Cómo mejorar administración contractual y comunicación en tu empresa

En un proceso manual, el ciclo de vida de un contrato (o “proceso contractual”, como se denomina en algunas empresas) es, casi siempre, incierto. Esto hace que el riesgo del área legal sea que, durante este proceso, el error humano tenga costos para toda tu empresa. 

Un contrato bien gestionado, en cambio, puede ser eficiente en reducir costos y en ahorrar tiempo y recursos; incluso, con las herramientas necesarias, puedes mejorar las relaciones comerciales dentro y fuera de tu empresa. Si tienes problemas de comunicación del estado de tus contratos con otras áreas en tu empresa, este artículo ayudará a mejorar este “cuello de botella”. 

Algunos de los desafíos actuales que enfrenta el área legal se deben a la falta de transparencia y visibilidad de los ciclos de vida del contrato tanto dentro como fuera de la empresa. Entre las razones por la cual esto ocurre, podemos mencionar: 

• Carencia de métodos: muchas áreas involucradas en la creación de un contrato carecen de un método de trabajo que permita  elaborar y modificar las partes contractuales en línea y con trazabilidad. 

• Caja negra: la gran mayoría de los procesos contractuales existen en una suerte de “caja negra” que invisibiliza cada etapa ocurrida en la gestión del ciclo de vida del documento, haciéndolo poco estandarizado y monitoreado. Esto genera incertidumbre para cualquier persona que quiera firmar un contrato, y que requiere de conocimiento sobre lo que ocurre en el proceso para poder gestionar adecuadamente.

• Costo de Oportunidad: a esto se le suma el constante sentido de urgencia que tiene cada área de la compañía para obtener estos documentos, dado el costo de oportunidad que implica para cada una. 

Hoy en día, afortunadamente, existen tecnologías que pueden cambiar la manera de gestionar el área legal de tu empresa. Un CLM como software de administración contractual, por ejemplo, es capaz  de agilizar y transparentar los procesos de gestión, estandarizando los tiempos y ordenando sus etapas. Asimismo, es capaz de hacer visible las responsabilidades de cada persona, desde el que lo está elaborando, aprobando sus modificaciones y versiones, hasta la persona que le toca firmar el contrato. Además, muestra el ciclo desde la creación hasta la firma, no solo de quienes sean del área legal, sino de quienes efectivamente ejecutarán el contrato. De esta forma, controla que el contenido dentro del contrato resultante sea el adecuado. La aplicación de esta tecnología otorga certezas de comunicación en el proceso, facilitando la relación comercial dentro y fuera de tu organización.

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 Cómo un software puede darte el control de la administración contractual

La gerencia legal es constantemente requerida por las áreas de la empresa que necesitan crear contratos, anexos o documentos. Un software de gestión contractual permitiría asignar trabajos dentro de la organización según la carga de cada miembro en su área, departamento o gerencia, para distribuir las labores según especialización y tiempo de cada persona. Esto, además, permite que, en un futuro, miembros más nuevos en su área puedan recurrir a un sistema donde los procesos estén estandarizados.

Colaboración y control del proceso

El contrato es un documento que requiere, en cada etapa, un alto nivel de colaboración entre las áreas especialistas. Cada departamento integra aprobadores del contrato para que, en colaboración, se redacte de manera adecuada. Esto significa que cada contrato requiere de un proceso de comunicación dentro de la organización misma y externamente hacia las contrapartes del contrato. Una herramienta de gestión documental genera esta colaboración y comunicación a través de una plataforma central, que genera certidumbre y trazabilidad en todo el proceso contractual. Ayudará al monitoreo general, para las personas que son parte del contrato, y  participar en cada fase del contrato con sus respectivas colaboraciones, ya que digitaliza, estandariza y automatiza:

• Las solicitudes de contrato desde otras áreas de la empresa directamente al área  legal.
• Cada etapa del proceso, conforme a distintos elementos y agentes del contrato, para así simplificar el proceso en todos los casos donde no sea necesaria mayor burocracia.
• La incorporación de indicadores de respuesta razonables, donde el área legal y las demás áreas puedan operar según la capacidad de trabajo.
• Las notificaciones de las actividades que ocurren durante el proceso, sin necesidad de que existan “persecuciones” internas de unas áreas a otras para el cumplimiento.

Integración con los demás sistemas y procesos de la organización

La gestión adecuada de un contrato impacta directamente a otros procesos y sistemas dentro de tu organización. Una herramienta de gestión de contratos permite estandarizar completamente su ciclo de vida desde su solicitud, creación, negociación, aprobación, firma, administración y reportería. Estas etapas, en su conjunto, integrarán información relevante para otros procesos de negocios, como por ejemplo, para la emisión de un pago establecido en la etapas iniciales de un negocio, dentro del área de finanzas. 

En conclusión, automatizar y controlar la administración contractual con una herramienta digital puede hacer más eficiente la gestión documental dentro de la área o gerencia legal en relación a otras áreas de la compañía, proveer un mayor control y monitoreo de gestiones externas y mejorar la relación comercial con clientes y proveedores.