Qué es el ciclo de ventas y cómo podemos acelerarlo

Potencia el ciclo de una venta con un CLM
Sales Executive Chile
   

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18 enero, 2021

Un ciclo de ventas es el proceso que ejecuta una empresa al vender un producto o servicio a un cliente. Este proceso, repetible y táctico,  es un conjunto de acciones específicas que los vendedores siguen para convertir un prospecto en cliente.

En un ciclo de ventas, hay siete pasos para completar la transacción con nuevos clientes, desde el primer contacto hasta la firma del contrato:

  • Encontrar clientes potenciales.
  • Conectar con los clientes potenciales.
  • Calificar a los clientes potenciales.
  • Presentar a los clientes potenciales.
  • Superar las objeciones.
  • Cerrar el trato.
  • Fomentar la captación de nuevos clientes.

Con un ciclo de ventas en marcha, el área comercial siempre sabrá cuál es su próximo movimiento y en qué punto del ciclo se encuentra cada cliente potencial. También puede ayudar a repetir el éxito o a precisar mejoras para cerrar acuerdos rápidamente.

La duración de un ciclo de ventas tiene un efecto crítico en el rendimiento de una empresa. La duración de este ciclo influye directamente en el índice de liquidez, la planificación presupuestaria, la gestión del inventario, el calendario de marketing y la estrategia de ventas. 

En definitiva, cuanto más rápido sea la rotación de las ventas, más rápido crecerá una empresa, mientras que cuanto más lento sea el ciclo, mayor será el riesgo de tener problemas de liquidez y de quebrar. Por lo que una estrategia para acelerar el ciclo de ventas es algo que no se puede ignorar.

Los 3 consejos principales para acelerar tu ciclo de ventas

1.-Identifica los puntos débiles

Un ciclo de ventas B2B por lo general consta de varias etapas: 

  • Prospección.
  • Alcance.
  • Calificación.
  • Realización de una oferta.
  • Negociación.
  • Cierre de la operación.

Es necesario repasar cuidadosamente cada etapa para detectar los puntos débiles. Averigua cuántos días tardan tus clientes potenciales en pasar a la siguiente fase. ¿Qué etapa es la que más tiempo consume? Una vez que hayas encontrado el motivo, debes examinar el ritmo de la conversación de ventas, el comportamiento de los prospectos y ver qué tipo de tácticas utilizan los representantes comerciales. 

Es clave establecer plazos, ya que la ausencia de estos puede ser la razón por la que tus clientes potenciales toman más tiempo en dar sus respuestas. También debes mejorar la segmentación. Si tu pipeline de ventas comienza a filtrarse en la etapa de calificación, puede que estés atrayendo a prospectos que son relevantes para tus intereses pero que no son los tomadores de decisiones que necesitas. 

2.-Encuentra los puntos más fuertes

Una vez identificados los puntos más débiles, es el momento de examinar los canales más potentes. A veces, las ventas entrantes impulsan el mayor número de clientes.

En otras oportunidades, las mejores conversiones se consiguen mediante actividades de salida (por ejemplo, correos personalizados a un destinatario que aún no te conoce). Sin embargo, no es  prudente solo confiar en estos canales para mantener la operación a flote. Los mercados cambian y maduran.

Es clave que uses los mejores canales de venta para descubrir nuevos enfoques para generar clientes potenciales e incluso, para potenciar los canales más débiles. Por ejemplo, si el marketing inbound B2B de tu empresa está bien desarrollado pero no así el marketing outbound, puedes empezar a publicar su contenido en varias plataformas outbound que sean relevantes para el sector. 

En caso de que existan canales que no producen resultados, debes eliminarlos inmediatamente. Eso no genera más que una pérdida de tiempo y recursos.  

3.-Facilita el flujo de trabajo y perfecciona los  datos

Si tus representantes de ventas tienen que hacer muchas tareas repetitivas cada día, deberías replantear la automatización de los procesos. La creación de documentos, la introducción de datos, el envío de mensajes de correo electrónico, entre  otras actividades, pueden ocupar hasta 3 horas del tiempo de trabajo de los colaboradores.

En este sentido, la automatización del proceso dará a sus representantes de ventas un impulso necesario y les permitirá dedicar su tiempo a un mejor compromiso con sus clientes potenciales.

Además de pulir las campañas de ventas con la automatización, es fundamental  organizar a los prospectos y cuentas por prioridad. Sin una buena organización, puedes perder hasta el 67% de los acuerdos potenciales. 

Cómo un CLM potencia el ciclo de ventas

Con todo esto ¿cómo puede un software de gestión de contratos potenciar el ciclo de una venta? Dentro del ciclo de ventas, en algún punto se debe comenzar a negociar el contrato que dará sustento legal a la relación comercial que se está formando entre ambas partes. Es en ese momento que comienza el ciclo de vida de un contrato, dentro del mismo ciclo de ventas, entonces ¿cómo se gestiona el ciclo de vida de un contrato desde ventas? 

El ciclo de vida es el proceso por el cual pasa un contrato, desde que se envía la solicitud, se firma, hasta que se renueva  o termina la relación. Por lo tanto, el área de ventas, al estar involucrada en la negociación con clientes, cumple un rol fundamental en este ciclo de vida del contrato. Una buena gestión de los documentos contractuales, llevará cierres de ventas efectivos. 

Descarga la guía Gestión contractual en el proceso de venta

En términos simples, si un CRM hace mucho más eficiente la gestión de clientes y ayuda a optimizar los esfuerzos de venta, un CLM ayuda a gestionar de manera eficaz todos los documentos contractuales de la organización. Por lo tanto, integrando estas dos herramientas, el trabajo de ventas se ve potenciado en gran medida.

Algunos beneficios de integrar ambas soluciones son:

  • Trato más personalizado con los clientes: por un lado se tiene una Base de Datos con todos los datos del cliente, estos mismo datos se pueden aplicar para la elaboración y negociación del contrato, haciendo una negociación mucho más personalizada y centrada en el cliente.
  • Mejor relación con el cliente: si la integración de procesos dentro de la empresa es óptima, la imagen que el cliente tendrá de la organización será mucho mejor, según una encuesta el 78% de los compradores está de acuerdo en la siguiente frase “La forma en que una empresa utiliza la tecnología indica cómo operan en general”. Por otro lado, un CLM permite ver todo el ciclo de vida de un contrato, la cual también puede ser compartida con el mismo cliente, aumentando aún más su confianza en la nueva alianza que se está formando.
  • Reducción de costos: se reduce en suministros y en tiempo, ya que todos los datos y documentos están centralizados y digitalizados en un solo lugar.
  • Mayor eficiencia: al estar toda la información integrada en un mismo canal digital, es posible automatizar muchos de los procesos que antes se hacían manualmente, como la solicitud de contrato, la renovación del mismo, la firma, entre otras cosas, haciendo que el trabajo sea más rápido y eficiente.
  • Mejor comunicación: una vez más, al estar toda la información de los clientes y los contratos en un solo lugar, todos los involucrados podrán acceder a esa información, es decir, tanto ventas como el área legal tendrán acceso a los contratos, incluso el cliente puede revisar el contrato desde la misma plataforma.

Así es como un CLM puede llegar a potenciar y mejorar el ciclo de ventas de una organización. Para conocer más al respecto sobre cómo funciona un CLM revisa Webdox, el  principal proveedor CLM en Latinoamérica.

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