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En la actualidad, son pocas las relaciones de negocios que no están mediadas por algún tipo de contrato. De hecho, una investigación de Gartner indica que entre el 60% y el 80% de todas las transacciones comerciales se rigen por contratos y acuerdos legales.
Sin embargo, gran parte de las organizaciones no le dan un enfoque corporativo a la gestión ciclo de vida de los contratos, comprometiendo así la consecución de sus metas estratégicas.
Importancia de una estrategia corporativa en la gestión del ciclo de vida de los contratos
El departamento legal participa en la negociación de nuevos contratos y vela porque la empresa se desenvuelva acorde a la normatividad interna y la estructura legislativa del área geográfica donde opera. Por su parte, cada una de las áreas involucradas en las distintas contrataciones hace su aporte con base en sus intereses y en la información que maneja producto de su actividad diaria. Por ejemplo, el departamento procurement necesita vigilar sus compromisos con los proveedores para no incurrir en renovaciones indeseadas o en multas producto del incumplimiento de algún término.
Pese a lo anterior, son el gobierno corporativo y la alta gerencia los encargados de evaluar los riesgos contractuales de cada negociación y vigilar los compromisos que éstas asumen, con el objetivo de proteger los intereses de la compañía y garantizar un uso eficiente de los recursos.
En consecuencia, la correcta gestión ciclo de vida de los contratos exige una mirada corporativa holística, que comprenda la comunicación de todas las áreas involucradas en el proceso, incluidas la gobernanza societaria y la gerencia general.
Cuando la gestión de los contratos se lleva de forma dispersa, se generan problemas que pueden derivar en el incumplimiento de obligaciones, largos litigios, incremento de costos e incapacidad para identificar y reducir riesgos, entre otras situaciones que afectan seriamente las finanzas y reputación de la organización.
Problemática de la administración por "silos", o la desconexión entre las áreas
Por lo general, el departamento legal y el de compras representan las áreas que mayor volumen de contratos tienen. Pero la gerencia general, de finanzas, recursos humanos, ventas y otras gerencias también gestionan diversos documentos contractuales. Esto se traduce en un enorme volumen de contratos circulando por toda la organización que -de no ser administrados de forma conjunta y mediante un sistema centralizado- incrementan diferentes riesgos, como renovaciones sin revisión de cláusulas, penalizaciones, pérdida de ingresos y generación de costos asociados a la invisibilidad, como la ruptura de la cadena de suministros.
Beneficios de la gestión conjunta del ciclo de vida de los contratos
La WCC (World Commerce & Contracting Association) ha informado que una administración ineficaz puede costarle a una compañía -en promedio- el 9.2% de sus ingresos anuales. Una problemática que las organizaciones pueden solucionar mediante la gestión conjunta de contratos a través de un sistema centralizado que aumente la visibilidad, accesibilidad y capacidad de monitoreo de cada uno de los contratos que firma la empresa.
Al obtener una visión holística de las obligaciones contractuales y de la fase en que se encuentra cada contrato, las organizaciones obtienen beneficios significativos, entre los cuales cabe mencionar:
- Reducción de la pérdida de contratos.
- Reducción de incumplimiento y las consecuentes penalizaciones.
- Capacidad de reaccionar a los cambios durante el ciclo de vida los contratos.
- Reducción de los tiempos de contratación. Este beneficio resulta importantísimo, ya que entre los costos ocultos de las negociaciones interminables está la pérdida del 4% de la facturación cada año.
- Prevención de la fuga de ingresos.
- Optimización de las auditorías a contratos.
Adicionalmente, el control estandarizado y la colaboración de las partes interesadas durante los procesos de contratación -y el posterior monitoreo de las clausulas e hitos planteados- permite realizar análisis más allá de los límites departamentales, obteniendo una visibilidad completa de todas las obligaciones contractuales de la organización. Esta información es de suma utilidad para la alta gerencia y el gobierno corporativo en el desarrollo de sus tareas.
Principales problemáticas en cada área asociadas a la gestión ineficiente de contratos
- Gerencia General: dificultad para realizar controles internos a los contratos y administrar proactivamente los riesgos.
- Finanzas: los costos financieros de una gestión ineficiente de contratos pueden ser multimillonarios.
- Compras (procurement): cuando el departamento de compras no tiene una visibilidad plena de los contratos, no puede identificar fallas en las contrataciones con los proveedores y mucho menos corregirlas antes de que la cadena de suministro sufra interrupciones.
- Compliance y Riesgo: los silos de información en la gestión de contratos están estrechamente ligados al incumplimiento de cláusulas, políticas empresariales y leyes nacionales.
- Legal: el departamento legal tiene que velar por el cumplimiento de las normas y leyes en todos los procesos de contratación. Sin embargo, cuando la visibilidad de los contratos es mínima y trabaja aislado de la gerencia y el gobierno corporativo, puede cometer serios errores. Al respecto, es importante tener presente que, según Fulbright y Jaworski, 54% de las empresas gastan más de un millón de dólares en litigios contractuales.
- Ventas: como consecuencia de la gestión en silos de los contratos, los procesos de revisión y aprobación de ventas suelen ser de lo más lento, reduciendo las utilidades del negocio.
La tecnología: el eje de una estrategia corporativa del ciclo de vida de los contratos
Un software para la gestión de los contratos proporciona un único repositorio centralizado que facilita la administración de estos acuerdos a lo largo de todo su ciclo de vida. Mediante un motor de búsqueda, todos los estamentos empresariales involucrados en los procesos contractuales pueden acceder al contenido de cada documento y revisarlo de principio a fin.
Adicionalmente, permite llevar flujos de trabajo (workflows) ordenados que garantizan la comunicación e intercambio entre las diferentes áreas que son parte de la gestión de contratos y las responsabilidades que les asisten en cada una de las fases del proceso de contratación (solicitud, creación, revisión y aprobación).
Esto le ayuda a la gerencia a acelerar los procesos de revisión, aprobación, monitoreo y comunicación constante con área legal y cada uno de los departamentos a que haya lugar para garantizar una correcta administración de los contratos desde su solicitud hasta su término o renovación.
