Los tipos de firma en Latam y su validez legal

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07 octubre, 2022

Existen diferentes tipos de firma y las partes involucradas en la firma de un contrato o documento legal, tienen derechos y obligaciones que deben cumplir, por lo mismo, es esencial que una firma sea legalmente vinculante en los tribunales, ya que esto permite a las partes tener un respaldo legal en caso de incumplimiento.

 

¿Qué es una firma?

Por definición, la firma es el rasgo o conjunto de rasgos, realizados siempre de la misma manera, que identifican a una persona y sustituyen su nombre y apellidos para aprobar o dar autenticidad a un documento.

Por ejemplo, firmar de manera tradicional una hoja de papel, puede tener total validez legal siempre y cuando se pueda comprobar que la persona que firmó lo hizo a conciencia y con la intención de manifestar conformidad o consentimiento del contenido plasmado en el documento.

En este sentido, es importante recalcar que si bien la firma es un símbolo único y personal que representa que las partes han leído y aceptado los términos del contrato o documento legal, y que son responsables y están sujetas a lo establecido en el contrato, siempre dependerá del tipo de firma que se emplee y de las regulaciones y leyes locales de cada país para determinar su validez legal en tribunales.

 

 

¿Qué tipos de firma existen en los países de Latam?

En los países de Latam, existen diferentes tipos de firma, pero las tres más utilizadas son las firmas rúbricas o manuscritas tradicionales, las firmas electrónicas y las firmas digitales, cada una con sus propias características y jurisprudencia dependiendo de la ley local.

 

1. Firma rúbrica o manuscrita

También conocida como firma autógrafa, es el tipo de firma tradicional en que el firmante traza un símbolo directamente desde su puño y letra en un documento físico. También puede ser a través de un medio digital, lo que se conoce como firma autógrafa en medios digitales, como por ejemplo, firmar con el dedo en la pantalla de un tablet o dibujar la firma en un computador. 

La principal desventaja y uno de los mayores desafíos de este tipo de firma, es poder verificar su autenticidad, ya que no hay forma de comprobar que la firma ha sido realmente proporcionada por la contraparte, o si ha sido falsificada, al tener la información únicamente en un documento físico, sin un respaldo digital que permita visualizar las versiones o posibles modificaciones del contrato o documento.

En términos legales, al firmar de manera tradicional, dependerá únicamente de la capacidad del firmante de probar su intención para tener un resultado favorable o desfavorable en proceso judicial, ya que cada parte tiene su propia interpretación de los hechos para convencer al juez de que la versión de cada quién es la correcta, siempre en apego a la verdad y el derecho.

Lo interesante, es que gracias a los constantes avances tecnológicos, actualmente hay soluciones disponibles que permiten reemplazar la tradicional firma manuscrita por firmas electrónicas y digitales, que cuentan con la misma validez legal que la autógrafa, mejorando así, diversos aspectos engorrosos que este tipo de firma trae consigo.

2. Firma electrónica

Llamada firma electrónica a solas en algunos países de Latam como Perú, Colombia, Brasil o Argentina o firma electrónica simple, como por ejemplo en México o Chile.

Lo primero que debemos hacer aquí, es identificar dos sub-tipos de firma electrónica: la firma digitalizada o firma electrónica simple y la firma electrónica simple emitida con certificado:

a).- Firma digitalizada o firma electrónica simple

La firma digitalizada o firma electrónica simple es la reproducción de la firma en una imagen, como por ejemplo un dibujo en un tablet, la firma digital en un teléfono insertando una imagen de la firma, etc.

La principal característica de este tipo de firma es que goza de presunción de atribución y no va acompañada de ningún certificado de firma digital, por lo que la Ley asume que el firmante del contrato o documento es el responsable del acto.

Sin embargo, para efectos legales la firma digitalizada se considera como firma electrónica simple, lo que significa que es legal. Más allá de lo anterior, el problema de la firma digitalizada es que no ofrece ninguna garantía respecto a la identidad del firmante, ya que en general existen pocas o débiles formas de probar que un documento con un dibujo de firma fue realmente realizado por el autor.

 

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b).- Firma electrónica emitida mediante certificado

Aquí estamos hablando de la firma electrónica simple realizada mediante el uso de un certificado de firma electrónica. Esta firma opera sobre la base de un sistema criptográfico asimétrico o de llave pública, en la que el titular del certificado posee un par de llaves que han sido proporcionadas por un prestador de servicios de certificación (PSC) o entidad emisora del certificado, que da testimonio que el par de llaves se encuentran asociadas a la persona que aparece firmando el documento.

Esta firma puede también acompañarse de segundas validaciones o medios de exclusivo control que otorguen mayor seguridad al firmante. Finalmente, es muy importante tener en cuenta que para prestar servicios de firma electrónica avanzada o digital, el PSC o entidad emisora de los certificados puede no ser una entidad acreditada localmente en los distintos países de LATAM, lo que explicaremos en el siguiente punto.

Además, es importante considerar que este tipo de firma es mucho más segura que la firma digitalizada, y puede utilizarse para la gran mayoría de contratos y documentos, conforme lo establecen las distintas legislaciones Latinoamericanas.

 

3. Firma digital o firma electrónica avanzada

Este tipo de firma se reconoce como firma digital en países como Perú, Brasil, Colombia y Argentina y firma electrónica avanzada en México y Chile.

A diferencia de la firma electrónica, la firma digital o firma electrónica avanzada requiere de un certificado de firma para ser válido, el que debe ser emitido por una organización o persona jurídica que cumpla con normativas locales de firma electrónica avanzada o digital, y que del mismo modo, sea un certificado acreditado ante un Prestador de Servicios de Certificación competente de cada país (en este caso, Latinoamericano), para emitir certificados de firma digital o firma electrónica avanzada. 

Por ejemplo, en México es necesario realizar esta acreditación ante la Secretaría de Economía, en Chile con una institución dependiente del Ministerio de Economía, específicamente llamada “Entidad Acreditadora”; en Perú la acreditación se realiza con Indecopi; en Colombia ante el ONAC (Organismo Nacional de Acreditación); en Argentina ante la Secretaría de Gobierno de Modernización; y en Brasil ante el ICP.

El hecho de contar con un certificado digital de acreditación, permite que la firma electrónica digital o avanzada tenga total y absoluta garantía de no repudio. 

Si bien actualmente todavía se sigue usando el papel y el lápiz para firmar, las firmas electrónicas y digitales son más rápidas, fáciles y en sus tipos más robustos técnicamente, mucho más confiables.

 

Los tipos de firma que ofrece Webdox

Si bien a nivel Latam los tipos de firma son bastante amplios, la realidad es que mientras cuenten con las bases legales que las respalden como válidas, pueden ser de gran utilidad para agilizar los procesos que tradicionalmente se realizaban de forma manual.

Debido a esto, es que surge la importancia de que las empresas cuenten con soluciones digitales que les permitan tener la certeza de que los acuerdos y documentos legales sean firmados de manera efectiva y segura, mediante procesos automatizados y centralizados.

En este sentido, el ecosistema inteligente para la firma y gestión de contratos Webdox CLM, ofrece una firma electrónica simple que se ejecuta con certificados de firma electrónica emitidos por uno de los líderes mundiales en emisión de certificados de firma (Digicert Certificate Authority), y puede ser usada para un sinnúmero de tipos de contratos y documentos legales en los distintos países de Latinoamérica.

Adicionalmente, Webdox ofrece integraciones con distintos Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) acreditados para firma digital o firma electrónica avanzada, lo que facilita el proceso de firma en aquellos contratos que por ley la requieran.

 

Fundador y CEO de Webdox

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