Descubre las mejores herramientas de gestión para la gerencia legal

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16 diciembre, 2019

Las condiciones de las relaciones comerciales y laborales son declaradas a través de los contratos. Por esto mismo, gestionarlos de manera eficiente es fundamental para el éxito de cualquier compañía, con el apoyo de herramientas de gestión empresarial.

El riesgo y costo de tener problemas en la gestión contractual suele ser alto, y aun así, en la mayoría de las empresas las gestiones en este ámbito son ineficientes y carecen de procesos, colaboración efectiva y control.

Algunos ejemplos son la poca visibilidad y control de hitos y compromisos contractuales, ineficiencias por excesiva manualidad y baja estandarización de procesos y responsabilidades poco determinadas. Todos estos problemas se materializan en un alto riesgo contractual, ineficiencias y problemas de compliance en la empresa. 

Sin embargo, hoy existen diversos software que intentan solucionar el problema anterior, en cambio otros, como Webdox CLM, abordan de manera integral todo el proceso contractual.

Las 5 herramientas de gestión empresarial más utilizadas

A continuación, te presentamos una comparativa entre las herramientas de gestión empresarial para la gerencia legal más demandadas y sus ventajas.

1. ERP/BSM:

ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta enfocada en el planeamiento de recursos empresariales, es decir, la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios en una compañía. El BSM (Business Spend Management) es un ERP más global, con foco en el gasto del negocio de forma general.

Existen diversas compañías de software ERP/BSM en el mercado, siempre enfocadas en el área de compras y abastecimiento. Intentan integrar la gestión contractual de forma parcial, pero suelen tener funcionalidades básicas enfocadas en generar sinergias solo con sistemas para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc). En ocasiones, intentan abarcar otras áreas como ventas y recursos humanos, pero sin mucho éxito, dado que no es su foco.

Por otro lado, Webdox abarca de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, es un sistema de negocios que centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la correcta gestión contractual de una empresa.

2. CRM:

Un CRM es un tipo de software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar los siguientes procesos comerciales:

  • Datos de clientes.
  • Interacción con el cliente.
  • Acceso a información comercial.
  • Automatización de la venta.

La empresa más conocida de servicios CRM (Customer Relationship Management) es SalesForce CPQ, la anterior contiene una funcionalidad que permite crear contratos comerciales desde la misma plataforma, permitiendo satisfacer las necesidades contractuales desde el área comercial, aunque aun así tiene limitaciones en algunas etapas de la gestión contractual.

Los CRM no logran solucionar de forma global las necesidades contractuales de una empresa, por focalizarse exclusivamente en los desafíos del área comercial.

Por su parte, Webdox se adecúa a todos los contextos contractuales (Compras, Ventas, Laborales, Corporativos, Financieros, legales, etc.), entendiendo que el contrato es un documento de la empresa donde participan distintos departamentos.

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3. DMS:

Sistema de gestión de documentos (DMS, Document Management Software). Se utilizan para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial).

En las empresas que ofrecen esta herramienta, se puede acceder a la información desde cualquier dispositivo, a través de un explorador WEB, modificar en línea y en conjunto con otros usuarios. Sin embargo, se enfocan en el contenido, colaboración, en la capacidad de redacción y manejo de versiones, pero carecen de muchas necesidades para una correcta gestión del Contract Management, ya sea en procesos como también gestión post firma.

No así el software de Webdox, el cual permite la digitalización de documentos legales y abarca un amplio campo de control de nuevos y antiguos contratos dentro de la empresa. Con selección de funcionalidades y personalizaciones, este sistema permite administrar, evaluar y almacenar estos documentos, así como etiquetarlos para su seguimiento, buscar en base a criterios específicos y alertar según fechas o hitos clave.

4. DTM:

Software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. DTM (Document Transaction Management) eliminan la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, más fáciles, más convenientes y seguros.

En algunas compañías, este sistema es flexible y se integra a todo tipo de software como ERP, CRM, DMS, etc. No solo se centran en la firma, sino también permiten configurar procesos. Se enfocan, sin embargo, en documentos generales, no contractuales. Por ello, son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

Sin embargo, en Webdox sabemos la complejidad del proceso contractual, por eso nuestra herramienta CLM es un software para la administración de ciclo de vida de contratos que abarca todo el proceso contractual de forma integral y ofrece tanto la estandarización como la adaptabilidad necesaria para todo tipo de acciones, específicamente los relacionados a contratos.

webdox-img-contract-life-cicle5. OTROS:

Otros tipos de software que intentan abordar algunos de estos procesos, pero sin mucho éxito, son QTS (Quote to Cash), Low Code, ECM (Enterprise Content Management y SRM (Supplier Relationship Management).

CLM software: la principal herramienta de gestión de contratos

En definitiva, Webdox CLM es una herramienta adaptable y que se integra de manera intuitiva a todas las áreas en el proceso contractual de la organización.

Soluciona los procesos pre firma y post firma a cabalidad, enfocándose en la eficiencia y en la correcta gestión contractual. Debido a su especialización en gestión de contratos, ha logrado posicionarse como líder de Latinoamérica, además de ser el único CLM del mundo que se adapta a la idiosincracia y cultura latinoamericana.

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Sales Consultant Senior Perú

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