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Los software CLM (Contract Lifecycle Management) suelen utilizarse por las gerencias legales de las empresas, pero los contratos no solo son manejados por esta área de la compañía. Por lo tanto, los CLM pueden ser utilizados como software para gestión de compras por el área de procurement, por ejemplo.
El principal actor de un contrato con proveedores son los mismos compradores, quienes pueden encontrar un aliado estratégico en su gestión contractual. Un software de Gestión de Contratos permite administrar los documentos con proveedores de manera fácil y rápida, desde la creación hasta la firma y su posterior seguimiento, pasando por todo el proceso de negociación de compras.
10 ventajas de utilizar un CLM como software para gestión de compras
Un software CLM, es una tecnología que permite tener las tareas claras y perfectamente asignadas para cada responsable, reduciendo así sensaciones de incertidumbre para ambos beneficiarios. Descubre cómo un CLM puede facilitar tu proceso de negociación de compras: uno como comprador, tiene todo el proceso a disposición de manera clara, por lo tanto, puede comunicarse con el proveedor en base a esta información.
1. Comunicación fluida
Al tener todo el proceso en un mismo lugar, un CLM es capaz de garantizar una comunicación fluida entre proveedor-comprador, ya que al tener la información clara de manera interna, es posible comunicarla de mejor forma, mejorando la relación de ambas partes.
Un CLM es trazabilidad, al lograr hacer visible todo el ciclo de un contrato de forma intuitiva y rápida. Así, reduce tiempos considerables en el traspaso de información, procurando cumplir metas estipuladas para aprobaciones y firmas de acuerdos finales.
2. Identifica cada paso y participante del contrato
Para avanzar hacia una buena negociación de compras, es muy importante tener identificado cada paso y participante en el acuerdo. El solicitante del contrato suele ser quien lo negociará también, por tanto, deberá plasmar lo que ocurre en este proceso de acuerdos con el proveedor, a medida que avanza esta negociación.
Un CLM registra paso a paso todo el proceso de negociación, para que no se pierda información al momento de redactar la versión final. De este modo, cada etapa queda identificada, así como los participantes, y se procede hacia una negociación más fácil que permite, a largo plazo, formar relaciones beneficiosas y duraderas.
3. Rapidez en procesos de aprobación y firma
El proceso de aprobación de un contrato puede extenderse a muchas personas, lo que hace que el tiempo entre firmas y aprobaciones de distintas áreas se convierta en algo tedioso. Un CLM permite automatizar estos procesos contractuales de forma integral entre todos los departamentos implicados, haciendo más ágil el traspaso interno y externo de documentos, y así ser revisados más fácilmente.
Estandariza la comunicación del área legal con el departamento de compras y el resto de las áreas internas.
4. Alarma de hitos clave y vencimientos de plazo
Un buen software de Gestión de Contratos como Webdox CLM, dispone también de un sistema que alerta en caso de hitos clave en las cláusulas contractuales, asegurándose de que la empresa y sus proveedores cumplan con los compromisos dentro de las fechas y condiciones estipuladas.
5. Visibilidad y claridad en la negociación
Un CLM como Webdox, finalmente, permite visibilidad en todo el proceso de negociación, en un solo lugar y en tiempo real. Al existir claridad en la posición de ambas partes, es posible intuir hasta los límites en las negociaciones, conociendo el valor real de tu contraparte.
Con visibilidad y claridad, es posible mejorar los tiempos de retorno de cada proveedor, llegar con agilidad a un acuerdo beneficioso y así facilitar el proceso de negociación.
6. Verificación automática de términos contractuales.
La automatización de algunos procesos, permite realizar de manera automática tareas que antes eran realizadas manualmente, tales como la verificación de precios, plazos y condiciones de entrega. Esto puede traducirse en significativas disminuciones en el costo de operación total del área de procurement. Se estima que el ahorro de los costos en la cadena de suministro puede alcanzar un 8%, y un 60% en los gastos operativos totales departamentales.
7. Mejor relación con sus proveedores
La mejora en los procesos internos se traduce en un positivo cambio en la imagen empresarial proyectada a los proveedores. Al apoyarse en un software CLM, es posible tener mayor control sobre los compromisos comerciales o financieros adquiridos, garantizando el cumplimiento tanto de sus obligaciones como la de sus proveedores. Esto se traduce en una reducción importante en los tiempos de negociación de los contratos con la contraparte.
8. Optimización del ciclo de compra.
La integración entre los sistemas ERP y CLM implica una mejora sustantiva en lo respectivo a la optimización de los procedimientos en procurement. Estas mejoras se ven reflejadas en mejores tiempos del ciclo de compra, entre 50% y 75% más rápidos, e incrementos notables en la precisión de los pedidos.
9. Estandarización
Software de gestión del ciclo de vida de los contratos, como Webdox, ofrecen características que facilitan la estandarización de los procesos contractuales, lo cual resulta de mucha utilidad para agilizar los procesos y la comunicación al interior de la empresa y con los proveedores. Ejemplos de estas características son el uso de modelos de contratos estándar, establecimiento de perfiles preestablecidos para los distintos niveles de usuarios y procesos contractuales predefinidos.
10. Menor tiempo de revisión y aprobación de nuevos contratos.
La integración con un software para la gestión del ciclo de vida de los contratos permite reducir drásticamente el tiempo dedicado a la revisión y aprobación de nuevos contratos con proveedores. Según un estudio de Aberdeen Group, -una consultora especializada en servicios y tecnología- aquellas empresas que sacan provecho de una correcta gestión del ciclo de vida de sus contratos, demoran en promedio 8 días en la revisión y aprobación de estos documentos. Un enorme contraste con los 47 días en promedio que toma esta misma labor en empresas que no cuentan con las herramientas apropiadas de CLM. Esto implica una reducción de más del 80% del tiempo destinado a esta recurrente tarea.
En definitiva, la integración de los sistemas de ERP y CLM implica mejoras sustantivas en los resultados del área de procurement de una empresa, consolidando la información contractual con el proceso de compra, lo que permite una mejor toma de decisiones y obtener grandes ahorros en el proceso.
Un software CLM es una herramienta fundamental para agilizar tu proceso de negociación en compras, haciendo visible el paso a paso durante el acuerdo entre las partes, y volviendo más fácil la negociación y el cumplimiento del contrato. Conoce de Webdox CLM y sus beneficios para el área de compras.
