Cómo alcanzar objetivos del área legal garantizando el cumplimiento de contratos

Para asegurar la estabilidad financiera de todo negocio, es fundamental que el área legal logre garantizar el cumplimiento contractual, estableciendo objetivos claros en cada documento y permitiendo que estos se cumplan.  Sin embargo, alcanzar dichos objetivos puede ser un gran desafío, especialmente cuando se debe gestionar un alto volumen y tipos de contratos.

¿Qué es el cumplimiento de contratos?

Cada contrato que se genera tiene objetivos específicos que se deben cumplir en el plazo y forma acordados, para garantizar que todas las partes interesadas obtengan los beneficios que se prometieron.

En este sentido, el cumplimiento de contratos es la acción de asegurar que las partes involucradas en un acuerdo cumplan con los términos y condiciones establecidos. Es decir, es la medida de qué tan cerca está un contrato de cumplir con el código civil, las leyes y reglamentos locales dictados.

¿Por qué es importante garantizar el cumplimiento de contratos?

En medianas y grandes empresas, la elaboración y cumplimiento contractual es una parte crítica de las operaciones diarias. Si bien esto puede parecer una tarea simple, es esencial para garantizar la protección legal de la empresa, su credibilidad y reputación, su estabilidad financiera y eficiencia operativa. 

Por lo tanto, es importante que los gerentes legales y otros miembros del equipo se aseguren de que se cumplan todos los objetivos del acuerdo y trabajen para implementar un sistema que asegure el cumplimiento de todos los documentos legales de la empresa.

Garantizar el cumplimiento de contratos es crucial por varias razones:

• Protege los intereses de las empresas y personas: El cumplimiento de contratos es un componente clave de la protección legal de la empresa. Cuando se establece un contrato, se acuerdan ciertas condiciones que se deben cumplir. Si una de las partes no cumple con sus obligaciones, las otras partes pueden verse perjudicadas.
• Evita costosos litigios: Si una parte no cumple con las condiciones establecidas en el contrato, puede dar lugar a costosos conflictos legales. Si se garantiza el cumplimiento de contratos desde el comienzo, se pueden evitar riesgos.
• Brinda estabilidad financiera: La falta de cumplimiento de contratos puede tener graves consecuencias financieras. Si una empresa no cumple con sus obligaciones contractuales, puede sufrir pérdidas financieras, incluyendo multas, daños y perjuicios, y puede afectar su capacidad para asegurar futuros acuerdos de financiamiento.
• Otorga eficiencia operativa: Al establecer objetivos claros y fechas límite, es posible asegurar que tanto el área legal como los demás departamentos estén conectados y alineados respecto a los plazos y responsabilidades. Esto ayuda a evitar retrasos y problemas en la ejecución de los contratos, reduciendo hasta en un 90% el tiempo dedicado al proceso de firma electrónica de los contratos y otros costos asociados con la elaboración y negociación de los mismos.
• Mejora la credibilidad y reputación: El cumplimiento de contratos también es importante para la credibilidad y reputación de la empresa. Si una empresa no cumple con lo prometido en un contrato, puede dañar la reputación y confianza que sus clientes y proveedores tienen en ella.
• Ayuda a alcanzar objetivos a largo plazo: Garantizar el cumplimiento de contratos también permite a las empresas alcanzar sus objetivos a largo plazo. Al establecer acuerdos sólidos y cumplir con ellos, se pueden construir relaciones comerciales sólidas y duraderas.

Los desafíos a los que se enfrentan las empresas en la estrategia de cumplimiento y gestión de contratos

La gestión y cumplimiento de contratos pueden presentar varios desafíos para las empresas, especialmente para el área legal. A continuación, se detallan algunos de estos retos y sus soluciones:

Complejidad de los contratos 

Desafío: Muchos contratos contienen términos y condiciones complejos que pueden ser difíciles de entender y cumplir. Esto es especialmente cierto en el área legal, donde los contratos pueden incluir terminología técnica y jurídica que no es fácilmente accesible para las demás áreas de la empresa.

Solución: El software de gestión de contratos Webdox CLM ayuda a resolver los desafíos de complejidad en la gestión y cumplimiento de contratos, especialmente en el área legal, mediante el uso de plantillas personalizadas, control de versiones, recordatorios automáticos y un repositorio digital. Esto permite la redacción de contratos más claros y concisos con colaboración entre áreas y seguimiento de cambios, asegurando que las fechas importantes se cumplan a tiempo.

Volumen de contratos

Desafío: Las empresas a menudo tienen una gran cantidad de contratos en proceso, lo que puede dificultar el seguimiento de cada uno de ellos. Además, puede ser difícil determinar cuáles son los contratos más críticos y requieren una mayor atención.

Solución: El Add-on de Webdox “Generación y firma masiva de documentos” permite gestionar y firmar online y de manera masiva grandes cantidades y tipos de documentos. Esta funcionalidad permite firmar desde una plantilla de contrato, masiva y asincrónicamente, con múltiples personas a la vez, usando datos específicos de cada parte.

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Cambios en las regulaciones

Desafío: Las regulaciones y leyes pueden cambiar con el tiempo, lo que significa que los contratos deben ser actualizados y modificados para cumplir con las nuevas regulaciones. Esto puede ser un desafío en el área legal, ya que los abogados deben mantenerse al día con los cambios en las leyes y regulaciones y asegurarse de que los contratos se ajusten a estas nuevas normas.

Solución: Webdox CLM proporciona un sistema de alerta automático que notifica a los usuarios cuando se producen cambios en las regulaciones locales relevantes. El software también tiene una función de búsqueda avanzada que permite a los usuarios buscar cláusulas específicas en los contratos y actualizarlas fácilmente en función de los cambios en las regulaciones. 

Redacción y revisión de versiones del contrato

Desafío: Contratar a un abogado cada vez que se requiere ayuda profesional para tener certeza del cumplimiento de un proceso legal, muchas veces puede ser costoso y lento, ya que estamos hablando de un trabajo generalmente manual.

Solución: Webdox CLM cuenta con una herramienta de plantillas personalizadas y una interfaz fácil de usar para la redacción de contratos. Los usuarios pueden seleccionar una plantilla y personalizarla según sus necesidades específicas. 

Además, el software de gestión y ciclo de vida del contrato incluye una función de control de versiones que permite a los usuarios realizar cambios y colaborar en el proceso de redacción del contrato entre áreas. Esto reduce la necesidad de revisar manualmente los contratos, lo que a su vez ahorra tiempo y reduce los errores humanos.

Poca colaboración interna

Desafío: Las empresas a menudo tienen varios departamentos que trabajan en diferentes proyectos y contratos. Puede haber dificultades en la comunicación y colaboración interna entre el equipo legal y las demás áreas, lo que puede provocar retrasos en la gestión y cumplimiento contractual.

Solución: con Webdox CLM, el área legal se conecta de manera  colaborativa y centralizada con las diferentes áreas de la empresa para el proceso de creación y gestión del cumplimiento de los contratos, garantizando así que los acuerdos se ajusten a los objetivos y necesidades de todas las partes interesadas. 

Posibles litigios

Desafío: Si no se cumple con un contrato, puede haber consecuencias legales graves para la empresa, incluyendo demandas y litigios. La prevención de estas situaciones puede ser un desafío para los equipos legales, ya que deben asegurarse de que todos los términos y condiciones del contrato se cumplan adecuadamente para evitar cualquier conflicto legal.

Solución: Webdox CLM ayuda a resolver el desafío de riesgos y posibles litigios al brindar una mayor visibilidad y transparencia en el proceso de gestión de contratos. Con la capacidad de almacenar y rastrear todas las versiones de los contratos, así como de proporcionar recordatorios automáticos para las fechas de vencimiento e hitos claves, Webdox asegura que los contratos se cumplan a tiempo y se eviten posibles conflictos legales. 

Además, al contar con una redacción clara y concisa y al automatizar el proceso de revisión y aprobación, Webdox CLM garantiza que los acuerdos se redacten de manera consistente y que cumplan con los requisitos regulatorios locales, reduciendo o mitigando el riesgo.

Los puntos de fricción en el proceso de contratación

Los puntos de fricción en el proceso de contratación son eventos en los que se genera resistencia, causando retraso y potenciales costos.

Según el estudio "Faster Contracts, Better Contracts" de World Commerce & Contracting, señala que el 70 %  de los puntos de fricción ocurren antes de la firma del contrato. En este sentido, los puntos de fricción en el proceso de  contratación pueden ser diversos, pero algunos de los más comunes y que afectan directamente al área legal son:

Cumplimiento normativo: uno de los principales desafíos en el proceso de contratación, ya que los gerentes leales deben asegurarse de cumplir con todas las leyes y regulaciones locales aplicables para evitar posibles sanciones y demandas.

Negociación de contratos: La negociación de contratos puede ser un proceso complicado que en la mayoría de los casos requiere de la experiencia de abogados especializados en derecho civil laboral y contratos. 

Pero la falta de claridad o la omisión de ciertas cláusulas importantes en el contrato, pueden llevar a malentendidos y disputas futuras, por lo que analizar dichas cláusulas de manera manual puede ser lento y costoso. En este sentido,  la mejor solución es simplificar el proceso de gestión contractual con un software CLM y mantener a la vez el cumplimiento de los contratos en toda la empresa.

Por otro lado, la fricción posterior a la adjudicación se ve fuertemente afectada por el proceso y las decisiones previas a la adjudicación.

El mismo artículo de la World Commerce & Contracting, indica que es en la fase posterior a la adjudicación donde se gana o se pierde valor. Las empresas requieren de un Software de Gestión de Contratos que supervise esta fase por lo siguiente: 

Los puntos de fricción generan retrasos:

• Desde la oferta hasta la firma de un acuerdo 'simple' toma un promedio de tiempo de 4,2 semanas.
• Para un acuerdo complejo son 24 semanas.

Con Webdox, es posible reducir en un 85% el tiempo de generación y la firma de los contratos.

Los puntos de fricción generan altos costos:

• Revisión y tramitación de un contrato de baja complejidad: 4.900 USD
• Un contrato de complejidad media: 21,300 USD 
• Un contrato complejo:  49,000+ USD

Con Webdox, los contratos se gestionan automáticamente y sin fricciones mediante su ciclo de vida.

De acuerdo al punto anterior, es que surge la importancia de monitorear de manera efectiva todo el proceso contractual y cumplimiento de cada acuerdo, ya que el costo operativo de la gestión contractual varía enormemente según la industria y el tipo de contrato:

• Industria de Aseguradoras: la gestión de contratos representa hasta el 40% de los costos operativos

• Industria de la Construcción: industria que representa hasta 65% de los gastos operativos.

¿Cómo garantizar el cumplimiento de los contratos?

Para que el área legal de una empresa pueda garantizar el cumplimiento de los contratos, es importante seguir algunas mejores prácticas, como:

• Redacción clara y precisa: Es fundamental que los contratos estén redactados de manera clara y precisa, evitando ambigüedades o términos vagos. Esto ayudará a evitar malentendidos o interpretaciones erróneas de las obligaciones y responsabilidades de las partes.
• Revisión cuidadosa: Antes de firmar un contrato, es importante que sea revisado cuidadosamente por el equipo legal. Se deben detectar posibles problemas o riesgos y asegurarse de que todas las cláusulas y condiciones sean vinculantes y justas para ambas partes.
• Identificación de cláusulas clave: Es fundamental identificar las cláusulas clave de cada contrato, es decir, aquellas que son más importantes y tienen mayor impacto en la empresa.
• Seguimiento de plazos y términos: Es importante llevar un registro de los plazos y términos de los contratos para evitar incumplimientos y posibles litigios. El equipo legal debe establecer un calendario de seguimiento de las fechas de vencimiento, renovación y cumplimiento de las obligaciones contractuales.
• Comunicación efectiva: La comunicación efectiva es clave para garantizar el cumplimiento de los contratos. El equipo legal debe asegurarse de que tanto las diferentes áreas de la empresa involucradas como las partes externas entiendan claramente sus obligaciones y responsabilidades, y estar disponibles para responder cualquier pregunta o inquietud que surja durante la duración del contrato.
• Documentación adecuada: Es importante documentar todas las comunicaciones y transacciones relacionadas con el contrato, incluyendo correos electrónicos, cartas, notas y actas de reuniones. Esta documentación puede ser útil en caso de litigio o disputa contractual.

Sin  embargo, realizar todas estas buenas prácticas de manera tradicional puede traer más problemas que beneficios. Un software de gestión de contratos para garantizar el cumplimiento ofrece varios beneficios en comparación con hacerlo de manera manual. 

Webdox CLM ofrece varias funcionalidades para garantizar el cumplimiento de los contratos, incluyendo plantillas personalizadas para la redacción de contratos más claros y concisos, así como el control de versiones y la colaboración entre áreas para asegurar que se estén siguiendo las políticas y estándares internos y externos. 

También proporciona recordatorios automáticos para fechas importantes, como renovaciones o vencimientos, lo que garantiza que se cumplan a tiempo. Además, su repositorio digital permite el seguimiento de los cambios realizados en los contratos y la recuperación de información en tiempo real, lo que ayuda a prevenir conflictos legales y a mantener una mejor gestión de los riesgos.

¿Qué es la auditoría de cumplimiento de contratos?

La auditoría de cumplimiento de contratos es un proceso en el que se verifica que las partes involucradas en un contrato hayan cumplido con todas las cláusulas y condiciones establecidas en el mismo. Es un procedimiento importante para garantizar la transparencia y la integridad en las relaciones contractuales.

La auditoría de cumplimiento de contratos implica revisar toda la documentación relacionada con el contrato, como los términos y condiciones, los pagos realizados y recibidos, los informes de progreso y las comunicaciones entre las partes, a su vez que ayuda a identificar oportunidades de mejora en los procesos y procedimientos relacionados con los contratos.

Si se detectan incumplimientos o irregularidades en el proceso de revisión, se deben tomar medidas para resolverlos y garantizar que se cumpla con las obligaciones pendientes.

En este sentido, una de las mejores prácticas de auditoría es participar en revisiones periódicas y crear una base de datos de análisis y métricas que sean útiles para mejorar la creación de documentos legales.

¿Qué es la auditoría de cumplimiento de contratos?

La auditoría de cumplimiento de contratos es el proceso en el que se revisan y evalúan los registros, documentos y actividades relacionadas con un contrato para garantizar que se hayan cumplido todas las obligaciones contractuales.

Un ejemplo práctico de auditoría de contratos

Imaginemos que el gerente legal de una empresa ha firmado un contrato electrónico con un proveedor para el suministro de materiales durante un año. Como parte de las mejores prácticas, el gerente legal decide realizar una auditoría de cumplimiento de contratos después de seis meses para asegurarse de que se están cumpliendo todas las cláusulas del contrato.

Primero, revisa la documentación relacionada con el contrato, incluyendo los términos y condiciones, los pagos realizados y recibidos, y las comunicaciones entre las partes. Solicita también información sobre el rendimiento del proveedor, como los plazos de entrega y la calidad de los materiales suministrados.

Durante la auditoría, el gerente legal descubre que el proveedor ha entregado algunos de los materiales con retraso, lo que ha afectado el proceso de producción de la empresa. Además se da cuenta de que ha enviado facturas con errores en los montos, lo que ha provocado una demora en los pagos.

Con esta información en mano, el gerente legal se comunica con el proveedor para discutir los problemas encontrados y tomar medidas para resolverlos. Por ejemplo, se puede acordar una compensación por los retrasos en la entrega, y se pueden corregir las facturas con errores para evitar demoras en los pagos.

No obstante lo anterior, para detectar problemas de gestión del cumplimiento de los contratos relacionados con costos, descuentos por volumen y errores administrativos, es necesario tener datos precisos y conocimiento de la industria. Al recopilar y analizar esta información, se pueden identificar los problemas con mayor claridad, mejorar las políticas y operaciones de ingresos para una correcta responsabilidad contractual.

En resumen, la auditoría de cumplimiento de contratos permitió al gerente legal identificar problemas en el rendimiento del proveedor y tomar medidas para resolverlos, lo que a su vez ayudó a garantizar que se cumplan todas las cláusulas del contrato celebrado y se mantengan las relaciones comerciales de manera transparente y efectiva.

La importancia del seguimiento activo de métricas

Una recomendación para mejorar el cumplimiento de los contratos y los procesos de gestión, es realizar un seguimiento activo de métricas como parte del protocolo de auditoría.

Algunas ideas de métricas valiosas para hacer seguimiento y mejorar el cumplimiento:

• Plazos de entrega: ¿Se están entregando los productos o servicios en el plazo acordado en el contrato?
• Calidad del servicio o producto: ¿La calidad de los productos o servicios proporcionados cumple con los estándares establecidos en el contrato?
• Precios y pagos: ¿Se están realizando los pagos y recibiendo los ingresos según lo acordado en el contrato?
• Obligaciones y responsabilidades: ¿Se están cumpliendo todas las obligaciones y responsabilidades establecidas en el contrato?
• Resolución de conflictos: ¿Se han resuelto todas las disputas o desacuerdos entre las partes de manera justa y en línea con los términos del contrato?
• Procesos de comunicación: ¿Las partes están comunicándose de manera efectiva y en línea con los términos del contrato?

Estas métricas pueden ser utilizadas en auditorías para evaluar el cumplimiento del contrato e identificar casos de cumplimiento defectuoso, o problemas que puedan surgir durante el periodo de vigencia del mismo.

Cumplimiento de contrato con Webdox 

Webdox CLM ayuda a las empresas a garantizar el cumplimiento de los acuerdos contractuales, especialmente en el área legal. La plataforma cuenta con una variedad de características que permiten optimizar la gestión y seguimiento de los contratos, lo que a su vez reduce el riesgo de conflictos legales y  mejora la estabilidad financiera de toda empresa.

Una de las principales formas en que Webdox CLM beneficia al gerente legal es a través de la simplificación del proceso de redacción y revisión de contratos. Las plantillas personalizadas, gestión de versiones y el repositorio o biblioteca digital, permiten la colaboración entre áreas, evitando errores comunes que pueden conducir a incumplimientos contractuales. 

Además, Webdox permite la configuración de flujos de trabajo o workflows, lo que asegura que los contratos sean revisados y aprobados por las partes correspondientes, garantizando que se cumplan todos los objetivos establecidos.

Otra funcionalidad importante de Webdox CLM es su sistema de recordatorios automáticos para fechas e hitos claves como vencimientos, renovaciones y términos. Esto ayuda al gerente legal a garantizar que se cumplan todas las obligaciones y responsabilidades del acuerdo a tiempo, reduciendo la posibilidad de incumplimiento del contrato.

Además, con el software de gestión de contratos es posible hacer seguimiento de cumplimiento, lo que permite al área legal monitorear el progreso de las obligaciones contractuales en tiempo real, y recibir alertas si surgen problemas o retrasos. Esto es especialmente útil para contratos complejos o de larga duración, y ayuda a garantizar que se cumplan los objetivos establecidos y se mitiguen o eviten riesgos.

En definitiva, la gestión del cumplimiento de los contratos significa un gran desafío para las empresas, especialmente para el área legal. En este sentido, es que surge la importancia de que los equipos legales trabajen colaborativamente con otras áreas para superar estos desafíos y desarrollen un sistema sólido de gestión de contratos que asegure el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales, previniendo así posibles riesgos y conflictos legales.