9 técnicas de negociación con proveedores [y un consejo adicional]

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20 años de experiencia en industria de Tecnología, trabajando en empresas como Dell Technology, Oracle, Microsoft, Sonda, con alto manejo comercial de soluciones de Software en empresas corporativas a lo largo de América Latina.

   

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18 marzo, 2020

El éxito de una negociación se evalúa por sus resultados. Esto es lo que explica Harvard Business Press en su libro Negociar con resultados. Por esto, es esencial tener claro qué es lo que constituye un buen resultado y las técnicas a realizar para obtenerlo. Esto, sin embargo, no siempre resulta una tarea fácil para procurement. Ambas partes suelen ocultar sus verdaderos intereses, por tanto, se complejiza la determinación de prioridades, inquietudes y las perspectivas de cada uno.

¿Cómo llegar a beneficiar tanto al comprador como al proveedor y obtener un negocio exitoso con tus proveedores? Estas son 9+1 técnicas que ofrece Harvard Business Press y que pueden servirte al sentarte en la mesa con tus suppliers:

1. Establecer un tono positivo a la negociación

Expresa respeto por la experiencia y conocimientos especializados que tiene tu proveedor. Así, se entiende el proceso de negociación como un esfuerzo conjunto y se abre a los intereses y las inquietudes que pueden tener tus próximos aliados estratégicos.

2. Revisar la agenda a negociar desde el principio

Asegúrate de que se concuerden los temas a tratar durante la negociación. Es una oportunidad que se presenta para que todas las partes puedan tener una comprensión común de la discusión.

3. Analizar las expectativas del proceso

Ocurre que las diferentes partes de la negociación tiene varios supuestos en cuanto a lo que se va a plantear como objetivo: hay quienes creen que habrá propuestas desde el comienzo y otros que están esperando una discusión abierta de los asuntos.

4. Ofrecer información, pero solo la necesaria

Entrega información importante de tu empresa para que el proveedor conozca por completo tu estructura como compañía, tus políticas empresariales y lo que buscas como aliado estratégico. Ahora bien, es importante tener en cuenta que es mejor no divulgar los verdaderos intereses y limitaciones del negocio desde un principio hasta que compruebes que tu contraparte también está dispuesta a compartir información. Es ventajoso dejar que los proveedores sepan que, como gerencia, cuentas con alternativas si es que fracasa esta negociación en particular.

5. Recibir información de la contraparte

Así como ofrecerás información de tu empresa, es importante como comprador realizar una previa investigación de tu contraparte, para saber cómo se amolda a las necesidades de la compañía según los productos que ofrecen y sus precios, así como para saber qué pueden obtener de tu parte y qué no. Procura investigar por qué el proveedor desea hacer un trato, sus intereses y restricciones de negocios, así como sus preferencias en algunos asuntos.

6. Establecer un objetivo

Muchas veces la oferta inicial fija el rango. Según Harvard Business Press, los estudios arrojan que muchos de los resultados de una negociación se correlacionan con la primera oferta en la mesa, por lo que es apropiado comenzar por un punto razonable y el objetivo que se desea como empresa. La propuesta debiera ubicarse en el precio deseado o levemente por encima de ella, sin ser demasiado codicioso; de lo contrario, puede que el proveedor quiera retirarse. Para evitar malentendidos, es importante tener una explicación a la oferta y por qué se justifica.

7. Alejarse de aquellas discusiones que se alejan de este objetivo

Este punto se asocia al poder de negociación de los proveedores. Es decir, si el proveedor, como contraparte, anhela hacer una primera oferta, procura resistir a la potencialidad como ancla psicológica, es decir, no permitir que determine el rango de negociación de un precio determinado, a no ser que el punto de partida logre ser razonable.

Una forma de alejarse de este regateo, es saliendo de los números y concentrarse en los intereses e inquietudes, haciendo preguntas que se centren en las motivaciones que subyacen a la posición del proveedor. Estas preguntas podrían evidenciar nueva información que ayude a reorientar la propuesta.

8. Utilizar el tiempo como herramienta de negociación

Fija una fecha límite para cualquier propuesta en procurement. Así, el proveedor no deja esperando y evitas que encuentre una mejor oferta. Un software como el CLM (Contract Life Management) sirve como herramienta para fijar límites de fecha desde el principio de la negociación, apurando el proceso contractual entre comprador y proveedor.

9. Ofrecer propuestas y opciones ganadoras para ambas partes

Ofrece al menos dos propuestas y, cuando sea posible, incluso paquetes de opciones ganadoras para ambas partes. Al plantear alternativas, el proveedor no se sentirá atrapado en un ultimátum y posiblemente compare con las propuestas entre sí en vez de hacerlo externamente.

Adicional (10): Plasmar el contrato en un CLM 

Una vez que se haya llegado a una negociación con los proveedores para tu empresa, es fundamental poder plasmar todo el proceso en un contrato escrito que esté redactado y firmado por ambas partes. Una buena gestión de contratos, por lo tanto, es clave para poder establecer una relación beneficiosa entre comprador y proveedor.

Un software para gestión de contratos CLM es una herramienta que abarca de forma global los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos de tu empresa, tomando los procesos de pre-firma, firma y post-firma de forma integral. Centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para una correcta gestión contractual, orientado a cumplir las regulaciones gubernamentales y normas profesionales que deben cumplirse en una organización. Al aclarar y visibilizar todo el proceso, un CLM permite que tanto el comprador como el proveedor puedan beneficiarse de una buena comunicación, llevando un control tanto del poder de negociación de los clientes como proveedores.

Cómo un CLM aporta en tu estrategia de negociación con proveedores

Un CLM aporta a tener una mejor estrategia de negociación con proveedores, ya que al conseguir un contrato beneficioso para ambas partes se hace más rápido y fácil, sobre todo, teniendo en cuenta las acciones inmediatas y los compromisos a futuro. Revisa a continuación las 5 ventajas principales de contar con un CLM para ejecutar una óptima negociación con proveedores:

1. Permite alinearse fácilmente de manera interna y externa:

Para tener una comprensión integral de los requisitos e iniciativas existentes dentro y fuera de la organización, es necesario alinearse con las partes interesadas del negocio, lo que significa estar en contacto con las distintas áreas dentro de la empresa que son parte del proceso de aprobación, y también con los agentes en la empresa de proveedores. Porque un negociador informado es un negociador con poder de decisión.

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2. Rapidez en procesos de aprobación y firma contractual:

Un proceso de aprobación puede extenderse a muchas personas y el tiempo de aprobaciones y firmas puede ser largo. Un CLM, automatiza los procesos contractuales de forma integral entre todas las áreas implicadas en la creación, gestión, firma y administración del contrato, haciendo más ágil el traspaso interno y externo de los documentos para ser revisados y firmados por las partes involucradas. Estandariza la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas.

3. Alarmas de hitos clave y vencimientos de plazo:

Un software de Gestión de Contratos dispone de un sistema que alerta para hitos clave en las cláusulas contractuales, asegurándose de que tanto la empresa como los proveedores cumplan con sus compromisos dentro de las fechas y condiciones estipuladas. 

4. Mejor comunicación entre las partes:

Al tener todo el proceso en un mismo lugar, un CLM garantiza la comunicación fluida entre proveedor y comprador, además de la trazabilidad, ya que logra hacer visible todo el ciclo de un contrato de forma intuitiva y rápida. De esta forma, se evitan pérdidas de tiempo en traspaso de información, procurando que se cumplan las fechas estipuladas para aprobaciones y firmas de acuerdos finales.

5. Mantiene un registro completo del proceso de negociación en pos del contrato:

Según Harvard Business Press, Negociar con resultados  , si se ha ejecutado bien el tiempo de la negociación, no debiese existir riesgo alguno a que se arruine todo por no anotar y firmar acuerdos a los que ya se ha llegado. Un CLM registra paso a paso el proceso de negociación para que no se pierda nada al momento de redactar su versión final.

Actualmente, y en plena era digital, los Gerentes de Compra pueden contar con herramientas tecnológicas durante la negociación con Proveedores. Hoy en día, muchos profesionales concuerdan que la Transformación Digital es la mejor forma de manejar alianzas estratégicas con proveedores, pues permite agilizar y visibilizar todo el proceso de negociación y establecer acuerdos, plazos de revisión y aprobación de los objetivos.

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