractuales de la organización. Por lo tanto, integrando estas dos herramientas, el trabajo de ventas se ve potenciado en gran medida.

 

Algunos beneficios de integrar ambas soluciones son:

  • Trato más personalizado con los clientes: por un lado se tiene una Base de Datos con todos los datos del cliente, estos mismo datos se pueden aplicar para la elaboración y negociación del contrato, haciendo una negociación mucho más personalizada y centrada en el cliente..
  • Mejor relación con el cliente: si la integración de procesos dentro de la empresa es óptima, la imagen que el cliente tendrá de la organización será mucho mejor, según una encuesta de tendencias de comercio electrónico B2B, el 78% de los compradores está de acuerdo en la siguiente frase “La forma en que una empresa utiliza la tecnología indica cómo operan en general”. Por otro lado, un CLM permite ver todo el ciclo de vida de un contrato, la cual también puede ser compartida con el mismo cliente, aumentando aún más su confianza en la nueva alianza que se está formando.
  • Reducción de costos: se reduce en suministros y en tiempo, ya que todos los datos y documentos están centralizados y digitalizados en un solo lugar.
  • Mayor eficiencia: al estar toda la información integrada en un mismo canal digital, es posible automatizar muchos de los procesos que antes se hacían manualmente, como la solicitud de contrato, la renovación del mismo, la firma, entre otras cosas, haciendo que el trabajo sea más rápido y eficiente.
  • Mejor comunicación: una vez más, al estar toda la información de los clientes y los contratos en un solo lugar, todos los involucrados podrán acceder a esa información, es decir, tanto ventas como el área legal tendrán acceso a los contratos, incluso el cliente puede revisar el contrato desde la misma plataforma.

Así es como un CLM puede llegar a potenciar y mejorar el ciclo de ventas de una organización. Para conocer más al respecto sobre cómo funciona un CLM, revisa Webdox, el principal software de gestión de contratos en Latinoamérica.

 

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