Gestión de contratos: manejando el poder de negociación de los proveedores

Gestión de contratos: manejando el poder de negociación de los proveedores
Fundador y CEO.

Fundador y CEO de Webdox. José Manuel es también consejero para Sudamérica de la IACCM , institución líder mundial en investigación sobre la gestión y optimización de contratos. Además, ha sido expositor en diferentes conferencias de LATAM y USA sobre tecnologías avanzadas aplicadas a la gestión de contratos.

   

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30 marzo, 2020

Harvard Business Review, en un artículo llamado “Negociar con mentirosos”, consigna que mentir es un aspecto central del comportamiento humano, por lo cual, los negociadores deben conocer herramientas para proteger sus intereses.

La gerencia de compras o procurement es fundamental para el buen funcionamiento de una compañía, ya que de sus gestiones depende gran parte de su rentabilidad. Por esto, es importante comprender el proceso de negociación y aprender a manejar la relación con proveedores, con el fin de evitar malas prácticas y faltas de compromiso. El contrato es el acuerdo formal que gobierna la relación de negocios entre comprador y proveedor, por tanto, se hace fundamental poder gestionarlos correctamente, en todo su proceso, para poder mantener una buena relación entre ambas partes.

Cómo la gestión contractual protege los intereses de los compradores

1. Establece las reglas básicas de negociación

Existen dos factores importantes a considerar en el proceso de recolección informativa de tus proveedores: uno es investigar el carácter y la buena fe de la otra parte; otro, poder anticiparse a los escenarios que podrían influir en esta negociación. Como mínimo, debe comprobarse cualquier dato que esté disponible públicamente con respecto a la contraparte.

Esto corre, también, para los proveedores: tal y como se informa un comprador, los proveedores también deben conocer a sus aliados estratégicos. Procura explicar en qué consiste tu negocio, para que puedan establecer un canal de comunicación efectivo e informado y se establezcan reglas básicas especiales para negociar. Harvard Business Review asegura que la mayoría de los contratos se negocian sin ninguna obligación de revelar información, y cada una actúa bajo su propio interés. No obstante, lo correcto y sano sería establecer reglas básicas en la gestión contractual y firmar estos acuerdos de prenegociación, para poder establecer estándares durante el proceso de acuerdo legal. En este sentido, debería existir un acuerdo escrito que obligue a revelar toda la información importante, abstenerse de retrasos poco razonables y de imponer dificultades a la otra parte. Así, no solo cuidas los intereses de tu empresa, sino que también los del proveedor, estableciendo una buena relación desde el principio.

2. Identifica a los participantes para avanzar hacia una buena negociación

Los contratos no solo se administran por el área legal. El principal actor de los contratos con proveedores son los mismos compradores, por tanto, conocer el ciclo de vida de un contrato se hace fundamental, desde su creación y redacción hasta los procesos de aprobación y firma. Así, para avanzar hacia una buena negociación de contratos, será primordial identificar a los participantes. Generalmente, la persona del área de compras que solicita un contrato al área legal será quien después negociará con los proveedores.

El solicitante, al ser quien negociará también el contrato, deberá plasmar lo que ocurre en este proceso de acuerdos con el proveedor, a medida que avanza esta negociación. Es importante que todo sea registrado paso a paso y no se pierda al momento de redactar su versión final, por lo que es vital que esté prevista y establecida en el proceso de creación del contrato. Así, cada uno de los pasos quedan identificados, así como los participantes, y se procede hacia una buena gestión contractual que permite relaciones beneficiosas entre las partes.

3. Plasma todo el proceso de negociación

Negociar con proveedores puede resultar en un proceso largo, pero es importante que, finalmente, se pueda plasmar el resultado de todo ese proceso en un contrato, luego obtener cada uno de los objetivos estipulados. Según el artículo de Harvard Business Review, es primordial insistir en que toda declaración de la otra parte sobre los hechos fundamentales para que el acuerdo sea aceptable, deben incluirse por escrito en el acuerdo, incluyendo hechos y compromisos a corto o largo plazo.

Un software CLM es una herramienta de gestión contractual que permite tener todo el proceso de negociación con proveedores de manera online, en cada uno de los pasos y direcciones que ha tomado. Así, puede no solo hacer visible todo el acuerdo entre las partes, sino también hacer más fácil el ciclo de aprobaciones y firmas electrónicas.

4. Vela por un buen cumplimiento de los acuerdos

No solo se trata de negociar un contrato y llegar a la firma. Existen procesos posteriores que también son parte de la gestión contractual y que son muy importantes para futuros encuentros y para conservar las relaciones entre comprador y proveedor.

Velar por un buen cumplimiento del contrato, por ejemplo, significa tener en cuenta las fechas e hitos clave del contrato para poder cumplirlos a cabalidad y evitar enfrentamientos o deterioros en la relación. Si cumplir con el contrato se traduce en preservar relaciones con proveedores a largo plazo, entonces es fundamental establecer alertas sobre hitos clave, vencimientos de plazo y fechas importantes estipuladas en el documento.

Webdox notifica cuando ciertos hitos están por cumplirse, para que siempre puedas estar al día con tus compromisos y, además, para que puedas ver si, de su parte, se están o no cumpliendo.

En suma, la mejor forma de manejar el poder de negociación de los proveedores es formando relaciones correctamente reguladas a priori, colaborativas y manejando metodologías que permitan registrar las actividades del proceso de negociación. Además, será necesario cuidarse de cumplir y hacer cumplir los hitos estipulados en el contrato, manteniendo la comunicación fluida entre ambas partes, no solo durante los procesos de negociación, sino también de manera posterior.

Descarga la guía para negociar contratos con proveedores