¿Qué hace un administrador de contratos?

Un administrador de contratos no solo debe desarrollar, negociar y evaluar los contratos entre una organización y otra. Su responsabilidad es aún mayor, ya que, entre otras tareas, debe analizar los riesgos y velar porque todos los documentos contractuales de su compañía cumplan con los requisitos legislativos, especificaciones técnicas y plazos establecidos.

¿Cuáles son las características de un administrador de contratos?

Para que un administrador de contratos sea exitoso en los procesos de gestión contractual, debe contar con una serie de habilidades técnicas e interpersonales que le permitan llevar a cabo sus funciones de forma eficaz, a partir de una amplia base de conocimientos esenciales sobre la materia, como también, ciertas características personales innatas. 

• Los administradores de contratos, por lo general son licenciados en finanzas, contabilidad o derecho, aunque algunos también consiguen el título mediante un diplomado o MBA. Entre las principales características en cuanto a conocimientos técnicos, destacan su entendimiento en temas financieros y comerciales, comprensión del derecho contractual, gran atención a los detalles, pensamiento analítico y capacidad de resolución de problemas.
• También es clave que sean excelentes comunicadores, que tengan habilidad para la negociación y mediación para gestionar acuerdos.
• No obstante, una de las habilidades más importantes que un administrador de contratos debe tener, es su capacidad para analizar detalladamente la complejidad que implica cada acuerdo. En el proceso contractual cada detalle es clave, ya que el más mínimo error, inconsistencia, omisión, lenguaje ambiguo o términos poco claros, pueden generar malos entendidos entre las partes involucradas.

Un administrador de contratos tiene la responsabilidad de administrar y gestionar las diferentes etapas del ciclo de vida de un contrato, desde la solicitud, creación, redacción y administración de solicitudes de cambios y correcciones del acuerdo hasta llegar a su ejecución y firmas.

En este sentido, la principal misión del administrador de contratos es garantizar que la compañía obtenga los mejores resultados posibles de cada contrato.

Entre las responsabilidades de un administrador de contratos, también se pueden incluir:

• Elaborar propuestas de modelos de contratos para apoyar los objetivos de la organización.

• Analizar e interpretar las estimaciones de todos los costos implicados en un contrato y determinar si son razonables.

• Negociar y aprobar los términos del contrato asegurando siempre que los proyectos se mantengan como fueron establecidos.

•  Analizar contratos para asegurarse de que cumplan con las leyes y regulaciones estatales y federales.

• Monitorear el desempeño del ciclo de vida del contrato para garantizar que se cumplan todos los KPI.

• Centralizar toda la comunicación y documentación relacionada con el contrato y las áreas involucradas.

•  Identificar posibles riesgos y contribuir a su mitigación.

Una vez que se firma un acuerdo, el administrador de contratos también debe adoptar las acciones que sean necesarias para evitar atrasos en las fechas estipuladas en el contrato. En este sentido, el administrador deberá cumplir idealmente con un seguimiento cronológico para evitar retrasos.

Por ejemplo, en el caso de un contrato con un proveedor, el administrador de contrato debe ser el responsable de verificar y estar al tanto de las fechas de inicio, término o renovación del contrato, además de otros aspectos no menores, como son las características del servicio, su calidad, cómo se lleva a cabo, el cumplimiento de horarios y todos los requisitos solicitados.

Ventajas de un software CLM para el administrador de contratos

Un administrador de contratos debe ser capaz de gestionar diferentes tipos de contratos, desde los simples a otros más complejos. Si por ejemplo, en un contrato engorroso el proceso es manual, el administrador de contratos debe revisar el documento completo para corroborar si hay partes donde es o no es necesario hacer cambios, lo que genera enormes pérdidas de tiempo. 

Para agilizar el proceso y reducir la carga administrativa, una excelente alternativa es contar con un software CLM (Contract Lifecycle Management), especializado en la gestión del ciclo de vida de los contratos.

Un software de administración y gestión de contratos no solo digitaliza los contratos, sino que también toma por completo todo el proceso de creación y gestión contractual, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión y compliance dentro de la empresa, orientado a cumplir con la legislación y regulaciones correspondientes a cada país.

Un CLM software como Webdox permite, entre muchas otras funcionalidades, identificar los segmentos de contenido específico de un contrato que pueden ser modificados, haciendo una distinción automática y dividiendo el contenido trabajado con un filtro capaz de reconocer todo lo que es nuevo, a diferencia de las cláusulas que son estándar.

Al dejar registro de todos los comentarios, fechas, tiempos y cambios realizados, se facilita esta tarea para un posterior seguimiento durante la auditoría del contrato.

De este modo, nada queda al azar, ya que hay un acceso más directo y fácil para la visualización de cada proceso, con tiempos definidos para cada revisión y posterior envío a las distintas partes involucradas para ser firmado.

Un CLM, por tanto, es una solución tecnológica para el administrador de contratos, ya que mejora la creación, negociación y control de los cumplimientos y obligaciones contractuales de los mismos, permitiendo que cada etapa del ciclo de vida del acuerdo circule sin contratiempos.

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Casos de éxito de Webdox CLM como un administrador de contratos

Caso Chilexpress

Como empresa con larga trayectoria de envíos nacionales e internacionales, Chilexpress maneja un alto volumen de contratos. Algunos de estos documentos, por tanto, se veían estancados por irregularidades y fallas de eficiencia en sus procesos. Al cruzar caminos con Webdox, comienza una fuerte alianza entre las compañías que logra terminar con los problemas contractuales que viene arrastrando la empresa. Webdox en Chilexpress logró unificar la ubicación de sus contratos, reducir el tiempo de elaboración de estos documentos y aumentar la colaboración en cada proceso. Los resultados fueron exitosos:

• Disminución de entre un 50% y 70% en los tiempos necesarios para la generación de un contrato.
• Aumento de un 90% de la visualización de los contratos.
• Mejoras de un 90% en la trazabilidad de los contratos.

Caso Coca-Cola

En 2014, la gerencia legal de Coca-Cola notó que urgía la necesidad de resolver problemas comunicacionales que entorpecían sus operaciones. La comunicación entre departamentos de la empresa era pobre y la gestión del ciclo de vida de sus contratos era casi nula. Por esto, requerían de una herramienta que solucionara los desafíos contractuales de manera eficiente y sencilla. Webdox llega a Coca-Cola y los buenos resultados se observaron tanto desde el área legal como de abastecimiento y comercial, por lo que decidieron expandir su uso a las sedes de Argentina, Paraguay y Brasil. Con Webdox en Coca-Cola los resultados fueron más que satisfactorios:

• 90% mejora en la visibilidad de los procesos.
• 85% mejora en la administración de sus contratos.
• Disminución del 99% en los tiempos de firma y búsqueda de documentos.

Caso WOM

El acelerado crecimiento de la empresa de telecomunicaciones WOM, tras su creación en Chile el 2015, los llevó a tener problemáticas en los procesos de gestión de contratos, haciendo de la falla de eficiencia un cuello de botella. El CEO notó una inconformidad en los procesos con proveedores, exceso de carga laboral en el área y falta de claridad en los procesos, responsabilidades y roles al interior del equipo administrativo. Emprendieron la búsqueda de herramientas que pudieran solucionar estos desafíos, pero requerían de algún software que estuviera al alcance de cualquier usuario. En Webdox encontraron lo que estaban buscando: no necesitaban un equipo especializado para el uso del sistema y el software era capaz de acompañar todo el proceso de levantamiento y estructuración de contratos de manera intuitiva. Con Webdox, WOM tuvo resultados visibles:

• Mejoras del 100% en la claridad y eficiencia e procesos.
• Mejoras del 90% en la visibilidad de los contratos.

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