¿Cómo cerrar contratos con clientes más rápido?

El proceso de creación y cierre de contratos puede ser complicado y extenderse demasiado cuando no se cuenta con un proceso bien definido para su elaboración, aprobación y firma. De hecho, se estima que la creación y aprobación de contratos requiere de 3 a 4 semanas, aunque puede ser más en caso de que surjan problemas.

Sabemos que el proceso de cierre puede ser un desafío, pero no te preocupes, en este artículo te revelaremos consejos valiosos para agilizar y mejorar tus negociaciones.

¿Qué es el cierre de un contrato?

El cierre de un contrato es la fase culminante del proceso de negociación entre una empresa y un cliente o proveedor. Es el momento en el que ambas partes acuerdan y formalizan los términos y condiciones que regirán su relación comercial. El objetivo principal del cierre es llegar a un consenso mutuo que beneficie a ambas partes, estableciendo los derechos y obligaciones de cada una.

No obstante, al no existir una metodología o un sistema especialmente dedicado a cerrar un contrato más rápido, las solicitudes pueden hacerse de manera informal vía mensaje de texto, email o llamada telefónica, con lo que probablemente habrá problemas de comunicación y se entregarán datos y especificaciones incompletas.

¿Qué implica un cierre de contrato?

El cierre de un contrato es un proceso complejo y trascendental en el mundo de los negocios. Implica una serie de elementos clave que determinarán el éxito y la solidez de la relación comercial entre una empresa y su cliente. Desde la etapa inicial de negociación hasta el momento de la firma, cada paso tiene su importancia y requiere una atención especial para asegurar un acuerdo beneficioso para ambas partes.

Negociación efectiva

La negociación es el pilar fundamental del cierre de un contrato. En esta fase, ambas partes discuten y debaten los términos y condiciones del acuerdo. Aquí es donde entran en juego las habilidades de comunicación y negociación, ya que cada parte busca defender sus intereses y objetivos comerciales.

Una negociación efectiva implica escuchar activamente a la otra parte, entender sus necesidades y preocupaciones, y buscar soluciones que satisfagan a ambos lados. La clave está en encontrar puntos en común y llegar a un consenso mutuo que beneficie a ambas partes, estableciendo una base sólida para la relación contractual.

Redacción precisa

Una vez que se han alcanzado acuerdos durante la negociación, es esencial plasmarlos en un contrato bien redactado. Cada cláusula y detalle deben ser expresados de forma clara, concisa y sin ambigüedades. La redacción precisa es fundamental para evitar malentendidos y conflictos futuros que puedan poner en riesgo la relación comercial.

En este sentido, es recomendable contar con asesoría legal y un software de automatización contractual para garantizar que el contrato cumpla con todas las regulaciones y leyes aplicables. Una redacción adecuada no solo ofrece seguridad jurídica, sino que también brinda confianza a ambas partes, reforzando la solidez del acuerdo.

Firma y compromiso

El cierre de un contrato ocurre cuando ambas partes están satisfechas con los términos y condiciones acordados y proceden a formalizar su compromiso mediante la firma. Esta etapa representa un paso crucial hacia la conclusión del acuerdo y el inicio de la relación comercial.

La firma del contrato no sólo simboliza el compromiso mutuo, sino que también establece los derechos y obligaciones específicos de cada parte. Es importante que ambas partes estén completamente conscientes de lo que implica la firma y estén dispuestas a cumplir con los términos estipulados.

Cumplimiento y seguimiento

Una vez que el contrato ha sido firmado, comienza la fase de cumplimiento y seguimiento. Cada parte debe asegurarse de cumplir con sus respectivas obligaciones tal como se acordó en el contrato. El cumplimiento puntual y efectivo es esencial para mantener la confianza y la credibilidad en la relación comercial.

Además, el seguimiento periódico permite evaluar el progreso del contrato y detectar posibles desviaciones o problemas que requieran atención. La comunicación continua y la disposición para hacer ajustes cuando sea necesario contribuyen a una relación sólida y duradera entre las partes involucradas.

En definitiva, el cierre de un contrato implica un proceso que va más allá de la simple firma manual o electrónica de documentos. Requiere una negociación efectiva, una redacción precisa, compromiso mutuo y un cumplimiento riguroso. Entender cada uno de estos elementos y abordarlos con profesionalismo y dedicación agiliza el camino para cerrar contratos con clientes más rápido y de manera exitosa.

Potencia tus conocimientos: Guía de administración del ciclo de vida de los contratos

¿Cómo cerrar un contrato con un cliente? 

Cerrar un contrato con un cliente exitosamente es el objetivo final de cualquier proceso de negociación. Sin embargo, lograrlo requiere habilidades y estrategias específicas que impulsen la confianza y la satisfacción mutua. 

En este apartado, verás 5 consejos prácticos y efectivos para cerrar acuerdos comerciales de manera más rápida y eficiente. Desde investigar a fondo a tu cliente potencial hasta adaptar tu propuesta de manera personalizada, cada paso para hacer un contrato es esencial para asegurar el éxito del cierre. 

1. Investigación previa: Antes de iniciar cualquier negociación, investiga a fondo a tu potencial cliente. Comprende sus necesidades, problemas y objetivos para adaptar tu propuesta a sus requerimientos específicos.

2. Propuesta personalizada: Basándote en la investigación realizada, presenta una propuesta personalizada que resalte cómo tus productos o servicios pueden resolver los problemas o satisfacer las necesidades de tu cliente potencial.

3. Escucha activa: Durante la negociación, escucha atentamente las preocupaciones y expectativas de tu cliente. Esto te permitirá ajustar tu oferta y demostrar empatía hacia sus intereses.

4. Claridad en la oferta: Explica claramente los términos del contrato, evitando ambigüedades. Asegúrate de que tu cliente entienda cada punto y esté de acuerdo antes de avanzar.

5. Muestra interés en una relación a largo plazo: Expresa tu deseo de establecer una relación comercial sólida y duradera con el cliente, lo que puede aumentar su confianza en la estabilidad y continuidad de los negocios.

6. Cierre progresivo: En lugar de esperar hasta el final de la negociación para cerrar, intenta obtener pequeños compromisos a lo largo del proceso. Esto facilitará el cierre final y demostrará que ambas partes están avanzando en la dirección correcta.

7. Firma y seguimiento: Una vez que ambas partes están satisfechas con los términos acordados, procede a firmar el contrato. Establece una comunicación abierta y periódica para asegurarte de que ambas partes cumplan con sus responsabilidades y que la relación comercial sea exitosa.

Herramientas de apoyo para el cierre de contratos

En la era digital, existen diversas herramientas y software para cerrar acuerdos diseñados para agilizar y optimizar el proceso contractual. Algunas de las más útiles incluyen:

1. Software de gestión de contratos: Estas herramientas centralizan y automatizan todo el proceso contractual, desde la creación hasta la firma y el seguimiento. Webdox CLM, por ejemplo, es una plataforma líder que ofrece una solución integral para gestionar contratos de manera eficiente.

Webdox destaca por su capacidad de centralizar y organizar documentos de manera segura, automatizar tareas repetitivas como recordatorios y flujos de aprobación, y ofrecer análisis detallados para mejorar el desempeño en el cierre de contratos. Con estas características, Webdox CLM se convierte en una herramienta indispensable para agilizar y optimizar el proceso de negociación y garantizar el cumplimiento legal en las transacciones comerciales.

2. Firmas electrónicas: Las firmas electrónicas son una alternativa segura y legalmente válida a las firmas en papel. Permiten a las partes firmar contratos de manera remota, eliminando la necesidad de imprimir y enviar documentos físicos. Webdox ofrece firmas electrónicas simples integradas en su plataforma e integraciones con proveedores de firmas electrónicas avanzadas por país.

3. Herramientas de colaboración: Plataformas de colaboración en línea facilitan la comunicación y el trabajo conjunto entre las partes involucradas en la negociación, lo que agiliza el proceso y evita retrasos innecesarios. Webdox se integra con terceros y herramientas de gestión que las empresas ya utilizan, facilitando el proceso contractual.

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Webdox CLM para lograr cierres de contratos más rápidos y eficientes

Webdox CLM destaca por sus múltiples funcionalidades diseñadas para lograr cierres más eficientes y seguros. Esta plataforma ofrece una serie de ventajas que optimizan cada etapa del proceso de negociación, desde la creación del contrato hasta su firma y seguimiento. 

Al utilizar un CLM como Webdox, la fuerza de ventas obtiene múltiples beneficio para cerrar contratos, gestionarlos y administrarlos, optimizando los procesos asociados, gracias a ciertas ventajas que brindan este tipo de soluciones, tales como:

1. Mejora en la comunicación

Si luego de largas negociaciones se llega a un acuerdo y se inicia con la redacción de un contrato, es común que -por falta de comunicación- se omitan datos importantes entre ventas y el departamento legal, que es donde comúnmente se encarga su elaboración.

Al apoyarse en un CLM como Webdox, se unifica el canal por el que ambos departamentos se comunican de forma directa y clara, favoreciendo el trabajo en equipo mediante herramientas de creación colaborativa en línea.

2. Uso de datos y antecedentes pertinentes

La automatización que favorece un CLM permite centralizar las solicitudes de contratos de ventas, manteniendo la información completa y actualizada. Para la redacción de un contrato, se cuenta con una base de datos en las materias relevantes de un acuerdo, ya sea comercial, financiero, legal, entre otras, y se tiene acceso en tiempo real a la información referente a cada contrato.

3. Plantillas preestablecidas

Un software para creación de contratos posee plantillas predefinidas que pueden editarse según los requerimientos particulares de cada cliente u organización. Así, es posible generar y cerrar un contrato para cada empresa y el rubro en el que se desenvuelve.

4. Herramientas de control de versiones

Un CLM como Webdox lleva un registro de las diversas etapas del ciclo de vida del contrato, guardando versiones de cada una de ellas, lo que permite volver atrás en caso de que algún cambio no resulte como se espera. 

5. Control de fechas e hitos claves de contratos

Un CLM permite asociar fechas clave a los contratos, por ejemplo, hitos de pago, finalización o renovación de contratos, fechas de caducidad de proveedores y manejar alertas para cada una de ellas

6. Centralización y organización digital de contratos: Webdox CLM permite almacenar y acceder a todos los contratos y documentos relacionados en un solo lugar. Esta centralización agiliza la búsqueda y revisión de información relevante, evitando pérdidas de documentos importantes y facilitando la colaboración entre el área Legal y los otros equipos.

7. Automatización de tareas repetitivas: Con Webdox CLM, es posible automatizar tareas repetitivas en el proceso de gestión de contratos. Desde recordatorios de vencimientos hasta flujos de aprobación, el software se encarga de estas tareas de manera automática, ahorrando tiempo y reduciendo la posibilidad de errores humanos.

8. Seguridad y cumplimiento legal: La seguridad de los documentos es una prioridad en Webdox CLM. La plataforma cuenta con medidas de seguridad avanzadas para proteger los datos y documentos contra accesos no autorizados. Además, cumple con las regulaciones y leyes vigentes, asegurando el cumplimiento legal en todos los contratos gestionados.

9. Comparador de versiones de documentos: Una de las funcionalidades más recientes de Webdox CLM es el "Comparador de versiones de documentos". Esta herramienta permite comparar diferentes versiones de un contrato y resaltar las modificaciones realizadas, lo que agiliza el proceso de revisión y facilita la detección de cambios importantes en el texto entre las partes interesadas.

10. Análisis y seguimiento de desempeño: Webdox CLM proporciona análisis detallados sobre el rendimiento de los contratos y negociaciones. Estos datos permiten a las empresas identificar áreas de mejora, evaluar el desempeño de proveedores y tomar decisiones informadas para optimizar futuros cierres.

11. Firma electrónica simple y avanzada: La firma electrónica de Webdox CLM es una solución legalmente válida en numerosos países de LATAM. Cumpliendo con altos estándares de seguridad y autenticación, su firma avanzada permite a las partes firmar contratos certificados y de manera remota, eliminando la necesidad de procedimientos físicos.

12. Estandarización de procesos: Estandariza y vigila los procesos de creación y aprobación de contratos a través de flujos de trabajo o workflows, los que utilizan herramientas como la definición de plazos, aprobaciones y reportes. Los workflows brindan un panorama más amplio del desempeño de la empresa, lo que permite identificar "cuellos de botella" y tomar medidas que agilicen estos puntos conflictivos.

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Consejos para cerrar un contrato 

Cuando se trata de cerrar contratos con éxito, es fundamental que el profesional o la empresa aplique estrategias efectivas. Algunos consejos prácticos para lograr un cierre efectivo incluyen: 

1.Construir una relación de confianza: Establecer una relación sólida y confiable con el cliente es clave. Escuchar atentamente sus necesidades y demostrar empatía son fundamentales para generar confianza mutua.

2. Personalizar la oferta: Adaptar la propuesta a las necesidades específicas del cliente es esencial. Resaltar cómo los productos o servicios atenderán sus desafíos particulares refuerza la relevancia de la oferta.

3. Anticipar objeciones: Prepararse para posibles objeciones y preocupaciones permite abordarlas de manera efectiva. Tener respuestas claras y convincentes muestra profesionalismo y confianza en lo que se ofrece.

4. Mostrar beneficios claros: Comunicar de forma transparente los beneficios que el cliente obtendrá al cerrar el contrato es crucial. Destacar cómo la oferta se destaca de la competencia puede influir positivamente en su decisión.

5. Ofrecer incentivos: Brindar incentivos como descuentos, opciones de pago flexibles o servicios adicionales gratuitos puede motivar al cliente a dar el paso hacia el cierre.

6. Establecer plazos claros: Definir plazos realistas y comprometerse a cumplirlos demuestra seriedad y profesionalismo. La puntualidad en el cumplimiento de compromisos inspira confianza.

7. Mostrar flexibilidad en la negociación: Ser flexible y considerar compromisos mutuamente beneficiosos puede agilizar el proceso de cierre.

8. Mantener una comunicación abierta: Mantener una comunicación clara y abierta durante todo el proceso de negociación es esencial. Responder rápidamente a las consultas y mantener al cliente informado crea un ambiente de confianza.

9. Documentar todo: Asegurarse de que todos los términos y acuerdos queden claramente documentados en el contrato es una medida prudente para evitar malentendidos y conflictos futuros.

10. Solicitar el cierre: Al final de la negociación, es importante solicitar directamente el cierre del contrato. Preguntar al cliente si está satisfecho con los términos y si está listo para proceder con la firma reafirma el compromiso con el proceso.

Al seguir estos consejos y adaptar su enfoque a las necesidades y preferencias de cada cliente, los profesionales y las empresas pueden aumentar sus posibilidades de cerrar acuerdos con éxito y establecer relaciones comerciales sólidas y duraderas.

En  síntesis, contar con un software de gestión para cerrar contratos optimiza gran parte del proceso, al brindar fácil acceso a la información, control de modificaciones y disminución de tiempos, así como controlar las fechas e hitos claves de los contratos. Como resultado, se eliminan riesgos, hay una considerable reducción de costes, mejoran las relaciones con clientes y se impulsa el crecimiento de la empresa.