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Seguir gestionando los contratos de forma tradicional o con procesos manuales y engorrosos en 2023, definitivamente no es la mejor opción, ya que el banco se expone a diferentes tipos de vulnerabilidades y riesgos, especialmente cuando se trata de seguridad y cumplimiento en un entorno en el que se deben gestionar y analizar miles o incluso decenas de miles de contratos.
De acuerdo al estudio The State Of Systems Of Agreement, 2021: A Spotlight On Financial Services And Insurance realizado por Forrester, principales desafíos y dolores de un Gerente Legal que todavía tramita sus procesos contractuales de forma manual, son similares en la mayoría de los bancos, destacando principalmente:
- Errores por la transferencia manual de datos de los contratos.
- Ineficiencia debido a la escritura manual de información a los contratos.
- Dificultad para mantener la seguridad y la confidencialidad de la información bancaria.
- Orientación verbal/manual a las diferentes áreas de la organización que tienen incidencia directa en los acuerdos.
- Errores y duplicación del trabajo o de la información debido a datos introducidos incorrectamente.
- Dificultad en encontrar la redacción completa de los contratos en repositorios físicos.
- Falta de visibilidad de la ubicación y el estado de los documentos firmados.
- Poca visibilidad del estado de los acuerdos.
- Ineficiente o mala experiencia para los clientes al momento de tener que firmar los contratos.
Por lo mismo, como Gerente Legal, es muy importante preguntarse por qué aún no se evalúa la alternativa de modernizar los procesos actuales de contratación, mediante una solución tecnológica que permita reducir el riesgo y agilizar el rendimiento del Banco.
Un software orientado a la eficiencia de los procesos bancarios
Cada año, un banco en Latam crea en promedio 150.000 nuevas cuentas, de las cuales suman alrededor de 4 a 5 contratos que cada cliente debe firmar. Es decir, los bancos en promedio gestionan cerca de 600.000 contratos entre personas naturales y jurídicas, lo que se traduce en procesos complejos que deben ser gestionados de la mejor manera, para a la vez, mejorar las relaciones comerciales. A esto hay que sumar los contratos asociados a los créditos, a inversiones, a la operación propia del banco, recursos humanos, y un largo etcétera.
En este sentido, las empresas dejan de percibir cada año un 9,15% de ingresos debido a una deficiente administración de sus contratos, según la World Commerce And Contracting Association (WorldCC). Este concepto ha sido denominado por la WorldCC como “pérdida de valor” en los contratos.
Para revertir la pérdida de valor en el banco, un Software de Administración y Gestión de Contratos (más conocido Contract Lifecycle Management o CLM software por sus siglas en inglés) no solo digitaliza documentos, sino que toma por completo todo el proceso de creación y gestión de los mismos, ya que automatiza, consolida y agiliza procesos, archivos y comunicaciones para una correcta gestión contractual y compliance dentro del Banco, tomando el control de nuevos y antiguos contratos y orientado a cumplir tanto regulaciones gubernamentales como las normas internas propias de la entidad.
Debido a lo anterior, es que la WorldCC asegura que las organizaciones que invierten soluciones tecnológicas en su proceso de contratación, obtienen recompensas tangibles, incluida una reducción de hasta un 80% en el tiempo de ciclo promedio desde la oferta hasta la firma del contrato.
Un sistema de gestión contractual permite:
a).- Estandarizar la comunicación del Gerente Legal con los diferentes actores internos y externos del Banco, con el objetivo de gestionar y firmar electrónicamente los diferentes tipos de contratos de clientes tanto internos como externos.
b).- Visibilizar la carga de trabajo del Gerente Legal y la asignación de tareas, permitiendo tener una total visibilidad y transparencia de todo el proceso contractual con la máxima autoridad.
c).- Gestionar el contenido de todos los contratos y documentos legales, con acceso a diversas plantillas e integraciones con herramientas que permiten hacer el proceso contractual más ágil.
d).- Alertar según fechas o hitos clave, lo que facilita renovar a tiempo los contratos requeridos velando por el cumplimiento, además de ordenar fácilmente cada documento en un repositorio o biblioteca electrónica bajo los criterios específicos del Banco.
e).- Un CLM no solo agiliza los procesos contractuales con clientes externos del Banco, sino también mejora los procesos de contratación dentro de toda la organización y sus diferentes proveedores.
Un software ideal para la gestión de riesgos y cumplimiento
El cumplimiento legal y la privacidad de datos son aspectos esenciales que deben estar en constante observación en el Banco, especialmente en el departamento legal, ya que exponer los datos sensibles a riesgos por medidas de seguridad ineficientes puede causar enormes pérdidas de tiempo, costos extra de compensación, extravío de datos y sobre todo, daños irreparables a la reputación del Banco.
Con un software CLM, el Banco tiene la certeza de que todos los contratos contienen las últimas versiones aprobadas de las cláusulas, mediante el control de redacción y versiones de los mismos, lo que permite a los usuarios tener el control y llevar un seguimiento constante de todo el proceso contractual, asegurando un mayor cumplimiento de las normas internas y regulatorias.
Por lo mismo, el cumplimiento normativo como objeto de la dirección de la entidad bancaria necesita de una solución como Webdox CLM que permita efectuar diagnósticos de cumplimiento y privacidad de datos periódicamente, con el objetivo de proteger todos los activos y cumplir a la vez con la normativa legal en su totalidad.
Con Webdox, es posible identificar y prever los riesgos asociados al cumplimiento de los contratos y también asegurar el contenido correcto en la creación de los mismos, orientándose a su vez a cumplir con las regulaciones específicas de cada país.
Firma electrónica para mejorar la colaboración entre gerencias y clientes
El software para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece también una solución de firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), que puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos legales del Banco, promoviendo la colaboración entre áreas.
Adicionalmente, Webdox cuenta con integraciones con los distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para prestar firma digital o firma electrónica avanzada por país, lo que facilita la firma de los contratos que por ley lo requieran.
En resumen, un CLM como Webdox es un partner estratégico que permite automatizar y controlar la eficiencia y eficacia de la Gerencia Legal y su interacción con las otras áreas del Banco, visibilizando cada fase y proceso contractual con su debida información, para mejorar a los procesos bancarios y las relaciones comerciales con sus clientes.
