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Webdox ha descubierto que las gerencias legales, provenientes de distintos rubros y empresas -como retail, alimentos, telecomunicaciones o minería- se rigen por múltiples fases del proceso contractual, desde la solicitud hasta la post-firma, ya sea para un documento final del departamento de ventas, compras o Recursos Humanos.
Si el proceso de creación y gestión de contratos es casi el mismo tanto para pequeñas, medianas y grandes empresas, ¿cómo es posible -como gerencia legal- automatizar el proceso de contratos para que sea estandarizado, rápido y ágil?
¿Qué es la automatización de contratos?
Una realidad en todas las empresas, es que la solicitud de contrato, revisiones, aprobaciones y firma de acuerdos son tareas complejas y tediosas, por lo que es común que en reiteradas ocasiones se pierda el control y disminuya la seguridad sobre la ejecución de los mismos.
Los contratos son el núcleo del crecimiento y la estabilidad de empresas de todos los rubros y tamaños, por lo que cualquier ayuda tecnológica que permita simplificar su creación y mantenimiento, es esencial para el crecimiento a largo plazo.
Para hacer los procesos más simples y sostenibles, es que existen soluciones para la automatización de contratos, que consiste en desarrollar, administrar y almacenar acuerdos legales en línea entre la empresa solicitante y la contraparte o cualquier persona con que se haga negocios.
Trabajar con un software de automatización de contratos, permite tomar el control de todo el proceso contractual, con el objetivo de ejecutar contratos más rápido y construir mejores relaciones comerciales.
¿Cuales son las ventajas de la automatización de contratos?
Los beneficios de automatizar los procesos contractuales son muchos. Adicionalmente a los que mencionaremos a continuación, también destacan los estándares de seguridad y cumplimiento que ofrecen, seguimiento de renovaciones o fechas de término de los contratos, ayudan a generar mejores relaciones comerciales, entre otros aspectos fundamentales.
1.-Procesos más rápidos
El tiempo es oro, especialmente cuando se trata de concretar procesos contractuales. Al automatizar los contratos es posible agilizar los hitos involucrados, al tener toda la información fácilmente disponible en un solo lugar, acelerando por ende, los ingresos que mantienen a la empresa funcionando.
2.-Menos probabilidades de caer en el error humano
Al trabajar con soluciones en la nube, se elimina casi por completo el uso de documentos en papel y el envío de correos electrónicos por formato tradicional, reduciendo significativamente la posibilidad de errores al completar los contratos y enviarlos.
Con una herramienta de automatización de contratos, la información se completa prácticamente de forma automática, por lo que hay menos posibilidades de que se generen errores costosos o que falte información en los contratos.
3.-Trazabilidad y visibilidad en tiempo real
Este aspecto es probablemente uno de los más importantes y valiosos para el representante legal al momento de ejecutar un proceso contractual, ya que es clave poder llevar un registro y seguimiento del proceso, además de mostrar a las otras áreas de la empresa las partes de proceso que habitualmente no se ven. El representante legal o abogado, en definitiva, busca mostrar la trazabilidad de la negociación y creación del contrato.
En definitiva, con un software para la automatización de contratos, todos los detalles relevantes del acuerdo son visibles y claros para las partes involucradas. De este modo, siempre sabrán en qué parte del proceso se encuentra el contrato y podrán revisar o modificar sus versiones.
Antes de automatizar, identifique el proceso contractual
Antes de automatizar un contrato, lo primordial será identificar a sus participantes. Generalmente, la persona que solicita un contrato al área legal, es quien después lo negociará con la contraparte o un tercero. El solicitante suele utilizar un template de contrato legal tipo, o bien, lo solicita al departamento legal. Cada contrato, sin embargo, tiene siempre un objeto, plazo y vigencia, y estipula obligaciones y derechos.
Si bien el solicitante no necesariamente creará el documento, sí deberá plasmar lo que ocurre en todo el proceso a medida que avanza la negociación. Es importante que cada hito sea registrado y no se pierda al momento de redactar su versión final, por tanto, es vital que la negociación sea prevista y establecida en el paso a paso de la creación del contrato.
Una vez que se negocia y se define bien el contrato, se envía a la contraparte y de manera interna a las distintas áreas de la empresa, por lo que el proceso de aprobación puede extenderse hasta cinco o más personas, que pueden llegar a incluir a la gerencia de finanzas para fijar montos y plazos, a la gerencia general, y por supuesto, a la gerencia legal, para las firmas y marcas de agua finales.
Este proceso dependerá de qué tan complejo sea el contrato, la cultura de la empresa, y de quiénes deben dar sus vistos buenos. Cuando la aprobación interna (de la compañía que está creando el contrato) está definida, vuelve a enviarse a la contraparte, y si existen observaciones, vuelven a revisarse internamente.
Si todo está bien y se llega a las últimas etapas, un proceso post-firma de alertas y recordatorios hará que las renovaciones, términos o fechas relevantes no sean olvidadas ni postergadas, evitando que ocurra algún error o proceso inadecuado en un contrato.
Este proceso genérico ABC es común para casi todos los contratos de Buy Side, Sell Side y RRHH, pero también pueden sufrir variantes dependiendo de su complejidad. Por esto, Webdox ha creado una hoja de ruta que ayuda a definir bien un proceso contractual genérico y específico.
¿Cómo realizar la automatización de contratos y documentos con un software CLM?
Un software CLM es un sistema que no solo sirve para solicitar y redactar contratos, sino también cubre aquella parte fundamental para automatizar y registrar el proceso contractual en su cabalidad: la negociación que realiza el solicitante con su contraparte.
Un centro de mensajería por ejemplo, es capaz de registrar las notas, sugerencias y actualizaciones de las distintas versiones del contrato, para que los cambios queden estipulados y el software pueda ayudar en la colaboración y mejora de la negociación.
Asimismo, contribuye a que cada aprobador pueda dar su visto bueno, como firmar en cada página (sello de agua) y en cada una de las etapas correspondientes. Es importante que todos los participantes, tanto el solicitante, como el negociador y los terceros, puedan revisar el contrato y queden estipulados sus cambios, nuevas solicitudes y sugerencias, para que la versión final tenga considerara cada modificación y responsable.
Un CLM opera según esta estructura, ayudando a optimizar y automatizar las maneras de solicitar, crear, negociar y firmar contratos, ya sea un modelo genérico o específico. Durante los procesos post firma, acompaña a la gerencia legal con alertas y recordatorios de expiración o necesidad de renovación de contrato, así como de posibles fechas importantes.
Diagrama de un contrato para el área de Recursos Humanos
Revisa a continuación un ejemplo de cómo operaría el diagrama de un contrato para el área de gestión de personas:
En definitiva, para poder automatizar tus procesos contractuales, así como la renovación de contratos automatizada, es necesario saber qué tipo de contrato y qué manera de desarrollarlo se requiere según el área y necesidad del documento. Para esto, es importante conocer lo que se requiere en cada parte del ciclo de vida, y con ayuda de un software CLM será más fácil y rápido automatizar la gestión y el proceso contractual.
