En la era digital, donde la eficiencia y la productividad son fundamentales para el éxito empresarial, contar con herramientas adecuadas para la gestión de contratos se vuelve cada vez más importante.
Un software de gestión de contratos, o Software CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés), se ha convertido en una solución invaluable para el área legal y los abogados in-house. En este artículo, exploraremos qué es un CLM, así como las principales ventajas que ofrece a los profesionales legales y a otros departamentos de un negocio.
¿Qué es un CLM?
Antes de adentrarnos en las ventajas de un CLM, es esencial comprender su significado.
Un CLM es un software diseñado para gestionar y administrar todo el ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud hasta la etapa de firma, gestión de cambios, terminaciones del contrato o renovación.
Estas herramientas proporcionan una plataforma centralizada para almacenar, organizar y gestionar contratos de manera digital y eficiente, permitiendo un mayor control, visibilidad y colaboración en todo el proceso.
¿Cuáles son las principales ventajas de un CLM en la nube para el área legal?
Un CLM proporciona al área legal una serie de ventajas significativas, desde el ahorro de tiempo y la mejora de la eficiencia hasta la reducción de riesgos y la facilidad de colaboración. Descubre cómo un CLM puede transformar la forma en que los abogados in-house gestionan los contratos y optimizan sus operaciones legales.
- Ahorro de tiempo y mejora de la eficiencia: Un CLM automatiza tareas manuales y repetitivas, como la generación de documentos, el seguimiento de plazos y la revisión de cláusulas estándar. Esto permite a los abogados in-house ahorrar tiempo, liberándolos de tareas administrativas para que puedan centrarse en actividades más estratégicas y de alto valor agregado.
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- Mayor visibilidad y control: Con un CLM en la nube, los profesionales legales pueden tener una visión completa de todos los contratos en curso, su estado, plazos y cláusulas clave. Esto proporciona una mayor transparencia y permite un seguimiento proactivo de los contratos, lo que reduce los riesgos legales y facilita el cumplimiento normativo.
- Colaboración efectiva: Un CLM fomenta la colaboración entre los diferentes actores involucrados en la gestión de contratos, como los abogados, los departamentos de compras, ventas y finanzas. Todos los interesados pueden acceder a la misma plataforma, compartir documentos, realizar comentarios y hacer seguimiento de las negociaciones en tiempo real. Esto agiliza el proceso de revisión y aprobación, reduciendo los cuellos de botella y mejorando la comunicación interna.
- Reducción de riesgos y cumplimiento normativo: Un CLM en la nube permite establecer flujos de trabajo y recordatorios automatizados para garantizar el cumplimiento de plazos, renovaciones y cláusulas contractuales. Además, proporciona un historial de auditoría detallado que ayuda a rastrear los cambios realizados en un contrato, lo que resulta invaluable en caso de disputas legales o auditorías.
- Estandarización del proceso: Un software de gestión del ciclo de vida de los contratos, características que facilitan la estandarización de los procesos contractuales, lo cual resulta de mucha utilidad para agilizar los procesos y la comunicación entre Legal y las otras áreas de la empresa. Ejemplos de estas características son el uso de modelos de contratos estándar, establecimiento de perfiles preestablecidos para los distintos niveles de usuarios y procesos contractuales predefinidos.
- Seguridad y protección de datos: Los CLM en la nube ofrecen un alto nivel de seguridad y protección de datos. Los contratos se almacenan en entornos seguros con encriptación avanzada y respaldo regular. Esto permite la confidencialidad de la información y previene la pérdida de datos importantes, garantizando el cumplimiento.
- Integración con otras herramientas: Los CLM ofrecen integraciones con otras herramientas y sistemas utilizados en el área legal, como herramientas de gestión de documentos, CRM, ERP, sistemas de gestión de casos, etc. Esto permite una mayor eficiencia y flujo de trabajo integrado, eliminando la necesidad de alternar entre diferentes plataformas y mejorando la productividad.
- Cumplimiento normativo mejorado: Un CLM en la nube facilita el cumplimiento normativo al permitir la incorporación de cláusulas estándar y plantillas actualizadas con las regulaciones y leyes vigentes. Además, los recordatorios automáticos y las notificaciones de vencimientos garantizan que los contratos se renueven o se terminen de acuerdo con los requisitos legales y contractuales.
- Gestión de contratos basado en métricas: Los software de gestión de contratos proporcionan métricas para medir y mejorar los procesos legales y de contratación. Estas métricas otorgan un valor medible para los clientes y los departamentos legales, reemplazando el riesgo de fracaso con resultados tangibles.
De acuerdo a un artículo de World Commerce & Contracting, muchas personas en el campo legal consideran que el uso de métricas es una pérdida de tiempo y carece de valor.
Sin embargo, el autor del artículo defiende que recopilar y analizar datos mediante métricas puede proporcionar información significativa sobre las actividades y procesos legales, como la cantidad y tipos de contratos manejados, los departamentos que solicitan más contratos, los cuellos de botella en el proceso y la frecuencia de negociación de cláusulas, entre otros.
El autor destaca que las métricas también pueden revelar ineficiencias y oportunidades de mejora en el proceso de negociación del contrato, lo que conduce a una mayor eficiencia y reducción de costos.
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¿Cómo se benefician los otros departamentos de un negocio con un CLM?
Cuando se implementa un software de gestión de contratos (CLM) en un negocio, no solo el área legal se beneficia de sus ventajas. Otros departamentos también experimentan mejoras significativas en sus operaciones y procesos internos. A continuación, se detallan cómo se benefician algunos de los principales departamentos:
Departamento de compras
- Agilidad en la adquisición: Un CLM permite al departamento de compras gestionar y controlar los contratos de proveedores de manera más eficiente. Los términos y condiciones se pueden negociar y documentar electrónicamente, lo que acelera el proceso de adquisición.
- Mayor transparencia: Los profesionales de compras pueden acceder rápidamente a los contratos existentes, lo que les permite conocer los plazos de entrega, los precios acordados y otros términos clave. Esto evita errores y malentendidos en las relaciones comerciales con los proveedores.
- Renegociación de contratos: Un CLM en la nube proporciona recordatorios automáticos para renovaciones de contratos, lo que permite a los departamentos de compras identificar oportunidades para renegociar términos y condiciones. Esto puede resultar en mejores precios, condiciones más favorables y ahorro de costos para la organización.
- Verificación automática de términos contractuales:
La automatización de algunos procesos, permite realizar de manera automática tareas que antes eran realizadas manualmente, tales como la verificación de precios, plazos y condiciones de entrega. Esto puede traducirse en significativas disminuciones en el costo de operación total del área de procurement. Se estima que el ahorro de los costos en la cadena de suministro puede alcanzar un 8%, y un 60% en los gastos operativos totales departamentales.
Departamento de ventas
- Eficiencia en la generación de contratos: Con un CLM, los equipos de ventas pueden acceder a plantillas predefinidas de contratos y cláusulas estándar, lo que agiliza el proceso de aprobación del contrato. Esto permite a los vendedores generar rápidamente propuestas comerciales y acelerar el cierre de ventas.
- Seguimiento y gestión de contratos: Los equipos de ventas pueden utilizar el CLM para realizar un seguimiento de los contratos en curso, obtener información sobre los plazos de vencimiento y las condiciones clave, lo que les permite mantener una visión clara de sus compromisos contractuales y planificar en consecuencia.
-Optimización del ciclo de compra: La integración entre los sistemas ERP y CLM implica una mejora sustantiva en lo respectivo a la optimización de los procedimientos en procurement. Estas mejoras se ven reflejadas en mejores tiempos del ciclo de compra, entre 50% y 75% más rápidos, e incrementos notables en la precisión de los pedidos.
- Mejor experiencia del cliente: Al poder generar contratos de manera más eficiente y garantizar una gestión efectiva de los mismos, el departamento de ventas puede ofrecer una experiencia de cliente más fluida y satisfactoria. Esto puede mejorar la relación con los clientes y aumentar la retención y fidelidad.
Departamento financiero
- Gestión y control de obligaciones financieras: Un CLM en la nube proporciona una visión centralizada de los contratos vigentes y las cláusulas financieras asociadas, como plazos de pago, condiciones de facturación y términos de pago. Esto permite al departamento de finanzas tener un mayor control y planificación de los flujos de efectivo y compromisos financieros de la organización.
- Identificación de oportunidades y riesgos: Al tener acceso a la información contractual actualizada, el departamento financiero puede identificar oportunidades para optimizar los costos, como renegociar términos de contratos existentes o consolidar proveedores. Además, el CLM ayuda a identificar posibles riesgos y obligaciones financieras que podrían tener un impacto en el rendimiento económico de la empresa.
- Generación de informes y cumplimiento normativo: Un CLM en la nube permite generar informes financieros, análisis y gestión de contratos que ayudan en el cumplimiento normativo, como auditorías internas y externas. También ayuda a evitar multas o sanciones asociadas a incumplimientos contractuales o normativos.
Departamento de operaciones
- Coordinación eficiente: Un CLM facilita la coordinación entre el departamento legal y el departamento de operaciones al proporcionar una plataforma centralizada para el intercambio de información contractual. Esto agiliza la revisión y aprobación de contratos, lo que a su vez acelera los procesos operativos.
- Control de proveedores y subcontratistas: Con un CLM, el departamento de operaciones puede mantener un registro actualizado de los contratos con proveedores y subcontratistas. Esto permite un mejor control de los servicios y productos externos, así como la gestión de plazos y condiciones acordadas.
- Reducción de riesgos operativos: Al tener una visibilidad clara de los contratos, el departamento de operaciones puede identificar y mitigar posibles riesgos y contingencias relacionados con contratos y acuerdos comerciales. Esto ayuda a garantizar la continuidad de las operaciones y la protección de los intereses comerciales de la empresa.
En resumen, la implementación de un software de gestión de contratos en la nube, como Webdox CLM, brinda innumerables ventajas tanto para el área legal como para otros departamentos de un negocio. Desde la optimización del tiempo y la mejora en la eficiencia operativa hasta la reducción de riesgos y la mejora en la colaboración interdepartamental, Webdox CLM se convierte en una solución integral que impulsa el éxito empresarial.
