Software de gestión documental: los 5 tipos esenciales

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11 febrero, 2020

La gerencia legal de una empresa debe gestionar un alto volumen de contratos no solo de su área, sino de los distintos departamentos de su compañía, como compras, ventas y recursos humanos. ¿Cómo asegurar que serán almacenados y revisados adecuadamente? ¿Existe alguna forma de ordenarlos y gestionarlos de manera altamente optimizada?

Los cuellos de botella son cosa seria en todo departamento legal de una empresa. El flujo de papeles solo en las áreas de contratos de proyectos y recursos humanos es incesante. A esto se suman las peticiones constantes de nuevos trámites y documentos en otras divisiones administrativas, como abastecimiento (procurement), y producción, por nombrar algunas.

Cualquier retraso da como resultado costosas pérdidas de tiempo y dinero.

 

Cada día el empresariado comprende cuán costosa puede salir una ineficiente gestión de documentación legal. Así lo viene advirtiendo desde 2011 la asociación internacional de administración contractual y comercial IACCM. Tanto así que un documento legal mal gestionado hace que la empresa pierda valor: 9% en pérdidas en ingresos anuales en promedio (cifras a 2012).

El rol de un departamento legal ya no es sólo administrar asuntos legales complejos. Es supervisar el cumplimiento legal de otros documentos indirectamente legales, tales como comerciales, técnicos o administrativos. Es cumplir con un marco regulatorio que evoluciona constantemente. Es zanjar disputas y malentendidos que pueden costar millones al momento de firmar un acuerdo o contrato.

Desde la década del ‘90 que las innovaciones en soluciones informáticas inteligentes buscan dar una respuesta al problema, dando forma a lo que hoy conocemos como soluciones de Enterprise Legal Management softare (ELMS por sus siglas en inglés) o soluciones de software para gestión de documentos legales empresariales.

Estas plataformas de herramientas para la gestión colaborativa de documentos legales permiten crear, organizar, clasificar, revisar, y/o verificar documentación, en tiempo real y en línea.

La oferta de software jurídico comenzó siendo muy amplia y de calidad diversa. Sin embargo, rápidamente las alternativas digitales debieron adecuarse a la alta complejidad que conlleva el manejo de documentación legal.

No fue sino en la última década que la oferta realmente maduró ante los ojos del derecho corporativo según Gartner, firma consultora y de investigación de Tecnologías de la Información basada en Estados Unidos.  

Hoy en día, para que una ELMS se aprecie como tal, debe ofrecer la visualización de los desafíos y la solución de estos de manera rápida, en tiempo real, mediante una gestión eficiente y segura.

Hoy en día, el uso de la tecnología rige en el mercado, y para el área legal existen herramientas digitales que permiten una correcta gestión de sus contratos. 

 

5 softwares de gestión documental esenciales para las organizaciones

1.- ERP

El ERP (Enterprise Resource Planning) es una herramienta para la gestión de distintos recursos, negocios, aspectos y cuestiones productivas y distributivas de bienes y servicios de una compañía. Esto quiere decir que se enfoca en el planeamiento de recursos empresariales, específicamente en el área de compras y abastecimiento, e integran la gestión contractual. Si bien lo hacen de forma parcial, la mayoría solo se enfoca en generar sinergias con sistemas exclusivamente para compras (licitaciones, proveedores, control de gasto, cotizaciones, etc), por lo que resulta bastante limitado para la necesidad de gestión contractual de la gerencia legal.

 

2.- CRM

El CRM (Customer Relationship Management) es un software que cubre un amplio conjunto de aplicaciones diseñadas para ayudar a las empresas a administrar procesos comerciales como datos e interacción con clientes, acceso a información comercial y automatización de las ventas. Existen softwares CRM con funcionalidades para crear contratos comerciales desde la misma plataforma, permitiendo satisfacer las necesidades contractuales principalmente desde el área comercial, aunque tienen limitaciones en algunas etapas de la gestión contractual. Los CRM, entonces, no logran solucionar de forma global las necesidades contractuales de una empresa por focalizarse exclusivamente en los problemas de esta área.

 

3.- DMS

El Sistema de Gestión de Documentos (DMS, Document Management Software) se utiliza para rastrear, gestionar y almacenar documentos digitalmente. La mayoría son capaces de mantener un registro de las diversas versiones creadas y modificadas por diferentes usuarios (seguimiento del historial). Con esta herramienta, es posible acceder a la información desde cualquier dispositivo a través de un explorador web, modificar en línea y en conjunto con otros usuarios. Si bien tiene un enfoque muy específico en el contenido y colaboración, logrando capacidad de redacción y manejo de versiones, no permiten configurar procesos contractuales robustos y no poseen herramientas para gestionar la ejecución del contrato.

 

4.- DTM

Software para administrar digitalmente transacciones basadas en documentos. El DTM (Digital Transaction Management) elimina la fricción inherente a las transacciones que involucran personas, documentos y datos para crear procesos más rápidos, fáciles y seguros.

En algunas compañías, este sistema es flexible e integrable a todo tipo de softwares. No solo se centran en la firma sino que también permiten configurar procesos. No obstante, no se adecúan bien al contexto contractual de generación de documentos, y por ello son débiles en varios pasos del ciclo de vida de un contrato, especialmente en la post firma y repositorio de documentos.

 

5.- CLM

Los CLM (Contract Life Management Software) abarcan de forma global e integral los procesos y actividades relacionadas a la gestión de contratos en una empresa, tomando los procesos de pre firma, firma y post firma de forma integral. El CLM es un sistema de negocios que centraliza, consolida, automatiza y agiliza procesos, archivos y comunicaciones relevantes para la correcta gestión contractual de una empresa. Se orienta a ser una herramienta para lograr cumplir con las regulaciones gubernamentales y las normas profesionales que debe cumplir la empresa.

 

CLM: un software orientado a la eficiencia de la gerencia legal

Un CLM no solo digitaliza documentos. Este sistema permite:

  • Estandarizar la comunicación de la gerencia legal con todos los clientes internos pertenecientes a diferentes departamentos dentro de la organización.
  • Gestionar la carga de trabajo de los abogados y la asignación de tareas.
  • Gestionar el contenido de los contratos y documentos.

Controlar procesos mediante el uso de indicadores para medir la creación, negociación y aprobación de contratos.

Un CLM, entonces, permite al área legal automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de su equipo, y su interacción con los otros departamentos de la empresa. Además, es un sistema capaz de alertar según fechas o hitos clave, y de ordenar fácilmente cada contrato en un repositorio o biblioteca electrónica bajo criterios específicos. Para la gerencia legal, este software es sin duda una herramienta clave, pues ayuda a estar en control de cada fase del ciclo de vida de un documento, rastreando sistemáticamente todos los detalles de cada paso del contrato.

 

Los 5 atributos que todo software de gestión documental debe tener

Según la versión 2016 de su Guía de Mercado de Soluciones ELM, Gartner indicó los siguientes cuatro atributos que caracterizan hoy la oferta de ELMS:

  1. De fácil acceso y uso simple. A medida que los desarrolladores independientes de software ELM fueron comprendiendo las necesidades de sus clientes, las funcionalidades debieron volverse más sencillas y funcionales. Mientras más tiempo ahorre su aplicación, mejor.

  2.  Métricas de desempeño  KPIs en línea y en tiempo real. En simple, no sirve que la solución no cuantifique las eficiencias logradas en los departamentos legales y oficinas de abogados en línea con los objetivos y planes estratégicos de la empresa.

  3. Dar cumplimiento a las necesidades legales en gestión de riesgo y compliance regulatorio. La solución debe ser capaz de facilitar y asegurar que se cumplan estas dos figuras corporativas, dado el mayor volumen de producción normativa.

  4. Que funcione en la nube. Ya sea servicio in-house (interno) o mediante outsourcing (tercerización), todo el desarrollo del ciclo de gestión de la documentación debiese ocurrir en la nube electrónica dados sus beneficios económicos (reducción de costos), organizacionales (clarificación de roles), reportables (centralización de la información) y de almacenamiento (fin del papel), entre otros.

  5. Protección de la confidencialidad. Ante los riesgos legales de reserva y seguridad de la información inherentes a la actividad legal per se, toda solución ELM que busque ser competitiva debe optimizar esta capacidad, agrega Gartner en su Guía 2017.

Reconocer el problema es tan importante como dar el siguiente paso de buscar una mejora con una solución ELM. Porque al dejar las cosas como están la empresa no sólo seguirá perdiendo dinero, sino que también validará las malas prácticas ya instaladas.

Una vez superada esta etapa, el asunto ya no será si adoptar o no un software que ordene y eficientice la gestión de la documentación legal, sino saber cuál alternativa elegir que sea pertinente a las necesidades de la organización.

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VP Sales and Business Development

Ingeniero Comercial PUC, 5 años de experiencia en Revenue Management y Project Management, en importantes compañías como LATAM Airlines y Falabella. Experto en liderar desarrollos de tecnologías con valor para el negocio. Posee elevado conocimiento de Inteligencia Artificial y de Gestión contractual.

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