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Por muchos años la gerencia legal corporativa se enfocó en gestionar materias legales con recursos restringidos. Pero a su dominio del negocio y el entorno normativo, hoy el área también debe ser capaz de ofrecer expertise tecnológico.
El futuro del departamento legal es ágil y automatizado, por la gran amplitud de funciones que el área debe desempeñar o apoyar. Muchas veces, estas incluso escapan al ámbito legal. No es raro que un gerente legal tome decisiones fuera de su esfera de competencias. Algunas de estas actividades son:
Gestión documental, de contratos y apoyo a Recursos Humanos
- Acuerdos de confidencialidad
- Informes trimestrales y semestrales
- Compliance
- Acuerdos extrajudiciales
- Violaciones a la ética
- Registro de patentes
En este panorama los directorios demandan mayor visibilidad, eficiencia y rapidez a la gerencia legal. También hay mayor presión por introducir grados de accountability en la gestión del departamento.
La pregunta es, ¿hasta qué punto están dispuestos sus a innovar para implementar nuevos modelos de servicios acordes a las expectativas del directorio y las necesidades del negocio?
Y lo más importante, ¿cuentan con las herramientas para adoptar este cambio de paradigma?
Según un estudio sobre las operaciones de la gerencia legal de Blickstein Group, solo 57% de los profesionales legales corporativos en Estados Unidos cuentan con tecnología adecuada para su trabajo.
Y aunque el principal desafío de los encuestados es impulsar e implementar cambios (el segundo es identificar oportunidades de negocio y ahorro de costos), solo 18% tiene un plan para desarrollar una estrategia de tecnología para la gerencia legal en los próximos tres años. En tanto, 48% está diseñando un plan y 34% no ha tomado acción.
Pese a ello, la innovación tecnológica será el principal motor de cambio en el mercado de servicios legales. Por esta razón, toda gerencia legal debería contratar un software legal para lograr.
5 razones para contratar un software legal para su empresa
1. Trazabilidad y visibilidad
Es de suma importancia tener la posibilidad de validar y checar las etapas del ciclo de vida de los contratos para que no hay problemas de compliance, pérdidas de tiempo y falta de efectividad. Para esto están las herramientas de gestión documental que cuentan con la total visibilidad de todos los contratos e sus etapas en un workflow automatizado.
2. Migración a la nube
La nube es una de las tecnologías más disruptivas para la gerencia legal. Muchas áreas como marketing, ventas y operaciones ya han migrado la totalidad o casi toda su información. Por una parte, la gestión es ahora completamente online y es posible prescindir de TI para realizar estas funciones. Por la otra, estos servicios funcionan en base a un modelo de subscripción mensual con una estructura de precio por tramos, lo que permite ahorrar costos y horas hombre.
3. Seguridad
Las aplicaciones móviles y la nube están reemplazando el hardware de escritorio y la documentación física, generando justificada inquietud entre los ejecutivos y gerentes legales. Pero las tecnologías de seguridad se han mantenido a la par con estos avances. La identificación multifactorial es un avance que ofrece altos niveles de confiabilidad.
4. Analytics
La gerencia legal es una unidad netamente operativa que genera una gran cantidad de data y metadata. He aquí un gran potencial para crear valor de negocio, gracias a motores de búsqueda y dashboards que permiten identificar, aislar y profundizar en datos clave para mejorar la gestión. Los software actuales pueden analizar millones de sets de datos e identificar tendencias ocultas para un observador humano, elevando la eficiencia y el ahorro para el área.
5. Inteligencia artificial
Aunque aún está en una fase inicial, la inteligencia artificial ya permite hacer análisis predictivos de alto valor estratégico para la gerencia legal, como mapear la predisposición de jueces para predecir fallos o entender las tácticas de un bufete de abogados contrario para preparar defensas. A medida que la tecnología madure será capaz de realizar análisis desde la perspectiva del derecho.
La actividad legal se ha mantenido aislada de los cambios tecnológicos, pero la creciente restrictividad de los entornos legal y de negocios está ejerciendo presión por innovar en la gestión.
Casi todas las áreas del negocio cuentan ahora con herramientas que ahorran un altísimo porcentaje de carga operativa, permiten bajar costos relacionados con sistemas y horas hombre.
Y no solo eso, permiten mostrar exáctamente dónde está el ROI del área. Esta transparencia será demandada por el directorio en el futuro cercano. Por lo tanto, si la gerencia legal desea transformarse en una unidad de negocio, más que un centro de costos, debe adaptarse a una nueva era.
5 tips para fomentar la adopción de un software legal
1. Ponte en los zapatos del usuario final
Un proyecto de transformación digital es una fantasía hecha realidad para los cofundadores técnicos de la organización.
El usuario final, sin embargo, puede sentirse fuera de lugar y esto puede determinar su relación con una nueva herramienta.
Fast Company señala que es clave que los líderes de la transición entiendan la perspectiva de una persona “no técnica” para llevar adelante el cambio.
2. Muéstrales por qué les conviene
Deloitte recomienda mostrar claramente el beneficios de usar la herramienta en el día a día,
como una menor carga operativa o poder encontrar documentos rápidamente con una simple búsqueda.
Para convertir la herramienta en una parte fundamental del flujo de trabajo y los procesos del negocio es clave lograr que los usuarios quieran usarla. Esta es una poderosa forma de empujar el uso de tecnología digital en la Gerencia Legal.
3. Herramienta cotidiana, transición gradual
La consultora agrega que la gradualidad del cambio es clave. Esto quiere decir que ambas herramientas, la nueva y la antigua, coexistirán durante un tiempo.
A medida que los empleados se sientan más cómodos con ella, podrás migrar más procesos a la nueva plataforma y abandonar por completo la herramienta antigua.
4. La comunicación es clave
La transformación digital es, en el fondo, un cambio cultural que involucra a toda la organización.
Entregar visibilidad sobre el cambio que se avecina es fundamental para el manejo proactivo de expectativas y actitudes.
Por esta razon, los canales de comunicación deben ser abiertos y bidireccionales para recoger la retroalimentación de los empleados que se verán más afectados por el cambio.
Comunicar la implementación de una nueva herramienta de sopetón puede ser extremadamente perjudicial para el éxito del proyecto. Para que todos los stakeholders estén alineados, primero deben estar enterados.
5. Mentoría inversa
Los millennials representan una gran oportunidad para acelerar la adopción de nuevas tecnologías en la organización.
Un estudio de la Universidad de Sydney muestra casos en que ejecutivos de 50 años capacitados en el uso de tecnologías digitales por jóvenes casi 30 años más jóvenes.
Esta estrategia también sirve para crear una red de promotores compuesta por los influenciadores de la organización.
Más que fomentar la adopción entre los early adopters o los empleados más tecnológicos, se trata de involucrar a los líderes positivos de todas las edades y áreas de la empresa.
Sus habilidades de comunicación y networking pueden tener un gran impacto positivo en la transición, sobre todo en la etapa de lanzamiento.
Bonus Tip: Capacitaciones personalizadas
Harvard Business Review recomienda tomar en cuenta la familiaridad e interés en tecnologías digitales de los empleados a la hora de diseñar capacitaciones. Algunos prefieren el formato online y otros el presencial. Por tanto, es necesario hacer una
investigación previa para determinar qué formato es más efectivo.
Cuando líderes de la organización usan la nueva herramienta y son vistos haciéndolo, comunican que conocen los desafíos del usuario y comprende sus problemas. Eso transmite una credibilidad que puede tener un efecto muy positivo en la adopción.
