El proceso de creación y cierre de contratos puede ser complicado y extenderse demasiado cuando no se cuenta con un proceso bien definido para su elaboración, aprobación y firma. De hecho, se estima que la creación y aprobación de contratos requiere de 3 a 4 semanas, aunque puede ser más en caso de que surjan problemas.
Al no existir una metodología o un sistema especialmente dedicado a cerrar un contrato más rápido, las solicitudes pueden hacerse de manera informal vía mensaje de texto, email o llamada telefónica, con lo que probablemente habrá problemas de comunicación y se entregarán datos y especificaciones incompletas.
Los beneficios de un CLM para cerrar un contrato exitosamente
Un software especializado en la gestión de contratos -CLM, acrónimo de Contract Lifecycle Management- optimiza el proceso de creación y gestión de contratos, ya que permite acceder a toda la información necesaria para su elaboración, automatiza tareas y crea flujos de trabajo que agilizan el proceso. De hecho, el tiempo de aprobación de un contrato se reduce en un 85% utilizando este tipo de herramientas.
Al utilizar un CLM como Webdox, la fuerza de ventas obtiene múltiples beneficio para cerrar contratos, gestionarlos y administrarlos, optimizando los procesos asociados, gracias a ciertas ventajas que brindan este tipo de soluciones, tales como:
1. Mejora en la comunicación
Si luego de largas negociaciones se llega a un acuerdo y se inicia con la redacción de un contrato, es común que -por falta de comunicación- se omitan datos importantes entre ventas y el departamento legal, que es donde comúnmente se encarga su elaboración.
Al apoyarse en un CLM como Webdox, se unifica el canal por el que ambos departamentos se comunican de forma directa y clara, favoreciendo el trabajo en equipo mediante herramientas de creación colaborativa en línea.
2. Uso de datos y antecedentes pertinentes
La automatización que favorece un CLM permite centralizar las solicitudes de contratos de ventas, manteniendo la información completa y actualizada. Para la redacción de un contrato, se cuenta con una base de datos en las materias relevantes de un acuerdo, ya sea comercial, financiero, legal, entre otras, y se tiene acceso en tiempo real a la información referente a cada contrato.
3. Plantillas preestablecidas
Un software para creación de contratos posee plantillas predefinidas que pueden editarse según los requerimientos particulares de cada cliente u organización. Así, es posible generar y cerrar un contrato para cada empresa y el rubro en el que se desenvuelve.
4. Herramientas de control de versiones
Un CLM como Webdox lleva un registro de las diversas etapas del ciclo de vida del contrato, guardando versiones de cada una de ellas, lo que permite volver atrás en caso de que algún cambio no resulte como se espera.
5. Control de fechas e hitos claves de contratos
Un CLM permite asociar fechas clave a los contratos, por ejemplo, hitos de pago, finalización o renovación de contratos, fechas de caducidad de proveedores y manejar alertas para cada una de ellas.
Bonus Tip: Estandarización de procesos
Estandariza y vigila los procesos de creación y aprobación de contratos a través de workflows, los cuales utilizan herramientas como la definición de plazos, aprobaciones y reportes. Los workflows brindan un panorama más amplio del desempeño de la empresa, lo que permite identificar "cuellos de botella" y tomar medidas que agilicen estos puntos conflictivos.
Contar con un software de gestión para cerrar contratos optimiza gran parte del proceso, al brindar fácil acceso a la información, control de modificaciones y disminución de tiempos, así como controlar las fechas e hitos claves de los contratos. Como resultado, se eliminan riesgos, hay una considerable reducción de costes, mejoran las relaciones con clientes y se impulsa el crecimiento de la empresa.
