Como mejorar la gestión de contratos en 5 pasos

Hay muchas formas de racionalizar los procesos en tu empresa para reducir así la carga laboral y, sobre todo, los costos ocultos asociados. De todas las opciones, la más efectiva es la gestión de contratos. Es que los contratos son la esencia de todo negocio y de las relaciones en una organización. 

Hemos preparado este contenido para que aprendas cómo mejorar la gestión de contratos de tu empresa en 5 simples pasos.

Uno de los problemas más comunes en la gestión de contratos, es que la información no está correctamente centralizada, almacenada por ejemplo, en computadores y equipos electrónicos de una oficina en diferentes archivos, que por lo general están dispersos por todas partes, en lugar de encontrarse centralizados en una sola plataforma, lo que genera pérdidas en tiempo y recursos.

En este sentido, para mejorar la gestión de contratos es clave que los gerentes que han trabajado toda su vida de la misma forma, se atrevan a dar el gran paso hacia la digitalización de los procesos, ahorrando valiosos recursos como tiempo y dinero y sobre todo, volviéndose más competitivos.

Bajo esta misma arista, no clasificar correctamente los contratos y documentos legales, puede traer consecuencias negativas tanto para la empresa como para sus clientes, ya que se invierte tiempo y esfuerzo adicional en averiguar quién tiene la última versión de un contrato o documento.

Una ineficiente gestión en los contratos, impide que los documentos sigan un alineamiento estándar, generando malas prácticas como cambios en los diseños, pies de firma diferentes o incluso, modificaciones en un contrato y no informar a las partes involucradas.

Revisa a continuación los 5 pasos para mejorar la gestión de contratos en tu compañía, a partir del ejemplo práctico de una empresa estándar que trabaja con un software que brinda funcionalidades de gestión contractual.

1º: Búsqueda de la información con biblioteca documental

Los indicadores que se presentan a continuación, reflejan el desempeño que tiene una empresa cuando sus colaboradores deben buscar información específica de forma manual, lo que puede generar confusión y pérdidas de tiempo si no se encuentra la información requerida.

En cambio, con un software capaz de automatizar la gestión de contratos, es posible centralizar la información, proporcionando una estructura de carpetas global a la compañía y permitiendo el acceso ágil a esta información, para todos quienes tengan acceso.

Para la obtención de los resultados que presentamos a continuación en la siguiente tabla, se consideraron los siguientes supuestos:

• De acuerdo al estudio de BAE Systems “Show me the Money, Measuring the Return on KM” Knowledge Management", se dedican 30 minutos diarios por usuario destinados a la búsqueda de información.
• Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora. Se utiliza un valor promedio prudente para efectos de evidenciar el impacto en el valor de las horas hombre perdidas.
• Cantidad de usuarios dedicados a la búsqueda de esta información: 30 usuarios.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en la búsqueda de información al utilizar un software de gestión de contratos.

2º: Gestión y creación colaborativa de contratos 

Este indicador, señala las situaciones en las que el trabajo colaborativo reduce los tiempos de repetición de esfuerzos o gestiones sobre información, tales como la copia repetitiva de documentos en diferentes servidores, como la creación o duplicidad de material por no contar con una plataforma de trabajo colaborativo, entre otras.

Para llegar a los resultados que te presentamos en la tabla 2, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con un cliente estándar que utiliza un software de gestión de documentos.

• Según el mismo estudio anterior liderado por BAE Systems, el 60% de los empleados pierden en promedio 60 minutos duplicando el trabajo de otros diariamente.
• Valor hora hombre de las personas responsables de estas tareas: 5,7 USD la hora. Se consideró el sueldo promedio de personas con cargo de analista de diferentes áreas, usualmente con sueldos más altos. Se presenta un valor prudente para evidenciar el efecto que tiene la reducción de  horas hombre aplicadas en la creación y gestión contractual.
• Cantidad de usuarios considerados: 30 usuarios.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en creación y gestión de contratos con un software especializado.

Un software de gestión de contratos eficiente, es capaz de presentar mejoras del 90%. En este escenario, se presentan mejoras del 80% para un escenario prudente.

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3º: Creación y gestión de documentos estandarizados

Los abogados encargados de la redacción de nuevos contratos, ocupan cerca de una jornada de trabajo para la elaboración de un documento con relativa estandarización.

Si se trabaja con un software de gestión de contratos acorde, según lo observado, es posible reducir este tiempo en hasta un 70% y más, ayudando en la estandarización de la documentación y la centralización de versiones, reduciendo a su vez  la tasa de errores de redacción.

Para la obtención de los resultados que presentamos a continuación en la tabla 3, se consideraron los siguientes supuestos:

• 200 contratos estandarizados mensuales: 2.400 anuales
• Tiempo utilizado para la creación de cada contrato: 4 horas.
• Valor hora hombre considerado de las personas responsables de estas tareas: 18,9 USD la hora, considerando el sueldo de personal del área legal, potenciales abogados.
• Se considera un periodo de 12 meses.

*Ahorro estimado en redacción de contratos estandarizados al utilizar Webdox.

Un software de gestión de contratos indicado, permite mejoras de hasta un 70% en los tiempos de la redacción de documentos legales estandarizados. En el ejemplo anterior, presentado en la tabla 3, se considera una mejora del 65%, utilizando a través de este número un criterio conservador.

4º: Gestión y validación de procesos y tareas

En todos los ámbitos y en diferentes industrias, las empresas y sus colaboradores realizan acciones diarias que conllevan a procesos y tareas específicas, cuestiones a las cuáles se debe prestar un correcto seguimiento. Los procesos anteriormente mencionados, generalmente no son monitoreados ni tampoco controlados con la trazabilidad requerida.

Para llevar un correcto seguimiento y visibilidad de los procesos contractuales en tiempo real, es clave contar con una herramienta de Flujos de trabajo o Workflows como parte de las funcionalidades de un software para la gestión de contratos.

¿Cómo mejorar la gestión de contratos mediante Workflows?

Los workflows, permiten monitorear, medir, validar y dar trazabilidad a cualquier proceso que se encuentre en la plataforma, incorporando documentos y reportería en tiempo real. Estos flujos de trabajo son creados de una manera sencilla, flexible, autónoma y se conectan con los encargados de cada parte del proceso.

Los workflows permiten una mayor visión del desempeño de las diferentes áreas, identificar los “cuellos de botella” del proceso contractual, si los responsables siguen o no los protocolos, si los protocolos son efectivos, y lo más importante, dar visión para entender si algo puede ser mejorado y si efectivamente mejoró. Esta potente herramienta no se restringe a un área de la compañía, sino que la abarca en su totalidad y permite perfeccionar cualquier ámbito de ella.

Como ya mencionamos en este artículo, en los resultados que presentamos a continuación en la tabla 4, se consideraron los siguientes supuestos, en base la experiencia con los clientes estándar que trabajan con un software de gestión de contratos:

• De acuerdo a un estudio de World Commerce & Contracting, las empresas pierden hasta un 4% de sus ingresos anuales por la demora en la firma de nuevos contratos con clientes.
• En el caso del cliente estándar este valor corresponde a valores cercanos a los 1,5 MM de dólares.
• Para este estudio, se presentan a continuación valores que han sido declarados por algunos de nuestros clientes.

* Resultados de acuerdo a la estimación del impacto en control, monitoreo y validación de procesos al utilizar un software eficiente.

5º: Alertas de fechas e hitos clave 

Cuando las empresas cuentan con grandes cantidades de contratos, el manejo de fechas e hitos clave se vuelve difícil, al revisar cotidiana y manualmente la totalidad de fechas e hitos que se deben cumplir o que nos deben cumplir, en virtud de diversos tipos de acuerdos de negocios.

En cambio, una empresa que trabaja con un software de gestión de contratos, puede recibir notificaciones automatizadas mediante alertas de hitos y fechas clave, controlando además el estado sobre sus contratos a través de tableros de fácil visualización, ahorrando tiempo e informando eficazmente a los colaboradores sobre la revisión y control cotidiano de fechas e hitos importantes de los contratos.

Revisa a continuación la estimación del impacto respecto a alertas de fechas claves en una empresa estándar que trabaja con un software de gestión de contratos para mejorar la gestión de contratos:  

Un ecosistema inteligente de gestión de contratos es la respuesta

En base a las funcionalidades y herramientas revisadas a lo largo de este estudio, ya sabes como como mejorar la gestión de contratos. Las empresas que todavía no trabajan con un software inteligente de gestión de contratos, ya pueden evaluar la posibilidad de dar un paso más allá y reducir tiempo y costos a través del único Ecosistema inteligente de gestión de contratos, Webdox CLM.