¿Cómo es el proceso de mejora continua en una empresa?

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29 diciembre, 2020

La naturaleza de las empresas es buscar constantemente formas de optimizar los procesos para lograr mejores resultados y alcanzar sus objetivos, tal como lo señala el método Kaizen, término de origen Japonés que representa la mejora continua mediante la ejecución de pequeños cambios en los procesos para conseguir mejorar la calidad y eficiencia de los mismos.

Muchas veces estos cambios pueden incluso sacar de la zona de confort a modelos de negocio más tradicionales. No obstante, actualmente eso se considera un plus para avanzar al ritmo de los constantes cambios actuales.

En este sentido, el concepto de “empresa disruptiva” está sonando con más fuerza en el último tiempo, especialmente cuando la competitividad se ve comprometida debido a las abruptas adaptaciones que han tenido que sortear organizaciones de todos los tamaños por la volatilidad e incertidumbre del escenario actual.

Es por esto que, una estrategia que puede dar mejores resultados que realizar modificaciones muy extremas en el modelo de negocio, son los procesos de mejora continua.

¿Qué es?

El concepto de mejora continua se entiende como un esfuerzo constante para mejorar todos los procesos de una empresa. Se basa en la idea de que un flujo constante de pequeñas mejoras, ejecutadas de forma continua, tendrá resultados transformadores.

¿Qué hace un proceso de mejora continua en las empresas?

Los procesos de mejora continua, son aquellos cambios menores pero significativos que se ejecutan de forma periódica en las organizaciones, con el objetivo de traer resultados que aumenten la eficiencia de los procesos y generen mejoras en los departamentos de la compañía.

Lo interesante de esta definición, es que son los propios colaboradores los creadores y ejecutores de estos “experimentos”. Es decir, si la cultura empresarial es lo suficientemente horizontal, será la actitud y motivación de los miembros del equipo la pieza clave para mover estos pequeños cambios mediante el desarrollo sistemático de nuevas ideas.

Si bien el término de “mejora continua” puede sonar como un estilo de vida que las empresas pueden adoptar debido a su enfoque de progreso constante, la realidad es que siempre será necesario llevar a cabo  una estrategia y metodología para impactar de forma positiva y lograr los objetivos deseados.

Cómo ejecutar y aplicar la mejora continua en una empresa

Como mencionamos anteriormente, crear una cultura de mejora continua en las empresas debe considerarse como una forma de operar, por lo que todos los colaboradores tienen que sentirse parte para poder ejecutar dichos cambios. En este sentido, el primer paso para implementar un proceso de mejora continua empresarial exitoso, es empoderar a los colaboradores con el apoyo de cada líder y el departamento de Recursos Humanos.

Una vez se ejecute un plan inicial -teniendo claras las oportunidades de mejora por área y estado real con respecto a la calidad y eficiencia de los procesos y productos- cada miembro del equipo sabrá en qué tipo de tareas puede contribuir con nuevas ideas, para luego ejecutarlas y ver el resultado

El segundo paso, es plasmar las ideas en un repositorio o documento compartido que sea visible para toda la organización. Las ideas se pueden presentar mediante sistemas de ideación creativas o Think Tanks, que son sesiones frecuentes de ideas y grupos de reflexión, encuestas para saber dónde se pueden realizar mejoras, o documentos de uso interno en la nube. 

Teniendo este repositorio de ideas, todos los trabajadores pueden incluir sus propuestas para optimizar sus propios departamentos, las que posteriormente pueden ser evaluadas mediante votación o análisis del directorio. Una forma de motivar a los colaboradores a que participen de este tipo de iniciativas, es proponiendo recompensas o bonos si el experimento logra el éxito esperado.

Ejemplo de un proceso de mejora continua

Un punto muy importante a destacar sobre los procesos de mejora continua, es que las empresas que cuenten con un sistema de gestión de calidad certificado por la norma ISO 27001, deberá trabajar siempre sobre la base de un proceso de mejora continua, como se señala en la Cláusula 10.2, “Mejora continua: la organización mejora continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGSI”, especialmente ante las posibles amenazas a los sistemas de información y las formas en que pueden verse comprometidas las empresas.

Un ejemplo de un Software para la gestión de contratos que cuenta con la certificación ISO 27001 y que constantemente ejecuta sesiones de mejora continua para entregar la mejor experiencia al usuario final, es Webdox CLM.

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Por lo tanto, la mejora continua debe ser un ítem importante a aplicar en los procesos dentro de la organización. Sin embargo, es difícil lograr esto cuando las herramientas con las que cuenta la compañía no permiten realizar estos ajustes. En ese sentido, Webdox CLM es una solución sumamente flexible, y es por esa razón que permite aplicar mejoras continuas al proceso contractual.

En este sentido, un proceso al cual constantemente se le está buscando mejoras estará, sin duda, mejor preparado para afrontar cambios organizacionales o cambios externos que afecten a la empresa. Por ejemplo, la apertura a la digitalización a la cual las empresas se han tenido que adecuar.

En definitiva, una de las principales formas de adoptar la mejora continua es a través de software especializados para cada una de las tareas en la empresa y que se integren entre ellos, como por ejemplo, Webdox CLM para gestionar los contratos, un CRM como Salesforce para tu gestión de ventas, etc.

En un mundo que avanza rápido, las organizaciones deben apuntar a tener procesos más ágiles y eficientes. Por lo tanto, es relevante ser capaz de mejorar continuamente y en ese sentido, Webdox CLM es una excelente herramienta que tiene la capacidad de ser flexible y adaptarse a cada caso, permitiendo hacer mejoras a una parte y a la totalidad del proceso contractual, reducir tiempos y hacer más eficiente el trabajo.

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Chief Revenue Officer

Apasionado por las tecnologías con 8 años de experiencia en empresas SaaS, Ecommerce y Apps. Growth marketing es su moto y está siempre buscando formas de automatización y creación de valor. Es profesor de Marketing Digital en la Universidad del Desarrollo, además de ser organizador de Robotics day, el evento de robótica más importante de LatAm.

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